La herramienta Gestionar Documentos te permite realizar la gestión de los documentos generados o cargados dentro de Talana.
Puedes encontrar esta herramienta desde el menú lateral > Herramientas Avanzadas > Masivos > Gestionar Documentos.
Esta herramienta está disponible solo para los usuarios que cuentan con el perfil Analista de Pago Superpoderoso.
¿Qué podrás hacer con esta herramienta?
- Eliminar documentos de forma masiva (contratos, anexos, documentos de finiquito, comprobantes de préstamos y documentos del tipo Otros documentos).
- Eliminar solicitudes de firma (flujo de firmas).
- Cambiar el nombre de los documentos.
- Mover documentos de una carpeta a otra.
- Dejar visible u ocultar documentos al trabajador (en su App Talana Next y portal Mi Talana).
- Descargar documentos con y sin firma digital de forma masiva (contratos, anexos, documentos de finiquito, comprobantes de préstamos y documentos del tipo Otros documentos).
¿Cómo funciona?
Utiliza los filtros para buscar documentos. Al seleccionar los filtros correspondientes, haz clic en Filtrar documentos.
Una vez aplicados los filtros, selecciona los documentos de los trabajadores que deseas gestionar y, en Acciones, selecciona la que necesitas realizar.
Las acciones que puedes realizar son:
- Eliminar los documentos seleccionados: se elimina el documento. Este puede estar firmado digitalmente y aún así ser eliminado.
- Eliminar solicitud de firma: se elimina la solicitud de firma enviada a el o los trabajadores y contrapartes correspondientes.
- Cambiar nombre: permite modificar el nombre de los documentos seleccionados.
- Mover a carpeta: permite seleccionar documentos y moverlos a una carpeta existente o crear una nueva.
- Dejar visibles para el trabajador: esta acción deja visible el documento al trabajador en la app Talana Next o el portal Mi Talana.
- Ocultar selección al trabajador: genera el efecto contrario al anterior, dejando ocultos al trabajador los documentos en la app Talana Next o el portal Mi Talana.
- Descargar Seleccionados: permite descargar todos los documentos seleccionados.
- Descargar seleccionados firmados: a diferencia de la opción anterior, esta solo descargará aquellos archivos que cuenten con firma digital.
Importante: si necesitas eliminar una carpeta, debes borrar los archivos de dicha carpeta o traspasarlos a otra. De esta manera, al no tener documentos, se eliminará de forma automática.