Los días compensatorios por horas extras son días de descanso otorgados a un trabajador como forma de compensación por haber realizado horas extraordinarias, en lugar de recibir un pago adicional por esas horas trabajadas.
Características clave:
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Compensación en tiempo, no en dinero:
En vez de recibir el pago del recargo legal por horas extra, el trabajador recibe tiempo libre proporcional. -
Debe existir acuerdo entre ambas partes:
Esta forma de compensación debe ser pactada entre el trabajador y el empleador, idealmente por escrito. -
Cálculo proporcional:
Las horas extra acumuladas se transforman en jornadas de descanso según el número de horas compensadas y la jornada laboral del trabajador. -
No aplica automáticamente:
No es una obligación legal del empleador entregar días compensatorios por horas extra; es una alternativa que puede ser acordada.
Pasos para cargar dias compensatorios
Paso 1: Busca el cargador
Para llegar a este cargador, dirigete a la ruta: Carga de datos > Otros cargadores > Días Compensatorios de HHEE.
A través de esta herramienta puedes cargar la información necesaria para transformar las horas extras que se acuerden con el trabajador por días adicionales de vacaciones.
Paso 2: Ingreso de información en el archivo de carga
Al ingresar, descarga la planilla de ejemplo, la cual contiene las siguientes columnas:
RUT: ingresa el RUT del trabajador sin puntos y con guion.
Mes de Carga: indica el mes en que se hicieron las horas extras que se van a compensar. Dicho mes no puede ser anterior a abril 2024 y tampoco puede ser un mes futuro respecto del mes de proceso en el que se encuentra la base de datos en Talana.
Año de Carga: el año de carga, al igual que el mes, debe corresponder al año en que se realizaron las horas extras. Estas no pueden ser anterior al año 2024 y tampoco un año futuro con respecto al mes de proceso en la base de datos en Talana.
Cantidad de horas extras: ingresa la cantidad de horas extras que se van a compensar sin el factor al que corresponden, es decir, si el trabajador realizó 10 horas extras, esa es la cantidad que debes ingresar y no 15 (en el caso de que sean horas extras que se paguen al 50%).
Factor Horas Extras: ingresa el factor de las horas que se van a compensar. Tal como mencionamos en el punto anterior, si se van a cargar 10 horas extras, carga en esta columna el factor o recargo de esas horas. Por defecto, no puedes ingresar horas con un recargo menor al 50% y mayor a un 400%.
Código de Contrato: en el caso de que dentro de Talana trabajes con códigos de contratos, también debes especificar el código correspondiente para realizar la carga de horas extras a compensar.
La planilla debe estructurar la información de la siguiente manera:
¿Cómo se realiza la carga de minutos?
Un punto importante referente al ingreso de las horas extras a compensar tiene relación con los minutos realizados, esto quiere decir que los minutos se deben ingresar haciendo la conversión a horas. Por ejemplo, si vas a compensar 6 horas y 30 minutos de horas extras, la cantidad de horas será 6,5 (30 min /60 min). Otro ejemplo sería que 5 horas y 20 minutos equivalen a 5,33 horas.
¿Puedo cargar horas extras varias veces al mismo trabajador?
Depende, en el mismo archivo puedes cargar varias filas con el RUT del mismo trabajador, siempre que el factor de las horas que se van a compensar sea distinto, dado que según el porcentaje de pago, puedes compensar horas desde el 50% al 400%.
Paso 3: Carga del archivo y validaciones
Una vez completado y guardado el archivo, selecciónalo desde la plataforma y finaliza el proceso haciendo clic en “Importar y procesar datos”. Esto iniciará la carga de los registros y se desplegará una ventana modal con un número de ID asociado al proceso.
Por cada carga que realices, se generará automáticamente un código o ID de proceso. Este identificador te permitirá hacer seguimiento al estado de la carga, incluso si decides salir de la pantalla y continuar trabajando en otras funcionalidades de la plataforma, ya que la carga se ejecuta en segundo plano.
En el lado derecho de la pantalla se mostrará un resumen del proceso, el cual incluye la fecha y hora de carga, el ID generado y el resultado de la validación del archivo. Desde este resumen también podrás identificar si ocurrió algún error durante la carga.
¿Qué ocurre si se produce un error en la carga del archivo?
Al momento de cargar el archivo, o al consultar el proceso mediante el ID generado, Talana te mostrará cuántas filas presentan errores y te entregará un archivo de respaldo con el detalle de los registros afectados, para que puedas revisar el motivo de cada error.
En el siguiente ejemplo, se observan dos tipos de errores:
- El primer error está relacionado con el RUT, el cual no se encuentra registrado en la base de datos de Talana o fue ingresado de forma incorrecta en la planilla.
- El segundo error se debe a que la persona no tiene registrada la información sobre los días de su jornada laboral en su ficha.
¿Cómo reviso un proceso con el ID?
Dentro de la misma pantalla de carga, podras revisar con el ID del proceso, el estado de este junto con la fecha y hora en que lo hayas realizado.
Estados de carga
Al realizar una carga, esta puede presentar distintos estados según el resultado del proceso. A continuación, se describen los posibles estados:
Estados del proceso de carga:
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- Pendiente: El proceso de carga aún no ha finalizado. El sistema sigue procesando la información.
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Procesado parcialmente: Algunos registros no se cargaron correctamente, lo que generó pérdida de información y dejó la carga incompleta.
Este estado suele aparecer aproximadamente 3 horas después de que el proceso fue generado como "Pendiente". - Terminado: La carga fue procesada correctamente. Sin embargo, pueden existir errores menores relacionados con datos incompletos del trabajador o errores de digitación.
- Terminado con errores: El proceso finalizó, pero se detectó una inconsistencia entre las horas extras cargadas y el tope legal de días anuales permitidos.
En caso de que la carga resulte Procesada parcialmente, tendrás la opción de descargar un reporte desde el botón Acciones, donde se detallan los registros que fueron cargados exitosamente.
Reporte de cargas completadas
En caso de que el proceso finalice con el estado terminado con errores, tendrás la opción de descargar un reporte desde el mismo botón. Este archivo te mostrará en detalle qué registros presentaron errores y no fueron cargados correctamente.
Reporte de errores
En el siguiente ejemplo, se observa un error comun:
- Si la carga las horas extras superan el total de días compensatorios anuales permitidos, el registro no se procesará y quedará marcado con error.
Reportes de carga
Para comprobar las cargas que se han realizado de horas extras a días compensatorios, podras obtener el el Reporte de Carga de Días Compensatorios de Horas Extras.
Para acceder a dicho reporte dirigete a la ruta: Reportes > Ausentismos.
En dicho reporte encontraras toda la información respecto a los distintos procesos de carga que has realizado por mes, tal como la cantidad de horas, el factor de dichas horas, los días compensatorios calculados, el ID del proceso en caso de que no lo hayas guardado, y lo necesario para hacer una revisión.
¿Qué ocurre si la carga del archivo contiene errores o necesito eliminar el proceso por completo?
Si al revisar el proceso mediante el ID de carga se detectan errores, o si el archivo cargado contiene registros incorrectos, existen dos alternativas:
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Corregir y volver a cargar:
Revisa las filas que presentan errores, corrige la información correspondiente y guárdalas en un nuevo archivo para cargarlas nuevamente de forma independiente. -
Eliminar la carga completa:
Si decides eliminar toda la carga asociada a un proceso específico, debes seguir estos pasos:- Asegúrate de tener el ID del proceso que deseas eliminar.
Si no lo copiaste al momento de realizar la carga, puedes encontrarlo en:
Reportes > Ausentismos > Reporte de Carga de Días Compensatorios de Horas Extras, donde se listan los procesos realizados durante el mes. - Una vez tengas el ID, dirígete al módulo Cargador de días compensatorios de HHEE, pega el ID del proceso y haz clic en Eliminar
- Luego de tener el ID del proceso a eliminar, dirígete al Cargador de días compensatorios de HHEE > pegar el ID del proceso > y eliminar.
- Asegúrate de tener el ID del proceso que deseas eliminar.
Una vez realizado el proceso, el estado cambiará a Eliminado, y se borrarán todos los registros internos que fueron cargados previamente.
Condiciones para eliminar un proceso:
- Solo se puede eliminar durante el mismo mes en que se realizó la carga. Si ya ha pasado al mes siguiente, el proceso no podrá ser eliminado.
- Si el proceso se encuentra en estado "Pendiente", no será posible eliminarlo de inmediato. En ese caso, debes esperar aproximadamente 3 horas, tiempo en el cual el sistema cambiará el estado a "Procesado Parcialmente", lo que permitirá su eliminación.
¿Dónde podre visualizar el saldo de horas extras a dias compensatorios?
Para revisar los días compensatorios cargados, dirígete a la Ficha del trabajador > pestaña Vacaciones > Días Compensatorios de horas extras.
¿Cómo gestionar la solicitud de días compensatorios como administrador?
Luego de realizar la carga de días compensatorios, podras realizar la solicitud de estos desde la ficha del trabajador > pestaña Vacaciones > Días Compensatorios de horas extras, haciendo clic en la opción + agregar día compensatorio.
Accederás a la ventana de solicitud, donde deberás completar los siguientes campos:
Fecha de inicio: corresponde a la fecha de inicio de los días compensatorios.
Cantidad de días: corresponde a la cantidad de días compensatorios a solicitar.
Estado de la solicitud: corresponde al estado aprobado o pendiente de la solicitud. En este caso el flujo de aprobación es de cargo del administrador, por lo tanto, ingresa la solicitud en estado Aprobado.
Cuando los campos se encuentren completos, haz clic en el botón verde para guardar.
Finalmente, podrás visualizar el registro de la solicitud en la ficha del trabajador de la siguiente forma:
Una vez aprobadas las solicitudes, se generará un certificado que podrás descargar desde la misma vista. Este documento servirá como respaldo del proceso y, en caso de requerirlo, podrás imprimirlo para su firma manual.
Importante: La solicitud de días compensatorios podrá realizarse a partir del mes siguiente a la carga de la conversión de horas extras en días compensatorios. Por ejemplo, si la conversión se realiza en febrero de 2025, la solicitud se podrá realizar desde marzo de 2025.
Condiciones de dias compensatorios cargados
Cuando el trabajador ha solicitado la compensación de días de feriado adicional por concepto de horas extras y estos días no fueron solicitados ni utilizados por parte del trabajador durante los 6 meses posteriores a la solicitud, estos no se pierden, sino que vuelven a figurar como horas extras para el pago dentro de su liquidación.
Este proceso se realiza de la siguiente manera:
- El saldo del día compensatorio se transforma a horas ordinarias.
- Se calcula el valor hora del trabajador.
- Se multiplica la cantidad de horas que se compensaron por el valor hora del trabajador.
Este valor se verá reflejado en la liquidación de sueldo del trabajador como Días compensatorios vencidos [cantidad de horas].
El comportamiento de los concepto en el Libro de Remuneraciones será el siguiente:
- Horas a pago por días compensatorios vencidos: se mostrará como una columna fija dentro del libro de remuneraciones.
- Dias compensatorios vencidos: es el concepto que tendrá el monto a pago, y solo figurará cuando alguno de los trabajadores tenga días compensatorios vencidos.
Adicionalmente, si cuentas con la función de prorratear el costo del trabajador, al momento de descargar el informe prorrateado tendrás el concepto Dias compensatorios vencidos dentro del mismo.
Solicitud de dias compensatorios desde Talana Next
La solicitud de los días compensatorios por parte del trabajador, se realiza tanto desde el portal web Mi Talana o desde la aplicación Talana Next.
Al ingresar, los trabajadores se encuentran habilitados para visualizar el saldo de los días acumulados que tienen a la fecha, tanto de sus vacaciones proporcionales como de sus días compensatorios.
Para realizar una solicitud, deben ingresar a la opción de Días Compensatorios que se encuentra en la pantalla de inicio, o dirigirse al menú lateral de Solicitudes.
Se visualiza el saldo disponible de días compensatorios, donde podrás ingresar la cantidad de días a solicitar, siguiendo el mismo procedimiento que en la solicitud de vacaciones proporcionales o feriado legal anual, donde es la jefatura quien luego aprueba o rechaza la solicitud.
Consideraciones:
- No es posible acumular más de 5 días compensatorios dentro de un año contractual.
- Los días compensados tienen un vencimiento de 6 meses, contados desde el mes siguiente a la solicitud.
- Las solicitudes podrán realizarse a partir del mes siguiente a la conversión de horas extras en días compensatorios.
Notificaciones por solicitud
- Aprobación: el trabajador recibirá una notificación directamente al correo indicado en su ficha, junto con una notificación push en su app Talana next, en caso de tenerlas activas.
- Rechazo: se enviará una notificación en caso de que la solicitud sea denegada, indicando días y área de apelación si corresponde.
Adicionalmente, el primer día hábil de cada mes, el trabajador recibirá un correo invitándolo a revisar una bitácora con los saldos y vencimientos de sus días compensatorios.
¿Qué ocurre con los días compensatorios si el trabajador es desvinculado?
En el caso de que el trabajador sea desvinculado y cuente con días compensatorios acumulados sin vencer, el saldo de los días adicionales de feriado por compensación de horas extras se suman al saldo de los días de vacaciones adeudados en el finiquito. Por lo tanto, se utilizan para la contabilización de días corridos.
Considerando lo anterior, dichos días deben ser incluidos dentro de la provisión de vacaciones.