En este artículo te enseñaremos cómo crear sucursales. Para crear o editar sucursales, dirígete al Menú lateral > Gestión de Personas o Remuneraciones > Empresa > Sucursales.
Las sucursales te permitirán filtrar al momento de seleccionar a los trabajadores para realizar diferentes procesos en Talana, ya sea para generar documentos, realizar procesos de pago, crear grupos, generar comunicaciones, entre otros.
A continuación, te mostramos cómo crear o editar sucursales, tanto de manera individual como masiva. Además, te enseñaremos cómo geolocalizarlas para delimitar las zonas donde se pueden realizar las marcas.
Para crear una nueva sucursal de forma individual, dirígete al módulo de Gestión de Personas o Remuneraciones > Empresa > Sucursales.
Al ingresar a Sucursales, haz clic en el icono (+)
Completa la información de la sucursal (obligatorio):
- Nombre: nombre de la sucursal, el cual puede ser alfanumérico.
- Código: código interno de cada sucursal, el cual puede ser alfanumérico.
- Desde: fecha de vigencia o de creación de la sucursal. Es un dato referencial.
- Vigente: esta casilla permite ocultar la sucursal del listado desplegable desde el cual se asignan sucursales a los trabajadores.
- Calle: nombre de la calle donde está ubicada la sucursal. Para aquellos casos en que la sucursal se encuentre dentro de un centro comercial, se debe indicar como dirección el nombre de la calle principal de éste.
- Número: numeración de la calle.
- Dirección departamento: número de oficina, piso o local. En caso de estar dentro de un centro comercial, corresponde al número del local.
- Comuna: comuna donde se encuentra ubicada la sucursal.
- Ciudad: ciudad donde se encuentra ubicada la sucursal.
- Teléfono: número de teléfono de la sucursal. Este campo se utiliza para la declaración Jurada de renta.
- Rango: diámetro establecido para realizar marcas a través de la aplicación Talana Next. El valor mínimo corresponde a 60 metros (30 de radio), según las especificaciones de la DT. (Resolución 38 Exenta, (Art 65 E)), el cual se encuentra ingresado por defecto.
Finalmente, guarda y la sucursal quedará disponible para ser asignada a los trabajadores.
Considera que la información de la sucursal es información crítica para procesos tales como descarga del LRE (Libro electrónico de remuneración) e integración con IMED, por lo que son obligatorios.
Para crear sucursales masivamente a través de un archivo Excel, dirígete a Gestión de Personas o Remuneraciones > menú lateral > Carga de datos > Otros cargadores > Cargador masivos de sucursales.
Descarga la planilla de ejemplo y completa la información de las sucursales.
El campo Georeferencia contiene indicaciones para saber cómo ingresar la información.
Una vez que la planilla esté completa, selecciona la opción Subir nuevos y carga el archivo.
Y listo, se habrán cargado todas las sucursales.
A continuación, profundizaremos en aspectos que impactan directamente en el registro de asistencia. Estos son:
Geolocalización de la sucursal
La geolocalización de las sucursales es un proceso clave en el módulo de Asistencia y Turnos, ya que permite definir un rango configurable de marcaje según la ubicación registrada por el administrador. Dentro de este rango, los trabajadores podrán registrar su entrada o salida. Sin embargo, es importante destacar que, de acuerdo con la Dirección del Trabajo, los sistemas no pueden impedir el marcaje únicamente porque la plataforma detecte, mediante geolocalización, que el trabajador se encuentra fuera del área establecida.
Para mejorar la precisión de la ubicación, te recomendamos:
- Hacer clic en el punto rojo y mantener presionado el botón izquierdo del mouse para moverlo hasta la ubicación correcta.
- Cambiar la vista del mapa a "Satélite" y usar los botones "+" y "-" para acercar la imagen, permitiendo definir con mayor precisión el punto de marcaje de los trabajadores.
Rango
El rango es el diámetro establecido para poder realizar marcas a través de la aplicación Talana Next.
El valor mínimo corresponde a 60 metros (30 de radio) -según las especificaciones de la DT Resolución 38 Exenta, Art 65 (E)- el cual se encuentra ingresado por defecto.
Es importante tener en cuenta que se deben definir rangos más amplios en lugares con poca señal, ya que se dificulta precisar la ubicación del trabajador.
Calendario
Cada calendario cuenta con los festivos correspondientes a su región. Estos se mantienen actualizados al año correspondiente.