Para generar uno o varios documentos para un colaborador, lo puedes realizar directamente desde la ficha del empleado. A continuación te mostramos como hacerlo desde el formato de las dos fichas del empleado con las que contamos actualmente:
FICHA 1
Desde la ficha del colaborador > acá tiene dos rutas distintas, dependiendo del tipo de plantilla a utilizar
A) Contratos y anexos: Desde la opción "contrato" o "anexos de contrato" ubicado en el costado izquierdo de la ficha:
Luego escoge la plantilla a utilizar, la fecha de vigencia (que figurará en el documento con el respectivo comodín), podrás agregar descripciones o clausulas adicionales para esa persona (En caso de utilizar estos recuadros, debes validar que los comodines estén en las plantillas par que la información sea visible), previsualizar el documento en pdf y finalmente generarlo, el cual quedará almacenado en la carpeta del colaborador:
B) Otros documentos: Para generar documentos de la categoría de la plantillas "Otros documentos", los podrás generar desde la ficha (sin editar)- >pestaña carpeta ->Crear documentos desde plantilla
Luego escoge la plantilla a utilizar, la fecha del documento, podrás seleccionar además si deseas que este documento sea visible o no para el colaborador en su aplicación (talana Next), y por ultimo podrás agregar comentarios adicionales en el recuadro disponible ( validar que el comodín esté en la plantilla para que la información sea visible):
FICHA 2
Desde la ficha del colaborador:
A) Contratos y anexos: Pestaña carpeta -> Acciones
Luego escoge la plantilla a utilizar, la fecha de vigencia (que figurará en el documento con el respectivo comodín), podrás agregar descripciones o clausulas adicionales para esa persona (En caso de utilizar estos recuadros, debes validar que los comodines estén en las plantillas par que la información sea visible), previsualizar el documento en pdf y finalmente generarlo (selecciona el formato), el cual quedará almacenado en la carpeta del colaborador:
B) Otros documentos: Pestaña carpeta > Acciones
Luego escoge la plantilla a utilizar, la fecha del documento, podrás seleccionar además si deseas que este documento sea visible o no para el colaborador en su aplicación (talana Next), y por ultimo podrás agregar comentarios adicionales en el recuadro disponible ( validar que el comodín esté en la plantilla para que la información sea visible):
Generar documentos masivos desde plantilla
Para generar documentos de forma masiva, debes ir a menú lateral > herramientas avanzadas > Impresión masiva de documentos
Acá podremos generar contratos, anexos y documentos de plantillas que hayas creado como "otros documentos". El paso a paso para generar los documentos de manera masiva es el siguiente:
Paso 1: Agregar a los Colaboradores
Primero se deben agregar a las personas a quienes vas a generar dichos documentos, para eso cuentas con varios filtros disponibles:
- Contratadas entre: Este filtro te permitirá seleccionar a las personas en relación a su fecha de contratación o fechas de las versiones de contrato que tenga en su ficha.
- Grupo: es un filtro que requiere previa creación (menú lateral > empresa > grupos)
- Buscar una Persona: desde acá podrás agregar a las personas una a una, entendiendo que el proceso masivo a realizar es un grupo acotado de personas.
- Agregar todos: Permite agregar a todos los colaboradores vigentes en la base de datos.
- Opciones avanzadas: desplegara un listado con mas opciones para poder agregar colaboradores, entres los que destacan los siguientes:
- Incluir finiquitados: Este filtro no es tan literal como podrías pensar, lo que ayuda a realizar este filtro es agregar a las personas o las versiones de contrato "no vigente" que pueda tener un colaborador. Ejemplo, tu base de datos esta en el mes de Julio, acabas de crear la ficha de todos los empleados que ingresan en Agosto, si los agregas solo con el filtro de fecha no se agregar personas, pero si seleccionas este filtro y luego el de fechas, permite traer a las personas de contratos no vigentes por fechas futuras.
- Incluir solo el contrato mas reciente: Es un filtro que tiene relación con el anterior, para que en los casos que uno de tus colaboradores cuente con mas de un contrato para el mismo mes, solo agregue el contrato mas vigente.
- Reglas cascada: Este filtro te permitirá agregar reglas para los filtros. Dichos filtros son similares a los reportes personalizados. Lo primero es definir si la condición es "Y" u "O", y luego añadir la regla, que puede ser por sucursal, centro de costo, forma de pago, gerencia, sindicato. Este tipo de filtro, a diferencia de los que viene por defecto, generan el efecto embudo con respecto a los trabajadores que mostrara, a diferencia de los otros q son aditivos.
Paso 2: Seleccionar la plantilla
El segundo paso luego de agregar a las personas en base a las instrucciones anteriores es seleccionar la plantilla que vas a usar para generar el documento, definir si el colaborador puede o no ver el documento que vas a generar, y la fecha de vigencia del documento ( dicha fecha se vera reflejado en el documento siempre que hayas ingresado el comodín correspondiente para ese efecto).
puedes notar que la pantalla mostrara rut y nombre del colaborador, si esta o no enrolado y lo mas importante la columna "Contrato". Esta ultima columna te permitirá ver la fecha de la versión de contrato desde donde Talana tomara la información para completar los datos de dicha plantilla.
Adicionalmente, en la imagen de ejemplo puedes notar que hay una fila en amarillo, lo que equivale a una advertencia solamente. Dicha advertencia significa que para la versión de contrato que estas seleccionando ya se genero un documento que no es necesariamente el mismo que vayas a generar, lo cual no es un error, y por tanto, tendrás que definir si quitas o no a esa o esas personas del listado al momento de previsualizar o generar, tal como mostraremos a continuación.
Paso 3: Previsualización (opcional)
Revisado el proceso de agregar a las personas y seleccionada la información sobre el documento viene el proceso de previsualizar el documento, este paso lo puedes saltar y simplemente generar, pero te recomendamos siempre previsualizar para que así no tengas que posteriormente estar eliminando documentos de manera masiva.
Para poder previsualizar, debes seleccionar en acciones y tendrás dicha opción
Al seleccionar dicha opción, el sistema comenzará a generar los documentos en un solo archivo para revisar, sin genéralos en la ficha del colaborador. Y en los casos que cuentes con colaboradores que aparecen con la advertencia de color amarillo, tendrás que seleccionar las siguientes opciones:
- Generar nuevo contrato en la carpeta del colaborador: Genera un documento nuevo, esta es la opción que mas deberías ocupar en los proceso de generar nuevos documentos, dado que realiza la acción de generar el contrato o anexo, independiente de que ya tenga alguno generado.
- Remover personas de la lista: Saca a todas las personas que tengan el signo de advertencia o de color amarillo del proceso ya sea de previsualización o de generación de documentos
- Obtener contratos ya generados: Podrás descargar los contratos o anexos generados anteriormente a los trabajadores que presenten la advertencia o que estén de color amarillo en el listado de los colaboradores seleccionados en el proceso.
Definida la opción de previsualizar (que es recomendable), comenzará el proceso correspondiente
Generando un archivo pdf con cada uno de los documentos, para que los puedas revisar
Si posterior a la revisión de los documentos esta todo en orden, con la información correcta, entonces podrás generar tus documentos de manera masiva.
Paso 4: Generar documentos
Para generar los documentos y que se almacene dicho archivo en la carpeta de cada colaborador, debes seleccionar en "Generar"
Si luego de previsualizar aun esta dentro de la lista de empleados a generar el colaborador en amarillo u advertencia, entonces la respuesta dada al momento de previsualizar quedara guardada, por lo que solo tendrás que aceptar
Y al igual que en la previsualizar, Talana comenzara a generar los documentos en la ficha de cada colaborador.
Terminado el proceso, al igual que la previsualización, aparte de generar los archivos en la ficha de los colaboradores, tendrás un pdf. con cada uno de los documentos generados para los colaboradores seleccionados.
Paso 5: Firma de los documentos (opcional)
En el caso que los documentos generados de manera masiva necesites enviarlos a firma, te recomendamos realizarlo desde el modulo de firma digital, para lo cual puedes hacer clic aquí, para revisar ese proceso masivo.
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