Campos Personalizados

Natalia Carolina Carvallo

Actualización 8 de julio de 2024 20:06

¿Qué son los campos personalizados?

Esta opción nos permite agregar nuevos campos que no se encuentran en la ficha del colaborador, ficha de la razón social, centro de costos, sucursales y cargos.

Los campos personalizados están diseñados para poder ser utilizados como información a visualizar en documentación (a través de un comodín), reportes, o bien, para ser formulados.

Para crear un nuevo campo personalizado debes ir a menú lateral > herramientas avanzadas > Campos personalizados.

Solo tienen acceso a esta opción, y podrán ser creados, por aquellos usuarios que posean el perfil “Analista de pago Superpoderoso”.

Paso 1:

Para añadir un nuevo campo, debes hacer clic en el ícono “+”.

Paso 2:

Al ingresar a la creación de un nuevo campo personalizado, completarás cada uno de los campos, de acuerdo a la información adicional que necesites reflejar en la ficha del empleado, de la razón social, del centro de costo, de una sucursal o de un cargo. El detalle de lo que significa cada campo es el siguiente:

1— Código (para referenciarlo en las fórmulas): Este código servirá para generar el comodín y su referencia en fórmulas. Su principal requisito es que debe ser un texto sin espacios. Por ejemplo, si vas a crear un campo para indicar la entrega de uniforme, este campo debería estar escrito como “Entregadeuniforme”.

2— Nombre del campo: En este espacio, debes ingresar el nombre con el que se visualizará el campo en la ficha correspondiente, continuando con el ejemplo anterior, debiese quedar como “Entrega de uniforme”.

3— Descripción del campo: De ser necesario, puedes definir para que será utilizado dicho campo (completar este campo es opcional).

4— Categoría dentro de la ficha de persona: Esta opción sirve para definir en qué parte de la ficha quedará visible el campo, recomendamos seleccionar “Información básica” en el listado desplegable (el resto de opciones, no aplica)

5— Tipo de campo: Este campo es el más importante para poder completar la información dado de esto depende de como vas a cargar la información, el detalle de cada opción es la siguiente:

Texto: Quiere decir que podrás cargar cualquier tipo de información que sea texto, incluyendo fechas, números, párrafos, etc. Es el tipo de campo más versátil.
Número: Permite cargar información numérica, y se usa principalmente para informar montos, que pueden estar relacionados con el pago de ítems.
Fechas: Sirve para cargar información de fechas en formato dd/mm/aaaa. Debes considerar que si creas un campo de estas características y luego lo quieres mostrar de otra manera en los documentos, por ejemplo en formado “01 de enero del 2023”, no podrás modificarlo, y en ese caso la mejor opción es que el campo sea de texto.
Opciones: Este es uno de los tipos de campos más usados, al igual que el de texto. Podrás seleccionar entre las distintas alternativas que crees, el mayor cuidado es la forma en que agregas las opciones dentro del recuadro en blanco “Datos adicionales”. La forma correcta de hacerlo es ingresar una opción que sea neutra, y luego el resto de ellas, sin espacio entre cada una, de la siguiente manera: -------|opción 1|opción 2|opción 3|opción 4|

Lo anterior es importante, dado que de quedar espacios dentro de cada opción, podrías presentar errores al momento de la carga. Tomando el ejemplo anterior, la forma errada de crear las opciones es la siguiente ------- | opción 1 | opción 2 | opción 3 | opción 4 |.

Verdadero/falso: Este tipo de campo, va a habilitar una casilla dentro de la ficha que te permitirá seleccionar, o dejar en blanco. Te dejamos un ejemplo de como podrás visualizarlo:

TextArea: Es un campo de similar característica que el de texto, cambia solo la cantidad de caracteres que se pueden incorporar dentro del campo.
Selección Múltiple: Este tipo de campo es bastante útil, dado que permite poder agregar dentro del mismo campo varias opciones. Dichas opciones se deben crear tal como en el campo de opción, con los mismos cuidados, y la diferencia es que se puede seleccionar más de una opción.

6— Datos adicionales: Esta opción es válida solo para cuando el formato elegido es Opciones, o Selección múltiple, aquí definimos que es lo que se visualizará en el listado.

7— Aplicable a: Aquí estipulamos si será parte de la ficha del colaborador (en la pestaña “Persona” o “Contrato”). También es posible aplicarlo en alguna razón social, sucursal, centro de costo, o cargo.

8— N.º posición: Si tenemos más de un campo en la ficha de colaborador, podemos definir el orden de estos, por tanto, la posición del campo determinará el orden en que verás cada uno de los campos que se vayan creando.

Dato importante: Considera que cuando creas un campo personalizado, éste no se reflejará de manera automática en la ficha del colaborador, ya que se encuentra vacío. Primero debes cargarle información, ya sea editando la ficha, o por carga masiva tal como se indica en este artículo.

Los campos personalizados también pueden ser utilizados para traer información a documentos generados a partir de plantillas, lo cual se realiza utilizando los siguientes comodines predeterminados:

Persona	{{ camposPersonalizadosPersona.ESPECIALIDAD}}
Contrato	{{camposPersonalizados.NOMBRECAMPO}}
Razón social	{{ empleador.userDefinedFieldValues.CODIGOCAMPOPERSONALIZADO }}
Centro de costo	{{ contrato.centroCosto.userDefinedFields.CODIGOCAMPOPERSONALIZADO.value }}
Sucursal	{{ contrato.sucursal.userDefinedFields.CODIGOCAMPOPERSONALIZADO.value }}
Árbol de cargo	{{ contrato.cargo_reference.userDefinedFields.CODIGOCAMPOPERSONALIZADO.value }}

Las palabras en negrita dentro del comodín es lo que debes reemplazar por el código del comodín creado.

Caso de ejemplo:

A continuación te mostramos el paso a paso, donde creamos un campo personalizado con el código funcionesprincipales, situado en la pestaña contrato del colaborador.

Copia el comodín en la plantilla y reemplaza el texto Nombrecampo por el código del campo personalizado:

Luego, al previsualizar o generar el documento, podrás ver el contenido ingresado en dicho campo personalizado:

Importante:

Todo campo personalizado que contenga información, ya sea en la ficha de algún trabajador, ficha empresa, centro de costo, sucursal o cargo, no podrá ser eliminado. Talana arrojará el siguiente mensaje:

Puedes descargar un reporte que te permite obtener la información acerca de los campos personalizados creados, haciendo clic en el ícono verde.

campos personalizados 1.gif

Este reporte te indicará los siguientes campos:

Código (el cual se utiliza en los comodines de campos personalizados)
Nombre
Descripción
Categoría
Tipo de campo
Aplicable A
Datos adicionales
Posición (ubicación dentro de la ficha)

campos personalizados 2.gif

¿Qué son los campos personalizados?

Caso de ejemplo:

Importante:

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