En este artículo te mostramos como puedes actualizar datos básicos tales como dirección, email, o teléfono, y realizar cambios contractuales del colaborador, como reajuste de sueldo, cambio de cargo, traspaso de gerencia o actualización en su plan de Isapre. Para cualquier cambio que quieras aplicar a campos de la ficha del colaborador, tendrás la opción de realizarlo de manera individual o masiva.
Actualización individual
Para modificar campos, debes dirigirte a la ficha del colaborador cuyos datos deseas cambiar, editar la ficha y luego dirígete a la pestaña correspondiente al campo que deseas editar.
Una vez que ingreses a la edición de la ficha, podrás desplazarte por las diferentes pestañas para agregar y/o modificar los campos según sea necesario.
Al guardar, debes seleccionar la fecha desde cuando aplican los cambios realizados, donde dependiendo de los campos figuran las siguientes opciones:
- Crear una nueva condición contractual: esta opción aplica el cambio desde el 01 del mes que selecciones en el calendario, y genera una nueva versión de contrato con el cambio (marcando un antes y un después en la historia del colaborador). Esta opción se utiliza para cambio de sueldo, base, cargo, gerencia, centro de costos, AFP, Isapre y monto de anticipo pactado, entre otros, porque son cambios que tienen vigencia desde un mes en particular
- Modificar el contrato vigente: esta opción guarda el cambio en la versión de contrato vigente, vale decir que reemplaza a información que tienes actualmente, por lo no todos los campos en la ficha se deben actualizar con esta opción, a menos que ya hayas realizado un cambio con la opción mencionada anteriormente de crear una nueva condición contractual.
- Generar un cambio a mitad de mes: esta opción solo la tendrás presente cuando el cambio contractual que vas a realizar corresponda a un cambio de sueldo base, en donde podrás indicar un cambio a mitad de mes, de tal manera que para el proceso de pago, se genere la proporción entre ambos valores.
Es importante entender que los movimientos contractuales cuando corresponden deben generar una versión de contrato, por cuanto, dichas versiones son el historial contractual del trabajador. Si necesitas más información al respecto, puedes revisar el siguiente artículo de versiones de contrato.
Actualización Masiva
Para actualizar campos de la ficha de forma masiva, debes utilizar el cargador de empleados desde menú lateral > carga de datos > Cargar empleados (simple)
Acá debes seleccionar la opción antes de descargar la planilla de ejemplo, en función de la fecha desde cuando deseas aplicar el cambio:
Actualizar contratos retroactivamente: esta opción te permite actualizar datos de la ficha de la última versión vigente del colaborador.
Esta opción se utiliza para campos como Email, teléfono, dirección, anticipo pactado, grupo, idioma, educación, observaciones, usuario, contraseña, entre otros.
Para la carga, selecciona la opción, luego descarga la planilla de ejemplo, selecciona los campos que deseas actualizar y la completas con información.
Actualizar versión antigua de contrato: esta opción se utiliza cuando quieres actualizar información de una versión anterior (no la vigente). Se utiliza principalmente en etapa de implementación cuando es necesario corregir información cargada en la etapa inicial.
Para la carga, selecciona la opción, luego descarga la planilla de ejemplo, selecciona los campos que deseas actualizar y la completas con información.
Crear condiciones contractuales para empleados existentes: esta opción te permite crear una nueva versión de contrato con cambio de condiciones que marca un antes y un después en las condiciones del contrato, como por ejemplo: sueldo base, AFP, isapre, centro de costos, cargo, sucursal, colación, movilización, entre otros.