Desde el módulo Firma Digital, existen dos formas de ver los resultados de los procesos de firma:
Visualización de resultados por solicitud masiva de firma.
Visualización totalizada de resultados de los documentos a los cuales se les ha solicitado firma.
Resultados por solicitud de firma masiva
Después de llevar a cabo un proceso masivo de firma digital es importante realizar un seguimiento. Puedes revisar los resultados de firma, los cuales te proporcionarán una visión general de todos los documentos enviados a firmar. También, tienes la opción de acceder a los resultados por solicitud masiva.
Para realizar dicho proceso, debes ingresar al botón Solicitudes masivas, identificar la solicitud que necesitas revisa y haz clic en el botón con los tres puntos y luego desde ver detalle podrás ingresar directamente a estos resultados de solicitud masiva de firmas.
Una vez que ingreses a la solicitud masiva seleccionada podrás ver los resultados del proceso.
También, podrás ver el estado de firma de los documentos: firmados, rechazados y pendientes de firma. Adicionalmente, podrás descargar los documentos enviados a firma y así obtener los que estén ya firmados para tener el respaldo de los mismos, así como también podrás reenviar la solicitud de firma para aquellos documentos que estén pendientes. Para esto debes:
Reenviar solicitudes de firma
Para reenviar la solicitud de firma tienes varias opciones, la primera es ocupar los filtros superiores y así poder ver solo los documentos pendientes de firma y reenviar la solicitud.
También puedes seleccionar uno a uno los documentos que necesitas reenviar a firmar, con lo cual deberás a su vez, hacer clic en acciones y luego reenviar (notificar solicitudes).
Descargar los documentos de manera masiva
Para la descarga de los documentos ocurre algo bastante similar a lo anterior, puedes hacerlo de la siguiente manera:
Filtrar por los documentos firmados, si son estos los que necesitas descargar, y seleccionar todos los documentos para luego ingresar en ver documentos firmados y seleccionar aquellos documentos a descargar una vez seleccionados deberás de indicar desde descargar documentos.
También, puedes simplemente ingresar a la solicitud de firma masiva, ver el listado de todos los documentos, seleccionar aquellos que necesitas descargar y realizar la misma acción anterior: seleccionar al trabajador que tenga estos documentos asignados > descargar documentos.
La acción de ver los documentos permite tener una descarga de los archivos, que será mediante una carpeta zip comprimida.
¿Cómo saber cuáles son los documentos firmados y los pendientes?
Los archivos que vengan en la carpeta con el nombre que contenga al final la palabra "signed", indica cuáles son los documentos firmados que vengan dentro de la descarga. Dicha descripción en el nombre podrá variar acorde al flujo de firma que se haya realizado, esto quiere decir lo siguiente:
- Si el documento no tiene la palabra "signed", es porque nadie a firmado
- Si el documento dice "contrato_plazo_fijo.signed" quiere decir solo una persona ha firmado.
- Si el documento dice "contrato_plazo_fijo.signed.signed" (trabajador y contraparte).
- Y si, el documento dice ""contrato_plazo_fijo.signed.signed.signed" se entenderá que tanto el trabajador, como ambas contrapartes firmaron.
De todas formas, en la misma pantalla, previo al proceso de descarga saldrá si esta firmado o no y las contrapartes que firmaron.
En esta sección encontrarás el listado de solicitudes de firma enviadas, en sus distinto estados para poder hacer gestión sobre cada documento.
Resultados masivos de firma digital
Para acceder debes dirigirte al módulo de Firma Digital -> Resultados de firma:
Acá encontrarás un Dashboard con todos los procesos de firma enviados, y podrás revisar la información haciendo uso de los distintos botones
Lo primero que debes saber, es que al ingresar la vista estará filtrada bajo 2 condiciones. La primera es que mostrará los resultados en relación a los empleados vigentes dentro del mes de proceso. La segunda condición es que mostrará los resultados de firma de los últimos 6 meses. Respecto de esto último tendrás un filtro de fechas que podrás usar, pero que te permitirá ver los resultados en el mismo espacio de tiempo mencionado anteriormente, vale decir, en periodos de 6 meses máximo.
Filtros
Seleccionando el botón de filtros, podrás ver la información según:
Vigencia del empleado
Tipo de documento: Contrato o anexo, documento, días administrativos, vacaciones, liquidaciones.
Estado de firma: Firmado, rechazo o pendiente de firma.
Razon social
Gerencia
Sucursal
Centro de costo
Grupos.
Buscador
Además de un botón para aplicar filtros, tendrás un buscador que te permite realizar dicha acciones mediante el rut de un trabajador, tipo de documento o por nombre del archivo que necesitas revisar.
Descarga de los documentos
Hecho el uso de los distintos filtros tendrás la opción de seleccionar el listado de los documentos que necesitas y seleccionando en la lista sobre los trabajadores que tienen adjunto dicho documento podrás descargar estos documentos, que como bien vimos anteriormente en el resultado de las campañas de firma, se hará a través de una carpeta comprimida traerá todos los documentos seleccionados.