Cambio de razón social

¿Tu empresa cambia de razón social y necesitas hacer el cambio de empleador en la ficha de los trabajadores?

En este artículo te enseñaremos cada uno de los pasos que debes considerar al realizar dicho movimiento, especialmente al reconocer antigüedad y vacaciones.

Los siguientes procedimientos solo serán aplicables si los trabajadores permanecen dentro de la misma base de datos.

Pasos previos: recopilar información de los trabajadores

Antes de realizar cualquier movimiento, te recomendamos recopilar información de los trabajadores para facilitar los proceso de carga que tendrás que hacer más adelante. Para esto necesitas descargar a lo menos estos reportes:

Maestro de empleados 

Para descargar el maestro de empleados dirígete al menú lateral > Empleados > Descargar maestro. Este reporte te permite obtener la fecha de contratación, la razón social actual, los campos personalizados que tiene el trabajador, entre otros campos dentro de la ficha. 

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Crear un reporte personalizado de tipo contrato personas

  • Con este tipo de reporte obtienes la misma información que el maestro de empleados, pero acotando los campos a lo que necesitas.
  • Para poder generar dirígete a Reportes > Personalizados > editor de reportes personalizados > botón (+).
  • Algunos campos recomendados para agregar son: Persona_rut, Persona_Nombre, Personas_Apellido Paterno, Personas_Apellido Materno, Tipo Contrato_Nombre, Personas Empresa_Fecha Contratacion, Persona Empresa_desde, Persona Empresa_hasta, los campos personalizados que tengas creados, Sueldos_Meses Imponibles Conocidos, Persona Empresa_Meses imponibles Reconocidos Desde, Sueldos_Sueldo Base.

Para saber más sobre los reportes personalizados ingresa aquí

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Reporte Detalle de vacaciones pendientes 

Para descargar este reporte dirígete al  menú lateral > Reportes > Ausentismos > Detalle de vacaciones pendientes.  

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Define la fecha a la cual necesitas la información, que debería ser el último día en que los colaboradores permanecerán en la actual razón social. Por ejemplo: si los colaboradores se cambian a la nueva razón social a partir del 1 de septiembre, entonces el reporte debes descargarlo con fecha 31 de agosto.

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Para hacer el cambio de empleador en la ficha de los trabajadores, realiza los siguientes pasos:

 

Paso 1: finiquitar a los trabajadores

Finiquita a los trabajadores que serán cambiados de razón social. El motivo de este proceso se asocia con las versiones de contrato y de cómo se debe visualizar un cambio de razón social dentro de la ficha del trabajador. 

Importante: si no realizas esta acción de manera correcta, este tipo de movimiento podría traer otro tipo de consecuencias que podrían afectar a otros cambios en la ficha, reprocesos, reliquidaciones futuras, entre otros.

Cuando hablamos de finiquitar nos referimos solo a generar el movimiento dentro de la ficha, nada relacionado con cálculos u otros. Para hacer este movimiento de manera masiva, dirígete al menú lateral > Carga de datos > Cargar empleados (Simple).

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Luego, selecciona la opción Actualizar contratos actuales retroactivamente > Descargar la planilla de ejemplo. Desmarca todos los campos y selecciona los campos Motivo de egreso y Fecha hasta.

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Finalmente, completa la planilla cargando la fecha de término con la actual razón social y el motivo de egreso. Una vez completada la planilla, cárgala con la misma opción que seleccionaste al momento de descargarla: Actualizar contratos actuales retroactivamente.

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Paso 2: recontratar a los trabajadores

Luego de realizar el proceso anterior, recontrata a los trabajadores con la nueva razón social. Para esto, dirígete al menú lateral > Carga de datos > Cargar empleados (Simple) > Opción Recontratar / Crear contratos previos.  Desmarca todos los campos y selecciona los siguientes para descargar la planilla:

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  • Empleador Razón Social 
  • Tipo de contrato
  • Hasta: fecha de término del contrato para aquellos trabajadores que sean plazo fijo.
  • Desde: este campo permite cargar la fecha de contratación desde la cual pertenece a cierta razón social.
  • Fecha de contratación reconocida para años de servicio.
  • Vacaciones reconocidas desde: este campo servirá para contabilizar las vacaciones proporcionales con la fecha de contratación del mes anterior y también para el conteo de las vacaciones progresivas.
  • Campos personalizados: respecto de los campos personalizados, te recomendamos volver a cargarlos nuevamente.

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Los campos mencionados anteriormente son los más importantes para la recontratación, no hace falta volver a ingresar datos como nombre, dirección, teléfono del trabajador, entre otros.

 

Paso 3: carga de línea base de vacaciones

Para mantener el saldo de vacaciones íntegro, con el que ya contaban tus trabajadores, es importante contar con el reporte de vacaciones pendientes para obtener la información de los saldos de vacaciones a la fecha en que termina el contrato con el antiguo empleador. Para realizar esta acción sigue estos pasos:

Dirígete a la ruta: Carga de datos > Otros cargadores > Línea Base de Vacaciones.

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Descarga la planilla de ejemplo. 

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La forma de completar el archivo puedes encontrarla ingresando aquí.

Para este artículo usaremos el siguiente ejemplo: 

  • El cambio de razón social es a partir del 01-09-2023, por lo tanto, el trabajador se finiquitó con fecha 31-08-2023.
  • Luego el trabajador se recontrató con fecha del 01-09-2023.
  • Para continuar, descarga el archivo de vacaciones pendientes con fecha del 30-09-2023.
  • Completa el archivo de línea base de vacaciones de la siguiente manera:

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  • Por último, carga el archivo con la opción Subir nuevos.

De esta manera, los trabajadores mantendrán los saldos de vacaciones correspondientes a pesar de haber cambiado de razón social.

Considera que, para que el conteo automático de vacaciones progresivas siga su curso normal, debes incluir los campos meses imponibles reconocidos y meses imponibles reconocidos desde al realizar la carga de recontratación de empleados.

Otras consideraciones
Otros puntos a considerar en un proceso de cambio de razón social son los siguientes: Descuento seguro de cesantía.

Para aquellos trabajadores que cuenten con más de 11 años cotizando, el cambio de razón social implica volver a cotizar. Por lo tanto, si necesitas que se respete dicha antigüedad para que el trabajador no vuelva a cotizar debido al cambio de razón social, contáctanos a través de soporte.

Me faltó cargar otro tipo de información en la ficha de los trabajadores ¿Cómo realizo esa carga? 

Para poder cargar otros campos que faltaron al momento de realizar el proceso de recontratación, realiza lo siguiente:

Dirígete a la ruta: Carga de datos > Cargar empleados (Simple) > Actualizar contratos actuales retroactivamente > Descargar planilla de ejemplos. Luego desmarca todo y selecciona los campos que quieras completar.

Para realizar este ejercicio, debes validar que tu base esté posicionada en el mes de proceso en que los trabajadores comienzan con la nueva razón social. Si nos basamos en los ejemplos de los pasos anteriores, deberías estar posicionado en el mes de septiembre.

¿Qué fecha saldrá en los contratos, anexos y otros documentos que tenga creados en las plantillas? 

Para que dentro de posteriores documentos que vayas a generar mediante plantillas, se muestre la fecha del primer contrato y no la nueva fecha de contratación (debido al cambio de razón social), deberás modificar aquellas plantillas que contengan el comodín {{fechaGeneroContrato}} y reemplazarlo por la siguiente condición:

{% if contrato.fechaDeContratacionReconocidaParaAnosDeServicio%} {{contrato.fechaDeContratacionReconocidaParaAnosDeServicio }} {% else %} {{contrato.fechaContratacion}} {% endif %}

Así en las plantillas saldrá la fecha que se reconoce por años de servicio y mes de aviso. En el caso de que no cuenten con ese campo, saldrá la fecha de contratación directa desde la ficha.

El cambio en las plantillas debería quedar así: 

Liquidación de sueldo

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Certificado de permanencia (antigüedad)

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Y así con cualquier otra plantilla en la que necesites mostrar la fecha de contratación con la antigua razón social.

Antigüedad App Talana Next/MiTalana 

Desde Talana next > mi mundo > ver ficha, no será posible realizar el cambio de la fecha de contratación (antigüedad).

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El mismo caso para mi.talana.com > Avatar.

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