Solicitud masiva de firma digital

1. Pasos Previos

Carga o genera los documentos a firmar.

- Documentos generados a partir de plantillas: genera documentos a partir de plantillas de forma masiva. Para esto, puedes revisar el siguiente artículo.

- Documentos cargados: carga documentos desde tu computador. Estos deben contar con las siguientes características:

• Deben estar cargados en formato PDF.
• En el caso de ser una carga masiva deben nombrarse de la misma forma. Esto, debido a que al momento de ser enviados a firmar, la búsqueda y selección masiva de archivos se realizará a través del nombre del documento.

Conoce el paso a paso para cargar documentos, revisa el artículo Carga de documentos individual

2. Crear solicitud de firma masiva

Para crear una solicitud masiva de firma, dirígete al módulo de Firma Digital.

Luego, selecciona la opción Solicitud de firma.

En la pantalla podrás ver las campañas ya generadas o crear una nueva. Para esto, haz clic en solicitud de firma.

3. Selección de documentos y trabajadores

Selecciona los documentos que necesitas enviar a firmar. 

Para seleccionar los documentos, sigue los siguientes pasos:

3.1 Tipo de documento: selecciona el tipo de documento que enviarás a firmar. 

Tendrás las siguientes opciones: 

• Contratos y anexos: son los documentos que se hayan creado utilizando las plantillas de Talana o que hayas cargado dentro de la carpeta Anexos y contratos.
• Documentos: estos documentos corresponden a aquellos generados desde Talana, que no se encuentran alojados en la carpeta Anexos y contratos, o a aquellos que fueron cargados y alojados en otras carpetas.
• Liquidaciones: corresponden a las liquidaciones de sueldo procesadas por Talana.

3.2  Desde: selecciona la fecha en que fueron generados los documentos. Con este filtro Talana buscará todos los documentos generados dentro del periodo de tiempo que hayas seleccionado.

3.3 Tipo de contrato: selecciona el tipo de contrato, el cual dependerá del tipo de plantilla que hayas generado. Esta opción solo estará disponible si en el filtro Tipo de documento seleccionaste Anexos y contratos.

3.4 Plantilla de documento: identifica el nombre de la plantilla. Este filtro buscará a todas las personas que tengan generado un documento con esa plantilla según los filtros anteriores (tipo de documento y fecha en que se generó).

Ten en cuenta que este filtro varía según la selección anterior Tipo de documento. En el caso de anexos y contratos, la selección se visualizará tal como se indica en el ejemplo. Sin embargo, si buscas documentos, tendrás que ingresar el nombre del documento a firmar. En el caso de las liquidaciones, tendrás la opción de elegir entre anticipos y liquidaciones.

Una vez seleccionados los filtros, en la parte inferior, encontrarás el listado de trabajadores correspondientes. Aquí podrás verificar la fecha de generación del documento y si estos están enrolados.

5. Selección del flujo de firmas y contrapartes

En esta etapa se debe seleccionar el flujo de firmas, para lo cual existen cinco opciones:

• A todas las partes: la solicitud de firma de documentos se enviará a todas las partes al mismo tiempo. La definición de una segunda contraparte es opcional.

• Primero al trabajador y luego a las contrapartes: la solicitud se enviará primero a los trabajadores. Una vez que hayan firmado, se solicitará la firma a la o las contrapartes seleccionadas. En este último caso, si son dos contrapartes, la solicitud llegará a ambas al mismo tiempo.

• Primero a las contrapartes y luego al trabajador: este flujo es inverso al anterior. Por lo tanto, la solicitud de firma es enviada primero a la o las contrapartes y, una vez que estas hayan firmado el o los documentos, se solicitará la firma a los trabajadores.

• Sólo al trabajador: la firma se solicita solo al trabajador y no se tendrá que ingresar a ninguna contraparte para el proceso. En el caso de la solicitud de firma de liquidaciones de sueldo procesadas por Talana, esta opción viene por defecto. 

• Solo a las contrapartes: esta es la última opción y es la inversa a la anterior. Por lo tanto, solo se solicita la firma a la o las contrapartes seleccionadas.

6. Nombre de solicitud de firma masiva, notificación y envío

Esta es la última etapa del proceso y se define lo siguiente:

• Nombre solicitud firma masiva: te recomendamos nombrar de forma única cada solicitud masiva para poder diferenciarlas unas de otras.
• Descripción del proceso: añade una descripción opcionalmente.
• Notificación de la solicitud: define por qué medio quieres que se realice la solicitud de firma, ya sea mediante SMS, correo electrónico o ambas. Adicionalmente, en el caso de que los trabajadores hagan uso de la app Talana Next y tengan activas las notificaciones, serán notificados automáticamente a través de esta.
• Programar envío: activa esta opción en el caso de que quieras programar el envío para más tarde.

Ya sea que realices la solicitud de firma de inmediato o la hayas programado, al finalizar el proceso recibirás el siguiente mensaje:

Para avanzar, haz clic en Ok y volverás a la pantalla de solicitudes masivas, donde encontrarás la solicitud masiva de firma creada con los siguientes detalles:

• Fecha y hora de envío.
• Nombre de solicitud masiva y descripción del proceso.
• Número de personas que deben firmar. En el caso de que se hayan incluido contrapartes, el número de firmantes será el doble o triple, entendiendo que es el conteo total de firmas que se deben generar.
• Proceso de firma: la barra mostrará el porcentaje de avance del proceso para su seguimiento.

7. visualización de resultados de solicitud masiva de firmas

Selecciona los tres puntos ubicados al costado derecho de la campaña y accede a las siguientes opciones:

1. Descargar reporte del proceso de firma: este reporte te mostrará el nombre del archivo que se envió a firmar, si está firmado o no, las firmas solicitadas, las firmas que fueron aprobadas y la url para firmar el documento.

2. Eliminar solicitud: con esta opción podrás eliminar la solicitud de firma enviada. Cuando el trabajador ingrese a la URL recibida, esta será inválida.

Para eliminar la solicitud de firma, ingresa la palabra Eliminar tal como indica la imagen. Luego, selecciona Eliminar solicitud.

Considera que al eliminar una solicitud de firma, no se eliminan los documentos generados. 

Para eliminarlos, utiliza la herramienta Gestión documental, a la cual tiene acceso solo el administrador con perfil Analista de Pago Superpoderoso. Puedes revisar el paso a paso en el artículo sobre Gestionar documentos.