Guía: proceso de Asistencia y Turnos en Talana

Primeros pasos en Asistencia y Turno

Dashboard de inicio

Al ingresar al módulo de asistencia y turnos, se mostrará en la pantalla de inicio un dashboard interactivo que incluye un mapa dinámico y varios paneles informativos. Estos elementos están diseñados para facilitar tu trabajo diario al ofrecer una visión general, clara y actualizada, para obtener información más detallada sobre cada componente, puedes consultar el siguiente artículo Inicio del módulo de Asistencia y Turnos.

Ficha del trabajador

Para avanzar en el proceso, es fundamental que la ficha del trabajador esté correctamente creada en el sistema, incluyendo toda la información requerida, uno de los aspectos clave dentro de esta ficha son las sucursales, las cuales deben estar registradas con su dirección, comuna, región y geolocalización correspondiente, esta información es esencial, ya que las sucursales interactúan de manera transversal con distintos módulos del sistema, por ejemplo, en el módulo de remuneraciones, son necesarias para la generación del libro de remuneraciones electrónico exigido por la Dirección del Trabajo, y también para el correcto procesamiento de licencias médicas en caso de contar con la integración con IMED, te compartimos a continuación un artículo con el paso a paso para crear y geolocalizar Sucursales.

Permisos para trabajadores

Otro de los puntos claves que debes de considerar, es la asignación de los permisos los cuales permiten a los trabajadores realizar diversas acciones dentro de la App, como registrar su marcación diaria y acceder a los portales de Talana, te compartimos este artículo con el paso a paso, para gestionar la asignación de los permisos, tanto de manera individual como de manera masiva, Permisos del trabajador.

Considera que, en caso de que los sistemas de marcaje sean externos a la aplicación, es posible que no se requiera otorgar un permiso en particular a los trabajadores, para más información, consulta la sección sobre Sistemas de marcaje.

Una vez que ya tienes definido el sistema de marcaje, permisos, sucursales creadas y asignadas, puedes iniciar con la creación y asignación de turnos de tus trabajadores.

Creación de Turno

¿Turnos fijos, rotativos o por grupo? ¡Tú eliges cómo organizarlos, Talana se adapta!

La creación de turnos es el proceso mediante el cual se establece un período específico de tiempo, donde el trabajador debe cumplir con su tarea, función o responsabilidad dentro de una organización, la creación del turno es fundamental en la gestión de personal para asegurar la cobertura operativa y el cumplimiento de horarios, es por ello que el mismo debe contar con la fecha de asignación, hora de inicio y hora de finalización entre otras consideraciones.

Existen varios tipos de turnos diurnos, nocturnos, rotativos, administrativos, es por ello que la segmentación de turnos por rubro responde a la necesidad de adaptar la gestión horaria a las particularidades operativas y funcionales de cada tipo de actividad. Cada rubro posee requerimientos específicos en cuanto a horarios, cargas laborales, cobertura operativa y cumplimiento normativo.

En Talana puedes crear cuatro tipos de modalidades para crear los turnos:

• Turno semanal (Estándar): Este tipo de turno es común en entornos administrativos o funciones con operación en horario comercial regular, a continuación, encontrarás una guía detallada para su creación: Turnos semanales.
• Turno mensual: Este tipo de programación de turnos utilizada exclusivamente cuando se requiere asignar horarios específicos a determinados días dentro de un mes calendario, te compartimos el artículo con el paso a paso para crear este tipo de turno: Turnos mensuales.
• Turnos rotativos: es una modalidad de programación de horarios que permite generar ciclos de trabajo con turnos que se repiten de forma periódica; te compartimos el artículo con el paso a paso para crear este tipo de turno: Turnos rotativos.
• Turno por Planilla Excel (Masivo):  es una funcionalidad que te permite la creación de turnos de forma masiva mediante el uso de una planilla, en el artículo Creación de turnos por planilla Excel, encontrarás las distintas formas y consideraciones para gestionar la creación de turnos de manera masiva.

Te recomendamos definir los diferentes tipos de turnos según el rubro y las necesidades operativas de tú organización, los cuales vas a poder identificar en el siguiente artículo: Recomendación de turnos por industria.

Una vez que tienes creados los turnos, vas a poder identificarlos mediante la herramienta Listado de turnos, en la cual vas a poder visualizar el registro de todos los turnos que han sido creados dentro del sistema, este listado incluye detalles como ID, nombre del turno, detalles del turno y  cualquier otra información relevante asociada a cada turno.

Si deseas conocer en detalle cómo utilizar cada una, te invitamos a explorar la sección Creación de Turnos, donde encontrarás instrucciones claras paso a paso y recomendaciones útiles para gestionar este proceso de forma sencilla

Asignación de Turno

¿Turnos listos? Perfecto, ahora a distribuirlos entre el equipo sin inconvenientes

La asignación de turnos es el proceso mediante el cual se determina y registra el horario en el que cada trabajador debe cumplir su jornada laboral. Este procedimiento forma parte del control de asistencia y tiene como objetivo garantizar una distribución eficiente del personal y asegurar el cumplimiento de los horarios de la organización,

En el sistema puedes asignar los turnos mediante las siguientes herramientas:

• Masiva (Estándar): la asignación masiva te permite asignar un mismo turno de trabajo a múltiples colaboradores de forma simultánea, si deseas obtener más detalles del uso de la herramienta puedes acceder al siguiente artículo donde podrás revisar el paso a paso: Asignación Masiva (Estándar).
• Semanal (Calendario): la asignación semanal te permite asignar los turnos de manera más personalizada y flexible, para eso, en el artículo Asignación Semanal (Calendario) encontrarás el paso a paso de cómo gestionar la asignación.
• Asignación por planilla Excel: mediante una planilla Excel, también podrás asignar los turnos de manera masiva, para obtener más detalles de esta asignación, puedes revisar el artículo Asignación por planilla (Excel).

Luego de la asignación de los turnos, podrás visualizar estas asignaciones mediante el listado de asignaciones, el cual muestra el listado de todos los turnos que han sido asignados a los trabajadores. También permite visualizar de forma clara quién tiene cada turno, junto con detalles como la fecha y nombre del turno. Es una herramienta útil para el seguimiento y la gestión eficiente de las asignaciones.

Debes tener en consideración que si necesitas modificar el horario de un turno, te recomendamos no editar ni eliminar el turno existente. En su lugar, crea uno nuevo con el horario actualizado. Esto se debe a que modificar o borrar un turno ya asignado puede alterar registros históricos e incluso afectar la corrección de marcas, ya que el sistema recalcula las jornadas pasadas en base a los nuevos valores del turno modificado.

Para conocer en detalle cómo utilizar cada una, te invitamos a visitar la sección Asignación de Turnos, donde encontrarás una guía paso a paso y consejos prácticos para gestionar este proceso con facilidad.

Marcas

¿Porqué las marcas son esenciales para el funcionamiento del sistema?

Las marcas son uno de los elementos fundamentales del control de asistencia en Talana. Se trata de los registros de entrada, salida y pausas que cada trabajador realiza durante su jornada. Estos registros son esenciales para calcular con precisión las horas trabajadas, horas extras e identificar atrasos, validar la jornada diaria y mantener un control efectivo del cumplimiento laboral. 

Ya sea que utilices la App de Talana, relojes biométricos, marcaje web u otro sistema externo, la plataforma está diseñada para recibir y organizar toda esta información de forma clara y ordenada. Cada marca registrada se incorpora al registro de asistencia del trabajador y se analiza conforme a las reglas definidas para su jornada y turno asignado.

¿Qué ocurre si falta una marca?

No te preocupes, exista o no una marca, la información se reflejará de igual manera en las jornadas, las cuales se identificarán según su estado, utilizándolos como referencia, podrás gestionar cualquier corrección necesaria en las jornadas, ya sea de forma individual o masiva.

Para conocer con más detalle sobre cómo se visualizan, validan y gestionan las marcas, te invitamos a revisar el artículo completo: Marcas en Talana.

Jornadas

Jornadas: estructura clave para la gestión del tiempo laboral

Las jornadas representan el período de tiempo establecido durante el cual el trabajador debe cumplir con su turno asignado. En ellas se definen el horario de entrada, salida, horas extras, horas de atrasos, ausencias y la duración total del turno. Estos elementos sirven como base para el control y cálculo de la asistencia, puntualidad y horas trabajadas.

Las jornadas se determinan a partir de las marcas registradas por los trabajadores, las cuales se interpretan según el siguiente estado:

• Válida.
• Justificada.
• Anomalía.
• Inválida.
• Inexistente.
• En revisión.

Los estados de las jornadas permiten clasificar y evaluar cada día trabajado según la información registrada en el sistema, los cuales reflejan la situación real de la jornada del trabajador y ayudan a identificar si se cumplió correctamente con el turno asignado, si hubo alguna irregularidad, o si se requiere revisión o justificación, en la cual el sistema puede generar reportes precisos de asistencia con el detalle de esta información.

Mediante las jornadas se gestiona el proceso de corrección, que consiste en revisar y ajustar las marcas de asistencia, lo cual puede incluir la modificación de horas de entrada o salida, la incorporación de marcas faltantes o el ingreso de ausentismos.

El proceso de corrección y/o modificación de jornadas puede gestionarse de forma individual o masiva, siguiendo proceso y flujo conforme a lo establecido en la legislación laboral, específicamente en los artículos 39 a 41 de la Resolución Exenta N° 38 de la Dirección del Trabajo.

Para mayor detalle de todo el proceso, te compartimos el artículo del centro de ayuda donde posees toda la información detallada del Proceso de modificación de jornadas.

Reportes

Del registro al análisis: el valor de los reportes de asistencia

Los reportes de asistencia son documentos generados por el sistema que consolidan la información relacionada con la presencia, puntualidad, ausencias y horas trabajadas de los colaboradores. Estos reportes permiten tener una visión detallada y estructurada del comportamiento laboral, diario, semanal o mensual del personal, sirviendo como herramienta clave para el control de asistencia.

En el sistema existen múltiples reportes nativos, así como también los reportes avanzados que puedes gestionar y/o exportar de acuerdo a tu necesidad con filtros preestablecidos para obtener a información

Algunos reportes que podemos mencionar son los siguientes:

• Informe de asistencia semanal: este informe te proporciona datos detallados sobre turnos, jornadas y ausentismos, permitiendo visualizar un corte por semana para analizar las jornadas de trabajo. Además, ofrece la opción de validar la compensación de horas extras y descuentos, si corresponde. Informe de Asistencia Semanal – Talana.
• Reporte diario: el reporte diario te permite ver la asistencia de los colaboradores dentro del mismo día. Es el único que no depende de la información contenida en la corrección de las jornadas, por cuanto podrás tener información diaria sobre el proceso de marca realizado por los colaboradores. Reporte Diario – Talana.
• Reporte días corridos: el reporte días corridos te permitirá saber la asistencia de un colaborador por un periodo completo, indicando las fechas diariamente, días con turnos, días sin turnos, ausentismos, horas extras, entre otros. Reporte días corridos – Talana.
• Reporte horas trabajadas: este informe te proporcionará una amplia variedad de información sobre el colaborador, incluidas jornadas, registros y tiempos calculados. Excluirá los días libres o sin turnos asignados al colaborador. Reporte de Horas Trabajadas – Talana.
• Reporte horas extras: este informe te permitirá obtener el total de horas extras acumuladas por todos tus colaboradores durante un período determinado. Además, mostrará columnas relevantes como las horas a pagar y las horas aprobadas, lo cual será clave si tu organización tiene configurada la aprobación de horas extras. Reporte Horas Extras – Talana.
• Reporte de estado de horas extras: El reporte de estado de horas extra es útil para analizar las solicitudes realizadas tanto a través de la aplicación Talana Next como del portal Mi Talana. La usabilidad de este reporte se confirma al activar el flujo y la aprobación de horas extras. Reporte de estado de horas extras – Talana.
• Reporte domingos y feriados: en este reporte, podrás verificar y obtener la información de tus colaboradores relacionada con los domingos y días festivos trabajados durante el mes. Reporte domingos y feriados – Talana.
• Reportes avanzados: un reporte avanzado es un informe ajustado a necesidades específicas, donde se seleccionan los datos, filtros fundamentales para el análisis. Permite enfocarse en información clave y presentar los resultados de manera visual, proporcionando datos más precisos y adaptados a los objetivos de la empresa o persona. Reporte semanal por RUT – Talana.
• Reporte individual de asistencia: te permitirá generar un registro de la asistencia del colaborador por un período de tiempo específico. Además, ofrece la ventaja de solicitar la firma del colaborador y almacenar automáticamente el reporte en su carpeta dentro de la APP. Reporte individual de asistencia – Talana.
• Informe asignación personal futura: este informe ofrece una visión detallada de los turnos asignados a cada colaborador durante un periodo específico a futuro, como también permite al administrador compartirlo directamente en la aplicación del empleado. Además, puede solicitarse la firma digital del colaborador para formalizar el acuerdo sobre los turnos futuros que deberá cumplir en el periodo señalado, asegurando así un registro claro y transparente de las responsabilidades laborales. Informe de asignación personal (Futura) – Talana.
• Reporte jornadas: este reporte es una herramienta clave en la gestión de asistencia y turnos, ya que proporciona una visión clara y detallada sobre las jornadas laborales de los colaboradores. Este reporte ofrece información precisa respecto a las marcas de entrada y salida, cálculos de las horas trabajadas, el estado de las jornadas y cualquier edición realizada en los registros. Reporte de jornadas – Talana.

Para conocer más acerca de la reportería de asistencia puedes revisar la siguiente sección: Reportes.

Traspaso a remuneraciones

Cálculo preciso de remuneraciones a partir de la asistencia registrada

El traspaso de asistencia a remuneraciones es el proceso mediante el cual la información registrada en el sistema de asistencia, tales como horas extras y atrasos calculados en función de las marcas y correcciones aplicadas, se envía al módulo de remuneraciones. Este procedimiento permite calcular de forma precisa las remuneraciones mensuales de los trabajadores, asegurando que los pagos se realicen conforme a su asistencia real.

Debes tener en cuenta que el Traspaso a Remuneraciones del módulo de Asistencia y Turnos es una funcionalidad integrada entre ambos módulos, por lo tanto, solo se utiliza al tener ambos módulos contratados.

Dado que existen pasos previos que deben considerarse antes de realizar el traspaso, puedes consultarlos en el siguiente artículo   Pasos previos al proceso de traspaso – Talana

Una vez que toda la información ha sido validada, puedes proceder con la gestión del traspaso, el cual se realiza mediante una serie de pasos, tales como:

• Definición del rango de fechas a traspasar
• Selección de trabajadores.
• validación de los datos a traspasar a remuneraciones.
• Resumen y finalización del proceso del traspaso a remuneraciones

Puedes revisar toda esta información en detalle, junto con el paso a paso, en el siguiente artículo: Traspaso a Remuneraciones – Talana.

Portal del fiscalizador DT

Portal fiscalizador: acceso directo a la información de asistencia

El portal fiscalizador de asistencia es una plataforma digital diseñada para fiscalizadores de la Dirección del trabajo, a través del cual pueden ingresar a la plataforma de registro de asistencia y obtener los reportes necesarios para realizar sus labores de fiscalización.

Es importante destacar que el acceso al portal está restringido únicamente a usuarios con correos electrónicos corporativos de la Dirección del Trabajo. Si intentas ingresar desde un dominio diferente, no se permitirá el acceso ni la solicitud de clave.

En caso de que estés involucrado en un proceso de fiscalización, puedes proporcionar la información y el paso a paso al ente correspondiente para que pueda seguir el procedimiento y acceder a la plataforma para gestionar la revisión necesaria, mediante el siguiente enlace: Portal del Fiscalizador DT – Talana.