Centros de Costos

¿Qué es un centro de costo?

Un centro de costo es una unidad funcional dentro de una organización a la que se le asignan costos específicos. Puede ser un departamento, un proyecto, o cualquier parte de la empresa que genere costos. La gestión de estos centros, es esencial para el control de gastos y la eficiencia operativa de la organización.

Creación de centro de costo individual

Su creación individual, la puedes realizar desde el menú lateral: Empresa > Centros de Costo. Desde aquí podrás crear, editar o eliminar los centros de costos de la empresa, que posteriormente podrás asignar en la ficha de los colaboradores, tal como se indica en este artículo.

Para añadir un nuevo registro, debes hacer clic en la opción (+).

Tendrás tres campos para completar:

• Depende de (opcional): es para indicar de qué centro de costo depende, lo que permitirá armar la estructura dentro de la empresa.
• Código (requerido): debes ingresar un código único a cada centro de costo.
• Nombre (requerido): nombre del centro de costo, el cual será visible en la ficha del colaborador y reportería.

Editar centro de costo

También podrás editar los centros de costo, tanto su dependencia, como el código y nombre. Para esto, debes hacer clic en el ícono de lápiz (editar), aplicas el cambio y guardas.
Debes considerar que al modificar un registro que ya tienes asignado en la ficha de un colaborador, no es necesario volver a asignarlo, ya que verás el cambio reflejado de manera automática, al igual que en su liquidación de sueldo si es que ya se encontraba procesada.

En las imágenes podemos ver un ejemplo, donde modificamos el nombre del centro de costo 10030 “Personas”, a “TI”.

Eliminar centro de costo

Podrás eliminar registros seleccionando el ícono de basura (borrar), siempre y cuando este centro de costo no se encuentre asignado a ningún colaborador en su ficha. En caso de estar asignado, no permitirá la eliminación.

En caso de fusiones de centros de costos, es recomendable crear nuevos y asignar el nuevo a los colaboradores, con la finalidad de mantener el historial de cambios realizados.

Creación de centro de costo masiva

Para crear centros de costos masivamente a través de un archivo Excel, debes ir a menú lateral: Carga de datos > Otros cargadores > Centros de costo

Al ingresar, descarga la planilla de ejemplo y completa los mismos campos mencionados en la creación individual:

El campo “vigente”, es un selector con opciones desplegables (“S” o “N”) que debes completar de forma obligatoria. Para que posterior a su creación, puedas asignarlos a las fichas de tus colaboradores, te recomendamos completar la celda con valor “S”, de lo contrario no aparecerán disponibles para asignar.

Una vez lista la planilla con la información, podrás subirla desde “Examinar”, selecciona alguna de estas cuatro opciones, y haz clic en “Cargar”.

• Actualizar los que están, y cargar los que no están: esta opción (recomendada) permite actualizar la información que hayas cargado previamente, además de cargar nuevos registros que no existan con anterioridad.
• Actualizar: con esta opción podrás actualizar aquellos registros que hayas cargado con anterioridad.
• Subir Nuevos: esta opción se utiliza cuando necesitas cargar centros de costos que aún han sido creados.
• Solo validar los datos: esta opción permite solamente revisar la información que estás por cargar.

Para crear centros de costos con dependencia, debes tener el centro de costo principal originado previamente, o al momento de realizar la carga, debes ingresarlos en orden tal, que siempre vaya el centro de costo principal primero, y luego los centros de costo hijos, tal como la imagen.

Video: Carga masiva de Centros de Costo

A continuación te presentamos un tutorial para carga masivamente Centro de Costo.