Solicitud de firma de documentos
En esta sección, te mostraremos cómo solicitar la firma de documentos a los trabajadores de manera individual.
Consideraciones:
Genera o carga previamente el documento que deseas enviar a firmar.
Tanto el firmante como la contraparte deben estar enrolados para poder firmar.
El documento debe estar en formato PDF y en versión superior a 1.2.
Los trabajadores deben tener en su ficha el email y número de teléfono personal.
Los trabajadores deben tener asignados los permisos correspondientes en su ficha, que les permitirán acceder a la aplicación Talana Next, a través de la cual podrán firmar sus documentos. Para asignar permisos sigue la siguiente ruta: Ficha del trabajador → pestaña Condiciones → Permisos. Para más información sobre permisos, ingresa al artículo permisos del trabajador.
La solicitud de firma individual, se realiza desde la ficha del trabajador.
Dirígete a la Ficha del trabajador > pestaña Más > Carpeta. Luego, posiciónate en la carpeta en la cual guardaste el documento que deseas enviar a firmar.
Busca el documento y en la columna Firma, haz clic en el ícono de llave color gris.
Aparecerá un modal donde debes ingresar la siguiente información:
Forma de solicitar firmas: selecciona el flujo de firma, el cual definirá el orden en que las partes firmarán el documento.
¿Solicitar firma al trabajador? indica si el trabajador debe o no firmar el documento. Al seleccionar No, solo firmará la contraparte indicada en el flujo.
En el campo Contraparte deberás seleccionar al firmante principal del documento. Además, si el flujo de firma lo requiere, podrás agregar hasta tres contrapartes opcionales, permitiendo incorporar firmantes adicionales según las necesidades de tu organización.
Para finalizar, haz clic en Solicitar firma. Se enviará el email y SMS con la notificación a las partes firmantes:
Una vez que enviamos a firmar el documento, este cambia de estado.
Al hacer clic en Acciones > Ver detalle de firma, podrás visualizar las partes que ya firmaron y quiénes aún no lo hacen:
En esta sección, te mostraremos cómo enviar a firmar las liquidaciones de sueldo de tus trabajadores de manera individual.
Solicitud de firma de liquidaciones
La solicitud de firma individual se realiza desde la ficha del trabajador.
Dirígete a la Ficha del trabajador > pestaña Más > Carpeta liquidaciones.
Busca la liquidación que necesites enviar a firmar y en la columna Firma, haz clic en el ícono de llave.
Las liquidaciones solo pueden ser firmadas por el trabajador.
Una vez solicitada la firma de las liquidaciones al trabajador le llegara una notificación mediante SMS.
Después de solicitar la firma, el documento quedará en la espera de la firma del trabajador.
Firma rechazada en liquidaciones.
En el caso de que algún trabajador rechace la solicitud de firma de una liquidación y necesites realizar nuevamente el proceso de firma para este documento, sigue los siguientes pasos:
1. Dirígete a ficha del trabajador y busca el documento rechazado.
2. Haz clic en el nombre del trabajador para poder reenviar la solicitud de firma. Ten presente que esta acción solo la podrán realizar los administradores que cuenten con el perfil de administrador Firma Digital Full.
3. Aparecerá una modal que te preguntará ¿Resolicitar firmado de este documento?. Haz clic en la opción Resolicitar, de esta forma se generará nuevamente el proceso de firma.
Estados del flujo
Notificaciones y alertas
Al realizar una solicitud de firma de documentos desde la plataforma, Talana puede mostrar distintas alertas o notificaciones. Estas se generarán en determinadas situaciones durante el proceso de envío de documentos para firma.
A continuación, te mostramos los casos en los que podrían aparecer estas notificaciones:
1.- Documento encriptado o protegido: Esto quiere decir que tiene medidas de seguridad aplicadas para evitar que cualquier persona pueda acceder, modificar o usar su contenido sin autorización.
2.- Documento sin peso (0 KB):
Este mensaje indica que el archivo no contiene información o que su contenido no se cargó correctamente.
La alerta se mostrará al momento de adjuntar o cargar el documento en la ficha, señalando que el archivo tiene un tamaño de 0 KB, por lo que no puede ser procesado por la plataforma.
3.- Documento dañado:
Este mensaje indica que el archivo no podrá ser firmado digitalmente.
Puede ocurrir por dos razones:
- El PDF está dañado o incompleto.
- El documento ya contiene una firma electrónica en sus propiedades, lo que impide agregar nuevas firmas o que el sistema lo reconozca como editable para la solicitud actual.
En ambos casos, no será posible procesar la firma digital del documento.