Para poder configurar una medición de KPI, es necesario tener activo el módulo Gestión del Desempeño y contar con el permiso Operador Gestión del Desempeño. Adicionalmente, es necesario tener la bitácora activa, para poder generar compromisos asociados a los KPI.
El administrador del módulo podrá importar datos, administrar ciclos de evaluación y acceder a reportes. Para acceder a la configuración, deberás dirigirte al botón Gestión KPI y luego pulsar el botón Configuración ubicado en el menú central.
Al ingresar a configuraciones, encontrarás el paso a paso para crear el proceso de medición.
Paso 1: Ciclos KPI
Para crear un nuevo ciclo de KPI dirígete al botón Agregar ciclo KPI. Deberás completar los siguientes campos:
Nombre: diferenciador del proceso, por ejemplo: ciclo 2025, medición Q1 2025.
Ciclos contribución asociado: podremos asociar esta medición a un ciclo de competencias y ponderar cada evaluación para un resultado consolidado. Podrás seleccionar el año del ciclo con el cual deseas vincular esta medición o en su defecto seleccionar la opción Ninguno, al seleccionar esta opción los procesos operarán de manera independiente.
Tipo de ciclo: permite seleccionar el flujo de carga de información para la medición. Existe tres alternativas:
Ciclo centralizado: permite que el administrador del módulo pueda definir a los responsables de cada etapa del proceso, es decir, quién carga y valida el KPI (líder o colaborador) y quién carga y valida el resultado del KPI (líder y colaborador).
Ciclo Top-down: está predefinido por el sistema que el líder cree el KPI, el colaborador valida el KPI y luego en la etapa de carga de resultados, es el colaborador el que carga resultados y el jefe el que valida ese resultado.
Ciclo Bottom-up: está predefinido por el sistema que el colaborador propone; carga y registra resultados de sus propios KPIs y luego el líder es quien debe validar todo el proceso.
Estado: podrás definir el estado del nuevo ciclo como inactivo o activo. La primera alternativa será de ayuda en caso de que desees avanzar con la configuración de un ciclo sin hacerlo visible para los participantes del proceso hasta la fecha definida para su inicio.
Nota: no podrás tener dos ciclos de KPI activos en paralelo.
Límite de cumplimiento: va a permitir restringir hasta qué número daremos cumplimiento a cada KPI. Por ejemplo: límite de cumplimiento será 100% o 120%
Fecha de inicio: inicio del proceso.
Fecha de finalización: fecha de término del proceso
Ver acumulado: guarda relación con el cumplimiento que se irá mostrando. Las alternativas son Sí y No. Al seleccionar la opción, sí, Talana mostrará el cumplimiento acumulado hasta la fecha y sacará un promedio de los últimos ciclos. Al indicar no, se verá solo el cumplimiento del último ciclo.
Cantidad de decimales: podrás indicar si deseas trabajar con cierta cantidad de decimales para registrar el cumplimiento del KPI. Lo habitual es configurar solo 1 decimal.
Ponderador mínimo: busca evitar que algún KPI sea ponderado con 0. Habitualmente, se completa con un 10% o 15% como valor mínimo de un KPI.
Límite de KPI por persona: podrás establecer una cantidad máxima de KPI por evaluado.
Nota: al momento de realizar la carga de KPI, será necesario que el evaluado al menos posea un KPI, el cual puede ser ponderado con un 100%. Si eventualmente no se carga ningún KPI al evaluado y, por lo tanto, la ponderación queda en 0, Talana entiende que el proceso se mantiene como no iniciado.
Una vez completados todos los campos, pulsa el botón Agregar para guardar esta configuración.
Podrás observar el ciclo configurado, en un cuadro resumen ubicado inmediatamente después del espacio de configuración.
Nota: el consultor de implementación deberá configurar el tipo de cálculo que se utilizará para los KPI. Dentro de las alternativas se encuentran directo (sirve para objetivos cualitativos, o aquellos casos en donde no exista una regla matemática para realizar el cálculo), ponderado, tabla (sirve para tener KPI inversos y establecer rangos de cumplimiento), función (sirve para KPI compuestos por variables) y función lineal de 3 metas (que permite establecer 3 rangos de cumplimiento). En caso de ser necesario incorporar otra opción, el administrador del módulo deberá plantear la fórmula de cálculo al consultor de implementación.
Paso 2: Crear KPI
Desde esta funcionalidad, el administrador del módulo podrá cargar el total de KPI o de forma parcial.
Nota: esta alternativa se utiliza en el caso de definir KPI transversales a la organización o por áreas. Por otra parte, se recomienda que sea la jefatura quien cargue KPI individuales.
Para acceder a esta configuración, deberás seguir la siguiente ruta: ingresa desde al botón Gestión KPI y luego pulsa el botón Configuración ubicado en el menú central. Selecciona el botón KPI del menú central.
Una vez dentro de esta sección, visualizarás dos botones: Agregar KPI e Importar. A continuación encontrarás el detalle de cada uno:
Opción 1: Agregar KPI
Para crear un nuevo KPI, deberás completar los siguientes campos:
Nombre: nombre del KPI, se recomienda que sea breve y claro.
Descripción: podrás indicar el detalle del KPI; se recomienda redactar utilizando la metodología SMART, es decir, que el objetivo sea específico (claro y bien definido), medible (cuantificable), alcanzable (realista considerando los recursos disponibles y limitaciones), relevante (alineado con los valores, visión y metas de la organización) y con un indicador de tiempo (plazo definido para su cumplimiento).
Tipo de cálculo: selecciona una de las opciones del menú desplegable (configurado previamente; algunas alternativas son: directo, función, ponderado o tabla).
Unidad de medida: deberás seleccionar la unidad con la cual se medirá el cumplimiento del KPI. Algunas alternativas son: moneda ($), días, unidades, US$ (dólares), UF (unidades de fomento), porcentaje (%).
Ciclo KPI: selecciona a que proceso configurado pertenece el KPI
Dependencia: estándar o padre (que consolida el resultado de KPI más pequeños); por ejemplo, en el área de ventas tendremos un KPI padre que agrupa las ventas de la zona norte, centro y sur. En caso de dependencia, debemos ingresar el nombre del KPI a asociar en el espacio definido para ello.
Nota: el resultado de un KPI padre debe ser creado previamente a los KPI hijo o asociados. Con respecto a su resultado, no puede ser cargado directamente; el resultado se calcula basándonos en el cumplimiento de los KPI hijos y sus ponderaciones.
Una vez completos los campos de información, para guardar, deberás pulsar el botón Agregar, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
Opción 2: Importar
Para importar KPI o cargar de forma masiva, deberás pulsar el botón Importar y se abrirá una ventana informativa, desde donde encontrarás algunas indicaciones y 3 botones donde podrás descargar archivos y luego cargar la información en la plataforma.
Nota: es importante que el administrador que realizará la carga de información, pueda revisar los archivos previo a subir en la plataforma para evitar cargas incorrectas o con caracteres especiales que no aplican al formato de evaluación. Por ejemplo, saltos de línea, #, errores ortográficos, letras en mayúscula o minúscula.
Tabla de equivalencias: podrás descargar desde el botón Equivalencias. Este archivo contiene códigos con unidad de medida y periodo de medición para luego poder asociar a las personas evaluadas.
Archivo de importación: desde el botón Template, accederás al archivo con el cual vamos a ver un ejemplo de cómo deberás cargar KPI. Contiene una acción (agregar: 0, editar: 1), ID (al crear un nuevo KPI este campo está vacío), nombre KPI, descripción KPI, unidad de medida (debe ser una de las indicadas en el archivo de equivalencias), es padre o no (SI: 1, NO: 2).
Desde el botón Cargar Archivo podrás subir el archivo Template con los KPI.
Paso 3: Asociar
En esta sección es posible asociar los KPI creados a los trabajadores. Una vez dentro de esta sección, visualizarás dos botones: Asociar KPI/Personas e Importar.
Opción 1 > Asociar KPI/Personas: será de utilidad para asignar KPI a personas, por cargo o por área. Deberás completar los siguientes campos de información.
Asociar KPI por persona:
KPI> deberás buscar el nombre del KPI creado en el paso anterior (se recomienda crear un código de identificación que facilite esta tarea).
Cargador de metas > podrás indicar si el colaborador, líder o líder del líder quien cargará el KPI.
Validador de metas > indica quién valida el KPI cargado; podrás seleccionar entre, líder, líder del líder o ninguno. Si deseas que sea el colaborador quien valide, deberás escribir su nombre para realizar esta asociación.
Periodo de medición> selecciona la periodicidad con la cual se realizará el proceso; podrás escoger entre las siguientes opciones: anual, semestral, cuatrimestral, trimestral, o bimestral.
Cargador de resultados > podrás indicar si el colaborador, líder o líder del líder quien cargará los resultados del KPI.
Validador de resultados > indica quién valida el resultado del KPI cargado; podrás seleccionar entre colaborador, líder, líder del líder o ninguno.
Nota: para que el líder pueda cargar y validar metas, el ciclo debe ser configurado como centralizado por el consultor de implementación; si el ciclo ha sido creado como top down al seleccionar la opción líder pueda cargar y validar metas, aparecerá un mensaje de error. .
Para finalizar, deberás pulsar el botón Agregar.
Opción 2 > Importar
Para asociar de forma masiva, pulsa el botón Importar y se abrirá una ventana informativa; en ella encontrarás indicaciones y 4 botones desde donde podrás descargar archivos y posteriormente cargar la información en la plataforma.
Tabla de equivalencias: podrás descargar desde el botón Equivalencias. Este archivo contiene códigos con unidad de medida y periodo de medición para luego poder asociar a las personas evaluadas.
Archivo de importación: desde el botón Template, accederás al archivo con el cual vamos a asociar un KPI por primera vez. Contiene una acción (agregar: 0, editar:1), ID (al crear un nuevo KPI este campo está vacío), Nombre KPI, descripción KPI, unidad de medida (debe ser una de las indicadas en el archivo de equivalencias), es padre o no (SI: 1, NO: 2).
Template edición: archivo con el cual podrás editar asociaciones de KPI y personas.
Desde el botón Cargar Archivo podrás subir el archivo Template con los KPI.
Una vez has realizado la carga del archivo, podrás visualizar un cuadro resumen con la información cargada previamente.
Desde el botón Acciones, podrás editar los siguientes datos: cargador de metas, validador de metas, cargador de resultados y validador de resultados.
Nota: en caso de querer cambiar al líder de una persona, el consultor de implementación deberá modificar de manera interna.
Cuando al líder le corresponde cargar resultados, podrá visualizar el botón Metas y Mediciones.
KPI dirígete al botón Agregar ciclo KPI. Deberás completar los siguientes campos:
Paso 4: Ponderadores
Una vez que todos los KPI han sido cargados, en esta sección, podrás otorgar peso a cada KPI para calcular el resultado de cada persona.
Nota: los ponderadores, se cargan junto a los KPI en el paso anterior de asociación.
Por lo que en esta sección aparecerán, a modo de advertencia, destacados en color amarillo aquellas personas cuyos KPI suman menos de un 100% de ponderación.
Por ejemplo, en la siguiente imagen, nuestro evaluado posee un solo KPI con el peso 1%. Es por ello que debemos editar y en ese caso asignar un 100%.
Luego de realizar esta acción, el KPI cambiara a color verde:
Para finalizar, dirígete al botón Guardar Modificados
Nota: si dentro del listado de KPI, se observan algunas filas marcadas de color rojo, significa que la ponderación de dicho KPI ha excedido el 100% de asignación.
Paso 5: Metas
En este paso, podrás incorporar el valor ideal de cumplimiento de cada meta registrada. Con esta información, será posible calcular el nivel de cumplimiento al momento de cargar los resultados.
Para el apartado de metas y mediciones, podrás realizar una sola carga de información desde el botón Mediciones. Al ingresar a este apartado, deberás dirigirte al botón Importar, al seleccionarlo, se abrirá una ventana con distintos archivos de descarga. En el listado de opciones encontrarás las siguientes alternativas de descarga:
Equivalencias: encontrarás unidades de medida, periodos de medición y el código identificador de los participantes del proceso. Esta información será de utilidad para cargar nuevos datos o editar.
Template: con ayuda de este documento será posible realizar una carga inicial de información.
Template: utilizando este archivo podrás cargar ediciones al proceso.
Cargar Archivo: este botón te permitirá cargar los archivos descargados desde el botón Template.
Paso 6: Mediciones
Al ingresar a este segmento, podrás visualizar información cargada en los pasos previos y realizar algunas modificaciones desde la vista resumen o bien realizar cargas masivas desde el botón Importar (explicado anteriormente).
Una vez que el proceso ya está en curso, es posible cargar resultados de manera individual y masiva.
Registro individual
Registro masivo de resultados: podrás realizar una carga masiva de cumplimiento de resultados desde el botón importar.
En el caso de añadir validadores al proceso, en la vista resumen del apartado de Mediciones, podrás visualizar el resultado de aquellos KPI cargados por el responsable (líder o trabajador según lo configurado previamente), adicionalmente, podrás visualizar aquellos KPI que estén pendientes de validación.
Podrás visualizar dos estados:
Pendiente: el responsable de validar aún no ha ingresado a la plataforma a validar el resultado del KPI.
Validado: el responsable de validar completo este paso en la plataforma.
Como administrador, podrás revisar desde el buscador por nombre del evaluado o por estado de la validación. Adicionalmente, podrás validar resultados que no han sido validados a pesar de estar llegando a la fecha de término de este proceso. Para ello, desde el buscador puedes escribir pendientes, con lo cual se aplicará un filtro, destacando solo aquellos KPI que no han sido validados. Podrás seleccionarlos y luego pulsar el botón Seleccionar Todos para validar.
Replanning KPI
Es una funcionalidad que permite abrir una ventana de tiempo para que el líder pueda modificar KPI cargados en la etapa de planificación. Para ello, el consultor de implementación podrá configurar esta alternativa seleccionando el ciclo activo y el periodo en fechas que se utilizará para el ajuste de metas. Para definir aquellos elementos que el lider podrá modificar, el administrador del módulo deberá revisar los criterios junto a su consultor de implementación. Entre las opciones, existe la posibilidad de:
Solo nuevas personas: permite incorporar a nuevos trabajadores a la medición. En este caso es necesario activar todos los campos para edición y cargar la información correspondiente.
Crear KPI: da libertad competa para crear nuevos KPI
Modificar KPI es posible editar o eliminar
Modificar nombre KPI: podrás editar el nombre del KPI
Modificar descripción KPI: permite editar la descripción del KPI
Modificar periodo de medición: se puede cambiar el periodo, por ejemplo, de anual a semestral.
Modificar ponderadores: es posible cambiar el peso del KPI, por ejemplo, de 30% a 20%.
Modificar resultados: permite modificar resultados cargados en el ciclo actual
Modificar resultados periodo vencido: permite modificar resultados cargados en ciclos finalizados y realizados con anterioridad.
Modificar meta: permita cambiar el valor esperado
Modificar tipo de cálculo
Modificar unidad de medida
Modificar dependencia: para aquellos KPI que dependen de una superior.
Administrador carga objetivos:
El administrador del módulo podrá cargar el total de KPI o de forma parcial, esta alternativa se utiliza en el caso de definir KPI transversales a la organización o por áreas.