¿Qué son los reportes personalizados?
Los reportes personalizados nos permiten obtener información que se encuentra dentro de la plataforma y ordenarla en base a nuestras propias necesidades.
Para poder acceder a ellos, dirígete al Menú Lateral > Reportes > Personalizados > Editor de reportes personalizados
Visualizarás los reportes personalizados que hayas creado anteriormente y desde el botón + podrás crear nuevos reportes.
Tipos de reportes
En el caso de contar con el módulo de Remuneraciones, contarás con 4 tipos:
Liquidaciones - Sueldo: consolida información tanto de la ficha del trabajador que esté relacionada con los procesos de pago, así como también podrás obtener información de los ítems de pago (parámetros de entrada, haberes, descuentos, leyes sociales, entre otros).
Para obtener información en este tipo de reportes, el proceso de pago debe estar realizado, independientemente de que sea un proceso de anticipo, sueldo, finiquito, reproceso u otro.
Adicionalmente, haciendo uso de este tipo de reportes, podrás comprar meses de procesos, obtener información solo de un concepto o conceptos procesados, etc.
Liquidaciones - Sueldo (ítems cargados): trae información de los conceptos que has cargado para un proceso de pago. A diferencia de los reportes de tipo Liquidaciones - Sueldo, no hace falta procesar el pago para obtener dicha información.
Otra diferencia con el reporte de Liquidaciones - Sueldo, es que solo podrás obtener información de los ítems cargados para procesos de pago de anticipo, sueldo o reproceso, pero no de otros procesos, como, por ejemplo, finiquitos.
Al momento de crearlos, toma en cuenta los filtros a aplicar, dado que de ellos dependerá la información que obtengas de los conceptos. En el caso de no filtrar por fecha, tendrás la información de todos los conceptos que hayas cargado para un trabajador, para todos los periodos o meses de procesos.
Contrato - Personas: extrae información desde la ficha de los trabajadores. Por lo tanto, no obtendrás información referente al contrato y los procesos de pago de éste.
Solo tendrás la información de aquellos contratos vigentes para el período, quedando afuera los trabajadores finiquitados o no vigentes dentro del mes en curso.
Contrato - Personas (Histórico): al igual que el reporte anterior, extrae información desde la ficha de los trabajadores. Sin embargo, puede traer la información de contratos y versiones de contratos no vigentes. Esto permite realizar un reporte para hacer un análisis de los cambios realizados en la ficha del trabajador durante su vigencia.
En el caso de contar con el módulo de Gestión de Personas, contarás únicamente con el reporte Contrato - Personas y Contrato - Personas (Histórico).
¿Cómo crear un reporte personalizado?
El uso de los reportes personalizados es variado, todo dependerá del tipo de información que se quiera obtener.
Para crear un reporte personalizado, haz clic en el botón + en el costado superior derecho.
Se abrirá una ventana donde deberás nombrar el reporte y definir su tipo.
Al seleccionar cualquiera de los reportes tendrás la siguiente pantalla. La información que puedes seleccionar a través de campos y filtros varía según reporte.
Aspectos generales de los reportes personalizados
CAMPOS
Dentro de la pestaña Campos se define la información que vamos a mostrar dentro del reporte y el orden de ésta. Cada reporte tiene una forma distinta de agregar los ítems y sus nombres pueden variar.
Forma de lista en los reportes de tipo Liquidaciones - Sueldo
Forma de lista en los reportes de tipo Contrato - Personas o contrato - Personas (histórico)
Los ítems corresponden a campos de la ficha del trabajador, por lo que la información se extrae directamente desde ésta.
Para ordenar la información del reporte antes de descargarlo, mueve los campos con el siguiente ícono, subiendo o bajando el concepto seleccionado.
Por último, podrás hacer uso de los totalizadores. Esta herramienta permitirá que, al momento de descargar el reporte, obtengas la suma de los valores de una columna, el valor máximo, el promedio, entre otros.
FILTROS
Dentro de los filtros se pueden definir parámetros para acotar o ampliar la descarga de información.
Y utilizando las condiciones Y u O, podrás agregar (Y) o excluir información (O).
Las reglas son las que permitirán generar los filtros. Para generar una subregla utiliza la opción Añadir una regla en cascada.
SALIDA
Como último paso, elige el formato de salida que tendrá el archivo.
Verás la siguiente información:
- Nombre del reporte: nombre con el cual quedará guardado dentro de la plataforma.
- Nombre del archivo: nombre que tendrá el archivo al momento de descargarlo y almacenarse dentro del computador.
- Cantidad de decimales: permite reducir o aumentar la cantidad de decimales que se visualizan.
- Formato de salida: formato del archivo (Excel o CSV).
Recomendaciones
Cuando creas un reporte personalizado muchas veces podrías no obtener la información que buscabas o no sabes como distinguir que la información obtenida es del periodo que buscabas. Para eso te daremos varios tipos que debes siempre utilizar para tener una mejor lectura de aquello.
Reporte de tipo liquidaciones - Sueldo
Si el reporte que estas creado es del tipo liquidaciones sueldo, te recomendamos lo siguiente:
- En la pestaña de campos, agrega siempre los ítems de año y de mes, esto con el fin de que sepas el mes de proceso al que pertenece la información
- En la pestaña de filtros, si vas hacer uso de los mismo, cuando vayas agregando las reglas, los filtros deberían ser siempre en orden de lo general a lo particular, en el ejemplo de la imagen, tenemos los filtros para traer la información de las liquidaciones de sueldo del mes de Junio 2022. A esos mismo filtros podemos agregar uno de razón social, o de centro de costo, sucursal, etc.
- Si necesitas sacar información de un periodo, ya sea un año, semestre o trimestre al momento de agregar el filtro de mes podrás definir un "entre" para tener dicho periodo. En el ejemplo estamos diciendo que la información a recabar será de las liquidaciones de tipo sueldo, entre el mes de enero a julio del 2022.
- En los casos que no agregues el filtro de tipo de liquidaciones, dependiendo de los ítems seleccionados en la pestaña de campos, podrías tener la información de cualquier proceso de pago, vale decir, si buscas el liquido a pago y no agregas el filtro, podrías tener el liquido a pago tanto del proceso de sueldo como el de reproceso.
- ¿Se puede traer información de dos años completos? Si, se puede, pero la forma de agregar los filtros no es como la anterior, para ello, el orden de agregar los filtros es la siguiente: Primero, agregaras dos reglas en cascada, y para cada regla en cascada vas añadir tres reglas, quedando de la siguiente manera
Acá te debes de fijar que las condición de "Y" y "O" quedan como la imagen.
Reportes de tipo Contrato - Personas y Contrato Personas (Histórico)
- El tips mas importante para cualquiera de estos dos reportes, especialmente para el de contrato personas (histórico), es que en los campos a seleccionar agregues siempre "Persona Empresa_Fecha Contratacion", "Persona Empresa_desde" y "Persona Empresa_hasta", si además trabajas con códigos de contrato agregas dicho campo ("Persona Empresa_Codigo"). Todo esto, con el fin de que en cualquiera de los dos reportes puedas identificar desde que versión de contrato se esta mostrando la información que buscabas, mas aun cuando es información histórica.
- En los reportes de tipo persona contrato (histórico), si buscas información de personas que no están vigentes o quieres saber quienes ya no estan vigentes en la empresa, ademas de agregar el campo de "Persona Empresa_hasta", puedes incluir el campo de "Motivo Egreso_Nombre" el motivo de egreso de la persona o del contrato. Como también podrá agregar el campo Persona Empresa_finiquitado que indicara si el contrato en cuestión esta o no finiquitado con un falso o verdadero.