¿Qué son las vacaciones?
El concepto de vacaciones hace referencia a un periodo de días determinados al año en el que el trabajador interrumpe sus actividades laborales para descansar pero mantiene el sueldo, es decir, que el periodo de vacaciones se paga.
En este artículo encontrarás como ingresar, editar o eliminar solicitudes de vacaciones y flujo natural de las solicitudes.
Saldo de vacaciones
En la ficha del trabajador > Pestaña vacaciones, podrás visualizar el saldo devengado de días de vacaciones al día de hoy, desglosando los días normales y progresivos si corresponde.
Saldo que el trabajador también visualiza desde su aplicación al momento de hacer la solicitud.
Flujo de aprobación
Las solicitudes de vacaciones tienen un flujo natural y automático entre el trabajador (quien realiza la solicitud de días) y la jefatura (quien aprueba la solicitud).
Dicha jefatura que participa en el flujo es quie fue definido en la ficha del trabajador, campo "jefe", quien recibe un email con la notificación de la solicitud y una notificación push en su app, en caso de tenerlas activas :
De esta forma, la jefatura podrá aprobar o rechazar la solicitud directamente desde:
- El email de notificación
- Ingresando a Talana Next > mi mundo > Solicitudes de mi equipo
- O al portal web https://mi.talana.com/
Incluso, los usuarios con perfiles de administrador de la plataforma puede también aprobar o rechazar las solicitudes, directo desde la ficha del trabajador con la opción de editar :
Una vez aprobada la solicitud, esta será rebajada de saldo de vacaciones de la ficha del trabajador, y se genera el comprobante con el detalle de la solicitud, de la cual el trabajador recibe una copia en su correo persona definido en su ficha y además queda disponible el certificado en el portal del trabajador (APP o versión web)
Si además tienes contratado firma digital, se activa automáticamente el flujo de firma del comprobante de vacaciones, siempre y cuando Ambas partes estén enroladas al momento de realizar la solicitud, porque el flujo de activa al momento de la aprobación.
Dato importante: Si una de las partes no está enrolada al momento de aprobar la solicitud, el flujo de firma no se dispara.
Adicional al flujo antes descrito, se pueden ingresar dichas solicitudes directamente en la ficha del trabajador.
Para realizar la carga de solicitudes de vacaciones de manera individual lo puedes hacer desde la ficha, según el paso a paso detallado a continuación:
Ficha 1
Desde la ficha del trabajador (sin editar) > pestaña vacaciones > agregar vacaciones:
Puedes seleccionar el tipo de días a rebajar de la solicitud : normales o progresivos (si no tienes la opción, se debe activar), y automáticamente el sistema calcula la fecha de retorno con tan solo ingresar la fecha de inicio y los días a tomar:
Para eliminar el la solicitud, también se puede realizar desde la ficha, con la opción
Ficha 2
Desde la ficha del trabajador (sin editar) > pestaña ausencias > acá te posicionas en "vacaciones" y luego "ingresar vacaciones"
Para eliminar el la solicitud, también se puede realizar desde la ficha desde "acciones":
Independiente de si la solicitud la hace el trabajador desde el portal, o se ingresa directo en su ficha, la solicitud queda en estado "Pendiente", por lo tanto debe ser aprobada por el jefe o por el administrador para que se rebaje del saldo y se genere el comprobante por dicha solicitud.
Para cargar solicitudes vacaciones de forma masiva, debes ir a menú lateral > carga de datos > otros cargadores >Vacaciones y descargar la planilla de ejemplo
Acá podrás cargar solicitudes de vacaciones que idealmente ya han sido aprobadas (históricas)
Campos a cargar:
Empleado: Rut del empleado. (Obligatorio)
Vacaciones Desde: Fecha de inicio de las vacaciones tomadas por el trabajador, formato definido en la planilla (Obligatorio)
Número Días: Cantidad de días tomados. (Obligatorio)
Medios Días: Indicar si los días tomas son medios días o no. (Obligatorio)
Tipo de Días: Podrás seleccionar si los días tomados son normales o progresivos
Aprobada: Podrás cargar el estado de las vacaciones (aprobadas, pendientes o rechazadas) si son cargadas como pendientes llegará un correo a la jefatura del trabajador. (Obligatorio)
Identificador de contrato: Esta opción solo la debes completar si trabajas con código de contrato (forma de identificar los contratos, cuando es 2 o más durante el mes)
Jornada: Este campo es para indicar la jornada en que fueron tomas las vacaciones. Cómo es campo con selector lo debes de completar si o si, esta columna está sujeta a lo que indiques en la columna “d” (es medio día o no) que manda sobre esta columna. (Obligatorio)
Observaciones: Campo libre para indicar alguna observación de las vacaciones que ingresas, es opcional.
Una vez lista la planilla, para la carga puedes utilizar la opción "subir nuevos" para registros que no han sido cargados antes en la plataforma o "Actualizar los que están, y cargar los que no están"
En la carga masiva, a diferencia del flujo o del ingreso individual, tienes la opción de cargar dichas solicitudes ya aprobadas, selecconando en el campo "Aprobada" la opción A, y de esta forma, no notificará a ninguna de las partes por la solicitud, se rebajará del saldo del trabajador y se emitirá el comprobante.
A continuación te dejamos el video con el paso a paso para la carga:
Dentro de la reportería, podrás encontrar distintos informes sobre saldos o detalle de solicitudes, que te ayudarán en la gestión del día a día:
Comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.