¿Qué son las liquidaciones históricas?
Las liquidaciones históricas son los registros de liquidaciones que fueron procesadas y pagadas por el anterior software de remuneraciones con el que trabajaba la empresa. Este registro equivale a una foto de las remuneraciones pagadas en periodos anteriores.
¿Para qué cargar liquidaciones históricas?
El principal objetivo de este hito es que mantengas la data histórica de tus trabajadores, para que pueda ser consultada directamente desde Talana, lo que permitirá tener un proceso de cálculo exitoso.
La cantidad de meses a migrar dependerá de las particularidades de cada empresa y de los cálculos involucrados en el proceso de sueldos.
El registro histórico te permitirá realizar:
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Cálculo de posibles elementos de pago que requieren información histórica para la obtención de promedios o cualquier componente de ingresos variables como anticipos de gratificaciones, comisiones o promedio de días de vacaciones.
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Cálculo correcto de los aportes correspondientes, para trabajadores que tengan licencia médica durante un periodo prolongado.
- Proceso de Declaración Jurada.
- Reliquidaciones accesorias.
- Cálculo de finiquito con 24 rentas.
- Emisión del Libro de Remuneraciones Electrónico de meses anteriores.
Consideraciones claves previa a la carga del archivo
Durante el proceso de completar el archivo con la información histórica, y antes de la carga en la plataforma, debes tener en cuenta los siguientes puntos:
- En este archivo se debe ingresar información histórica de todos los trabajadores que se encuentren en la base de Talana incluyendo al personal finiquitado, junto con sus ítems de finiquitos necesarios para que puedas realizar la Declaración Jurada.
- En caso de que la nómina tenga trabajadores con fecha de ingreso posterior a la fecha que se configuró el maestro de empleados, deberás incorporarlos directamente en la base. Para obtener una guía detallada sobre el proceso de creación de estos trabajadores, consulta el artículo Creación de Empleados.
- Este archivo será la foto de tus pagos históricos, por lo que debes asegurarte completarlo cada campo y mantener la consistencia en la información al momento de realizar la carga del archivo. Podrás revisar, por ejemplo, el impuesto cargado en los históricos v/s el detalle de impuestos pagados de los periodos informados con tu F29.
- Antes de descargar tu planilla debes verificar que los ítems a utilizar (aportes empresa y descuentos de leyes sociales) se encuentre con la configuración de Usar dentro del ítem. Esto lo podrás revisar desde el artículo Configuración de ítems de pago.
- Recuerda que los campos del archivo nativo de carga están diseñados para ingresar los totales de los ingresos brutos y descuentos. Para detallar las liquidaciones, debes agregar al final del archivo los nombres de los conceptos tal como están creados en Talana, junto con los montos correspondientes.
- Los datos de tu archivo deben seguir un orden ascendente en las tres primeras columnas, que corresponden al Rut del empleado, mes y año, y Rut razón social. Puedes aplicar un orden personalizado siguiendo el ejemplo que presentamos a continuación:
- Antes de realizar la carga, valida que la base esté posicionada al menos en el último mes informado en el archivo.
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Es imprescindible que la información ingresada se cargue en formato de valores, excluyendo el uso de fórmulas y caracteres especiales.
- Ten presente que, si tienes Rut cuyo dígito verificador termine en K, debes ingresarlo en mayúscula.
- Es importante que la información de la planilla no contenga espacios innecesarios, ya que esto podría ocasionar errores durante la carga.
- Para pasar a productivo (primer pago en vivo con Talana) es obligatorio tener el histórico cargado en la base.
- El proceso de comparativo de sueldos es un proceso de ensayo, por lo tanto, deberá ser reemplazado por liquidaciones históricas.
- El archivo solo podrá ser manipulado o modificado por el cliente.
A continuación, te compartimos un video del paso a paso para que realices tu carga histórica:
Desglose de conceptos en el proceso de liquidaciones históricas
A continuación, te mostramos una descripción detallada de las columnas que se deben completar para la carga.
Las primeras columnas se encuentran enfocadas a la individualización del empleador, trabajador y mes a informar:
- Rut Razón Social: en el caso de contar con más de una razón social se debe informar dentro de esta misma columna.
- Rut: ingresar Rut de trabajador respetando el formato (sin punto y con guión).
- Año_Mes: ingresar el mes y año del proceso de acuerdo al formato "aaaamm".
- Código de Contrato: en caso de recontrataciones dentro de un mismo mes, contratos eventuales o contratos paralelos (en más de una razón social), se debe ingresar código de contrato asociado a la ficha del colaborador.
Leyes sociales
Estos campos están enfocados a declarar todo aquello que sea parte de las leyes sociales e Impuesto único:
- Monto total Isapre o Fonasa: se deberá informar el monto total por concepto de salud, ya sea la cotización obligatoria del 7% correspondiente a Fonasa o Isapre más adicional de salud.
- Rebaja Zona Extrema: solo se debe completar para aquellos trabajadores que posean este beneficio tributario, en donde se indicará el monto total de la rebaja.
- Seguro Cesantía Trabajador: solo para casos que el trabajador se encuentre con contrato indefinido (0,6%).
- Monto de AFP: ingresar monto total (cotización obligatoria más comisión).
- APV: informamos régimen A y Régimen B según corresponda.
Libro de Remuneraciones
Estos campos están enfocados a informar totalizadores e ítems de la liquidación de sueldo:
- Total tributable (afecta a impuesto): considerar la diferencia entre total haberes menos haberes exentos, menos descuentos legales (AFP, Total Isapre (con tope), APV régimen B, Depósito Convenido y Rebaja de zona extrema).
- Sueldo Líquido: sueldo líquido percibido.
- Sueldo Base: sueldo base del trabajador.
- Remuneración Imponible: ingresar remuneración con tope.
- Remuneración Total o Sueldo Bruto: ingresar el total de haberes percibidos.
- Impuestos: ingresar impuesto reflejado en liquidación.
- Remuneración No Imponible: incluir todos los haberes exentos (ej. colación, movilización, asignación familiar, viáticos, sobregiros entre otros) en el caso de sobregiro se debe ingresar el detalle en la apertura de liquidación indicando el monto, de esta forma Talana podrá seguir acumulando o descontado de acuerdo al caso.
Ausentismos y Gratificación
En estas columnas deberás ingresar el detalle de días trabajados y de ausencias en el mes informado:
- Días Trabajados del Mes: ingresar el total de días trabajados en el mes informado.
- Días licencia médica: ingresar días de ausentismos correspondientes a licencia médica.
- Días ausentismos: ingresar ausencias por faltas injustificadas y permisos sin goce de sueldo.
- Mensual: ingresar monto gratificación pagado en el mes.
- Anual: ingresar el monto anual pagado en el mes correspondiente.
Aportes patronales
En este apartado es crucial llenar todos los registros, en caso contrario, se asumirá que la ausencia de registros en los aportes patronales se debe a situaciones que así lo ameritan, tales como: ser jubilado, tener más de 65 años, ser extranjero o contar con licencias médicas en caso de seguro de accidente de trabajo.
- Seguro Invalidez y Supervivencia (SIS): monto aporte de seguro de invalidez y sobrevivencia del periodo ingresado.
- Seguro Accidente de Trabajo: monto de la mutualidad pactada por cada trabajador.
- Fondo Solidario: monto correspondiente a fondo solidario según tipo de contrato pactado.
- Seguro de Cesantía del Empleador: monto correspondiente al seguro de cesantía que es costo empleador, según el tipo de contrato pactado con el trabajador, abierto entre el fondo solidario y el aporte empleador.
En la siguiente imagen, se muestra el porcentaje de cotización para ambos conceptos según el tipo de contrato que posea el trabajador:
Apertura liquidación
Si dentro de tus procesos de pagos cuentas con finiquitos de renta variable y/o además con procesos de reliquidaciones de bono, debes incorporar adicionalmente la apertura total de ítems de pago, ya sea haberes imponibles, haberes exentos o descuentos, dejando en 0 las columnas totalizadores (apertura haberes afectos, haberes exentos y descuentos).
Puedes ingresar cuantos ítems tengas en las liquidaciones, pero debes validar que estén creados en la base.
En caso de no contar con este detalle, podrás cargar únicamente valores totalizados, y las liquidaciones históricas se reflejarán de forma resumida:
Al cargar los históricas solo con los totalizadores, se obtendrá una liquidación resumida, sin acceso al detalle de conceptos que fueron cancelados por cada periodo. A continuación, un ejemplo de la vista resumida:
Carga tu archivo en 3 pasos
Paso 1
Para iniciar el proceso, descarga el archivo y completa con todos los datos de las liquidaciones históricas. Para acceder a este archivo, dirígete al menú lateral: Carga de datos > Cargadores masivos > Otros cargadores > Liquidaciones históricas.
Al seleccionar la pestaña anterior, en la parte derecha figura la opción Descargar planilla de ejemplo:
Paso 2
Completa el archivo y asegúrate de seguir todas las instrucciones detalladas en las pestañas 1 y 2 de este artículo. Es fundamental que el ingreso de los montos concuerde con los totalizadores, garantizando así que tus liquidaciones se presenten con la máxima coherencia en sus cifras.
Paso 3
Después de haber llenado el archivo, podrás subirlo a la plataforma haciendo clic en la opción Seleccionar archivo, y luego en la opción Cargar:
Finalmente, se mostrará un mensaje en la pantalla, que indicará si la carga fue exitosa o si hubo errores, los que podrás revisar seleccionando la opción Detalle de carga.
Dato importante: el detalle de carga te mostrará solo las liquidaciones que no fueron cargadas por contener algún error, por lo que puedes corregir sobre el mismo archivo Excel y luego cargarlo. No es necesario que subas todos los registros nuevamente.
Para validar los montos cargados por liquidaciones históricas, cuentas con 4 alternativas:
1. De forma individual directamente desde la Ficha del trabajador > pestaña carpeta > sección liquidaciones, donde se encuentran almacenadas las liquidaciones cargadas.
2. De forma masiva desde Reportes > Básicos > Liquidaciones por Proceso. En esta sección podrás obtener una vista por proceso de carga, desde aquí, al hacer clic en detalles podrás seleccionar las liquidaciones que deseas visualizar:
3. Informe de impuestos pagados, que podrás encontrar desde la ruta: Reportes > Legales > informe de impuesto pagados, donde podrás cuadrar el impuesto recientemente cargado con el pagado en los formularios 29 de cada mes.
4. A través de un reporte personalizado de tipo liquidación, el cual podrás crear a medida y con los campos y conceptos que deseas visualizar. Para conocer como crear este este reporte, visita el artículo de Reportes Personalizados.