La Resolución Exenta N° 38 emitida por la Dirección del Trabajo establece nuevas directrices, requisitos y procedimientos para la autorización de los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia, los que deben ser cumplidos para su certificación.
Los cambios que implica esta resolución van más allá del módulo de Asistencia y Turnos, incluye procesos claves como el Login, el Portal del Trabajador, la Ficha del Trabajador y Firma Digital, lo que impacta a todo el ecosistema de Talana y a cualquier software de registro y control de asistencia que opere en el país.
A continuación te compartimos un listado de cambios relevantes.
Obligatoriedad del correo personal en la ficha del trabajador (Art. 34 - 34.1 - 34.2): el correo personal será un campo obligatorio dentro de la Ficha del Trabajador. Este podrá ser editado por el administrador, o por el mismo trabajador podrá editarlo desde el Portal del Trabajador.
Ficha razón social: se incorporan los campos de día y lugar de apelación en la ficha de la razón social, necesarios para que el trabajador cuente con la información para apelar al rechazo de las solicitudes que tramite (Art. 47.).
Flujo de días compensatorios: en relación a la compensación de HHEE por días adicionales de feriado respectivo a la Ley 40 horas, se completa el flujo de días compensatorios desde Talana, disponibilizando al trabajador la visualización y solicitud de estos (Art. 43 - 47.2).
Asociado a las acciones que puede realizar el trabajador desde su portal (app o web), se incluye un nuevo tipo de solicitud sobre cambio de turno (Art. 47.2).
Edición de marcas: el proceso de edición de jornadas fue uno de los cambios más relevantes en la Certificación del 2023, la que en su mayoría se mantiene para esta certificación. Una de las diferencias que destaca para esta nueva resolución es la obligatoriedad de editar las marcas al día hábil siguiente. (Art. 39- 40 - 41).
Portal del Fiscalizador: se ajusta el Portal del fiscalizador con los nuevos filtros y requisitos de la Dirección del Trabajo.
Notificaciones
A partir de esta actualización, se incorporan las siguientes notificaciones en la plataforma (Art. 45 - 47.1):
- Reporte mensual de días compensatorios: recibirás un reporte mensual detallando los días compensatorios cargados.
- Reporte Diario: si cuentas con el módulo de AyT, el perfil de Operador de Asistencia Superpoderoso recibirá diariamente a las 6:00 hrs. el reporte con las marcas del día anterior (Art. 27, apartado e).
- Notificaciones de firma de documentos: se enviará un correo electrónico a todos los firmantes involucrados (trabajador y contrapartes) en caso de rechazo o firma exitosa de cualquier documento.
- Cambio de contraseña: tanto el trabajador como el administrador recibirán un correo cuando se realice un cambio de contraseña, incluyendo la recuperación de la contraseña.
- Notificación de fiscalización: cuando se inicie una fiscalización por parte de la Dirección del Trabajo a través del Portal del Fiscalizador, el sistema notificará al administrador de la empresa a través de un correo.
- Rechazo y aprobación de solicitudes: se activa un nuevo flujo de correos, tanto para el trabajador como para la jefatura, sobre el rechazo y aprobación de solicitudes de días compensatorios, vacaciones, días administrativos o ausentismos, indicando la información correspondiente a dicha solicitud. Además, en caso de rechazo, indicará los días y lugar de apelación.
Para este último punto, te recomendamos gestionar tus carpetas de correos para mantener organizada la bandeja de entrada y facilitar la administración de estas notificaciones.
Permisos
Marcación libre: como parte de la flexibilidad para marcar asistencia, la resolución establece que las marcas realizadas desde aplicaciones móviles no pueden restringirse según su geolocalización, por lo que deben encontrarse habilitadas para que el trabajador marque independiente de donde se encuentre.
Esto significa que la asignación del permiso de marcación libre se asignará por defecto para todos los trabajadores (Art. 53, apartado c).
Configuraciones Mundo App:
- Se mostrarán los días compensatorios de horas extras en la Mi Talana y App.
- Se deben permitir las solicitudes de vacaciones en la Mi Talana y App.
- Se debe permitir pedir permisos desde Mi Talana y App.
Esto con el objetivo de que el trabajador desde su portal del trabajador (web y app), pueda visualizar el saldo de sus días compensatorios de horas extras (Art. 47.2), así como solicitar vacaciones y permisos (Art. 47, apartado 47.2 b).
Para conocer más sobre los cambios a nivel legal sobre esta resolución, descarga nuestro e-book en la sección de TalanaLab.