Esta guía paso a paso ha sido creada para ayudarte a gestionar el proceso de remuneraciones en Talana de manera clara, ordenada y eficiente. Desde la administración de la ficha de tus trabajadores hasta la obtención de reportes legales, te explicaremos cada etapa clave para que puedas mantener un control riguroso y cumplir con la normativa vigente.
Al finalizar, contarás con una visión integral del flujo de remuneraciones y sabrás cómo aprovechar al máximo las funcionalidades que ofrece Talana.
Paso 1: gestión de trabajadores
Ingreso de trabajadores: paso fundamental en el proceso de remuneraciones
El primer paso en el uso de Talana es el ingreso de trabajadores, y no es menor: esta acción es la base de todo el proceso de remuneraciones. La ficha de cada trabajador es el lugar donde se almacena la información clave que luego se utilizará en la generación de liquidaciones, cálculos de haberes, descuentos, y otros procesos vinculados.
En Talana, existen dos formas de realizar este registro, y la elección dependerá del volumen de incorporaciones que manejes cada mes:
Creación individual: ideal para registrar uno o pocos trabajadores a la vez.
Creación masiva: recomendada cuando se incorporan varios trabajadores al mismo tiempo, lo que permite ahorrar tiempo y esfuerzo.
Para ayudarte en este proceso, te compartimos un artículo detallado con el paso a paso para ambas modalidades: creación de nuevos empleados.
Además del ingreso inicial, es importante tener presente que ciertos datos en la ficha de los trabajadores pueden cambiar con el tiempo. Por ejemplo, modificaciones en el sueldo, cambio de cargo, traslado de gerencia, o actualización de la AFP o isapre. Estos ajustes son claves para mantener la información al día y evitar errores en el cálculo de remuneraciones.
Tal como ocurre con el ingreso de nuevos empleados, estas actualizaciones también pueden hacerse de forma individual o masiva, según lo que más te acomode.
Para guiarte, te dejamos dos artículos específicos, según el tipo de modificación que necesites hacer:
Y si deseas seguir profundizando en todas las funcionalidades disponibles a partir de la ficha del trabajador, te invitamos a visitar la sección completa dedicada a este tema: ficha del empleado.
Paso 2: renovación y recontratación de personal
Renovaciones contractuales y cambios de renta: consideraciones clave en Remuneraciones
Además de registrar a los nuevos trabajadores del mes, también puede que tengas que gestionar renovaciones de contrato, especialmente en el caso de quienes están contratados a plazo fijo o de quienes pasan a contrato indefinido tras un periodo de trabajo continuo.
Este punto es clave dentro del proceso de remuneraciones, ya que está directamente relacionado con el tipo de contrato que tenga cada trabajador. Por ejemplo, si un trabajador tiene un contrato a plazo fijo y luego se renueva con uno indefinido, esto impactará directamente en la liquidación, especialmente en conceptos como el cálculo de la AFC.
Lo mismo ocurre cuando hay un cambio en la renta: al modificar el sueldo, también es necesario generar una nueva versión del contrato, para que ese nuevo monto se refleje correctamente en la liquidación del trabajador.
Si necesitas revisar con mayor detalle la secuencia y evolución de los contratos a lo largo del tiempo, te invitamos a consultar el artículo versiones de contrato, donde encontrarás toda la información necesaria para gestionar estos cambios de forma precisa y ordenada.
Y para seguir apoyándote en el proceso, en el artículo renovaciones de contrato encontrarás el paso a paso para realizarlas tanto de forma individual como masiva, según lo que necesites.
Ahora bien, si lo que necesitas es recontratar a una persona que ya trabajó anteriormente en la empresa, el proceso es similar, pero con un paso previo muy importante: verificar si la ficha del trabajador aún existe en el sistema.
Para hacerlo, solo debes ir al menú lateral > Empleados, y buscar en la sección de “No vigentes”. Si encuentras la ficha de la persona, podrás reactivarla directamente, sin necesidad de crear una desde cero.
En el artículo recontrataciones, encontrarás el detalle completo de este proceso, también con las dos modalidades: individual o masiva.
Paso 3: generación de contratos y anexos
Gestión documental: creación, emisión y respaldo de documentos laborales
Una vez que hayas ingresado los movimientos anteriores, si corresponde, el siguiente paso es generar los documentos que respalden formalmente dichos movimientos. Estos pueden ser un contrato, en el caso de nuevos ingresos, o un anexo, si se trata de una renovación o modificación contractual.
Para llevar a cabo este proceso de forma ordenada y eficiente, sigue estos pasos:
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Revisión y creación de plantillas de documentos:
Antes de generar cualquier documento, es fundamental contar con las plantillas adecuadas. Estas plantillas son los formatos base que se completarán automáticamente con la información del trabajador y del movimiento registrado.
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Generación del documento:
Una vez que tienes listas las plantillas, puedes generar los documentos asociados al movimiento contractual.
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Registro del documento en la carpeta del trabajador
Después de generar el documento, este quedará automáticamente asociado a la ficha del trabajador en su carpeta personal, dentro del sistema. De esta manera, tendrás un respaldo digital y centralizado de todos los documentos contractuales emitidos, accesibles en cualquier momento.
Al seguir estos pasos, garantizas la correcta formalización de los movimientos contractuales dentro del sistema, asegurando el cumplimiento de la normativa laboral vigente y manteniendo un orden administrativo en la documentación de cada trabajador.
Para conocer en detalle cada etapa del proceso, te invitamos a revisar los artículos disponibles en la sección Gestión Documental.
Paso 4: registro de ausencias y vacaciones
Control y registro de feriados y ausentismos en la gestión de personas
El siguiente paso clave en la administración de personas es la gestión de vacaciones y ausencias. Este proceso no solo es fundamental para la organización interna del equipo, sino que también tiene un impacto directo en el cálculo de las remuneraciones, por lo que debe ser manejado con precisión.
Gestión de vacaciones
Las vacaciones son un derecho laboral esencial y su correcta planificación evita descoordinaciones operativas. En Talana puedes gestionar las solicitudes de vacaciones de forma individual o masiva.
Además, Talana te permite visualizar y entender el flujo de aprobación de vacaciones, facilitando el seguimiento y la trazabilidad del proceso.
Para conocer el detalle de cómo ingresar vacaciones en el sistema, revisa el artículo Vacaciones, donde encontrarás el paso a paso completo y consejos prácticos para una gestión eficiente.
Gestión de ausencias
No todas las ausencias se gestionan igual, ya que cada tipo puede tener implicancias legales y contables distintas. Estas también se pueden ingresar de forma individual o masiva, según lo requiera la situación.
Para aprender cómo registrar correctamente cada tipo de ausencia, te invitamos a revisar la sección Ausentismos, donde te explicamos paso a paso el proceso completo.
Con estos recursos, podrás llevar un control ordenado y preciso de las ausencias de tu equipo, asegurando una correcta administración y evitando errores en los pagos.
Paso 5: configuración de ítems de pago
Una parte esencial en la gestión de remuneraciones es definir y configurar correctamente los ítems de pago que formarán parte de la liquidación de sueldos. Estos ítems incluyen todos los conceptos que intervienen en el cálculo mensual: haberes, descuentos, anticipos, bonos, aportes de empresa, entre otros.
Dominar esta configuración no solo te permite adaptar Talana a la realidad y necesidades de tu empresa, sino también asegurar que los pagos sean correctos y que cada concepto esté bien clasificado contable y legalmente.
Además, entender cómo se comportan estos ítems en contextos como finiquitos, licencias o vacaciones es clave para evitar errores en la liquidación y en la información enviada a entidades externas como la Previred o el SII.
Te recomendamos revisar el artículo creación de ítems de pago. Ahí encontrarás toda la información necesaria para crear, editar y gestionar correctamente tus ítems dentro del sistema.
Paso 6: asignación de haberes y descuentos
Carga individual o masiva de bonos, anticipos y otros descuentos
En este paso nos enfocamos en registrar todos aquellos haberes y descuentos que no están previamente definidos en la ficha del trabajador, pero que igualmente deben reflejarse en su liquidación mensual. Hablamos, por ejemplo, de asignaciones especiales, bonos por desempeño, seguros complementarios, préstamos, anticipos u otros descuentos puntuales.
Estos montos pueden variar mes a mes o aplicarse de forma ocasional, por lo que es importante ingresarlos manualmente o de forma masiva, según corresponda.
Para facilitar este proceso, Talana cuenta con la sección Carga de Haberes y Descuentos, donde podrás elegir la forma más adecuada de ingresar estos conceptos, dependiendo de:
La frecuencia del pago o descuento (una vez, mensual, por periodo).
La modalidad de carga que más te acomode: individual, grupal o masiva mediante archivo.
¿Por qué es importante este paso?
Porque asegura que todos los ingresos y descuentos que afectan el sueldo líquido del trabajador queden correctamente registrados en su liquidación, evitando errores y asegurando la transparencia del proceso.
Paso 7: generación del proceso de pago
Asistente de Pago: procedimiento para emitir liquidaciones en distintos escenarios
Una vez que has ingresado todas las novedades y movimientos que afectan el pago de las remuneraciones —como haberes, descuentos, anticipos, vacaciones y ausencias— el siguiente paso es simplemente generar las liquidaciones para obtener los resultados finales.
Para facilitar este proceso, el asistente de pago en Talana ofrece tres opciones, según el tipo de liquidación que necesitas realizar:
Anticipo: Para pagar una parte del sueldo antes de la fecha habitual.
Sueldo: El cálculo y emisión de la liquidación mensual completa.
Reproceso: Cuando necesitas corregir o recalcular liquidaciones ya generadas.
Cada una de estas opciones está diseñada para que puedas manejar distintos escenarios de forma rápida y sencilla.
Si quieres conocer en detalle cómo utilizar cada una, te invitamos a revisar la sección Generación de Liquidaciones, donde encontrarás un paso a paso claro y todos los consejos para manejar este proceso sin complicaciones.
Paso 8: validación de proceso y generación de transfer bancario
Preparación del pago: análisis de reportes y generación de archivo bancario
En esta etapa es fundamental revisar cuidadosamente las liquidaciones que hemos procesado recientemente, para asegurarnos de que toda la información esté correcta antes de generar el archivo de transferencia bancaria.
Para facilitar esta revisión, Talana pone a tu disposición distintos reportes, entre los que destacan:
Libro de Remuneraciones: Un informe completo y detallado que presenta todos los conceptos y montos asociados a cada trabajador durante el mes, funcionando como un resumen integral y estructurado de la liquidación mensual.
Reportes personalizados: Puedes crear un reporte a medida, seleccionando los campos y conceptos que quieras visualizar específicamente, lo que te permite enfocarte en la información más relevante para tu revisión.
Una vez que hayas verificado y confirmado que todo está en orden, podrás descargar el archivo de transferencia bancaria que se debe subir al banco para hacer efectivo el pago de las remuneraciones correspondientes al mes.
Si necesitas ayuda con este proceso, en el artículo Transfer bancario encontrarás el paso a paso completo para generar y utilizar correctamente este archivo.
Paso 9: liberación de liquidaciones a los trabajadores
Disponibilidad de liquidaciones en Talana Next
Una vez que hayas cargado el archivo de transferencia al banco para procesar el pago, el proceso está casi completo. Sin embargo, aún queda un paso muy importante: disponibilizar las liquidaciones de sueldo a los trabajadores, para que puedan revisarlas y tener constancia formal de sus pagos.
Talana ofrece distintas opciones para liberar estas liquidaciones, de forma que cada trabajador reciba su información de manera clara y segura. Puedes enviarlas directamente por correo electrónico o ponerlas a disposición en la aplicación móvil Talana Next, según lo que mejor se adapte a tu empresa.
Para conocer en detalle cómo realizar esta liberación y aprovechar todas las opciones disponibles, te invitamos a consultar el artículo Liberación de liquidaciones, donde encontrarás un paso a paso completo y consejos prácticos.
Paso 10: Pago de cotizaciones y generación de reportes legales
Cierre mensual: obligaciones previsionales y legales
últimos pasos: Aunque ya superamos la parte más intensa del proceso, aún quedan tareas clave para cerrar correctamente el mes: realizar el pago de cotizaciones previsionales y cumplir con ciertas obligaciones legales, como el envío de reportes a la Dirección del Trabajo (DT).
Pago de cotizaciones
Para efectuar el pago previsional, Talana te permite descargar el archivo Previred, el cual contiene toda la información necesaria para declarar y pagar en el portal de Previred.
Una vez cargado el archivo en la plataforma, te recomendamos comparar sus datos con el reporte "Resumen de Leyes Sociales", disponible en Talana. Esto te permitirá verificar que todos los montos coincidan y que no haya diferencias en los totalizadores por trabajador o por institución.
Reportes obligatorios para la Dirección del Trabajo
Talana te entrega herramientas clave para cumplir con tus obligaciones legales ante la Dirección del Trabajo (DT), de manera sencilla y centralizada:
Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE): documento descargable que consolida mensualmente las remuneraciones de todos los trabajadores. Su envío es obligatorio para los empleadores ante la DT.
Reporte de carga de contratos: permite mantener actualizada la información de contratos, términos y modificaciones laborales en el portal de la Dirección del Trabajo.
Además, te recomendamos utilizar nuestra Extensión Mi DT, una herramienta que facilita el envío de información relacionada con altas, bajas y anexos contractuales, todo desde un solo lugar, de forma simplificada, rápida y sin errores.
Paso 11: finiquito
Generación de Finiquitos y Cierre de la Relación Laboral
En Talana, este proceso está completamente integrado al sistema y te permite simular, revisar y generar el finiquito según las condiciones específicas de cada trabajador, ya sea de forma individual o masiva.
Para conocer las distintas formas de generar un finiquito en Talana, te invitamos a revisar el artículo finiquito, donde encontrarás todos los puntos clave que debes tener en cuenta durante este proceso.
Además, te compartimos el artículo calculos de finiquito, que te ayudará a comprender en detalle cómo se componen los montos según las condiciones específicas aplicadas en cada caso.