Para generar uno o varios documentos para un trabajador, lo puedes realizar directamente desde su ficha.
En la ficha del trabajador encontrarás dos rutas distintas, dependiendo del tipo de plantilla a utilizar:
A) Contratos y anexos:
Selecciona Contrato o Anexos de Contratos según corresponda y luego escoge la plantilla a utilizar. En ella deberás indicar la fecha de vigencia, que figurará en el documento de acuerdo al comodín.
Adicionalmente, puedes agregar descripciones o cláusulas. En este caso, debes validar que los comodines estén insertos en las plantillas para que la información sea visible.
Por último, previsualiza el documento en PDF y selecciona Generar documento. Una vez generado, este quedará almacenado en la carpeta del trabajador:
B) Otros documentos: para generar documentos de la categoría de plantillas Otros documentos, dirígete a la Ficha del trabajador (sin editar) > pestaña Carpeta > Crear documentos desde plantilla.
Luego, escoge la plantilla a utilizar, la fecha del documento y selecciona si el documento será visible para el trabajador en su app talana Next o portal Mi Talana.
Por último, agrega opcionalmente comentarios adicionales en el recuadro disponible. Para esto, valida que el comodín se encuentre inserto en la plantilla, de forma que la información sea visible.
Generar documentos masivamente desde plantilla
Para generar documentos de forma masiva, dirígete a > menú lateral > Herramientas Avanzadas > Impresión masiva de documentos.
Con esta herramienta puedes generar contratos, anexos y documentos a partir de plantillas que hayas creado como Otros documentos. El paso a paso es el siguiente:
Paso 1: agregar a los trabajadores
Agrega a las personas a quienes vas a generar dichos documentos, para esto cuentas con varios filtros:
- Contratadas entre: selecciona a las personas según su fecha de contratación o fecha de versiones de contrato.
- Grupo: requiere previa creación (menú lateral > Empresa > Grupos)
- Buscar una persona: selecciona a las personas una a una.
- Agregar todos: agrega a todos los trabajadores vigentes.
- Opciones avanzadas: desplegará un listado con más opciones, entre las que destacan las siguientes:
- Incluir finiquitados: agrega a las personas o las versiones de contratos no vigentes que pertenecen a un trabajador. Por ejemplo, si tu base de datos está posicionada en el mes de julio y acabas de crear la ficha de todos los trabajadores que ingresan en agosto, al filtrar por el mes de julio, no se agregarán estas personas. Sin embargo, si seleccionas adicionalmente el filtro Incluir finiquitados, podrás traer a las personas con contratos vigentes para fechas futuras.
- Incluir solo el contrato más reciente: en caso de que el trabajador cuente con más de un contrato para el mismo mes, solo se agrega el más vigente.
- Reglas cascada: permite agregar reglas a los filtros. Primero, debes definir si la condición es Y u O, y luego añadir la regla. Esta puede ser por sucursal, centro de costo, forma de pago, gerencia o sindicato. A diferencia de los filtros predeterminados, este tipo de filtro genera un efecto embudo sobre los trabajadores que se muestran, en lugar de ser aditivo como los demás filtros.
Paso 2: seleccionar la plantilla
Selecciona la plantilla que vas a utilizar para generar el documento. Junto a esto, define si el documento será visible para el trabajador y selecciona su fecha de vigencia.
Recuerda que la plantilla debe contener el comodín correspondiente para que la fecha de vigencia se vea reflejada.
La pantalla muestra el nombre del trabajador, RUT y si este se encuentra enrolado. Por otro lado, en la columna Contrato, permite ver la fecha de la versión de contrato desde la cual Talana obtiene la información para completar los datos de dicha plantilla.
Las líneas destacadas en amarillo representan una advertencia que indica que ya se ha generado un documento previamente para la versión de contrato que se está seleccionando. En tal caso, puedes eliminar a la persona del listado o generarlo de todas formas.
Paso 3: previsualización (opcional)
Luego de seleccionar la plantilla y a los trabajadores a los cuales les generarás el documento, te recomendamos previsualizar el documento para revisar que esté todo en orden.
Para esto, selecciona Acciones y luego Previsualizar.
Para su previsualización, el sistema genera los documentos en un solo archivo, sin generarlos en la ficha del trabajador.
En caso de que exista algún o algunos trabajadores que tengan la advertencia de color amarillo, debes seleccionar una de las siguientes opciones:
- Generar nuevo contrato en la carpeta del trabajador: genera un documento nuevo, independientemente de que ya se haya generado uno anteriormente.
- Remover personas de la lista: remueve a todos los trabajadores que tienen advertencia.
- Obtener contratos ya generados: descarga los contratos o anexos generados anteriormente a los trabajadores que presenten la advertencia.
Luego de seleccionar una de estas opciones, se generará un archivo PDF con cada uno de los documentos.
Paso 4: generar documentos
Para generar los documentos y que queden almacenados en la carpeta de cada trabajador, selecciona la opción Generar.
En caso de que exista algún o algunos trabajadores que tengan la advertencia de color amarillo, debes seleccionar una de las opciones nombradas anteriormente.
Por último, selecciona Aceptar. Los documentos serán generados y almacenados en la ficha de cada trabajador.
Terminado el proceso, al igual que en la previsualización, se descargará un PDF con los documentos generados.
Paso 5: firma de los documentos (opcional)
Para enviar a firmar los documentos de manera masiva, te recomendamos realizarlo desde el módulo de Firma Digital. Haz clic aquí para revisar el proceso completo.