Vacaciones

¿Qué son las vacaciones?

El concepto de vacaciones hace referencia a un periodo anual en que el trabajador interrumpe sus actividades laborales para descansar, manteniendo el pago de su salario. En otras palabras, las vacaciones son un descanso remunerado.

Saldo de vacaciones

En la Ficha del trabajador, podrás visualizar el saldo devengado de días de vacaciones al día actual, desglosando los días normales y progresivos según sea el caso.

Para llegar a la ficha dirígete al Menú lateral > Configuraciones > Firma

Este saldo también puede ser visualizado por el trabajador desde su cuenta en la app Talana Next al momento de realizar la solicitud.

Ten en cuenta que el saldo de vacaciones mostrado en la ficha del trabajador se acumula de forma gradual día a día, considerando como fecha de inicio la fecha de contratación.

Es importante tener en cuenta que el saldo de vacaciones se irá descontando a medida que se ingresen solicitudes y estas sean aprobadas.

Independientemente de si la solicitud fue realizada por el trabajador a través del portal o registrada manualmente por un administrador, esta quedará en estado Pendiente. Solo una vez que sea aprobada por la jefatura o un administrador, se descontará del saldo disponible y se generará el comprobante correspondiente.

Carga de vacaciones individual

Como administrador, puedes ingresar solicitudes de vacaciones de forma individual. Para ello, dirígete a la Ficha del trabajador > pestaña Vacaciones > + Agregar vacaciones.

A continuación, te mostramos el paso a paso detallado.

• Fecha de inicio: Indica el día en que comienzan las vacaciones.

• Cant. días: Especifica la cantidad de días que deseas solicitar.

• ¿Solo medio día?: Selecciona “Sí” si se tomará solo medio día, o “No” si se tomará uno o más días completos.

• Tipo de días: Indica si los días solicitados serán proporcionales o progresivos.

Finalmente, la plataforma determinará de forma automática la fecha de retorno de la solicitud en función de la jornada ingresada en la ficha del trabajador.

Ten presente que la fecha de retorno está sujeta a la jornada laboral acordada con tu trabajador.

En consecuencia: 

• En las jornadas con contrato de trabajo pactado en días hábiles, su retorno se generará en días hábiles siguientes al término de vacaciones.
• En las jornadas de lunes a sábado, o martes a sábado, solicita las vacaciones, inicialmente para los días hábiles y luego, para solicitar el sábado como vacaciones. Se debe realizar una solicitud independiente por dicho día.
• En situaciones en las que el contrato de trabajo sea de tipo part-time y su jornada abarque días inhábiles, el cálculo se imputará exclusivamente en días hábiles. Esto se ajusta a lo establecido en el código laboral, que especifica que las vacaciones deben ser consideradas exclusivamente dentro de los días hábiles (Art. 67,69 y 70 del Código del Trabajo). 

Carga de vacaciones masivas

También tienes la opción de cargar solicitudes de vacaciones de forma masiva. Para ello, dirígete al menú lateral: Carga de datos > Otros cargadores > Vacaciones, y descarga la planilla de ejemplo.

Este cargador te permitirá ingresar solicitudes que ya han sido aprobadas (vacaciones históricas), o bien utilizarlo para gestionar múltiples solicitudes en una sola acción dentro de este flujo.

Al descargar el archivo Excel, completalo con la información correspondiente. 

A continuación, te detallamos la descripción de cada campo:

Descripción de campos:

• Empleado: RUT del trabajador. (Obligatorio)

• Vacaciones Desde: Fecha de inicio de las vacaciones tomadas por el trabajador, según el formato definido en la planilla. (Obligatorio)

• Número Días: Cantidad total de días solicitados. (Obligatorio)

• Medios Días: Indica si los días tomados corresponden a medios días (Sí/No). (Obligatorio)

• Tipo de Días: Selecciona si los días tomados son normales o progresivos.

• Aprobada: Estado de la solicitud (aprobada, pendiente o rechazada). Si se carga como pendiente, se enviará un correo de notificación a la jefatura del trabajador. (Obligatorio)

• Identificador de contrato: Completar solo si gestionas contratos con código identificador (útil cuando un trabajador tiene más de un contrato en el mismo mes).

• Jornada: En caso de haber tomado medio día (según columna "Medios Días"), específica si corresponde a jornada AM o PM. (Obligatorio)

• Observaciones: Campo opcional para agregar cualquier comentario relevante sobre la solicitud.

Una vez lista la planilla para la carga, puedes utilizar las siguientes opciones:

• Actualiza los que están, y cargar los que no están: combinación de las opciones cargar nuevos y actualizar.
• Actualizar: Actualiza las solicitudes que ya se encuentran cargadas.
• Subir nuevos: Registra las solicitudes que no han sido cargados antes en la plataforma.

• Solo validar los datos: Válida los datos de forma previa a la carga. 

   

  Nota

  En la carga masiva, a diferencia del flujo o del ingreso individual, tienes la opción de cargar dichas solicitudes ya aprobadas, seleccionando en el campo Aprobada la opción A, y de esta forma, no notificará a ninguna de las partes por la solicitud, se rebajará del saldo del trabajador y se emitirá el comprobante.

  En caso de que la solicitud se ingrese con estado Pendiente, se activará automáticamente el flujo de aprobación, enviando la notificación correspondiente a la persona responsable.

Edición de solicitudes ingresadas

En caso de ser necesario, podrás editar o eliminar una solicitud directamente desde la ficha del trabajador. 

Para ello, dirígete a la solicitud ingresada y verás los íconos correspondientes: un lápiz para editar y un basurero para eliminar la solicitud.

Si necesitas editar una solicitud, ten en cuenta que solo podrás hacerlo mientras esta se encuentre en estado Pendiente. Una vez que la solicitud ha sido aprobada, ya no será posible modificarla.

Dentro del flujo de edición podrás realizar las siguientes acciones:

• Modificar las fechas propuestas.

• Actualizar el estado para dejarlas como pendientes, aprobadas o rechazadas.

Flujo y aprobación de vacaciones

Ingreso de solicitud mediante la app

Uno de los primeros pasos para iniciar el flujo de una solicitud es su ingreso. En condiciones normales, el trabajador será quien la registre a través de Talana Next o Mi Talana, lo que dará inicio al flujo de aprobación. Tal como mencionamos anteriormente, este proceso también puede ser realizado por el administrador mediante la plataforma, en caso de ser necesario.

Flujo de aprobación

Las solicitudes de vacaciones tienen un flujo natural y automático entre el trabajador (quien realiza la solicitud de días) y la jefatura (quien aprueba la solicitud). 

La jefatura dentro de este flujo, corresponde a quien haya sido definida en la ficha del trabajador, en el campo Jefe. Esta persona recibe un correo con la notificación de la solicitud y una notificación push en su app, en caso de tenerlas activas:

De esta forma, la jefatura podrá aprobar o rechazar la solicitud directamente desde: 

• El correo de notificación.
• Ingresando a Talana Next > Mi Mundo > Solicitudes de mi equipo.
• O al portal web https://mi.talana.com/.

Los usuarios con perfiles de administrador de la plataforma también pueden aprobar o rechazar las solicitudes, directo desde la ficha del trabajador o mediante el Administrador de ausencias.

Una vez aprobada la solicitud, serán descontados los días solicitados del saldo de vacaciones de la ficha del trabajador, y se generará el comprobante con el detalle de la solicitud. 

El trabajador recibirá, la notificación y el comprobante con el detalle de la solicitud en su correo personal (definido en su ficha), quedando el certificado en el portal del trabajador (app o versión web).

Ten presente que el certificado te proporcionará información sobre vacaciones, incluyendo:

• Saldo inicial: son los días disponibles de vacaciones a la fecha de la solicitud.
• Saldo final: son los días disponibles de vacaciones a la fecha de retorno de la solicitud. Considera que el día final incluirá la suma proporcional de los días de vacaciones en los que el trabajador estuvo ausente.

El comprobante de vacaciones se genera al realizar la solicitud.

Si tienes contratado el módulo de Firma Digital, al aprobar la solicitud de vacaciones se activará de forma automática el flujo de firmas de la solicitud, siempre y cuando ambas partes (trabajador y jefatura) se encuentren enrolados.

En el caso de que sea rechazada la solicitud, se enviará una notificación de rechazo al correo del trabajador, la cual incluirá la información necesaria para que el trabajador pueda apelar al rechazo (día y lugar de apelación). Esta información debe ser ingresada en los campos correspondientes de la ficha de razón social. Para conocer más, visita el artículo Razones sociales.

Alerta por saldos de vacaciones

Dentro de la plataforma también encontrarás alertas que te ayudarán a validar y gestionar el saldo de vacaciones de tus trabajadores. Entre ellas, se encuentran las siguientes:

Alerta por periodos acumulados

En el caso donde el trabajador cuente con más de dos periodos acumulados, el sistema proporcionará una alerta mencionando que el trabajador se encuentra con más de 30 días de vacaciones acumuladas.

Alerta por vacaciones cortas:

En el caso donde el trabajador no ha realizado uso de feriado legal por al menos 10 días de vacaciones corridas durante su periodo contractual, el sistema proporcionará una alerta informando él no usó de feriado legal.

Estas alertas se mostrarán siempre que accedas a la ficha del trabajador, en la pestaña Vacaciones, y dicho trabajador cumpla con las casuísticas específicas correspondientes.

Reportes de vacaciones

Dentro de la reportería encuentras distintos informes sobre saldos o detalle de solicitudes que te ayudarán en la gestión del día a día. Son las siguientes: 

• Detalle vacaciones pendiente: Este reporte tiene como objetivo proporcionar una visión clara del saldo de vacaciones pendientes de cada trabajador.
• Reporte de vacaciones > a 10 días: En este reporte podrás acceder al registro de las últimas solicitudes de tus trabajadores, con el fin de verificar si han cumplido con la obligación de tomar al menos 10 días de vacaciones dentro del año.
• Detalle vacaciones históricas: este informe permite acceder al registro de todas las vacaciones aprobadas y rechazadas de los trabajadores asociados a tu base de datos.
• Informe saldo de vacaciones: Este informe permite analizar el historial de vacaciones de cada trabajador de forma individual. Proporciona detalles sobre los días devengados, consumidos y totales, ya sean proporcionales y/o progresivos.