Vacaciones

Para realizar la carga de solicitudes de vacaciones de manera individual, lo puedes hacer desde la ficha según el paso a paso detallado a continuación: 

Desde la Ficha del trabajador (sin editar) > pestaña Vacaciones > Agregar vacaciones:

Se desplegará el modal donde deberás llenar los datos para ingresar las vacaciones.

Para permitir seleccionar el tipo de días a consumir, se debe activar una configuración desde el selector de módulos. Para ello, selecciona Mundo APP, y luego busca la pestaña Gestión de personas donde podrás activar la configuración con el nombre “Habilitar elección de vacaciones proporcionales o progresivas”.

Finalmente, la plataforma determinará de forma automática la fecha de retorno de la solicitud en función de la jornada ingresada en la ficha del trabajador.

Ten presente que la fecha de retorno está sujeta a la jornada laboral acordada con tu trabajador.

En consecuencia: 

• En las jornadas con contrato de trabajo pactado en días hábiles, su retorno se generará en días hábiles siguientes al término de vacaciones.
• En las jornadas de lunes a sábado, o martes a sábado, solicita las vacaciones, inicialmente para los días hábiles y luego, para solicitar el sábado como vacaciones. Se debe realizar una solicitud independiente por dicho día.

• En situaciones en las que el contrato de trabajo sea de tipo part-time y su jornada abarque días inhábiles, el cálculo se imputará exclusivamente en días hábiles. Esto se ajusta a lo establecido en el código laboral, que especifica que las vacaciones deben ser consideradas exclusivamente dentro de los días hábiles (Art. 67,69 y 70 del Código del Trabajo). 

Para eliminar la solicitud, también se puede realizar desde la ficha con la opción .

Independiente de si la solicitud la hace el trabajador desde el portal o se ingresa directo en su ficha, la solicitud queda en estado Pendiente, por lo tanto, debe ser aprobada por la jefatura o por el administrador para que se rebaje del saldo y se genere el comprobante por dicha solicitud.

Para cargar solicitudes de vacaciones de forma masiva, debes ir a menú lateral: Carga de datos  > Otros cargadores > Vacaciones y descargar la planilla de ejemplo.

Acá podrás cargar solicitudes de vacaciones que ya han sido aprobadas (históricas).

Descripción de campos:

Empleado: RUT del trabajador (Obligatorio).

Vacaciones Desde: fecha de inicio de las vacaciones tomadas por el trabajador, formato definido en la planilla (Obligatorio).

Número Días: cantidad de días tomados (Obligatorio).

Medios Días: indicar si los días tomados son medios días o no (Obligatorio).

Tipo de Días: podrás seleccionar si los días tomados son normales o progresivos.

Aprobada: podrás cargar el estado de las vacaciones (aprobadas, pendientes o rechazadas) si son cargadas como pendientes llegará un correo a la jefatura del trabajador (Obligatorio).

Identificador de contrato: esta opción solo la debes completar si trabajas con código de contrato (forma de identificar los contratos, cuando es 2 o más durante el mes).

Jornada: este campo es para indicar si, en el caso de haber tomado medio día de vacaciones (indicado en la columna d), fue jornada de tarde o mañana (Obligatorio).

Observaciones: campo libre para indicar alguna observación de las vacaciones que ingresas, este campo es opcional.

Una vez lista la planilla para la carga, puedes utilizar las siguientes opciones:

    —Subir nuevos para registros que no han sido cargados antes en la plataforma.

    —Actualizar los que ya existen.

    —Cargar a los que no están.

En la carga masiva, a diferencia del flujo o del ingreso individual, tienes la opción de cargar dichas solicitudes ya aprobadas, seleccionando en el campo Aprobada la opción A, y de esta forma, no notificará a ninguna de las partes por la solicitud, se rebajará del saldo del trabajador y se emitirá el comprobante. 

Flujo de aprobación

Las solicitudes de vacaciones tienen un flujo natural y automático entre el trabajador (quien realiza la solicitud de días) y la jefatura (quien aprueba la solicitud). 

La jefatura dentro de este flujo, corresponde a quien haya sido definida en la ficha del trabajador, en el campo Jefe. Esta persona recibe un correo con la notificación de la solicitud y una notificación push en su app, en caso de tenerlas activas:

De esta forma, la jefatura podrá aprobar o rechazar la solicitud directamente desde: 

• El correo de notificación.
• Ingresando a Talana Next > Mi Mundo > Solicitudes de mi equipo.
• O al portal web https://mi.talana.com/.

Los usuarios con perfiles de administrador de la plataforma también pueden aprobar o rechazar las solicitudes, directo desde la ficha del trabajador o mediante el Administrador de ausencias.

En la ficha del trabajador, sólo debes seleccionar la opción de editar:

Y mediante el administrador de ausentismos, buscar la solicitud y gestiona: 

Una vez aprobada la solicitud, serán descontados los días solicitados del saldo de vacaciones de la ficha del trabajador, y se generará el comprobante con el detalle de la solicitud. El trabajador recibirá, la notificación y el comprobante con el detalle de la solicitud en su correo personal (definido en su ficha), quedando el certificado en el portal del colaborador (app o versión web).

Ten presente que el certificado te proporcionará información sobre vacaciones, incluyendo:

Saldo inicial: son los días disponibles de vacaciones a la fecha de la solicitud.

Saldo final: son los días disponibles de vacaciones a la fecha de retorno de la solicitud. Considera que el día final incluirá la suma proporcional de los días de vacaciones en los que el trabajador estuvo ausente.

El comprobante de vacaciones se genera al realizar la solicitud.

Si necesitas editar la cantidad de días o cambiar la fecha posteriormente, debes eliminar el comprobante actual y generar una nueva solicitud con la información actualizada. Lo mismo aplica al cargar, editar o eliminar una línea base. Es importante tener en cuenta que cualquier modificación posterior a la generación del comprobante no actualizará automáticamente sus valores ante los cambios mencionados.

Si tienes contratado el módulo de Firma Digital, al aprobar la solicitud de vacaciones se activará de forma automática el flujo de firmas de la solicitud, siempre y cuando ambas partes (trabajador y jefatura) se encuentren enrolados.

En el caso de que sea rechazada la solicitud, se enviará una notificación de rechazo al correo del trabajador, la cual incluirá la información necesaria para que el trabajador pueda apelar al rechazo (día y lugar de apelación). Esta información debe ser ingresada en los campos correspondiente de la ficha de razón social. Para conocer más visita el artículo Razones sociales

Dentro de la reportería encuentras distintos informes sobre saldos o detalle de solicitudes que te ayudarán en la gestión del día a día. Son las siguientes: 

Detalle vacaciones históricas: este informe permite acceder al registro de todas las vacaciones aprobadas y rechazadas de los trabajadores asociados a tu base de datos.

Detalle vacaciones pendientes: este informe ofrece información sobre el saldo de vacaciones pendientes de todos tus trabajadores. Al descargar el reporte, podrás verificar el saldo acumulado hasta la fecha actual.

Bitácora de vacaciones del colaborador: la bitácora de vacaciones permite analizar el historial de vacaciones de cada trabajador de forma individual. Proporciona detalles sobre los días devengados, consumidos y totales, ya sean proporcionales y/o progresivos.