En este artículo te enseñaremos a crear las sucursales de tu empresa. Dato importante para la ficha del colaborador y fundamental si cuentas con nuestro módulo de Asistencia y Turnos.
La importancia de las sucursales es que te servirá para filtrar los distintos procesos que vayas a realizar dentro de los distintos módulos, ya sea para generar documentos, procesos de pago, crear grupos, entregar comunicaciones, etc.
A continuación te mostraremos la manera de crear o editar las sucursales de tu empresa tanto de manera individual como masiva, así como también la forma de geo-localizar tu sucursal para los procesos de marca en el módulo de Asistencia y Turnos.
Para crear una nueva sucursal de forma individual debes hacerlo desde el módulo de Gestión de Personas o Remuneraciones > empresa > sucursales.
Al ingresar a Sucursales debes hacer clic en el icono (+)
Debes completar los campos básicos de la sucursal:
- Nombre (campo obligatorio): Corresponde al nombre de la sucursal, el cual puede ser alfanumérico.
- Código: Corresponde al código interno de cada sucursal, el cual debe ser único y puede ser alfanumérico.
- Desde: Corresponde a la fecha de vigencia o creación de la sucursal. Es un dato referencial.
- Vigente: Esta casilla permite ocultar la sucursal del listado desplegable al momento de asignarla a los colaboradores.
- Calle: Corresponde al nombre de la calle donde está ubicada la sucursal. Para aquellos casos en donde la sucursal se encuentre dentro de un centro comercial, se debe indicar, como dirección, el nombre de la calle principal del centro comercial
- Número: Corresponde a la numeración de la calle.
- Dirección departamento: Corresponde al número de oficina, piso o local. En caso de estar dentro de un centro comercial, corresponde al número del local.
- Comuna: Corresponde a la comuna donde se encuentra dicha sucursal.
- Ciudad: Corresponde a la ciudad donde se encuentra dicha sucursal.
- Teléfono: Corresponde al número de teléfono de la sucursal. Este campo se utiliza para la declaración Jurada de renta.
- Rango: Corresponde al diámetro de marcación a través de la aplicación Talana Next. El valor mínimo corresponde a 60 metros (30 de radio), que es el valor por defecto, según las especificaciones de la DT. (punto 4.1.10 de la certificación ORD. N°2927/58)
Finalmente, debes guardar y la sucursal creada quedará disponible en el listado, y para poder ser asignado a cada colaborador.
Considerar que los campos (Calle, número, Dirección Departamento, Dirección Comuna y Dirección Ciudad), son campos de información crítica para procesos tales como: Descarga del LRE (Libro electrónico de remuneración) y para la integración con I-Med, por lo que son obligatorios.
Para crear sucursales masivamente a través de un archivo Excel, debes hacerlo desde: Gestión de Personas o Remuneraciones > menú lateral > carga de datos > otros cargadores > cargador masivos de Sucursales.
Descarga la planilla de ejemplo y completa los mismos campos que en la creación individual:
A diferencia de la creación individual, existen 4 campos que son de carácter obligatorio: código, nombre, vigente y rango. Por otra parte, el campo georeferencia está acompañado de un comentario con las indicaciones de como ingresar la información en dicho campo.
Una vez lista la planilla con la información en la misma ruta, selecciona la opción “subir nuevos”, selecciona el archivo y “cargar”.
Con eso podrás cargar todas las sucursales con las que cuente tu empresa o las de tus clientes en los casos que prestes servicios a otras empresas.
A continuación encontrarás el video de como realizar la carga masiva de sucursales:
En esta sección profundizaremos en los aspectos que impactan directamente en asistencia, que son:
Geolocalización de la sucursal
Para el módulo de asistencia y turnos, independiente de como fueron creadas las sucursales (individual o masivo) es importante revisar la geolocalización de dichas sucursales, debido a que el punto a definir debe ser lo más preciso posible con respecto al lugar donde se realizaran las marcas.
Para poder mejorar la precisión te recomendamos las siguientes opciones:
1. Hacer clic en el punto rojo y mantener el botón izquierdo presionado hasta mover el punto hasta el lugar que corresponda.
2. La segunda opción, es similar, pero previo a eso te recomendamos modificar la vista, el mapa seleccionando Satélite, tal como muestra la siguiente imagen. Y junto con los botones “+” y “-” acercar la vista en el mapa para poder definir de manera mucho más precisa y clara el lugar de la sucursal o punto donde deben realizar la marca los colaboradores.
De esta manera podrás definir de manera más segura el sitio donde deben marcar los colaboradores desde la app de Talana Next. Ahora, si tu método de marcaje es otro, también es bueno tener geo-localizadas las sucursales para que en mapa del dashboard de Asistencia y Turnos tengas la información de manera más rápida.
Rango
Definido el punto de la sucursal, se debe definir un rango. Dicho rango viene con el mínimo que exige la Dirección del trabajo, que son 30 metros de radio, tal como mencionamos anteriormente.
Es importante tener en cuenta que al momento de geo-localizar tengas información de la señal cerca del sector, dado que eso podría obligarte a definir un rango más amplio, por cuantos algunos smartphones tienen una dificultad un poco mayor para triangular la ubicación en la que se encuentra el colaborador.
Calendario
El Calendario cumple también una función importante dentro de asistencia y turnos, por cuanto si tienes sucursales en otras regiones, cada calendario cuenta con los festivos correspondientes. Dichos feriados los mantenemos actualizado año a año, y casos excepcionales se actualiza en cuanto se tengan la información de un nuevo festivo en el diario oficial.
Luego de tener definidos los puntos anteriores, solo debes guardar tus cambios y comenzar a marcar.