En este articulo te enseñaremos a crear las sucursales de tu empresa. Dato importante para la ficha del colaborador y mas aun importante si cuentas con nuestro modulo de Asistencia y Turnos. Para crear nuevas sucursales tendrás la opción para poder crearlas de manera individual o masivamente, en el caso de que necesites editarlas podrás hacerlo directamente ingresando a cada una de ellas.
La importancia de las sucursales es que te servirá para filtrar los distintos procesos que vayas a realizar dentro de los distintos módulos, ya sea para generar documentos, procesos de pago, crear grupos, entregar comunicaciones etc.
A continuación te mostraremos la manera de crear o editar las sucursales de tu empresa tanto de manera individual como masivamente, así como también la forma de geolocalizar tu sucursal para los procesos de marca en el módulo de Asistencia y Turnos.
Para crear una nueva sucursal de forma individual debes hacerlo desde el modulo de Gestión de Personas o Remuneraciones > empresa > sucursales
Al ingresar a Sucursales debes hacer clic en el icono (+)
Debes completar los campos básicos de la sucursal:
- Nombre: Podrás dar un nombre a cada una de las sucursales que vayas a crear.
- Código: Este campo no es obligatorio, pero si podrías ingresar un código para tener un mejor orden de las mismas.
- Desde: Permite ingresar una fecha desde cuando esta vigente la sucursal, no es necesario una fecha precisa.
- Vigente: Esto permite determinar si la sucursal esta vigente o no. En los casos que una de tus sucursales deje de funcionar, entonces no podrás eliminarla, pero si sacar el check de vigente editando dicha sucursal.
- Calle: Ingresar el nombre de la calle donde esta ubicada la sucursal, en el caso que este dentro de algún centro comercial por ejemplo, debes ingresar la calle que ocupen para otros proceso dentro la empresa.
- Número: Esta relacionado con el campo anterior.
- Dirección departamento: Este campo puede ser utilizado para indicar el numero del departamento u oficina en la que se encuentra la sucursal.
- Comuna: Indicar la ubicación de la comuna donde esta la sucursal, y que tiene gran relevancia para el módulo de asistencia, para que en los casos que tu sucursal cuente con una zona horaria distinta al territorio continental, dicha zona aplica de manera correcta para el proceso de marcas. Este campo también es muy importante para efectos de LRE (libro de remuneraciones electrónico), si no está completo, no podrás generar el reporte mencionado.
- Ciudad: Este campo esta directamente relacionado con el campo anterior.
- Teléfono: Debes ingresar el teléfono con el que cuente la sucursal o en el caso que no cuente con uno ingresar el numero al menos de la sucursal principal de la empresa. Este campo es requerido para el proceso de Declaración Jurada de renta.
- Rango: Por defecto viene en 30 metros. Su función tiene relación con el proceso de marca y que especificaremos en el apartado de Geolocalización.
Ingresada toda la información solo debes guardar y tu sucursal estará creada y disponible para asignar en la ficha de los colaboradores.
Para crear sucursales masivamente a través de un archivo Excel, debes hacerlo desde Gestión de Personas o Remuneraciones > menú lateral > carga de datos > otros cargadores > cargador masivos de Sucursales
Descarga la planilla de ejemplo y completa los mismos campos que en la creación individual:
Los campos a completar son los mismos que desde la opción Individual, por lo que no hay mayor cambio, y se agrega la opción de georreferencia, en el cual podrás ingresar la dirección completa de la sucursal, tal como si la estuvieras ingresando en Google maps (que puedes usar para apoyarte en la forma de cargar la dirección).
Una vez lista la planilla con la información en la misma ruta, selecciona la opción "subir nuevos", selecciona el archivo y "cargar"
Con eso podrás cargar todas las sucursales con las que cuente tu empresa o las de tus clientes en los casos que prestes servicios a otras empresas.
En esta sección profundizaremos en los aspectos que impactan directamente en asistencia que son:
Geolocalización de la sucursal
Si las sucursales fueron cargadas individualmente o de manera masiva, es importante siempre revisar la geolocalización de dichas sucursales, esto debido a que el punto a definir debe ser lo mas preciso posible con respecto al lugar donde se realizaran las marcas.
Cuando ingresas la dirección para definir el punto en el mapa muchas veces no basta, como aparece en la imagen definimos el estadio nacional. Pero si el proceso de marcas será realizado mediante la app de Talana next esto no basta. La explicación a esto se debe a que el punto rojo esta muy cerca del estado del reciento, pero si tus trabajadores deben marcar asistencia en el velódromo claramente no lo podrán hacer, dado que el rango - del cual hablaremos mas abajo- es de 30 metros, por lo que estarán fuera del rango.
Entonces, para poder mejorar la precisión tienes dos opciones. La primera es hacer clic en el punto rojo y manteniendo el botón izquierdo presionado mover el punto hasta el lugar que corresponda. La segunda opción, es similar pero previo a eso te recomendamos modificar la vista el mapa seleccionando Satélite, tal como muestra la siguiente imagen
y junto con los botones "+" y "-" acercar la vista en el mapa para poder definir de manera mucho mas precisa y clara el lugar de la sucursal o punto donde deben realizar la marca los colaboradores
De esta manera podrás definir de manera mas segura el lugar donde deben marcar los trabajadores desde la app de Talana next. Ahora si tu método de marcaje es otro, también es bueno tener geolocalizadas las sucursales para que en mapa del dashboard de Asistencia y Turnos tengas la información de manera mas rápida.
Rango
Definido el punto de la sucursal, se debe definir un rango. Dicho rango viene con el mínimo que exige la DT ( https://www.dt.gob.cl/legislacion/1624/w3-article-108670.html ) que son 30 metros.
Dicho rango equivalen a metros a la redonda desde el punto que definiste en el dentro del mapa para la geolocalización de la sucursal.
Es importante tener en cuenta que al momento de geolocalizar tengas información de la señal cerca del sector, dado que eso podría obligarte a definir un rango mas amplio, por cuanto algunos smartphones tienen una dificultad un poco mayor para triangular la ubicación en la que se encuentra el trabajador.
Calendario
El Calendario cumple también una función importante dentro de asistencia y turnos, por cuanto si tienes sucursales en otras regiones cada calendario cuenta con los festivos correspondientes. Dichos feriados los mantenemos actualizados año a año, y casos excepcionales se actualiza en cuanto se tengan la información de un nuevo festivo en el diario oficial.
Luego de tener definidos los puntos anteriores, solo debes guardar tus cambios y comenzar a marcar.
Para mas ayuda sobre este proceso puedes revisar el siguiente video:
Comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.