En este artículo te explicaremos de manera práctica cómo se organiza y estructura la ficha del empleado, para que sepas exactamente dónde consultar, ingresar o actualizar la información personal, laboral y contractual de cada uno de tus trabajadores.
Persona
En la pestaña Persona podrás ingresar y administrar todos los datos personales del trabajador. El proceso comienza con la información básica necesaria para crear la ficha, como:
RUT
Nombre
Apellido paterno
Apellido materno (en caso de no contar con este último, se debe ingresar un punto)
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Sexo
Posteriormente, podrás completar los demás campos disponibles:
Dirección: incluye calle, número, departamento, comuna y ciudad.
Estado civil
Nivel educacional
Idiomas
-
Correo personal: este campo es obligatorio, según lo establecido en la Ley N° 21.327 (Resolución Exenta N° 38, Art. 12, 34, 34.1 y 34.2). Este correo debe ser distinto al institucional, no repetirse dentro de la base de trabajadores y puede actualizarse de forma individual en la ficha del trabajador o masivamente a través de la Carga de empleados (Simple).
Es fundamental ya que a este correo se enviará información relevante, como:
Liquidaciones de sueldo
Comprobantes y modificaciones de marcas de asistencia
Comprobante de modificación de contraseña
Solicitudes de enrolamiento y firma
Teléfono empresa
Teléfono personal: se utilizará para el envío de solicitudes de firma digital (enrolamiento, firma y códigos de verificación).
Profesión
Observaciones: campo de texto libre.
Contactos de emergencia
Nota: desde la entrada en vigencia de la Resolución Exenta N° 38 de la Dirección del Trabajo, no será posible guardar cambios en la ficha del trabajador si el campo Correo personal no está debidamente completado.
Información de salud
Dentro de la misma pestaña puedes registrar antecedentes de salud, incluyendo:
Tipo de sangre
Alergias
Discapacidades
Enfermedades crónicas
Medicamentos permanentes
Campos personalizados
Se visualizarán también los campos personalizados creados con la opción Aplicable a: Persona. Para más detalles sobre estos campos, revisa el artículo correspondiente.
Usuario y contraseña
Al final de la pestaña encontrarás los campos para editar el usuario y la contraseña del trabajador, los cuales se utilizan tanto en Talana Next como en MiTalana, ya sea como trabajador o administrador.
La contraseña debe cumplir con los siguientes requisitos de seguridad:
Ser alfanumérica
Contener al menos 6 caracteres
Incluir mayúsculas (A-Z), minúsculas (a-z), números (0-9) y caracteres especiales (!, @, #, $, etc.)
En cumplimiento con la certificación de sistemas digitales de registro y control de asistencia electrónica 2025, cada vez que el administrador modifique la contraseña de un usuario, se enviará automáticamente un correo de notificación tanto al administrador como al trabajador. Para más detalles sobre estas notificaciones, revisa el artículo aquí.
Recuerda que, además del usuario y la contraseña, el trabajador debe contar con los permisos necesarios para acceder a Talana Next y realizar acciones en su portal. Estos permisos pueden configurarse desde la pestaña Contrato.
Otros campos disponibles
Finalmente, encontrarás los siguientes campos adicionales:
Grupos de autorización: aquí podrás asignar los perfiles que permitirán al trabajador administrar funciones dentro de la plataforma Talana.
Empresa que administra: campo en el cual podrás visualizar las empresas que el trabajador administrará, según el perfil asignado. para poder agregarlas tendras que contactarte directamente con algun ejecutivo de soporte.
Contrato
En este apartado encontrarás información relacionada con las condiciones del contrato de trabajo, datos importantes para el proceso de pago, beneficios, descuentos personales, entre otros.
1. Contrato de trabajo
En esta pestaña se sitúan todos los campos sobre las condiciones contractuales pactadas, estos serán influyentes a la hora de realizar una actualización de información, renovación o recontratación.
Permisos: asignación de permisos para que el trabajador pueda realizar distintas acciones en su aplicación Talana Next o portal web Mi Talana. Puedes ver más información en permisos del trabajador
Descripción del cargo (campo de texto libre)
Lugar de prestación de servicios: ingresa el tipo de instalación de trabajo del trabajador según el listado desplegable: Instalaciones del empleador, Instalaciones de empresa usuaria (E.S.T)
¿La contratación implica cambio de domicilio del trabajador?: si la contratación del trabajador implica un cambio de domicilio, al marcar la casilla, se disponibilizarán los siguientes campos: Región de origen: región de ubicación de procedencia, Comuna de origen: comuna de ubicación de procedencia
Tipo de contrato: selección de tipo de contrato empresa
Tipo de servicio: tipo de servicio dentro del universo de actividades excepcionadas de la regla general del descanso semanal en día domingo Dt art 38.
Contrato EST: Este campo indica si el trabajador está contratado bajo la modalidad de servicios transitorios regulada por la Ley N° 20.123.
Fecha de contratación: fecha de inicio del contrato de trabajo
Fecha de suscripción contratación: completa la fecha en la cual se realiza la firma del contrato de trabajo.
Versión de contrato desde: fecha desde la última actualización del contrato de trabajo
Versión de contrato hasta: fecha donde culmina la versión de contrato
Antigüedad
Motivo de egreso
Descuento AFC
Jefe: dato relevante para la aprobación de solicitudes del trabajador
Jornada
-
Sistema de distribución: este campo depende del campo Jornada. Al completar la Jornada, el campo Sistema de distribución se completará por defecto en los siguientes campos:
- Jornada: Artículo 22 > Sistema distribución: Exceptuada de limitación (art.22 inc. 2 CT).
- Jornada: Bisemanal > Sistema distribución: Jornada bisemanal
- Jornada: Jornada Excepcional > Sistema distribución: Excepcional (Art. 38 inc. 7 y 8 CT).
Horarios y turnos: selecciona el turno del trabajador desde el listado desplegable.
Detalla de la distribución: ingresa una copia de la cláusula correspondiente a la distribución de trabajo. Esta solo se incluye si la distribución de la jornada es diferente de Excepcional (Art.38 inc. 7 y 8 del Código de Trabajo) o Exceptuada de limitación (Art. 22 inc. 2 del Código del Trabajo). La copia de la cláusula no puede exceder los setecientos caracteres.
Distribución: selecciona los días asociados a la distribución del trabajo. El día domingo solo estará disponible cuando el tipo de servicio corresponda a la opción Art.38 N.º 1.
Otras estipulaciones: en este campo puedes ingresar otro tipo de estipulaciones, las cuales no pueden exceder los dos mil caracteres.
Días de la jornada: campo obligatorio
Horas de la jornada : campo obligatorio
Beneficio banda horaria: Corresponde al beneficio establecido en la Ley N° 21.561, el cual impacta directamente en el módulo de asistencia y turnos, ya que ajusta la gestión de la banda horaria aplicada a los turnos del trabajador.
Características del contrato
Cláusulas adicionales
Además, en este apartado podrás incorporar campos adicionales mediante la creación de campos personalizados, los cuales, a diferencia de los de la pestaña Persona, deben configurarse como aplicables a Contrato.
Sueldo
En esta pestaña visualizarás los campos contractuales de Sueldo, información relevante para el proceso de pago. Los campos descritos en este apartado son:
Tipo de pago: podrás definir un tipo de pago, ya sea mensual, diario o por hora. Según lo que definas aquí, será cómo contemplarás los siguientes campos monetarios
Sueldo base
Asignación de movilización
Asignación de colación
Anticipo pactado
Forma de pago
Banco para pago
Cuenta corriente para depósito
Importante: hoy en día el sueldo base se contempla en valor monetario CLP($) (Peso Chileno), si tienes la necesidad de pactar el sueldo base en (UF o USD) lo puedes realizar contactando a Soporte.
Beneficios
En esta pestaña podrás asignar beneficios adicionales que desees otorgar a tus trabajadores. Talana incluye de manera nativa los siguientes:
Días adicionales de vacaciones: permite otorgar días extra a contar de una fecha específica, además de los días legales pactados.
Cantidad de días administrativos al año: asigna un número de días administrativos de manera anual o semestral, gestionados automáticamente según tu elección.
Vacaciones reconocidad desde: permite reconocer vacaciones desde una fecha anterior al contrato actual, generalmente utilizada cuando existe un cambio de razón social del empleador.
Meses imponibles reconocidos: aplica para reconocer requisito para vacaciones progresivas
Meses imponibles reconocidos desde: permite reconocer la fecha específica de entega de certificado para efectos de vacaciones progresivas.
¿Paga los primeros 3 días de licencia?: este beneficio realiza un aporte monetario en el pago de sueldo del trabajador que se encuentra con suspensión laboral por licencia médica
-
¿Mantiene la renta líquida durante las licencias?: asegura que el trabajador mantenga un promedio similar de renta líquida respecto al mes anterior al proceso.
Beneficio de Vacaciones de Zona Extrema: al editar la ficha del trabajador, podrás activar los siguientes beneficios aplicables en zonas extremas del país:
Vacaciones de zona extrema: otorga días adicionales de vacaciones a trabajadores residentes en la XI Región de Aysén del General Carlos Ibáñez del Campo, la XII Región de Magallanes y la Antártica Chilena, y la provincia de Palena. Estas regiones tienen derecho a un feriado anual de veinte días hábiles, según lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 67 del Código del Trabajo.
-
Asignación de zona extrema: otorga un beneficio tributario que disminuye la base imponible afecta al Impuesto Único de Segunda Categoría para trabajadores de comunas extremas, de acuerdo con lo establecido en el DL N.º 889 y DL N.º 249.
Fecha de contrato que se reconoce para indemnización por años de servicio: Reconoce la indemnizacion por años de servicio a una fecha estipulada.
Beneficios adicionales: este campo es de tipo informativo, por lo que podrás poblarlo con información de beneficios adicionales que tengas en tu empresa.
Asignación a faena o centro de costo
En esta pestaña podrás distribuir el costo remuneracional del trabajador en diferentes centros de costo o faenas, de manera independiente a la información ya registrada en su ficha. Esto te permitirá asignar un porcentaje de la remuneración a cada centro, facilitando así la gestión y el control contable interno. Para más detalles, puedes revisar el artículo Asignación o distribución a faenas o centros de costos.
Prestamos
En esta pestaña podrás consultar los préstamos de empresa pactados, los cuales se descuentan automáticamente en el proceso de pago del trabajador. Además, tendrás un registro de estos descuentos y préstamos dentro de la ficha personal. Para más información, revisa el Préstamos empresa.
Retenciones Judiciales
Ingresa las retenciones judiciales del trabajador con el fin de realizar este descuento directamente en el proceso de pago. Para más información revisa el artículo Retenciones judiciales.
Previsión
Aquí encontrarás información relacionada a los descuentos legales, código INE, tramo de asignación familiar, ahorros voluntarios y seguros.
1. Previsión
Aquí encontrarás el campo AFP y Previsión de salud, campos mínimos requeridos para la creación de una ficha. Debes considerar que, al editar, podrás ver campos adicionales que debes completar de acuerdo a la información detallada en la pestaña Campos. Accede a más información ingresando aquí.
2. APV y Dep. Convenido
En esta segunda categoría, podrás ingresar distintos tipos de ahorros pactados por el trabajador previamente. Simplemente debes editar la ficha, hacer clic en el nombre del concepto que necesites agregar y se desplegarán los campos necesarios para completar.
Considera que los ahorros ingresados en este apartado se verán reflejados automáticamente en la liquidación de sueldo.
APV (Ahorro Previsional Voluntario): indica el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope. Selecciona la institución a través de una lista desplegable, y por último, determina el régimen tributario al cual pertenece (A o B). Esta información la provee la institución correspondiente y en el caso de no pertenecer a uno de esos tramos, podría ser otro de los instrumentos de ahorro que se detallan más abajo. Podrás agregar un máximo de 8 ahorros de este tipo, con el botón Otro APV +.
Cuenta dos: indica el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope. Por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable y guarda. Podrás agregar un máximo de 2 ahorros de este tipo, con el botón Otra Cuenta2 +.
Depósito convenido: indica el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope. Por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable y guarda. Podrás agregar sólo 1 ahorro de este tipo.
APVC (Ahorro Previsional Voluntario Colectivo): indica el monto (aporte del trabajador y empleador), seleccionando si está pactado en UF o en peso. Selecciona la institución a través de una lista desplegable y por último, determina el régimen tributario al cual pertenece (A o B), información que provee la institución correspondiente. Podrás agregar sólo 1 ahorro de este tipo.
Afiliado Voluntario: indica el monto, seleccionando si está pactado en UF o en peso. Por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable y guarda. Podrás agregar sólo 1 ahorro de este tipo. Esta opción estará disponible solamente cuando el trabajador cuente con la figura de cónyuge, información ingresada en su ficha en la pestaña de grupo familiar.
Importante: todos los ahorros mencionados se pueden eliminar al editar la ficha, desde la pestaña previsión, APV y Dep. Convenido, haciendo clic en el ícono de basurero.
3. Seguros
En la tercera categoría, podrás realizar el ingreso de información relacionada a los seguros que mantiene vigente el trabajador. Sólo debes hacer clic en + Agregar Seguro (no es necesario ir a editar la ficha) y verás una ventana con los campos que debes completar.
Importante: el ingreso de seguros es solamente informativo, no está relacionado a ningún ítem que pueda reflejarse en la liquidación de sueldo. Si necesitas que figure un ítem asociado a seguro en la liquidación, puedes crearlo como se indica aquí.
Inicio del seguro: fecha en que comienza su vigencia.
Fin del seguro: fecha en que termina su vigencia.
Tipo de seguro: selecciona el que corresponda, a través de una lista desplegable, entre las opciones de Covid, Salud, Vida, Dental y Consorcio.
Compañía aseguradora: selecciona el que corresponda, a través de una lista desplegable.
Valor del seguro: valor correspondiente del seguro. Este campo tiene relación directa con la moneda.
Moneda: Aquí debes seleccionar si esta en UF, CLP o USD.
Duración: indica si la duración es mensual o anual.
Si necesitas obtener masivamente la información de los trabajadores que cuentan con seguros ingresados en su ficha, dirígete al menú lateral >Reportes > Básicos > Seguros por trabajador.
Ausentismos
Dentro de la pestaña de ausentismos podrás ingresar, editar, eliminar y gestionar toda documentación relacionada a los Ausentismos y Días Administrativos.
Podrás encontrar el detalle acerca de la carga de ausentismos de forma individual y forma masiva, en los siguientes artículos:
También podrás gestionar los ausentismos registrados desde el Administrador de ausentismos. Todos los detalles sobre esta herramienta los encontrarás en el artículo Administrador de Ausentismos.
Visita los siguientes artículos para conocer más detalles:
Vacaciones
Dentro de la pestaña Vacaciones podrás ingresar, editar, eliminar y gestionar documentación con respecto a las Vacaciones y Días Compensatorios de horas extras.
Visita los siguientes artículos para conocer más detalles:
Grupo Familiar
En esta pestaña podrás registrar la información correspondiente al pago de asignación familiar y maternal, accede a la sección Más y selecciona la opción Grupo Familiar:
- Ingresa o edita los datos requeridos seleccionando la opción Editar.
- Una vez completada la información, haz clic en Guardar para que los datos queden disponibles y puedas visualizar la asignación familiar en el sistema.
En el caso de tener el módulo de Gestión de Personas, podrás registrar a los integrantes que componen el grupo familiar del trabajador con fines informativos. Encuentra más información en el artículo Grupo familiar y asignaciones de pago.
Carpeta
En la pestaña Carpeta, podrás ver todos los documentos que hayas generado o que hayas cargado, tanto de manera masiva como individual.
Por defecto, existen 4 carpetas o categorías:
Documentos pendientes por firmar: se almacenan temporalmente los documentos que estén pendientes de firma.
Finiquitos: se alojan los finiquitos generados, ya sea desde la ficha o de manera masiva. Los finiquitos que se generan de manera independiente darán como resultado un "Documento de finiquito".
Mis carpetas: esta es una carpeta base, dado que dentro de ella se alojarán otras carpetas en cuanto vayas generando o cargando documentos. Dentro de ella, por defecto, tendrás una carpeta llamada Mis certificados, desde la cual podrás descargar el certificado de renta y el de permanencia (o antigüedad).
Adicionalmente, desde esta pestaña podrás realizar las siguientes acciones:
Crear documentos desde plantilla: generar anexos o plantillas de tipo Otros documentos.
Liquidaciones
En la pestaña Liquidaciones, se encuentran disponibles las liquidaciones de sueldo, en el caso de contar con el módulo de remuneraciones, las liquidaciones se irán agrupando por año.
Adicionalmente, desde esta pestaña podrás realizar las siguientes acciones:
Previsualización de liquidación: visualizar los montos posteriores a un cambio contractual.
Para acceder a la liquidación, debes dirigirte a la sección Acciones, donde se habilitarán las siguientes opciones:
Descargar: Permite descargar el archivo de la liquidación para visualizar en detalle toda la información asociada.
Solicitar firma: Habilita la solicitud de firma electrónica de manera individual. Es requisito que el trabajador esté previamente enrolado para firma.
Memoria de cálculo: Muestra el detalle de las fórmulas y parámetros utilizados en el cálculo de la liquidación de sueldo, permitiendo su validación y análisis.
Cambiar a "Sueldo reprocesada": Esta opción está disponible únicamente para liquidaciones de tipo "Sueldo". Permite modificar el tipo de liquidación a "Sueldo reprocesada". Es importante considerar que, al realizar un reproceso, el sistema cambia automáticamente el tipo de liquidación a "Sueldo reprocesada".
Eliminar: Elimina la liquidación de forma definitiva del sistema. Esta acción es irreversible y debe utilizarse con precaución, ya que implica la pérdida total de la información asociada a la liquidación seleccionada.
Si utilizas el módulo de remuneraciones, los finiquitos que se generan de manera independiente darán como resultado una liquidación de tipo "Finiquito"
Historial
En este apartado, podrás encontrar los cambios realizados en la ficha del trabajador. Se muestra el usuario, día y horario en que se realizó el cambio, Para acceder a esta sección, selecciona la opción "Historial" desde el menú "Más"
Desde la ficha (sin editar), encontrarás la fecha y hora que indica cuándo se aplicó el cambio y el usuario que lo realizó, con el valor nuevo y el anterior a la edición.
*Los cambios que se muestran son únicamente aquellos aplicados en campos de la ficha del trabajador.