En este articulo te explicamos en qué consiste, cuándo y cómo realizar un proceso de modificación de jornadas, descritas entre el artículo 39 y 41 de la resolución exenta N° 38 de la Dirección del Trabajo.
¿Desde cuando podré modificar una jornada?
El Art. 41 letra C, indica que se podrá modificar una jornada si así se requiere a partir del día hábil siguiente a la realización de las marcas por parte del trabajador. Este plazo también aplicará para la acción del autocompletado, del que hablaremos más adelante.
La resolución exenta N°38 de la Dirección del Trabajo artículo N°39, detalla los motivos por los que se puede modificar una jornada.
Modificar, reemplazar, modificar o agregar marcaciones: con el objetivo de asegurar que la información contenida en los sistemas sea fidedigna, los empleadores sólo podrán modificar, reemplazar, modificar o agregar marcaciones en los siguientes casos:
- Modificación o reemplazo: el empleador podrá modificar o reemplazar una marcación existente en la plataforma, por ejemplo, para eliminar un atraso o reemplazar una inasistencia por una licencia médica un permiso otorgado con posterioridad a la ausencia.
- Agregar marcaciones: el empleador podrá también agregar marcaciones faltantes de entrada o salida, tanto individuales como colectivas derivadas, por ejemplo, de olvido de marcar por parte de los trabajadores, cortes de energía eléctrica, fallas del sistema, salidas anticipadas autorizadas, etc. De este modo, la empresa podrá convalidar la omisión de uno o más marcajes incorporando una nueva marcación manual lo cual evitará, por ejemplo, eventuales descuentos en las remuneraciones o la imposición de amonestaciones. Asimismo, se podrán completar las marcaciones de entrada o salida de todos los dependientes de la empresa o grupos de ellos, cuando el empleador haya convenido otorgar la mañana o la tarde libre.
- Modificación de errores: los sistemas deberán permitir la corrección de errores derivados de problemas técnicos o equivocaciones de los trabajadores. Así, por ejemplo, el sistema permitirá subsanar problemas masivos derivados de cambios de hora local u otras fallas generales que afecten la hora real de las marcaciones.
Lo señalado también se aplicará para subsanar inconsistencias derivadas del uso inadecuado del sistema por parte de los trabajador como ocurre, por ejemplo, cuando una persona marca en reiteradas oportunidades seguidas un inicio o término de actividad. En estos casos, el sistema permitirá eliminar las marcaciones repetidas manteniendo sólo la primera de ellas.
Frente a eso, lo primero que vamos a comentar sobre el nuevo proceso de corrección de jornadas es la funcionalidad de autocompletar.
El proceso de autocompletar marcas es una acción que realiza el sistema, al momento de detectar jornadas que cumplan con dos condiciones:
- El trabajador debe tener un turno asignado.
- El trabajador debe tener a lo menos una marca realizada dentro de la jornada.
Con estas dos condiciones el sistema agregara la marca faltante a la jornada, lo que reduce la cantidad de jornadas que actualmente presentan errores.
Esta acción masiva lo que hará es activar la notificación para el trabajador, quien deberá actuar de acuerdo al flujo mencionado en la introducción, vale decir, aprobar o rechazar dicha modificación. En el caso que no realice ninguna de las dos acciones, pasadas 48 horas, se dará por aprobada.
En los casos que el trabajador presente los siguientes casos, no se va a autocompletar las marcas:
- Si no tiene turno asignado, no se autocompleta la jornada.
- Si tiene turno y no cuenta con ninguna marca dentro del día (estado de inexistente), no se autocompleta la marca.
- Si no tiene turno, pero tiene una sola marca dentro del día (estado de error), no se autocompleta la marca.
- Si la persona cuenta con una marca, pero el turno se asigna posterior a la fecha de la jornada, tampoco se autocompleta.
Al modificar una Jornada o en los casos que Talana autocomplete las marcas de acuerdo a lo mencionado anteriormente, la DT ha especificado todo un flujo respecto de dichos procesos, el que detallamos a continuación:
Flujo de aprobación de jornadas
Este flujo está explícitamente detallado en ORD. N°2927/58, en el numero 3.9.4 de la DT.
Respecto de cómo el trabajador aprueba o rechaza las modificaciones, lo veremos mas adelante en flujo del trabajador.
Entendiendo lo mencionado en los puntos anteriores, es necesario tener claridad sobre el comportamiento o el estado de las jornadas que se calculan. Frente a eso las jornadas pueden estar en los siguientes estados:
Válida: son todas aquellas jornadas que presentan cada una de las marcas requeridas de acuerdo al turno asignado, ya sea que esas marcas hayan sido generadas por el trabajador, como aquellas marcas que se hayan ingresado por alguna corrección y aprobado por el trabajador de acuerdo al flujo.
Justificada: son los registros de aquellas jornadas que estén justificadas con el ausentismo correspondiente. Es importante tener en cuenta que desde la DT exige que se reciban todas las marcas generadas por el trabajador, tenga o no tenga un ausentismo ingresado para el día en cuestión.
Anomalía: son aquellas jornadas que presentan alguna anomalía por cálculos en las jornadas, dichas anomalías pueden ser por 3 causales:
- Cálculos de atrasos o de horas extras que superen lo definido por configuración.
- Jornadas realizadas por el trabajador sin turno asignado.
- Jornadas realizadas por un trabajador con contrato vencido (con fecha hasta), tenga o no tenga turno asignado.
Inválida: las jornadas invalidas son aquellas que no cuenten con todas las marcas requeridas de acuerdo al turno asignado o de una jornada en la que se realizo una salida o una marca, sin tener el total de marcas básicas para calcular una jornada.
Inexistente: son aquellas jornadas que tengan turno asignado pero ningún tipo de marca.
En revisión: son aquellas jornadas que pasaron por una corrección realizada por un operador de asistencia, o por la acción de autocompletar marcas, y están a la espera de la aprobación por parte del trabajador.
¿Cómo modificar la jornada de un trabajador?
Lo primero es ver el estado en cada uno de los días presentes en el calendario de corrección de jornadas.
Luego al hacer clic sobre el día en que harás la revisión de las jornadas, tendrás una ventana para ver la cantidad de jornadas de acuerdo a su estado, y así revisarlas en base aquello, o seleccionar "ir a detalle", para revisar todas las jornadas dentro del día seleccionado.
Recuerda que al ingresar a un día en particular, tendrás filtrado por prioridad el tipo de marcas para ese día, por lo que podrás buscar a un trabajador en particular o hacer uso de los filtros para poder ver todos los estados de las marcas.
Adicionalmente, si ingresas a revisar un solo día, podrás ampliar el rango de fechas a revisar en los casos que sea necesario.
Cuando ya hayas seleccionado el día a revisar, debes hacer clic en la jornada y tendrás la información del día completo.
Al ingresar a la jornada podrás ver el estado de la misma, tal como en la imagen a continuación, en donde se puede ver la jornada original.
Al momento de editar la jornada, podrás incluir de manera manual la marca de entrada y de salida, junto con la fecha de dichas marcas, así como también, podrás usar "aplicar valor turno", de manera que el sistema complete las marcas con la entrada y salida definidos por turno.
Al momento de modificar una jornada, haciendo clic en guardar, debes indicar el motivo de la corrección que estás realizado. Tendrás distintas opciones:
- Eliminar un atraso
- Agregar ausentismo
- Trabajador olvidó marcar
- Método de marcaje no disponible
- Falla del sistema
- Pidió la mañana o la tarde libre
- Problemas técnicos
- Trabajador se equivocó al marcar
- Cambio de hora
- Otro (que desplegara un cuadro para ingresar el motivo)
Además, al revisar una jornada o en su defecto modificar la misma, esta mostrará el nuevo estado y un resumen de las horas calculadas para dicha jornada.
Ingresar un ausentismos
Para esto deberás seleccionar el cuadro superior derecho que dice "agregar ausentismo":
Entre los ausentismos que podrás cargar están los mismos ausentismos que desde la ficha del trabajador. El ausentismo además podrá ser por el día completo o medio día, y deberás indicar el motivo del mismo. Es importante recordar que al ingresar el ausentismo, este se verá reflejado en la ficha del trabajador para ser descontado en el proceso de remuneraciones.
Una vez ingresado el ausentismo, la jornada quedará como justificada y mostrará el registro de la información:
Anteriormente indicamos el proceso de modificación individual, que en muchos casos requieren mayor revisión y detalle. Pero también podría ocurrir que necesitas generar una corrección más rápida, para lo que te mostraremos cómo realizarlo de forma masiva.
Lo primero que vamos a indicar es que en los casos que se necesite realizar un proceso, lo primero es seleccionar el día que vas a modificar de manera masiva:
Ingresando al día veras el estado de las marcas por prioridad o en base a los filtros que selecciones:
En el caso que necesites modificar de manera masiva todas las jornadas que tengas como inexistentes, tal como en la imagen adjunta, lo que debes hacer es lo siguiente:
Seleccionar el cuadro al costado izquierdo de la fecha, para así marcar todas las jornadas que tengas en pantalla.
Esta acción mostrará un cuadro que indicará las jornadas a modificar de manera masiva, y te permitirá editar dichas jornadas.
Para editar las jornadas seleccionadas debes ingresar en editar:
Por último, tendrás un cuadro con la cantidad de jornadas que vas a editar en relación a los turnos de los trabajadores dentro de la selección:
De esta manera, al modificar de manera masiva, tendrás tres opciones para seleccionar:
- Reemplazar con los horarios del turno asignado: esto quiere decir que el sistema reemplazará las marcas generadas y completará las marcas que falten con los horarios que corresponda a cada uno de los turnos asignados.
- Completar con los horarios del turno asignado: esta opción lo que hace es agregar las marcas que falten para cada una de las jornadas, es decir, que si a 5 jornadas les falta entrada pero tienen salida, agregará dichas marcas faltantes. En el caso que no se tenga ninguna marca, agregará ambas como la opción anterior.
- Modificar manualmente las marcas ingresadas: con esta opción deberás completar de manera manual dentro de un resumen los horarios correspondientes a cada una de las marcas.
Debes tener presente que, al fijarte en la imagen anterior, donde dice "Oficinas" (1), quiere decir que tengo 1 jornada con ese turno, que al ingresar el valor del turno, todas esas personas quedarán con sus marcas corregidas en relación al horario de es turno particular. Por lo que es recomendable que en los casos que se quiera modificar ingresando valores manuales y no se tenga certeza de todos los horarios de los trabajadores, dicha corrección será por trabajador y no de manera masiva.
Cuando una de las jornadas del trabajador sufra un cambio, ya sea porque faltó una marca o se generaron marcas que no correspondían en una jornada, se notificará mediante correo al trabajador respecto de este cambio. Dicho correo llegará al correo personal (que puede ser definido como un campo obligatorio en la ficha del trabajador):
Al hacer clic en la parte de "revísala aquí", el trabajador será redireccionado al portal MiTalana o a la App. Eso dependerá de lo siguiente:
- Si recibió el correo en el computador, será redireccionado al portal MiTalana.
- Si recibió el corre en el celular y no cuenta con la App de Talana Next, será redireccionado al navegador.
- Si recibió el correo en el celular y cuenta con la app, será redireccionado a la aplicación de Talana Next.
Cuando el trabajador ingrese a una de las dos opciones, tendrá la siguiente ventana en donde se muestra el detalle de la jornada que se esta corrigiendo:
En la imagen se mostrará lo siguiente:
- Jornada Original: los valores de las marcas que estaban antes de la corrección.
- Jornada Editada: los valores de las marcas luego de la edición de jornada que se haya realizado
- Motivo de la edición: Muestra el mensaje que se haya ingresado al momento de realizar dicha corrección.
- Información de la fecha y hora limite que tiene el trabajador desde la notificación realizada, la cual son 48 horas desde la corrección realizada.
¿Qué ocurre si el trabajador acepta la corrección realizada?
La jornada en el módulo de Asistencia y Turnos quedará como jornada editada y valida:
¿Qué ocurre si el trabajador rechaza la corrección realizada?
La jornada vuelve a quedar con los valores originales que tenia previo la corrección. Esta última acción permite poder volver a modificar la jornada de ser necesario.
¿Qué ocurre si el trabajador no responde a la solicitud?
Pasada la fecha y hora que se informa, se entiende que el trabajador da por aceptada la corrección realizada.