En esta sección, te mostraremos cómo solicitar la firma de documentos a los trabajadores de manera individual.
Consideraciones:
- Genera o carga previamente el documento que deseas enviar a firmar.
- Tanto el firmante como la contraparte deben estar enrolados para poder firmar.
- El documento debe estar en formato PDF y en versión superior a 1.2.
- Los trabajadores deben tener en su ficha el email y número de teléfono personal.
- Los trabajadores deben tener asignados los permisos correspondientes en su ficha, que les permitirán acceder a la aplicación Talana Next, a través de la cual podrán firmar sus documentos. Para asignar permisos sigue la siguiente ruta: Ficha del trabajador → pestaña Condiciones → Permisos. Para más información sobre permisos, ingresa al artículo permisos del trabajador.
La solicitud de firma individual, se realiza desde la ficha del trabajador.
Dirígete a la Ficha del trabajador > pestaña Carpeta. Luego, posiciónate en la carpeta en la cual guardaste el documento que deseas enviar a firmar.
Busca el documento y en la columna Firma, haz clic en el ícono de llave color gris.
Aparecerá un modal donde debes ingresar la siguiente información:
Forma de solicitar firmas: selecciona el flujo de firma, el cual definirá el orden en que las partes firmarán el documento.
¿Solicitar firma al trabajador? indica si el trabajador debe o no firmar el documento. Al seleccionar No, solo firmará la contraparte indicada en el flujo.
Contraparte: selecciona la contraparte que firmará el documento.
Segunda contraparte (opcional): si el flujo tiene más de una contraparte selecciona al trabajador. En caso contrario, deja en blanco el campo.
Para finalizar, haz clic en Solicitar firma. Se enviará el email y SMS con la notificación a las partes firmantes:
Una vez que enviamos a firmar el documento, este cambia de estado.
Al hacer clic en el reloj Esperando firma, podrás visualizar las partes que ya firmaron y quiénes aún no lo hacen:
En esta sección, te mostraremos cómo enviar a firmar las liquidaciones de sueldo de tus trabajadores de manera individual.
Solicitud de firma de liquidaciones.
La solicitud de firma individual, se realiza desde la ficha del trabajador.
Dirígete a la Ficha del trabajador > pestaña Carpeta > Carpeta Liquidaciones.
Busca la liquidación que necesites enviar a firmar y en la columna Firma, haz clic en el ícono de llave color gris.
Las liquidaciones solo pueden ser firmadas por el trabajador.
En esta etapa aparecerá una modal que te indicará el flujo de firma que realizará el sistema. Haz clic en Sí, solicitar.
Después de solicitar la firma, el documento quedará en la espera de la firma del trabajador.
Firma rechazada en liquidaciones.
En el caso de que algún trabajador rechace la solicitud de firma de una liquidación y necesites realizar nuevamente el proceso de firma para este documento, sigue los siguientes pasos:
1. Dirígete a ficha del trabajador y busca el documento rechazado.
2. Haz clic en el nombre del trabajador para poder reenviar la solicitud de firma. Ten presente que esta acción solo la podrán realizar los administradores que cuenten con el perfil de administrador Firma Digital Full.
3. Aparecerá una modal que te preguntará ¿Resolicitar firmado de este documento?. Haz clic en la opción Resolicitar, de esta forma se generará nuevamente el proceso de firma.
Estados del flujo.