Esta guía ha sido diseñada para ayudarte a gestionar el proceso de contratación e incorporación del nuevo trabajador.
A continuación, te explicaremos cada uno de los procedimientos esenciales, segmentando el contenido desde cada módulo de Talana, donde podrás gestionar tus procesos combinando todas las funcionalidades, o solo tomando una parte del proceso.
Paso 1: selección del candidato
El módulo de Reclutamiento y Selección de Talana está diseñado para simplificar y optimizar el proceso de búsqueda y contratación del talento. Talana ofrece recursos indispensables para el día a día en este módulo, asegurando que se aproveche al máximo su potencial.
Cómo funciona Talana en Reclutamiento y Selección
- Creación del aviso de empleo: crea un aviso de empleo en la plataforma Talana, incluyendo la descripción del puesto, requisitos y beneficios.
- Publicación del aviso: publica el aviso en diferentes canales, como redes sociales y portales de empleo.
- Recepción y gestión de solicitudes: recibe y gestiona las solicitudes de empleo a través de la plataforma Talana.
- Entrevistas y evaluaciones: realiza entrevistas y evaluaciones con los candidatos seleccionados a través de la plataforma Talana.
- Selección y contratación: selecciona al candidato adecuado y completa una ficha para enviar al módulo de Gestión de Personas y continuar con el proceso de contratación.
En el siguiente artículo y encontrarás todo sobre cómo gestionar tus procesos de búsqueda de Talentos en Talana.
Paso 2: contratación del trabajador
El Módulo de Gestión de Personas en Talana es la matriz para administrar toda la información de los trabajadores y la Empresa. Este módulo ofrece herramientas que simplifican la gestión, incluyendo entre otras, la contratación de trabajadores.
Contratación de trabajadores en Talana
Talana permite la creación de fichas de trabajador de dos maneras: individualmente o masivamente. A continuación, puedes acceder a una guía con el paso a paso para la creación de fichas de trabajador.
Creación individual de Ficha de Trabajador
Para crear una ficha de trabajador individualmente, se debe ingresar al menú > Empleados.
Es necesario completar la información básica, que incluye el RUT, nombre, apellido paterno y materno, nacionalidad, género y fecha de nacimiento del trabajador.
Además, se requiere información contractual como la razón social, tipo de contrato, jornada, horas de la jornada, tipo de pago (mensual, diario, por hora), sueldo, y asignación de movilización y colación; y previsional como AFP y Salud. Una vez ingresada la información, se debe hacer clic en "Guardar" para crear la nueva ficha.
Creación masiva de Ficha de Trabajador
Para crear nuevos trabajadores de forma masiva, se accede al menú > Carga de Datos y se selecciona el botón > Cargar Empleados Simple. Los pasos son los siguientes:
- Seleccionar la opción de carga.
- Descargar la plantilla de ejemplo, que contendrá los campos obligatorios predefinidos para la carga.
- Completar la planilla con los datos.
- Cargar la planilla en la misma ruta de descarga, seleccionando primero la opción y luego adjuntando el archivo.
- Se recomienda primero "Validar" el archivo para revisar que toda la información sea correcta antes de "Cargar".
- En la sección > Validados, se puede revisar si todas las filas fueron cargadas correctamente; en caso de errores, se indicará la fila y el tipo de error para que se pueda modificar en el archivo y volver a cargarlo.
Es importante tener en cuenta que, al crear una ficha de trabajador, los datos personales, contractuales y previsionales son esenciales. Otros datos adicionales pueden cargarse posteriormente o no considerarse si no son necesarios. A continuación, puedes acceder al paso a paso para la Actualización de campos en la ficha del trabajador.
Una vez que los trabajadores están creados, Talana permite generar documentos, como contratos, de forma individual o masiva. Para la generación masiva de documentos, se pueden aplicar filtros por grupos, razón social, sucursal, centro de costo, gerencia o forma de pago. Los documentos generados pueden ser descargados en formato PDF o Word.
Conoce cómo gestionar la contratación de nuevos trabajadores en Talana.
Paso 3: firma de documentos
El módulo de Firma Digital ayuda a las empresas a tener procesos más eficientes, permitiendo enviar y recibir documentos para ser firmados directamente desde el mail, portal web Mi Talana o app Talana Next.
Encuentra en información sobre el Portal del Trabajador.
La firma de los documentos posee la misma validez jurídica que una firma realizada por escrito y está validada por la inspección del trabajo. Además, cuenta con las medidas de seguridad necesarias e incluye un registro de tiempo.
Cómo Funciona la Firma de Documentos en Talana
- Creación del documento: el administrador crea un documento en Talana, seleccionando el tipo de plantilla de documento que se debe firmar.
- Envío del documento: el documento se envía al usuario que debe firmarlo, quien recibe una notificación por correo electrónico.
- Firma del documento: las partes interesadas firman el documento de manera electrónica, utilizando una firma digital segura.
- Almacenamiento del documento: el documento firmado se almacena en el módulo de gestión de personas en la ficha del trabajador, en el módulo de Firma Digital desde Resultados de Firma, en la app del trabajador y mail de los interesados, donde se puede acceder y gestionar de manera segura.
Conoce todo sobre cómo firmar documentos en Talana.