En este artículo te enseñamos nuestro cargador de días compensatorios para la compensación de horas extra de tus trabajadores por días adicionales de feriado.
Este cargador lo encuentras en Carga de datos > Otros cargadores > Carga masiva de Días Compensatorios Horas Extras.
A través de esta herramienta puedes cargar la información necesaria para transformar las horas extras que se acuerden con el trabajador por días adicionales de vacaciones.
Al ingresar, descarga la planilla de ejemplo, la cual contiene las siguientes columnas:
Ingreso de información en el archivo de carga
- RUT: ingresa el RUT del trabajador sin puntos y con guion.
- Mes de Carga: indica el mes en que se hicieron las horas extras que se van a compensar. Dicho mes no puede ser anterior a abril 2024 y tampoco puede ser un mes futuro respecto del mes de proceso en el que se encuentra la base de datos en Talana.
- Año de Carga: el año de carga, al igual que el mes, debe corresponder al año en que se realizaron las horas extras. Estas no pueden ser anterior al año 2024 y tampoco un año futuro con respecto al mes de proceso en la base de datos en Talana.
- Cantidad de horas extras: ingresa la cantidad de horas extras que se van a compensar sin el factor al que corresponden, es decir, si el trabajador realizó 10 horas extras, esa es la cantidad que debes ingresar y no 15 (en el caso de que sean horas extras que se paguen al 50%).
- Factor Horas Extras: ingresa el factor de las horas que se van a compensar. Tal como mencionamos en el punto anterior, si se van a cargar 10 horas extras, carga en esta columna el factor o recargo de esas horas. Por defecto, no puedes ingresar horas con un recargo menor al 50% y mayor a un 400%.
- Código de Contrato: en el caso de que dentro de Talana trabajes con códigos de contratos, también debes especificar el código correspondiente para realizar la carga de horas extras a compensar.
Siendo así la forma en que la planilla debe contener la información:
¿Cómo se realiza la carga de minutos?
Un punto importante referente al ingreso de las horas extras a compensar tiene relación con los minutos realizados, esto quiere decir que los minutos se deben ingresar haciendo la conversión a horas. Por ejemplo, si vas a compensar 6 horas y 30 minutos de horas extras, la cantidad de horas será 6,5 (30 min /60 min). Otro ejemplo sería que 5 horas y 20 minutos equivalen a 5,33 horas.
¿Puedo cargar horas extras varias veces al mismo trabajador?
Depende, en el mismo archivo puedes cargar varias filas con el RUT del mismo trabajador, siempre que el factor de las horas que se van a compensar sea distinto, dado que según el porcentaje de pago, puedes compensar horas desde el 50% al 400%.
Carga del archivo y validaciones
¿Qué ocurre al momento de cargar el archivo?
Por cada carga de información que realices, se va a generar un código o ID de proceso, el que te permite revisar el estado de la carga y salir de la pantalla para seguir trabajando en alguna otra funcionalidad de la plataforma. Esto, dado que la carga de información se realiza en segundo plano.
¿Qué ocurre si se produce un error en la carga del archivo?
Al momento de cargar el archivo o de verificar la carga con el ID que se genera, Talana te indicará la cantidad de filas con errores y un archivo para que compruebes a qué se debe este.
El reporte indica el motivo del error en la fila correspondiente. Para este ejemplo el mensaje es el siguiente:
El primer error tiene relación con el RUT, ya que este no está registrado dentro de la base de datos de Talana o se encuentra mal ingresado dentro de la planilla. El segundo error se debe a que la persona no cuenta con la información de días de la jornada dentro de su ficha.
¿Cómo reviso un proceso con el ID?
Dentro de la misma pantalla de carga, revisa con el ID el estado de esta junto con la fecha y hora en que lo hayas realizado.
El estado del proceso puede ser Terminado, Terminado con errores o Pendiente.
Reportes de carga
Para comprobar las cargas que se han realizado de horas extras a días compensatorios, descarga el Reporte de Carga de Días Compensatorios de Horas Extras, al que puedes acceder desde Reportes > Ausentismos.
En dicho reporte encuentras toda la información respecto a los distintos procesos de carga que has realizado por mes, tal como la cantidad de horas, el factor de dichas horas, los días compensatorios calculados, el ID del proceso en caso de que no lo hayas guardado, y lo necesario para hacer una revisión.
Trabajador
Adicionalmente, el primer día hábil de cada mes, el trabajador recibirá un correo invitándolo a revisar una bitácora con los saldos y vencimientos de sus días compensatorios.
¿Qué ocurre si la carga del archivo contiene errores o necesito eliminar toda la carga realizada?
En los casos que el archivo contenga errores, o al revisar el proceso con el ID de carga este indica que hubo errores, existen dos opciones:
- Revisar las filas con errores, corregirlos y separar dichas filas para cargarlas en un nuevo archivo.
- Eliminar la carga completa con el ID del proceso. Para eliminar esta carga debes:
- Contar con el ID del proceso que necesitas eliminar. Si no lo copiaste al momento de realizar la carga, debes ir a Reportes > Ausentismos > Reporte de Carga de Días Compensatorios de Horas Extras, en donde encuentras el ID de los proceso realizados durante el mes.
- Luego de tener el ID del proceso a eliminar, dirígete al Cargador de días compensatorios de HHEE > pegar el ID del proceso > y eliminar.
¿Dónde podre ver los días cargados y como realizar la solicitud de días compensatorios?
Para revisar los días compensatorios cargados, dirígete a la Ficha del trabajador > pestaña Vacaciones > Días Compensatorios de horas extras.
Solicitud de días compensatorios
Luego de realizar la carga de días compensatorios, realiza la solicitud de estos desde la ficha del trabajador > pestaña Vacaciones > Días Compensatorios de horas extras, haciendo clic en la opción
Agregar día compensatorio.
Para completar la solicitud, rellena los siguientes campos:
Fecha de inicio: corresponde a la fecha de inicio de los días compensatorios.
Cantidad de días: corresponde a la cantidad de días compensatorios a solicitar.
Estado de la solicitud: corresponde al estado aprobado o pendiente de la solicitud. En este caso el flujo de aprobación es de cargo del administrador, por lo tanto, ingresa la solicitud en estado Aprobado.
Cuando los campos se encuentren completos, haz clic en el botón verde para guardar.
Finalmente, podrás visualizar el registro de la solicitud en la ficha del trabajador de la siguiente forma:
Solicitud de días compensatorios por parte del Trabajador
La solicitud de los días compensatorios por parte del trabajador, se realiza tanto desde el portal web Mi Talana o desde la aplicación Talana Next.
Al ingresar, los trabajadores se encuentran habilitados para visualizar el saldo de los días acumulados que tienen a la fecha, tanto de sus vacaciones proporcionales como de sus días compensatorios.
Para realizar una solicitud, deben ingresar a la opción de Días Compensatorios que se encuentra en la pantalla de inicio, o dirigirse al menú lateral de Solicitudes.
Para realizar la solicitud, se visualiza el saldo disponible, donde deben ingresar la cantidad de días a solicitar y verificar la fecha de retorno. Esto, de la misma forma en que se realiza la solicitud de vacaciones proporcionales o feriado legal anual.
La solicitud cumplirá el mismo flujo de vacaciones para su aprobación, incluyendo el proceso de firma en el caso de contar con el módulo de Firma Digital.
Es importante que los trabajadores cuenten con la información necesaria respecto a los plazos de vencimiento de días solicitados, dado que no pueden acumular mas de 5 días en un año contractual. Por otro lado, aquellos días que se compensen, tienen un vencimiento de 6 meses desde el mes siguiente una vez realizada la solicitud.
Por Ejemplo, si compenso días en octubre cuento con 6 meses para hacer una solicitud, en caso de no hacerlo en el mes de abril, dicho saldo vence.
1. Vencimiento de los días
Cuando el trabajador ha solicitado la compensación de días de feriado adicional por concepto de horas extras y estos días no fueron solicitados ni utilizados por parte del trabajador durante los 6 meses posteriores a la solicitud, estos no se pierden, sino que vuelven a figurar como horas extras para el pago dentro de su liquidación.
Este proceso se realiza de la siguiente manera:
- El saldo del día compensatorio se transforma a horas ordinarias.
- Se calcula el valor hora del trabajador.
- Se multiplica la cantidad de horas que se compensaron por el valor hora del trabajador.
Este valor se verá reflejado en la liquidación de sueldo del trabajador como Días compensatorios vencidos [cantidad de horas].
El comportamiento de los concepto en el Libro de Remuneraciones será el siguiente:
- Horas a pago por días compensatorios vencidos: se mostrará como una columna fija dentro del libro de remuneraciones.
- Dias compensatorios vencidos: es el concepto que tendrá el monto a pago, y solo figurará cuando alguno de los trabajadores tenga días compensatorios vencidos.
Adicionalmente, si cuentas con la función de prorratear el costo del trabajador, al momento de descargar el informe prorrateado tendrás el concepto Dias compensatorios vencidos dentro del mismo.
2. Desvinculación del trabajador
En el caso de que el trabajador sea desvinculado y cuente con días compensatorios acumulados sin vencer, el saldo de los días adicionales de feriado por compensación de horas extras se suman al saldo de los días de vacaciones adeudados en el finiquito. Por lo tanto, se utilizan para la contabilización de días corridos.
Considerando lo anterior, dichos días deben ser incluidos dentro de la provisión de vacaciones.