Proceso de Corrección de Jornadas

El último dictamen generado por la DT nos detalla las ocasiones en las que se puede modificar una jornada

Modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones: Con el objeto de asegurar que la información contenida en los sistemas sea fidedigna, los empleadores sólo podrán modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones en los siguientes casos:

• Modificación o reemplazo: El empleador podrá modificar o reemplazar una marcación existente en la plataforma, por ejemplo, para eliminar un atraso o reemplazar una inasistencia por una licencia médica un permiso otorgado con posterioridad a la ausencia.
• Agregar marcaciones: El empleador podrá también agregar marcaciones faltantes de entrada o salida, tanto individuales como colectivas derivadas, por ejemplo, de olvido de marcar por parte de los colaboradores, cortes de energía eléctrica, fallas del sistema, salidas anticipadas autorizadas, etc. De este modo, la empresa podrá convalidar la omisión de uno o más marcajes incorporando una nueva marcación manual lo cual evitará, por ejemplo, eventuales descuentos en las remuneraciones o la imposición de amonestaciones. Asimismo, se podrán completar las marcaciones de entrada o salida de todos los dependientes de la empresa o grupos de ellos, cuando el empleador haya convenido otorgar la mañana o la tarde libre.

• Corrección de errores: Los sistemas deberán permitir la corrección de errores derivados de problemas técnicos o equivocaciones de los colaboradores. Así, por ejemplo, el sistema permitirá subsanar problemas masivos derivados de cambios de hora local u otras fallas generales que afecten la hora real de las marcaciones.

Lo señalado también se aplicará para subsanar inconsistencias derivadas del uso inadecuado del sistema por parte de los colaboradores como ocurre, por ejemplo, cuando una persona marca en reiteradas oportunidades seguidas un inicio o término de actividad. En estos casos, el sistema permitirá eliminar las marcaciones repetidas manteniendo sólo la primera de ellas.

Frente a eso, lo primero que vamos a comentar sobre el nuevo proceso de corrección de jornadas es la funcionalidad de autocompletar.

El proceso de autocompletar marcas será un proceso automático que realice el sistema todos los días, al momento de realizar los cálculos correspondientes a las marcas generadas el día anterior, así que tendrás un día de desfase al momento de revisar la corrección de jornadas. 

Dicho proceso se va a generar bajo dos condiciones:

1. El colaborador debe tener un turno asignado
2. El colaborador debe tener a lo menos una marca realizada dentro de la jornada.

Con estas dos condiciones el sistema agregara la marca faltante a la jornada, lo cual va a reducir la cantidad de jornadas que actualmente presentan errores.

Ahora bien, esta acción masiva lo que hará es activar la notificación para el colaborador, el cual deberá actuar de acuerdo al flujo mencionado en la introducción, vale decir, aprobar o rechazar dicha modificación, y en el caso que no realice ninguna de las dos acciones, pasadas 48 horas, se entenderá por aprobada.

Dicho lo anterior, en los casos que el colaborador presente los siguientes casos, no se va a autocompletar las marcas

1. Si no tiene turno asignado, no se autocompleta la jornada.
2. Si tiene turno y no cuenta con ninguna marca dentro del día (estado de inexistente), no se autocompleta la marca.
3. Si no tiene turno, pero tiene una sola marca dentro del día (estado de error), no se autocompleta la marca.

Al modificar una Jornada o en los casos que Talana autocomplete las marcas de acuerdo a lo mencionado anteriormente, La DT ha especificado todo un flujo respecto de dichos procesos. Dicho flujo es el siguiente:

Flujo de aprobación de jornadas

Este flujo esta explícitamente detallado en ORD. N°2927/58, en el numero 3.9.4 de la DT.

Respecto de como el colaborador aprueba o rechaza las modificaciones, lo veremos mas adelante en flujo del colaborador.

Entendiendo lo mencionado en los puntos anteriores, de cuando corregir una marca, del proceso de autocompletar marcas que se hace de manera automática, entonces es necesario tener claridad sobre el comportamiento o el estado de las jornadas que se calculan, frente a eso las jornadas pueden estar en los siguientes estados:

Válida: Son todas aquellas jornadas que presentan cada una de las marcas requeridas de acuerdo al turno asignado, ya sea que esas marcas hayan sido las generadas por el colaborador, como aquellas marcas que se hayan ingresado por alguna corrección y aprobado por el colaborador de acuerdo a flujo.

Justificada: Son los registros de aquellas jornadas que estén justificadas con el ausentismo correspondiente. Es importante tener en cuenta que desde ahora la DT exige que se reciban todas las marcas generadas por el colaborador, tenga o no tenga un ausentismo ingresado para el día en cuestión.

Anomalía: Son aquellas jornadas que presentan alguna anomalía por cálculos en las jornadas, dichas anomalías pueden ser por 3 causales:

• Cálculos de atrasos o de horas extras que superen lo definido por configuración.
• Jornadas realizadas por el colaborador sin turno asignado
• Jornadas realizadas por un colaborador con contrato vencido (con fecha hasta), tenga o no tenga turno asignado.

Inválida: Las jornadas invalidas son aquellas que no cuenten con todas las marcas requeridas de acuerdo al turno asignado o de una jornada en la que se realizo una salida o una marca, sin tener el total de marcas básicas para calcular una jornada.

Inexistente: Son aquellas jornadas que tengan turno asignado pero ningún tipo de marca.

En revisión: Son aquellas jornadas que pasaron por una corrección realizada por un operador de asistencia, o por la acción de autocompletar marcas,  y están a la espera de la aprobación por parte del colaborador.

¿Cómo corregir la jornada de un colaborador?

Lo primero es ver el estado en cada uno de los días presenten en el calendario de corrección de jornadas.

Luego al hacer clic sobre el día en que haras la revisión de las jornadas, tendras una ventana para ver la cantidad de jornadas de acuerdo a su estado, y asi poder revisarlas en base aquello, o podras seleccionar "ir a detalle", para revisar todas las jornadas dentro del día seleccionado.

Recuerda que al ingresar a un día en particular, tendrás filtrado por prioridad el tipo de marcas para ese día, por lo que podrás buscar a un colaborador en particular o hacer uso de los filtros para poder ver todos los estados de las marcas.

Adicionalmente, si ingresas a revisar un solo día, podrás ampliar el rango de fechas a revisar en los casos que sea necesario.

Ahora bien, cuando ya hayas seleccionado el día a revisar, debes hacer clic en la jornada y tendrás la información del día completo .

Al ingresar a la jornada podrás ver el estado de la misma, tal como en la imagen a continuación, en donde se puede ver la jornada original.

Al momento de editar la jornada, podrás incluir de manera manual la marca de entrada y de salida, junto con la fecha de dichas marcas, así como también, podrás usar "aplicar valor turno", de tal manera que el sistema completara las marcas con las entrada y salida definidos por turno.

Al momento de corregir una jornada, haciendo clic en guardar, deberás  indicar el motivo de la corrección que estas realizado, por lo que tendrás distintas opciones

• Eliminar un atraso
• Agregar ausentismo
• Colaborador olvidó marcar
• Método de marcaje no disponible
• Falla del sistema
• Pidió la mañana o la tarde libre
• Problemas técnicos
• Colaborador se equivocó al marcar
• Cambio de hora
• Otro (que desplegara un cuadro para ingresar el motivo)

Además al revisar una jornada, o en su defecto corregir la misma, esta mostrara el nuevo estado y un resumen de las horas calculadas para dicha jornada.

Ingresar un ausentismos

Para esto deberás seleccionar el cuadro superior derecho que dice "agregar ausentismo"

Y entre los ausentismos que podrás cargar están los mismos ausentismos que desde la ficha del colaborador. El ausentismo además podrá ser por el día completo o medio día, e indicar el motivo del mismo. Importante recordar que al ingresar el ausentismo, viajara a la ficha del colaborador para ser descontado en el en el proceso de remuneraciones.

Ingresado el ausentismo, la jornada quedara como justificada y mostrara el registro de la información

Anteriormente indicábamos el proceso de corrección individual, que en muchos casos requieren mayor revisión y detalle. Pero también podría ocurrir que necesitas generar una corrección mas rápida y masiva, para lo cual te mostraremos la forma de realizarlo.

Lo primero que vamos a indicar es que en los casos que se necesite realizar un proceso, lo primero es seleccionar el día que vas a corregir de manera masiva

Ingresando al día veras el estado de las marcas por prioridad o en base a los filtros que selecciones.

En el caso que necesites corregir de manera masiva todas las jornadas que tengas como inexistentes, tal como en la imagen adjunta, lo que debes hacer es lo siguiente.

Seleccionar el cuadro al costado izquierdo de la fecha, para así poder marcar todas las jornadas que tengas en pantalla. 

Esta acción mostrará un cuadro que indicara las jornadas a corregir de manera masiva, y te permitirá editar dichas jornadas.

Para poder editar las jornadas seleccionadas debes ingresar en editar

Y por ultimo, al ingresar a editar, tendrás un cuadro con la cantidad de jornadas que vas a editar en relación a los turnos de los colaboradores dentro de la selección

De esta manera, al corregir de manera masiva, tendrás tres opciones para seleccionar:

1. Reemplazar con los horarios del turno asignado: Esto quiere decir que el sistema reemplazara generadas y completara  las marcas que falten con los horarios que corresponda a cada uno de los turnos asignados.
2. Completar con los horarios del turno asignado: Esta opción lo que hace es agregar las marcas que falten para cada una de las jornadas, vale decir, que si 5 jornadas les falta entrada pero tienen salida, agregara dichas marcas faltantes. En el caso que no se tenga ninguna marca, agregara ambas como la opción anterior.
3. Corregir manualmente las marcas ingresadas: Con esta opción deberás completar de manera manual dentro de un resumen los horarios correspondientes a cada una de las marcas.

Lo que debes tener presente, es que si nos fijamos en la imagen anterior, donde dice "Oficinas" (1), quiere decir que tengo 1 jornada con ese turno, que al ingresar el valor del turno, todas esas personas quedaran con sus marcas corregidas en relación al horario de es turno particular. Por lo que, es recomendable que en los casos que se quiera corregir ingresando valores manuales y no se tenga certeza de todos los horarios de los colaboradores, dicha corrección sea por colaborador y no de manera masiva.

Cuando una de las jornadas del colaborador sufra un cambio, ya sea porque falto una marca, o se generaron marcas que no correspondían en una jornada, se notificará mediante correo al colaborador respecto de este cambio. Dicho correo llegará al correo personal (que puede ser definido como un campo obligatorio en la ficha del colaborador), dicho correo será el siguiente:

Al hacer clic en la parte de "revísala aquí", el colaborador será redireccionado al portal miTalana o a la app, eso dependerá de lo siguiente:

• Si recibió el correo en el computador, será redireccionado al portal miTalana.
• Si recibió el corre en el celular y no cuenta con la app de Talana Next, será redireccionado al navegador.
• Si recibió el correo en el celular y cuenta con la app, será redireccionado a la aplicación de Talana Next.

Cuando el colaborador ingrese a una de las dos opciones, tendrá la siguiente ventana en donde se muestra el detalle de la jornada que se esta corrigiendo

En la imagen se mostrara lo siguiente:

• Jornada Original: los valores de las marcas que estaban antes de la corrección.
• Jornada Editada: Los valores de las marcas luego de la edición de jornada que se haya realizado
• Motivo de la edición: Muestra el mensaje que se haya ingresado al momento de realizar dicha corrección.
• Información de la fecha y hora limite que tiene el colaborador desde la notificación realizada, la cual son 48 horas desde la corrección realizada.

¿Qué ocurre si el colaborador acepta la corrección realizada? 

La jornada en el modulo de asistencia y turnos quedara como jornada editada y valida.

¿Qué ocurre si el colaborador rechaza la corrección realizada? 

La jornada vuelve a quedar con los valores originales que tenia previo la corrección. Esta última acción permite poder volver a corregir la jornada de ser necesario.

¿Qué ocurre si el colaborador no responde a la solicitud?

Pasada la fecha y hora que se informa, se entiende que el colaborador da por aceptada la corrección realizada.