¿Qué son los Reportes Personalizados?
Los reportes personalizados son una herramienta que nos permite tener información que se encuentra dentro de la plataforma y ordenarla en base a nuestras propias necesidades.
Dentro de las opciones para crear los reportes personalizados tendrás 4 ¿Cuál usar? todo dependerá de la información que se necesites y lo vamos a detallar mas adelante.
Lo primero que debes tener en cuenta es que los Reportes Personalizados pueden variar según el módulo contratado, en caso de contar con Gestión de Personas, podrás utilizar 2 tipos de reportes personalizados. En el caso de contar con el módulo de Remuneraciones podrás utilizar 4 tipos de reportes personalizados.
Para poder acceder a los reportes personalizados, lo debes hacer desde el Menú Lateral > Reportes > Personalizados > Editor de reportes personalizados
Al ingresar ahí podrás ver reportes personalizados que se hayan creado por parte del cliente o en el proceso de implementación. Junto con eso podrás ver el botón + desde donde podrás crear nuevos reportes
Tipos de Reportes
Actualmente podemos crear 4 tipos de reportes personalizados en caso de contar con el módulo de Remuneraciones, su creación dependerá netamente del tipo de información que necesitas obtener. Los tipos de reportes que puedes obtener son los siguientes:
Liquidaciones - Sueldo: Este tipo de reporte permite consolidar información tanto de la ficha del trabajador que este relacionada con los procesos de pago, así como también podrás obtener información de los ítems de pago (parámetros de entrada, haberes, descuentos, leyes sociales etc.).
Para obtener información en este tipo de reportes lo mas importante que debes tener en cuenta, es que el proceso de pago debe estar realizado, independiente de que sea un proceso de anticipo, sueldo, finiquito, reproceso etc.
Adicionalmente, haciendo uso de este tipo de reportes podrás comprar meses de procesos, obtener información solo de un concepto o conceptos procesados, etc.
Liquidaciones - Sueldo (ítems cargados): Este tipo de reportes permiten traer información de los conceptos que haz cargado para un proceso de pago. A diferencia de los reportes de tipo liquidaciones - Sueldo , no hace falta procesar para obtener dicha información.
Otra diferencia importante con el reporte de liquidaciones - sueldo, es que solo podrás obtener información de los ítems cargados para procesos de pago de anticipo, sueldo o reproceso, pero no de otros procesos como finiquitos.
Al momento de crearlos, toma en cuenta los filtros a aplicar, dado que de ellos dependerá la información que obtengas de los conceptos, dado que en el caso de no hacer uso de filtros de fecha, tendrás la información de todos los conceptos que hayas cargado para un trabajador para todos los periodos o meses de procesos.
Contrato - Personas: Su función es poder tener un reporte o extraer información desde la ficha de los trabajadores. Por tanto, no obtendrás información referente al contrato y los procesos de pago del trabajador.
Un dato importante sobre este reporte es que solo tendrás la información de aquellos trabajadores vigentes para el periodo o de los contratos vigentes para el periodo, quedando afuera los trabajadores finiquitados o no vigentes dentro del mes en curso.
Contrato - Personas (Histórico): Este reporte es capaz de traer la misma información que el reporte anterior, vale decir, todo lo contenido en la ficha del trabajador. Su gran diferencia es que puede traer la información de personas no vigentes, así como también la información de versiones de contratos no vigentes. Lo cual permitiría realizar un reporte para hacer análisis de los cambios realizados en la ficha del trabajador durante su vigencia, entre otros.
En el caso de contar con el módulo de Gestión de Personas, contarás con 2 tipos los cuales son:
Contrato - Personas: Su función es poder tener un reporte o extraer información desde la ficha de los trabajadores. Por tanto, no obtendrás información referente al contrato y los procesos de pago del trabajador.
Un dato importante sobre este reporte es que solo tendrás la información de aquellos trabajadores vigentes para el periodo o de los contratos vigentes para el periodo, quedando afuera los trabajadores finiquitados o no vigentes dentro del mes en curso.
Contrato - Personas (Histórico): Este reporte es capaz de traer la misma información que el reporte anterior, vale decir, todo lo contenido en la ficha del trabajador. Su gran diferencia es que puede traer la información de personas no vigentes, así como también la información de versiones de contratos no vigentes. Lo cual permitiría realizar un reporte para hacer análisis de los cambios realizados en la ficha del trabajador durante su vigencia, entre otros.
¿Cómo crear un reporte personalizado?
Como ya adelantábamos, el uso de los reportes personalizados es variado, todo dependerá del tipo de información que se quiera obtener.
Para crear un reporte personalizado lo primero es hacer clic en el botón + que aparece en el costado superior derecho
Al seleccionar dicha opción se abrirá una ventana en donde darás nombre al reporte que se va a crear y definir el tipo de reporte. El tipo dependerá como hemos dicho anteriormente de la información a obtener:
Luego de seleccionar el tipo de reporte tendrás la siguiente pantalla, la cual no varia por tipo de reporte, es la misma para todos, lo que si va a cambiar es la información que vas a seleccionar tanto para los campos como los filtros.
Aspectos Generales de los reportes personalizados
CAMPOS
Dentro de la pestaña de campos se van a definir la información que vamos a mostrar dentro del reporte, y junto con ello el orden de las columnas en las que saldrá la información. Cada reporte tiene una forma de agregar los ítems, y el nombre de los ítems podría varias entre reportes.
forma de lista en los reportes de tipo liquidaciones - sueldo
forma de lista en los reportes de tipo contrato - personas o contrato - personas (histórico)
La búsqueda de los conceptos a mostrar esta de acuerdo a los campos en que se encuentran en la ficha del trabajador, que en los casos de los reportes de tipo "Liquidaciones - Sueldo" y "Liquidaciones - sueldo (ítems cargados)", no estarán todos los campos contenidos en la ficha, muy especialmente aquellos que no tienen relación con el proceso de pago.
En los casos que hayas seleccionado muchos ítems para el reporte y necesites darle un orden para tener una mejor lectura de la misma información al momento de descargar, dichos campos los podrás mover dichos campos con el siguiente icono, subiendo o bajando el concepto seleccionado
Por ultimo, teniendo tus campos seleccionados y ordenados podrás hacer uso de los totalizadores. Esta herramienta permitirá que al momento de descargar el reporte tengas por ejemplo la suma de los valores de la columna, el valor máximo, el mínimo, el promedio etc.
La selección de aquello dependerá del campo, dado que para una columna de ruts, no se debería ocupar la suma, sino que tal vez el contar.
FILTROS
Los filtros son la segunda pestaña o segundo paso a completar dentro de un reporte personalizado. Dentro de los filtros se pueden definir parámetros para que la información de los campos seleccionados sea mas acotada o mas amplia (por tiempo). Los filtros y la manera de filtrar va a depender del tipo de reporte a crear.
Pero aparte de tener ciertos campos para poder definir los filtros, esta pantalla tiene otras opciones para crear de manera mas lógica dichos filtros. Estas opciones son las condiciones "Y" u "O" , que cumplen un rol similar a las condiciones que se generan por formula dentro de un Excel, por tanto, permiten agregar ("Y") o excluir información ("O")
En general, gran parte de los reportes personalizados se ocupa la condición Y, que viene por defecto seleccionada.
Los otros campos que se deben tener en cuenta para generar los filtros dentro de un reporte son las reglas que están en el costado derecho de esa pantalla.
Las reglas son las que permitirán generar los filtros apropiados para un reporte, siendo la opción de "añadir regla" la mas utilizada, dado que añadir una regla en cascada es generar una subregla de la anterior.
SALIDA
La ultima pestaña dentro de la creación de una plantilla es definir como saldrá el documento al momento de descargarlo.
Acá se vera la siguiente información:
- nombre del reporte: Es el nombre de como quedara guardado dentro de la plataforma para poder identificarlo dentro del listado y poder descargar, editar o eliminar.
- Nombre del archivo: Corresponde al nombre que tendrá el archivo al momento de descargar y almacenarse dentro del computador.
- Cantidad de decimales: Permite acortar aquellas celdas que puedan presentar montos con decimales, reduciendo la cantidad o aumentando la misma.
- Formato de Salida: Permite seleccionar para que el archivo sea en formato Excel o CSV.
Las tres pestañas que se comentaron anteriormente se encuentran en cualquier reporte personalizado que se cree o se haya creado. Pero cada tipo de reporte mostrar información distinta, en cuanto a la que tiene disponible a como se va a filtrar, etc.
Tips para reportes
Cuando creas un reporte personalizado muchas veces podrías no obtener la información que buscabas o no sabes como distinguir que la información obtenida es del periodo que buscabas. Para eso te daremos varios tipos que debes siempre utilizar para tener una mejor lectura de aquello.
Reporte de tipo liquidaciones - Sueldo
Si el reporte que estas creado es del tipo liquidaciones sueldo, te recomendamos lo siguiente:
- En la pestaña de campos, agrega siempre los ítems de año y de mes, esto con el fin de que sepas el mes de proceso al que pertenece la información
- En la pestaña de filtros, si vas hacer uso de los mismo, cuando vayas agregando las reglas, los filtros deberían ser siempre en orden de lo general a lo particular, en el ejemplo de la imagen, tenemos los filtros para traer la información de las liquidaciones de sueldo del mes de Junio 2022. A esos mismo filtros podemos agregar uno de razón social, o de centro de costo, sucursal, etc.
- Si necesitas sacar información de un periodo, ya sea un año, semestre o trimestre al momento de agregar el filtro de mes podrás definir un "entre" para tener dicho periodo. En el ejemplo estamos diciendo que la información a recabar será de las liquidaciones de tipo sueldo, entre el mes de enero a julio del 2022.
- En los casos que no agregues el filtro de tipo de liquidaciones, dependiendo de los ítems seleccionados en la pestaña de campos, podrías tener la información de cualquier proceso de pago, vale decir, si buscas el liquido a pago y no agregas el filtro, podrías tener el liquido a pago tanto del proceso de sueldo como el de reproceso.
- ¿Se puede traer información de dos años completos? Si, se puede, pero la forma de agregar los filtros no es como la anterior, para ello, el orden de agregar los filtros es la siguiente: Primero, agregaras dos reglas en cascada, y para cada regla en cascada vas añadir tres reglas, quedando de la siguiente manera
Acá te debes de fijar que las condición de "Y" y "O" quedan como la imagen.
Reportes de tipo Contrato - Personas y Contrato Personas (Histórico)
- El tips mas importante para cualquiera de estos dos reportes, especialmente para el de contrato personas (histórico), es que en los campos a seleccionar agregues siempre "Persona Empresa_Fecha Contratacion", "Persona Empresa_desde" y "Persona Empresa_hasta", si además trabajas con códigos de contrato agregas dicho campo ("Persona Empresa_Codigo"). Todo esto, con el fin de que en cualquiera de los dos reportes puedas identificar desde que versión de contrato se esta mostrando la información que buscabas, mas aun cuando es información histórica.
- En los reportes de tipo persona contrato (histórico), si buscas información de personas que no están vigentes o quieres saber quienes ya no estan vigentes en la empresa, ademas de agregar el campo de "Persona Empresa_hasta", puedes incluir el campo de "Motivo Egreso_Nombre" el motivo de egreso de la persona o del contrato. Como también podrá agregar el campo Persona Empresa_finiquitado que indicara si el contrato en cuestión esta o no finiquitado con un falso o verdadero.