En este artículo te mostramos las diferentes opciones que tienes disponibles para actualizar sueldos y otras asignaciones, ya sea de forma individual o masiva.
Contamos con 3 métodos para modificar los sueldos base, los que veremos en detalle en este artículo y se encuentran en las siguientes pestañas:
Opción 1: Cambio individual
Opción 2: Cambio masivo (Cargar empleados simple) (recomendada)
Opción 3: Actualización masiva de sueldos
Cambio Individual
El cambio individual de sueldo base o asignaciones tales como colación o movilización, se realiza directamente desde la Ficha del trabajador. Pero antes de realizar el cambio debes revisar las versiones de contrato vigentes, para determinar qué opción seleccionar al momento de aplicar dicho movimiento y guardar los datos de la ficha.
Para verificar las versiones de contrato, asegúrate de estar en la Ficha del trabajador al que deseas aplicar el reajuste, sin necesidad de editarla. A continuación, sigue la ruta correspondiente según la ficha que estés utilizando.
Dirígete a la ruta: Empleados > Ficha > pestaña Contrato > Existen otras versiones de este contrato.
En la siguiente imagen puedes visualizar que la última versión de contrato generada fue para a partir del mes de septiembre 2023.
Luego, para modificar el sueldo base, selecciona la opción editar ficha y en la pestaña Contrato ajusta el sueldo base del apartado sueldo.
Finalmente, guarda este cambio según las siguientes opciones:
Crear una nueva condición contractual: esta opción genera una nueva versión de contrato a partir de la fecha específica que necesites establecer (esta fecha siempre te permitirá seleccionar el mes completo y no día específico dentro del mes).
Generar un cambio a mitad de mes: esta opción crea una nueva versión de contrato, permitiéndote seleccionar una fecha específica dentro del mes. Por ejemplo, si necesitas establecer un sueldo a partir del 15/07/2024, esta opción es la indicada.
Modificar el contrato vigente: esta opción te permite sobrescribir la información de la versión actual del contrato del trabajador. Por ejemplo, si el trabajador tiene una versión de contrato desde septiembre de 2023, al seleccionar esta opción, sobrescribirá la información del sueldo base desde esa fecha.
Ten presente que la elección correcta dependerá de la revisión previa de las versiones de contrato. Según lo verificado anteriormente, la última versión de contrato de esta trabajadora corresponde al 01/09/2023. Por lo tanto, puedes seleccionar la primera opción para que el nuevo sueldo se aplique a partir del 01/07/2024.
S tienes un caso en el que ya has efectuado un cambio contractual a partir del mismo mes en el que entrará en vigor el nuevo sueldo, entonces debes optar por la opción de aplicar de manera retroactiva. Esto debido a que estarás indicando que el ajuste salarial también se implementa desde la misma fecha en que comenzó el cambio anterior.
Siguiendo el proceso, al seleccionar la opción correspondiente, el flujo de esta acción te llevará al siguiente modal para generar el documento de anexo y generarlo de forma inmediata mediante el mismo proceso.
En el caso de que no vayas a realizar dicho anexo, puedes volver a ver la ficha y seleccionar el botón anexos y contratos, donde puedes realizar el proceso de generación del anexo asociado al cambio.
Por último, para confirmar que el cambio se realizó correctamente, regresa a la Ficha del trabajador y vuelve a la pestaña del contrato. Aquí, verifica la nueva condición contractual o la nueva versión del contrato, que estará establecida a partir del 01/07/2024. Luego, puedes comprobar el sueldo actualizado.
Cambio Masivo
Cargar empleados (Simple)
Esta es la mejor alternativa para actualizar los sueldos de manera masiva. Para realizar este proceso de forma exitosa, utiliza el cargador de empleados desde el menú lateral > Carga de datos > Cargar empleados (simple).
Ubicado en esta modalidad, tienes varias opciones para seleccionar y realizar cambios contractuales a tus trabajadores. Como puedes observar en la imagen, cada opción tiene una descripción detallada. Asegúrate de revisar cuidadosamente lo que necesitas hacer.
Dentro de todas las opciones disponibles, si estás creando una nueva condición contractual, como por ejemplo el cambio de sueldo de un trabajador, se recomienda utilizar la opción Crear condiciones contractuales para empleados existentes. Esta función siempre generará una nueva versión del contrato a partir de una fecha específica.
Luego, descarga el archivo de ejemplo, desmarcando todos los campos y solo seleccionando el campo que vayas a utilizar. En este caso solo seleccionamos sueldo base.
Completa los campos solicitados, especialmente el campo aplicarDesde, dado que con esto el sistema actualizará desde esa fecha el nuevo sueldo base, sin modificar el historial de sueldos anteriores.
Para cargar el archivo, selecciona nuevamente la opción a utilizar y carga el archivo.
Actualización Masiva
Actualizador masivo de sueldo/ asignaciones
- Trabajadores que ya dispongan de una versión de contrato vigente en el mes en el cual se pretende implementar el cambio. Por ejemplo, si requiero modificar el salario a partir del 01/07/2024, pero el trabajador ya tiene una versión de contrato establecida para esa fecha.
- Los trabajadores cuentan con múltiples versiones de contrato vigentes durante el mes en el que se planea llevar a cabo el cambio. A continuación, se muestra un ejemplo ilustrativo:
- Trabajadores con contratos paralelos o simultáneos.
Este informe será muy útil para hacer un análisis previo al cambio contractual, donde podrás identificar todas las condiciones contractuales actuales del trabajador y los cambios históricos a lo largo del tiempo.
Para ilustrar esto de manera sencilla, en el texto en rojo se muestra un contrato con múltiples versiones en el mismo mes en el que se desea realizar un cambio (este escenario no sería adecuado para esta herramienta), y en el texto en verde se encuentra una versión de contrato sin definir con una fecha anterior al cambio (este sería el caso idóneo para trabajarlo mediante esta herramienta).
Para realizar el proceso de actualizaciones deberás realizar los siguientes pasos:
- En el porcentaje: debes definir un porcentaje (respecto a este se realizará la actualización).
- Sumando: el monto que definas se sumará al concepto a actualizar.
- Asignando el valor fijo: el monto que definas remplazará el concepto a actualizar.
- Tendrás la posibilidad de definir que esta actualización aplique proporcional a los meses de último año trabajado.