En Talana, puedes registrar y administrar los préstamos que la empresa otorga directamente a los trabajadores. Estos se conocen como Préstamos Empresa y permiten establecer condiciones de pago específicas, adaptadas a cada necesidad.
Esta herramienta te facilita llevar un control ordenado de los préstamos internos, diferenciándolos de aquellos gestionados por cajas de compensación o instituciones externas.
A continuación, encontrarás una guía paso a paso para administrar los préstamos de manera correcta y ordenada.
Creación Individual
¿Cómo crear un préstamo de forma individual?
Para registrar un nuevo préstamo otorgado a un trabajador, dirígete al menú lateral y selecciona: Empresa > Préstamos
Luego, haz clic en la opción “Nuevo préstamo” y completa los siguientes campos obligatorios:
Nombre del préstamo*: Define un nombre para identificar el préstamo. Este aparecerá como glosa en la liquidación del trabajador.
Buscar a una persona*: Selecciona al trabajador a quien se le otorgará el préstamo.
Monto del préstamo*: Ingresa el monto total a otorgar en pesos. Si deseas expresarlo en UF, marca la casilla correspondiente y selecciona la fecha de la UF que se aplicará.
Número de cuotas*: Indica en cuántas cuotas se pagará el préstamo.
Fecha de otorgamiento del préstamo*: Corresponde a la fecha en que se formalizó el préstamo. (No necesariamente coincide con el primer descuento en la liquidación)
Mes del primer descuento*: Selecciona el mes en que se realizará el primer descuento por planilla.
Motivo*: Escoge el motivo por el cual se otorga el préstamo (por ejemplo: emergencia, anticipo, salud, etc.)
Todos los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
al buscar al trabajador, podrás visualizar un resumen que incluye:
- Sueldo base del trabajador
- Último sueldo líquido a pagar
- Saldo de préstamos vigentes (en caso de tener otros activos)
Esta información te permitirá calcular el monto correspondiente y verificar si cumple con los requisitos para el valor otorgado.
Para finalizar, haz clic en el ícono verde de guardar. Se desplegará una ventana con la opción de generar el comprobante del préstamo (opcional), el cual quedará disponible dentro de la ficha del trabajador.
Si tienes activo el módulo de firma digital, podrás enviar el comprobante directamente para que el trabajador lo firme. Así, el documento quedará validado de forma oficial.
Creación Masiva
¿Cómo cargar préstamos de forma masiva?
Si necesitas ingresar múltiples préstamos al mismo tiempo, puedes hacerlo mediante una carga masiva desde el menú lateral: Carga de datos > Préstamos
Paso 1: Descarga y completa la planilla
Haz clic en la opción “Descargar planilla de ejemplo” y completa los siguientes campos:
Nombre: Nombre del préstamo. Será visible como glosa en la liquidación del trabajador.
Empleado: RUT del trabajador, sin puntos, con guion y dígito verificador. Ej: 12345678-9
Monto*: Monto total del préstamo en pesos. Si deseas ingresarlo en UF, selecciona la opción correspondiente y completa el campo “Día_Considerar_UF”.
Cuotas*: Número total de cuotas del préstamo.
Fecha de otorgamiento*: Fecha en que se otorgó el préstamo. No es necesario que coincida con el primer descuento.
Mes primer descuento*: Mes en que se comenzará a descontar. Debe ingresarse con el día 01. Ejemplo: 01-09-2023
Motivo*: Selecciona el motivo correspondiente para el préstamo.
En UFs: Indica si el préstamo será calculado en UF (Sí/No).
Día_Considerar_UF: Si el préstamo es en UF, especifica la fecha de la UF a considerar para el cálculo de las cuotas.
Cuenta Contable: Código de la cuenta contable donde debe registrarse el préstamo.
Todos los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
Paso 2: Sube la planilla
Una vez que hayas completado la planilla:
- Regresa a Carga de datos > Préstamos
- Selecciona el tipo de carga correspondiente.
- Haz clic en “Cargar” para subir el archivo.
Acciones
En esta sección, puedes gestionar diversos aspectos de los préstamos otorgados a tus trabajadores. Para acceder a esta vista, simplemente dirígete a: Empresa > Préstamos.
Aquí encontrarás un listado de todos los préstamos pactados y tendrás la opción de realizar varias acciones. A continuación, te detallamos en qué consiste cada una y cómo ejecutarla desde el sistema:
1. Repactar préstamo
La opción Repactar te permite modificar las condiciones originales de un préstamo ya existente, en base al saldo insoluto. Puedes ajustar el número de cuotas o el monto de cada descuento, estableciendo un nuevo acuerdo de pago con el trabajador.
¿Cómo repactar un préstamo?
Dirígete al botón Acciones y selecciona Repactar. Se abrirá una pantalla donde deberás ingresar la siguiente información:
- Nueva cantidad de cuotas
- Primer mes de descuento repactado
- Motivo
Con esta acción, quedará acordada la nueva cuota con sus nuevas condiciones de pago para el trabajador.
En caso de ser necesario, también tendrás la opción de revertir la repactación del préstamo.
2. Generar PDF
La opción generar PDF, te permitirá generar un certificado en formato PDF que incluirá todos los datos del préstamo. El documento se almacenará directamente en la carpeta del trabajador.
Una vez aceptado, el certificado se mostrará de la siguiente manera:
3. Solicita Firma
También podrás gestionar la opción solicitar firma del trabajador. Esta funcionalidad requiere que cuentes con el módulo de firma digital. Al utilizarla, se activará el flujo de firmas y el comprobante quedará validado con la firma electrónica del trabajador y su jefatura.
4. Prepagar préstamo
La función Prepagar permite registrar un pago anticipado del total de la deuda pendiente (saldo insoluto). Es importante considerar que solo es posible prepagar la totalidad del préstamo, no cuotas parciales.
¿Cómo prepagar un préstamo?
Para prepagar un préstamo, dirígete al botón Acciones y selecciona Prepagar.
Se abrirá una pantalla donde tendrás que ingresar el mes en que se realizó el prepago. Una vez completes esto, el préstamo quedará cerrado y no se seguirán descontando cuotas en los meses futuros.
En caso de ser necesario, también tendrás la opción de revertir el prepago del préstamo.
5. Aplazar cuotas
La opción de Aplazar permite postergar el pago de las cuotas restantes de un préstamo, otorgando al trabajador un plazo adicional cuando enfrenta dificultades para cumplir con las fechas de pago originalmente pactadas. Esta alternativa es útil, por ejemplo, cuando el trabajador necesita un alivio temporal en sus pagos o ha estado con licencia médica.
¿Cómo aplazar cuotas de un préstamo?
Para aplazar un préstamo, dirígete al botón Acciones y selecciona Aplazar.
Se abrirá una pantalla donde tendrás que ingresar:
- Número de meses a aplazar
- Mes de inicio de aplazamiento
- Motivo (en el caso de que sea «otro» podrás ingresarlo en formato texto)
De esa forma, podrás ajustar la programación de los descuentos restantes según lo necesites.
También podrás crear más de un aplazamiento o eliminar un aplazamiento del préstamo si es necesario. Para hacerlo, simplemente ingresa nuevamente a la opción "Aplazar Préstamo" y verás el ícono del basurero, que te permitirá borrar dicha acción.
6. Borrar préstamo
La acción Borrar elimina definitivamente el registro de un préstamo. Se recomienda utilizar esta opción solo si el préstamo aún no ha comenzado a descontarse, para evitar inconsistencias en los períodos anteriores.
¿Cómo borrar un préstamo?
Para eliminar un préstamo, dirígete al botón Acciones y selecciona Borrar. Esto eliminará completamente el registro del préstamo. No incluye los certificados, estos quedan igual forma en la carpeta del trabajador.
7. Anular
La acción Anular desactiva de forma definitiva el registro de un préstamo. Esta opción se utiliza cuando se necesita eliminar un préstamo que no ha sido pagado, con el objetivo de generar uno nuevo.
Para anular un préstamo, debe cumplirse al menos una de las siguientes condiciones:
- No se han descontado cuotas.
- El préstamo no ha sido firmado por una o ambas partes.
- No se han aplazado cuotas.
Una vez anulado, el préstamo quedará registrado como histórico.
Registro en ficha del trabajador
En este apartado te explicamos cómo visualizar los préstamos asignados a cada trabajador directamente desde su ficha.
Para ello, ingresa a la ficha del trabajador y dirígete a la pestaña Contrato > Préstamos.
Desde esta sección podrás revisar el detalle del préstamo, acceder al comprobante generado y dejar visible u oculto para el trabajar.
Y si cuentas con el módulo de Firma Digital, también tendrás la opción de solicitar la firma electrónica del comprobante directamente al trabajador, facilitando así su validación y respaldo.
Dato importante: Los Préstamos Empresa no deben confundirse con créditos externos, ya que estos últimos deben cargarse desde el menú Carga de datos.