Para generar uno o varios documentos para un trabajador, lo puedes realizar directamente desde su ficha.
En la ficha del trabajador encontrarás dos rutas distintas, dependiendo del tipo de plantilla a utilizar:
A) Contratos y anexos:
Selecciona Contrato o Anexos de contratos según corresponda y luego escoge la plantilla a utilizar. En ella deberás indicar la fecha de vigencia, que figurará en el documento de acuerdo al comodín.
Adicionalmente, puedes agregar descripciones o cláusulas. En este caso, debes validar que los comodines estén insertos en las plantillas para que la información sea visible.
Por último, previsualiza el documento en PDF y selecciona Generar documento. Una vez generado, este quedará almacenado en la carpeta del trabajador:
B) Otros documentos: para generar documentos de la categoría de plantillas Otros documentos, dirígete a la Ficha del trabajador (sin editar) > pestaña Carpeta > Crear documentos desde plantilla.
Luego, escoge la plantilla a utilizar, la fecha del documento y selecciona si el documento será visible para el trabajador en su app talana Next o portal Mi Talana.
Por último, agrega opcionalmente comentarios adicionales en el recuadro disponible. Para esto, valida que el comodín se encuentre inserto en la plantilla, de forma que la información sea visible.
Generar documentos masivamente desde plantilla
Para generar documentos de forma masiva, dirígete a > menú lateral > Herramientas Avanzadas > Generación masiva de documentos.
Con esta herramienta puedes generar contratos, anexos y documentos a partir de plantillas.
Paso 1: agrega a los trabajadores
Para seleccionar a los trabajadores a los que se necesita generar documentos, puedes realizarlo de diferentes formas:
- Contratadas entre: selecciona a las personas según su fecha de contratación o según las fechas desde y hasta de sus versiones de contrato.
- Grupo: selecciona a los grupos de trabajadores por grupos. Requiere previa creación de los grupos (menú lateral > Empresa > Grupos).
- Buscar una persona: selecciona a las personas individualmente.
- Agregar a todos: agrega a todos los trabajadores vigentes.
Opciones avanzadas: se desplegará un listado con más opciones, entre las que destacan las siguientes:
- Incluir finiquitados: agrega a las personas o las versiones de contratos no vigentes de un trabajador. Por ejemplo, si la base de datos está posicionada en el mes de julio y tienes trabajadores con fecha de vigencia de contrato a partir de agosto, al seleccionar esta opción podrás traer a las personas con contratos vigentes para fechas futuras.
- Incluir solo el contrato más reciente: en caso de que el trabajador cuente con más de un contrato para el mismo mes, solo se agregará el más vigente.
- Reglas cascada: permite agregar reglas a los filtros. Primero, debes definir si la condición es Y u O, y luego añadir la regla. Esta puede ser por sucursal, centro de costo, forma de pago, gerencia o sindicato. A diferencia de los filtros predeterminados, este tipo de filtro genera un efecto embudo sobre los trabajadores, en lugar de ser aditivo como los demás filtros.
Importante:
Al momento de agregar a los trabajadores, la pantalla mostrará el nombre del trabajador, RUT y si este se encuentra enrolado. Por otro lado, en la columna Contrato, permite ver la fecha de la versión de contrato desde la cual Talana obtiene la información para completar los datos de dicho documento a generar.
Los trabajadores que aparecen destacados en amarillo y con un ícono de advertencia, son aquellos que para la versión de contrato que aparece en la columna “Contrato”, ya se generó un documento. Este documento no es necesariamente el mismo que necesitas generar en tu proceso actual, siendo esto solo una advertencia.
Lo importante es que, frente a un cambio contractual, las fechas de la columna “Contrato” estén en orden según las modificaciones o fecha de contratación de los trabajadores que ingresaste al proceso.
Paso 2: Selecciona la plantilla
Luego de agregar a los trabajadores, selecciona la plantilla que utilizarás para generar los documentos masivamente.
Paso 3: fecha de vigencia.
Una vez que selecciones la plantilla, ingresa la fecha de vigencia del documento. Esta se verá reflejada dentro del documento siempre que se utilice el comodín {{fechaGeneroContrato}} dentro de la plantilla HTML o, en su defecto, fecha_generacion_contratos para plantillas en formato Word.
Lo anterior va a depender de qué fecha se quiere mostrar dentro del documento o en función del tipo de plantilla, por lo que para algunos casos podrías hacer uso de la fecha de contratación o la fecha “desde” que responde al inicio de una nueva versión de contrato.
Paso 4: Previsualizar
Este paso es opcional, pues permite previsualizar de manera individual el documento de cada trabajador, de tal manera de verificar que la información de los documentos sea correcta, así como su formato y estructura.
Paso 5: generar documentos
Al hacer clic en el botón “Generar”, se disponibilizará el documento en la ficha de cada uno de los trabajadores y se descargará un archivo excel con el detalle de los documentos generados.
Este archivo, contiene el detalle de todas las personas a quienes se les generó el documento, la carpeta o categoría donde se almacena, la fecha de creación y quien realizó el proceso.
En el caso que necesites descargar los documentos de forma masiva, puedes hacerlo a través del gestor de documentos, donde también podrás verificar la carpeta que contiene los documentos generados y moverlos a otra carpeta de ser necesario.
Importante:
Al momento de generar documentos, si hay trabajadores bajo la condición mencionada en el paso 1, o se encuentran destacados en amarillo, se desplegará una ventana indicando que hay personas con contratos ya generados. Recuerda que esto está asociado a la versión de contrato desde la cual se extrae la información.
Las opciones que tendrás frente esto son:
- Remover a las personas de la lista: esta acción eliminará del proceso a las personas que se encuentren con la advertencia.
- Obtener contratos ya generados: descargará un archivo zip con los documentos que se hayan generado anteriormente para la misma versión de contrato que se señala en la columna “Contrato”.
- Generar nuevo contrato en la carpeta del trabajador: se ejecutará el proceso de generar el documento con la plantilla seleccionada. Este será un documento nuevo y no se eliminará ningún documento generado de manera previa. Por lo tanto, podrías tener documentos con el mismo nombre, pero con diferente información dentro de cada uno. Un ejemplo de esto es un anexo por cambio de sueldo, donde tendrás uno por cada modificación de sueldo que realices a los trabajadores.
Paso 6: firma de documentos.
Al generar los documentos de forma masiva y contar con el módulo de Firma Digital, podrás realizar la solicitud masiva de firma desde este. Para más información revisa aquí.