Creación de Empleados

Creación Individual 

Para crear una ficha nueva de forma individual, debes ir a menú lateral > empleados > + Agregar  empleado:

Debes completar la información mínima para grabar, luego guarda e ingresa el resto de los datos:

Información básica para crear una nueva ficha 

Para poder crear una nueva ficha de forma correcta y que no se encuentre dentro del listado de fichas incompletas, debes llenar los campos que detallamos a continuación:

1. Información Personal del colaborador: Rut, nombre, apellido paterno, apellido materno (en caso de no tener apellido materno, se debe ingresar la menos un punto dado que es un campo obligatorio), nacionalidad, género, fecha de nacimiento.
2. Información Contractual: razón social, tipo de contrato, jornada, horas de la jornada, tipo de pago (mensual, diario, por hora), sueldo, asignación de movilización y colación, anticipo acordado o pactado (estas últimas solo aplican si están dentro de tus asignaciones).
3. Información Previsional: Salud y AFP. 

En el siguiente video, podrás encontrar el paso a paso para la creación de una ficha de manera individual:

Creación Masiva

También puedes crear empleados de forma masiva, a través de una carga en un archivo Excel, la cual puedes realizar desde menú lateral > carga de datos > Cargar empleados (simple). 

Selecciona la opción “Crear nuevos empleados y contratos”, y luego descarga la planilla de ejemplo y complétala con la información de los nuevos colaboradores:

Al momento de descargar la planilla de ejemplo ten en consideración lo siguiente:

a) Podrás seleccionar todos los campos que deseas poblar (adicional a los campos mínimos), o puedes descargar la planilla completa y eliminar aquellas columnas que deseas cargar en otro momento.

b) Revisa el formato de los campos a poblar, esto debido a:

• Campos donde deberás ingresar la información de manera manual, como nombre del trabajador, dirección, monto de sueldo base, campos de fechas, entre otros.
• Campos con listado desplegable, en donde las opciones de aquellas listas estarán en la segunda hoja del mismo archivo excel, y corresponde a información proporcionada por Talana, tales como las ciudades, los bancos, los tipos de pago, tipo de contrato, entre otros. Y también información cargada previamente y relacionada con tu empresa, como centros de costo, gerencias, razones sociales, cargos, entre otros.
• También podrías encontrar dentro de archivo excel, las opciones de los campos personalizados creados previamente según el tipo de campo: con opciones, listado desplegable, verdadero o falso, ubicados en las hojas 3 y 4. Para saber más sobre los campos personalizados, revisa el artículo de Campos personalizados.

Por último, debes mantener y respetar el formato de la planilla de ejemplo:

-Procura no eliminar las filas que el archivo trae por defecto ni las columnas destacadas con*.

- No modifiques el nombre de las columnas, ya que no pasará las validaciones al momento de la carga.

Campos

Adicional a los campos mínimos requeridos para considerar una ficha completa, existen otros campos que podrías completar según las condiciones de cada colaborador, los cuales clasificaremos en 3 categorías:

1) Condiciones contractuales 

• Permisos: Corresponde a los permisos que tendrá el colaborador para la vista de su App > Ver tipos de permisos.
• Grupo: Corresponde a los grupos creados desde el menú empresa. Si el colaborador pertenece a un grupo de tipo “inteligente”, este figurará de forma automática en su ficha. Desde acá también podrás asignar los grupos de tipo “Manual”.
• Empleador: Corresponde a la razón social por el cual fue contratado el colaborador.
• Cargo: Corresponde al cargo del colaborador, el cual puedes crear directamente desde la ficha.
• Gerencia: Corresponde a la gerencia a la cual pertenece el colaborador, la cual se creó previamente en la sección empresa.
• Centro de Costo: Corresponde al centro de costo al cual pertenece el colaborador, el cual se creó previamente en la sección empresa.
• Sucursal: Corresponde a la sucursal al cual pertenece el colaborador.
• Tipo de contrato: Corresponde al tipo de contrato con el cual se contrató al colaborador o el que mantiene en la actualidad según corresponda.
• Fecha de Contratación: Corresponde a la fecha de inicio del contrato.
• Versión de contrato hasta: Es la fecha de vencimiento del contrato para plazos fijos o contratos por obra o faena. Esta fecha irá cambiando con relación a los movimientos contractuales o renovaciones que sufra el contrato.
• Motivo de egreso: Corresponde a la causal por la cual se dio término a la relación laboral. Este dato se ingresa al momento de desvincular a una persona y en la carga de personal finiquitado.
• Jefe: Corresponde a la jefatura directa de la persona, quien recibirá y gestionará todas las solicitudes realizadas por el colaborador, tales como permisos, vacaciones, horas extras, entre otras.
• Jornada: Corresponde a la distribución de la jornada de la persona dentro de la semana. Y en los casos que corresponda, servirá para el cálculo de semana corrida.
• Días de la jornada: Corresponde a la cantidad de días que trabaja la persona en la semana.
• Sindicato: En caso de tener sindicatos dentro de la empresa, se asigna el nombre al cual está adherido el colaborador.
• Retención Adicional SII: Corresponde al descuento por el concepto de Préstamo solidario del estado. Al marcar este campo con “Sí”, automáticamente le hará el descuento del 3% en la liquidación de sueldo. Si este campo no figura en la ficha, debes buscar desde el menú lateral ->Carga de datos -> ingreso simple, el concepto "Indicador préstamo solidario SII", cargando el valor "1" que cumple la misma función.
• Tipo de Pago: Puede ser mensual, diario o por hora.
• Sueldo Base: Corresponde al sueldo base pactado por contrato, valor que debe ser ingresado en función del tipo de pago seleccionado.
• Asignación de Movilización: Corresponde al monto pactado por contrato para la asignación de movilización.
• Asignación de Colación: Corresponde al monto pactado por contrato para la asignación de colación.
• Anticipo pactado: Si el colaborador solicita un anticipo fijo por el mismo valor todos los meses, se debe cargar directo en la ficha.
• Forma de Pago: Corresponde a la forma de pago de la remuneración (transferencia, efectivo, cheque, entre otros).
• Banco para pago: Se debe seleccionar el banco al cual realizar el pago de las remuneraciones al colaborador.
• Cuenta corriente para depósito: Se selecciona el tipo de cuenta y se agrega el número de esta.
• Sueldo empresarial o Patronal: Aplica para los dueños de la empresa que son contratados por la misma. Podrás encontrar más información visitando el artículo Sueldo Empresarial

2) Datos previsionales 

• AFP: Se selecciona del listado desplegable.
• Descuento adicional AFP: Este campo se utiliza en caso de que el colaborador desee tener una cotización adicional a la obligatoria que corresponde a 1%, producto de los retiros del 10%.
• Isapre: Se selecciona del listado desplegable la institución, la que puede ser Fonasa o Isapre. Para aquellos casos de extranjeros que cotizan salud en su país de origen y que no cotizan en Chile, se debe seleccionar Fonasa como institución y hacer la solicitud por medio del chat de soporte para eliminar la cotización de Salud.
• Monto pactado c/Isapre: Emite lista desplegable, donde se debe seleccionar según lo que informe el colaborador, y en caso de seleccionar una isapre, se debe ingresar también el plan pactado.
  • ¿Es pensionado?: Acá cuentas con 4 opciones: A) No → quiere decir que la persona continúa cotizando como colaborador activo, B) Si (no cotiza AFP) → quiere decir que la persona está pensionada y, por lo tanto, queda exento de la cotización de la AFP, C) Si (y cotiza AFP) → quiere decir que aunque está pensionado legalmente, continúa cotizando el porcentaje de la AFP, D) 
    Activo mayor de 65→ quiere decir que cumple la edad para pensionar por vejez, pero aún no tramita su jubilación, por lo tanto, deja de cotizar AFP sin estar pensionado aún, y E) Expatriado → Es un estado que se utiliza para aquellas personas extranjeras que cotizan sus pensiones en su país de origen. Este estado lo deja exento de cotizar AFP.
• Tipo de invalidez: En caso de discapacidad, el colaborador debe informar el tipo pensión que tiene. Si necesitas completar este campo a través de carga masiva, podrás encontrarlo bajo el nombre “deshabilites”.
• Tramo de asignación Familiar: Corresponde al tramo en que se encuentra el colaborador, dato que entrega la caja de compensación según su renta.
• ¿Adscribe al seguro de cesantía?: Este campo solo se ingresa para contratos anteriores a octubre del 2002, donde la afiliación a la AFC era voluntaria. Además de marcar la casilla, se debe ingresar la fecha de afiliación a la AFC del colaborador.
• Trabajo Pesado - Porcentaje de Cotización Adicional (0%, 2% o 4%): Se ingresa la cotización total. Ejemplo, si al colaborador le corresponde el 1% de la cotización, ingresa “2”.
• Código INE: Corresponde al código según el cargo, establecido por el INE para ese informe.
• Destinatario de retención judicial: Es un campo informativo y opcional, donde se pueden ingresar datos del destinatario de la retención en caso de tener. Para conocer como ingresar retenciones visita el artículo  Retenciones Judiciales
• Ahorros APV y Depósito Convenido: Acá podrás ingresar los distintos tipos de ahorro del colaborador tales como APV, cuenta dos, depósitos convenidos.