En este artículo, te mostraremos cómo crear y asignar turnos en diferentes sectores empresariales. Nuestro objetivo es ofrecerte una guía con recomendaciones que te permitan gestionar esta herramienta de manera eficiente, optimizando horarios y considerando las necesidades particulares en la gestión diaria.
Es fundamental entender que la creación de turnos debe basarse en un análisis detallado de las necesidades operativas de la empresa. Esto incluye identificar los momentos de mayor actividad, las funciones críticas que siempre deben estar cubiertas y las habilidades específicas necesarias para cada turno.
Los turnos administrativos se refieren a los horarios de trabajo establecidos para el personal administrativo, que generalmente trabajan en un entorno de oficina con un horario regular y constante. Este tipo de turno suele tener una duración estándar de 8 a 9 horas diarias, y se desarrolla en horas fijas, por ejemplo, de 9:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, con colación incluida. Estos horarios son predecibles y no suelen cambiar de un día a otro, lo que permite a los colaboradores tener una rutina estable.
Para la creación de estos turnos, se recomienda utilizar la creación semanal (estándar), ya que nos permite establecer este tipo de horarios de forma sencilla.
Para crear este tipo de turnos dirigete a: menú lateral: asistencia y turno > creación de turno > semanal (estándar).
Ejemplos de turnos administrativos
- Ejemplo 1:
Turno administrativo con días trabajados de lunes a viernes y colación fija.
Horario fijo de 9:00 am a 18:00 pm.
Dentro de la creación de turnos tendrás que identificar este turno indicando días y horarios fijos.
- Ejemplo 2:
Turno administrativo con días trabajados de lunes a viernes y colación variable (viernes sin colación y salida temprana).
Horario: lunes a jueves 9:00 a 18:00 con colación incluida y viernes de 9:00 a 14:00 sin colación.
Para esta jornada debes realizar dos turnos; de esta manera, podrás tipificar la colación en uno de ellos y en el otro no.
Turno de lunes a jueves con colación
Turno solo día viernes sin colación
En este ejemplo, se llevaron a cabo dos turnos para ajustar el horario de colación del trabajador. Esto ya que no es posible clasificar un turno en un solo período con días de colación y días sin colación.
Asignación de turno
Para la asignación sugerimos utilizar la asignación masiva (estándar), donde puedes asignar turnos por día, semana, mes o de forma permanente, según las necesidades de tu organización.
Realizaremos algunos ejemplos con la asignación de manera mensual y permanente con el fin de evitar la repetición de esta tarea.
Asignación de turno ejemplo 1:
Asignación de turno ejemplo 2:
Para este caso asignaremos los dos turnos a la vez, dado que no hay un traslape de horarios ni de días entre ellos.
Recuerda que también tienes la posibilidad de realizar creaciones y asignaciones masivas a través de planillas.
Los turnos de retail se refieren a los horarios de trabajo asignados a los trabajadores que generalmente cumplen sus funciones en tiendas minoristas, establecimientos comerciales, entre otros. Estos turnos pueden variar ampliamente en función del horario de apertura y cierre de la tienda, así como de las necesidades operativas y de personal.
Tipos de Turnos Comunes en Retail
- Turno de Apertura
- Turno de Cierre
- Turno Intermedio
- Turno Part-time o de Medio Tiempo
- Turno de Fin de Semana
Características:
Los turnos en retail suelen rotar, requieren flexibilidad por cambios estacionales y a veces incluyen horas extras, asegurando una operación eficiente y personal suficiente para atender a los clientes.
Para la creación de estos turnos, se recomienda utilizar la creación semanal (estándar), pues permite definir este tipo de horario sin ningún inconveniente.
Selecciona creación de turno > semanal (estándar).
A diferencia de los turnos administrativos, donde se establecen los días específicos que el trabajador debe asistir a su jornada, en este caso se deben crear turnos que cubran todos los días de la semana con sus respectivos horarios. Esto permite rotar los turnos en función de los días libres. Luego, al asignar los turnos, se realizará un cruce adecuado entre días laborables y días libres.
Ejemplos para turnos de retail
Ejemplo:
Turno retail jornadas: apertura, intermedio y cierre.
Acá realizaremos la creación de 3 turnos que se pueden aplicar a cada trabajador según su rotación horaria.
A continuación, podrá observar el proceso mediante el cual llevamos a cabo la creación del turno de apertura.
Consideraciones
- Si bien la colación puede ser asignada con marcas o sin ellas, es fundamental que se descuente de la jornada utilizando cualquiera de los dos métodos durante la jornada laboral.
- En el caso de que los horarios de colación se manejen con la opción de marca, es recomendable establecer un horario intermedio, dado que no será factible dejar horarios diferenciados para las marcas de colación.
- Es importante tener presente que los trabajadores pueden trabajar tanto en días hábiles como en días inhábiles; por lo tanto, es necesario aplicar dentro del turno la opción de trabaja festivos, con el objetivo de gestionar correctamente la jornada según el tipo de día.
Imagen turno apertura con sus respectivos horarios.
Imagen turno intermedio con sus respectivos horarios.
Imagen turno cierre con sus respectivos horarios.
En cada turno, se muestra que las horas de trabajo superan las 44 horas legales, pero no te preocupes por eso. Más adelante, en la asignación, ajustaremos los días realmente trabajados con los días libres para que todo quede bien claro y se respete la jornada semanal con la correcta distribución de horas semanales.
Asignación de turno
Para la asignación del turno te sugerimos optar por la asignación masiva por planilla. Así será más sencillo organizar los turnos de manera clara en los días de trabajo y en los días libres.
Para esto, dirígete a: asignación de turnos > asignación por planilla (excel)
Tienes 3 opciones de planillas que te servirán para poder asignar turnos de tipo semanal con variados horarios.
Opción 1:
- Descarga planilla de ejemplo: Esta planilla binaria te permitirá indicar el ID del turno y si el colaborador trabaja o no ese día.
- Para señalar si trabaja o no, utiliza esta clave: 0 = “no trabaja”, 1 = “trabaja”.
En el ejemplo indicado se visualiza la asignación a los 3 turnos (apertura, intermedio y cierre) diferenciados por su número de ID, luego en los días indicamos cuando trabaja según su turno y cuando no.
Opción 2:
- Descarga plantilla de ejemplo por rango: En esta plantilla ingresa el ID del turno y fechas que sean diarias, semanales, mensuales o permanentes para asignar el turno.
- Debes excluir las fechas en las que el colaborador no trabajará al hacer la asignación.
Opción 3:
- Descarga plantilla de ejemplo por turno: En esta plantilla podrás combinar el RUT, el día y el ID del turno asignado.
- En los campos donde el colaborador no debe trabajar, debes ingresar el número "0".
Al final, tendrás estas 3 opciones que te ayudarán a crear una combinación práctica con los turnos que has creado.
Después, en la asignación semanal, podrás revisar en el calendario cómo quedó esa asignación, identificando los días libres y los días relacionados con los turnos. Además, podrás comprobar las horas realmente asignadas para la semana.
Los turnos rotativos o turnos por ciclo de trabajo, son un sistema de organización laboral donde los trabajadores siguen un patrón cíclico de horarios de trabajo. Este ciclo puede incluir diferentes tipos de turnos (día, tarde, noche) que se repiten después de un período determinado, además de ser pactados por días de periodo, lo cual no hace referencia a días de la semana sino a días de ciclo. Es común en industrias que requieren operaciones continuas, como la manufactura, la minería, la atención médica, y algunas obras de construcción.
Ejemplo de Turnos por Ciclo de Trabajo:
Ciclo 4x4: Los colaboradores trabajan 4 días seguidos y luego tienen 4 días de descanso. Durante los 4 días de trabajo, pueden rotar entre diferentes turnos (día, tarde, noche).
Ciclo 3x2: Tres días de trabajo seguidos por dos días de descanso. alguno de estos ciclos puede incluir turnos de 12 horas.
Ciclo 6x1: Seis días de trabajo seguidos por un día de descanso. Los turnos pueden ser de 8 horas, rotando entre los turnos de día, tarde y noche o con un horario fijo.
Considera que este tipo de turnos en muchos casos poseen jornadas excepcionales, esto quiere decir que cumplen con alguna de estas especificaciones:
- Duración Prolongada de la Jornada: Las jornadas excepcionales suelen extenderse más allá de las 8 horas diarias, llegando a trabajar 10, 12, o más horas por día.
- Períodos de Trabajo y Descanso Prolongados: Se establecen ciclos de trabajo intensivo durante varios días o semanas seguidos, seguidos de un período prolongado de descanso. Por ejemplo, un ciclo de 20 días de trabajo continuo seguidos por 10 días de descanso.
- Condiciones de Trabajo Especiales: Estas jornadas suelen aplicarse en lugares con condiciones especiales, como áreas remotas o de difícil acceso, donde los colaboradores permanecen en el sitio durante el período de trabajo.
Para la creación de estos turnos se recomienda utilizar la creación rotativa, pues permite definir las condiciones necesarias para este tipo de turnos.
Para esto, dirígete a: creación de turno > rotativos.
Te sugerimos que utilices la plantilla de rotativos para hacer creaciones masivas.
Ejemplos para turnos rotativos
Ejemplo 1:
Turno mineria: jornadas 7x7 horario fijo de 12 horas.
En el contexto del turno que mencionamos, es importante saber que este turno tiene un ciclo de 14 días continuos. Durante este tiempo, se trabajan 7 días y se descansan otros 7. El horario es fijo, con jornadas de 12 horas diarias, así que no olvides incluir el número y la fecha de resolución de jornada exepcional dentro del turno.
Al hablar de un turno relacionado con ciclos, es fundamental mencionar que se trabaja en días hábiles y no hábiles, por lo que es importante aplicar el check en la casilla de trabaja festivos.
En este ejemplo se creará un turno que se puede aplicar a cada trabajador según su rotación horaria y el inicio de su ciclo. En la imagén realizamos la creación de dicho turno.
Ejemplo 2:
Turno de guardia jornadas: 21 dias de ciclo, mañana, tarde, noche.
En este caso el ciclo del turno realmente tendra 21 dias de ciclos, en los cuales realizaremos la rotación entre mañana, tarde y noche indicando los fines de semana como dias libres.
Si deseas establecer la rotación de turnos cada lunes de la semana según su horario, esta rotación no debe ser alterada. Esto se debe a que dentro de la asignación, deberá definir el inicio de esta rotación de tal manera que se cumplan siempre los días del ciclo con la rotación horaria.
Como se puede visualizar se programaron los 3 horarios (mañana, tarde, noche) dentro de un mismo ciclo, ahora la idea es poder asignarlos de tal forma que nos de justamente con el dia elegido para la rotacion y las horas de la jornada.
Asignación de turno
Para la asignación, puedes utilizar varios métodos, pero para este caso te sugerimos optar por una de estas opciones: asignacion semanal (calendario) o asignación masiva por planilla. Así será más sencillo organizar los turnos de manera clara en los días de trabajo y en los días libres.
Para esto, dirígete a Asignación de turnos.
Asignación de turno ejemplo 1:
En el primer ejemplo, se utilizará la asignación semanal (calendario). Dicha asignación permitirá visualizar en un calendario los días de rotación del colaborador, en función de sus días laborables y días de descanso, lo que proporcionará una perspectiva mucho más clara respecto a estas asignaciones.
¿Qué observamos en el ejemplo de asignación?
Se ha realizado la asignación del turno 7x7 a dos colaboradores, aplicando variaciones en los días de rotación. Al primer colaborador se le asigna el turno comenzando su ciclo en el día 1 durante la primera semana. En el calendario, los días de trabajo se resaltan color rosa, mientras que los días de descanso de la segunda semana se marcan en un color naranja.
Para el segundo colaborador, la asignación se invierte: su ciclo comienza en el día 8, iniciando con una semana de descanso. Luego, en la segunda semana, empieza a trabajar desde el día 1, con los días trabajados indicados de manera correspondiente.
Asignación de turno ejemplo 2:
- Descarga plantilla de ejemplo por rango: En esta plantilla podrás ingresar el ID del turno y fechas que sean diarias, semanales, mensuales o permanentes para asignar el turno.
En este ejemplo estamos asignando el mismo turno rotativo a diferentes colaboradores, especificando las fechas semanales y ajustando el día de inicio del ciclo según su horario (mañana, tarde o noche). Esto permite variar tanto los días del ciclo como la fecha de inicio, lo que facilita programar los turnos de acuerdo a las necesidades específicas dentro del periodo.