En este artículo encontrarás cómo crear empleados de forma individual y masiva, cuáles son los campos básicos que debería tener cada ficha, y el detalle de otros campos a utilizar dentro de la misma según las condiciones de cada colaborador.
Creación Individual
Para crear una ficha nueva de forma individual, debes ir a menú lateral > empleados > + Agregar empleado:
Debes completar la información mínima para grabar, luego guarda e ingresa el resto de los datos:
Información básica para crear una nueva ficha
Para poder crear una nueva ficha de forma correcta y que no se encuentre dentro del listado de fichas incompletas, debes llenar los campos que detallamos a continuación:
- Información Personal del colaborador: Rut, nombre, apellido paterno, apellido materno (en caso de no tener apellido materno, se debe ingresar la menos un punto dado que es un campo obligatorio), nacionalidad, género, fecha de nacimiento.
- Información Contractual: razón social, tipo de contrato, jornada, horas de la jornada, tipo de pago (mensual, diario, por hora), sueldo, asignación de movilización y colación, anticipo acordado o pactado (estas últimas solo aplican si están dentro de tus asignaciones).
- Información Previsional: Salud y AFP.
En el siguiente video, podrás encontrar el paso a paso para la creación de una ficha de manera individual:
También puedes crear empleados de forma masiva, a través de una carga en un archivo Excel, la cual puedes realizar desde menú lateral > carga de datos > Cargar empleados (simple).
Selecciona la opción “Crear nuevos empleados y contratos”, y luego descarga la planilla de ejemplo y complétala con la información de los nuevos colaboradores:
Al momento de descargar la planilla de ejemplo ten en consideración lo siguiente:
a) Podrás seleccionar todos los campos que deseas poblar (adicional a los campos mínimos), o puedes descargar la planilla completa y eliminar aquellas columnas que deseas cargar en otro momento.
b) Revisa el formato de los campos a poblar, esto debido a:
- Campos donde deberás ingresar la información de manera manual, como nombre del trabajador, dirección, monto de sueldo base, campos de fechas, entre otros.
- Campos con listado desplegable, en donde las opciones de aquellas listas estarán en la segunda hoja del mismo archivo excel, y corresponde a información proporcionada por Talana, tales como las ciudades, los bancos, los tipos de pago, tipo de contrato, entre otros. Y también información cargada previamente y relacionada con tu empresa, como centros de costo, gerencias, razones sociales, cargos, entre otros.
- También podrías encontrar dentro de archivo excel, las opciones de los campos personalizados creados previamente según el tipo de campo: con opciones, listado desplegable, verdadero o falso, ubicados en las hojas 3 y 4. Para saber más sobre los campos personalizados, revisa el artículo de Campos personalizados.
Por último, debes mantener y respetar el formato de la planilla de ejemplo:
-Procura no eliminar las filas que el archivo trae por defecto ni las columnas destacadas con*.
- No modifiques el nombre de las columnas, ya que no pasará las validaciones al momento de la carga.
Adicional a los campos mínimos requeridos para considerar una ficha completa, existen otros campos que podrías completar según las condiciones de cada colaborador, los cuales clasificaremos en 3 categorías:
1) Condiciones contractuales
- Permisos: Corresponde a los permisos que tendrá el colaborador para la vista de su App > Ver tipos de permisos.
- Grupo: Corresponde a los grupos creados desde el menú empresa. Si el colaborador pertenece a un grupo de tipo “inteligente”, este figurará de forma automática en su ficha. Desde acá también podrás asignar los grupos de tipo “Manual”.
- Empleador: Corresponde a la razón social por el cual fue contratado el colaborador.
- Cargo: Corresponde al cargo del colaborador, el cual puedes crear directamente desde la ficha.
- Gerencia: Corresponde a la gerencia a la cual pertenece el colaborador, la cual se creó previamente en la sección empresa.
- Centro de Costo: Corresponde al centro de costo al cual pertenece el colaborador, el cual se creó previamente en la sección empresa.
- Sucursal: Corresponde a la sucursal al cual pertenece el colaborador.
- Tipo de contrato: Corresponde al tipo de contrato con el cual se contrató al colaborador o el que mantiene en la actualidad según corresponda.
- Fecha de Contratación: Corresponde a la fecha de inicio del contrato.
- Versión de contrato hasta: Es la fecha de vencimiento del contrato para plazos fijos o contratos por obra o faena. Esta fecha irá cambiando con relación a los movimientos contractuales o renovaciones que sufra el contrato.
- Motivo de egreso: Corresponde a la causal por la cual se dio término a la relación laboral. Este dato se ingresa al momento de desvincular a una persona y en la carga de personal finiquitado.
- Jefe: Corresponde a la jefatura directa de la persona, quien recibirá y gestionará todas las solicitudes realizadas por el colaborador, tales como permisos, vacaciones, horas extras, entre otras.
- Jornada: Corresponde a la distribución de la jornada de la persona dentro de la semana. Y en los casos que corresponda, servirá para el cálculo de semana corrida.
- Días de la jornada: Corresponde a la cantidad de días que trabaja la persona en la semana.
- Sindicato: En caso de tener sindicatos dentro de la empresa, se asigna el nombre al cual está adherido el colaborador.
- Retención Adicional SII: Corresponde al descuento por el concepto de Préstamo solidario del estado. Al marcar este campo con “Sí”, automáticamente le hará el descuento del 3% en la liquidación de sueldo. Si este campo no figura en la ficha, debes buscar desde el menú lateral ->Carga de datos -> ingreso simple, el concepto "Indicador préstamo solidario SII", cargando el valor "1" que cumple la misma función.
- Tipo de Pago: Puede ser mensual, diario o por hora.
- Sueldo Base: Corresponde al sueldo base pactado por contrato, valor que debe ser ingresado en función del tipo de pago seleccionado.
- Asignación de Movilización: Corresponde al monto pactado por contrato para la asignación de movilización.
- Asignación de Colación: Corresponde al monto pactado por contrato para la asignación de colación.
- Anticipo pactado: Si el colaborador solicita un anticipo fijo por el mismo valor todos los meses, se debe cargar directo en la ficha.
- Forma de Pago: Corresponde a la forma de pago de la remuneración (transferencia, efectivo, cheque, entre otros).
- Banco para pago: Se debe seleccionar el banco al cual realizar el pago de las remuneraciones al colaborador.
- Cuenta corriente para depósito: Se selecciona el tipo de cuenta y se agrega el número de esta.
- Sueldo empresarial o Patronal: Aplica para los dueños de la empresa que son contratados por la misma. Podrás encontrar más detalle acerca del sueldo empresarial aquí.
2) Datos previsionales
- AFP: Se selecciona del listado desplegable.
- Descuento adicional AFP: Este campo se utiliza en caso de que el colaborador desee tener una cotización adicional a la obligatoria que corresponde a 1%, producto de los retiros del 10%.
- Isapre: Se selecciona del listado desplegable la institución, la que puede ser Fonasa o Isapre. Para aquellos casos de extranjeros que cotizan salud en su país de origen y que no cotizan en Chile, se debe seleccionar Fonasa como institución y hacer la solicitud por medio del chat de soporte para eliminar la cotización de Salud.
-
Monto pactado c/Isapre: Emite lista desplegable, donde se debe seleccionar según lo que informe el colaborador, y en caso de seleccionar una isapre, se debe ingresar también el plan pactado.
- ¿Es pensionado?: Acá cuentas con 4 opciones: A) No → quiere decir que la persona continúa cotizando como colaborador activo, B) Si (no cotiza AFP) → quiere decir que la persona está pensionada y, por lo tanto, queda exento de la cotización de la AFP, C) Si (y cotiza AFP) → quiere decir que aunque está pensionado legalmente, continúa cotizando el porcentaje de la AFP, D)
Activo mayor de 65→ quiere decir que cumple la edad para pensionar por vejez, pero aún no tramita su jubilación, por lo tanto, deja de cotizar AFP sin estar pensionado aún, y E) Expatriado → Es un estado que se utiliza para aquellas personas extranjeras que cotizan sus pensiones en su país de origen. Este estado lo deja exento de cotizar AFP.
- ¿Es pensionado?: Acá cuentas con 4 opciones: A) No → quiere decir que la persona continúa cotizando como colaborador activo, B) Si (no cotiza AFP) → quiere decir que la persona está pensionada y, por lo tanto, queda exento de la cotización de la AFP, C) Si (y cotiza AFP) → quiere decir que aunque está pensionado legalmente, continúa cotizando el porcentaje de la AFP, D)
- Tipo de invalidez: En caso de discapacidad, el colaborador debe informar el tipo pensión que tiene. Si necesitas completar este campo a través de carga masiva, podrás encontrarlo bajo el nombre “deshabilites”.
- Tramo de asignación Familiar: Corresponde al tramo en que se encuentra el colaborador, dato que entrega la caja de compensación según su renta.
- ¿Adscribe al seguro de cesantía?: Este campo solo se ingresa para contratos anteriores a octubre del 2002, donde la afiliación a la AFC era voluntaria. Además de marcar la casilla, se debe ingresar la fecha de afiliación a la AFC del colaborador.
- Trabajo Pesado - Porcentaje de Cotización Adicional (0%, 2% o 4%): Se ingresa la cotización total. Ejemplo, si al colaborador le corresponde el 1% de la cotización, ingresa “2”.
- Código INE: Corresponde al código según el cargo, establecido por el INE para ese informe.
- Destinatario de retención judicial: Es un campo informativo y opcional, donde se pueden ingresar datos del destinatario de la retención en caso de tener. Para el ingreso de una retención, haz clic aquí.
- Ahorros APV y Depósito Convenido: Acá podrás ingresar los distintos tipos de ahorro del colaborador tales como APV, cuenta dos, depósitos convenidos.