Configuración de ciclos
Los ciclos dentro de un proceso de gestión del desempeño representan el periodo de tiempo en que se realiza una evaluación. Para cada ciclo, deberás establecer fechas correspondientes a la evaluación de desempeño y a las distintas etapas del proceso, desde la autoevaluación hasta la retroalimentación final. Esta acción es propia del perfil Administrador.
Dentro de la plataforma, podrás configurar los siguientes elementos:
1 - Fechas de evaluación.
2 - Opinantes participantes y su peso dentro de la evaluación final.
3 - Definir una escala de medición.
Configuración inicial
Para acceder a la configuración de ciclos deberás de tomar la siguiente ruta; Modulo desempeño >Administración > Ciclos.
Desde aquí podrás acceder a los distintos ciclos de desempeño que hayas creado, como también podrás visualizar el ciclo actualmente activo, el cual podrás desactivar o bien editar según lo requieras.
Para poder crear un nuevo ciclo, deberás seleccionar el botón "Nuevo ciclo".
Una vez seleccionado el nuevo ciclo, serás redirigido a una ventana emergente en la cual tendrás dos opciones:
1. Crear un nuevo ciclo desde cero: desde esta opción podrás configurar y cargar los elementos esenciales del ciclo desde un inicio.
2. Duplicar un ciclo creado anteriormente: podrás seleccionar y reutilizar todas las configuraciones y competencias del ciclo anterior.
Una vez realizada la acción de configurar un nuevo ciclo, deberás completar cada uno de los campos indicados; estos serán los datos básicos o bien el primer paso para comenzar a configurar un ciclo como tal.
Nombre del ciclo: debe ser único y no duplicado con ciclos anteriores.
Fecha de inicio y fin: no pueden ser iguales y deben diferenciarse al menos por un día.
Una vez que hayas seleccionado crear ciclo, podrás acceder y visualizar la configuración inicial y además tendrás la opción de poder indicar la fecha de inicio y final de feedback.
¡Importante!
La fecha de inicio de feedback debe ser anterior a la fecha final del ciclo y la fecha final de feedback debe ser posterior a la fecha de inicio de feedback.
Duplicar un ciclo creado anteriormente: una vez configurada la duplicidad de ciclos, asegúrate de hacer clic en “Crear ciclo” y, desde el botón “Continuar”, confirmar que el proceso se guarde correctamente. A partir de este punto, podrás clonar o copiar un ciclo de evaluación existente para crear uno nuevo con las mismas configuraciones. Esta funcionalidad te permitirá optimizar tiempo, especialmente cuando los ciclos de evaluación comparten configuraciones similares.
Al acceder desde Administración > Configuraciones > Ciclos de desempeño > Nuevo ciclo > Duplicar un ciclo, tendrás que configurar los siguientes campos:
Seleccionar el ciclo que deseas duplicar: desde aquí deberás indicar y seleccionar el ciclo anteriormente creado que quieras duplicar.
¿Quieres utilizar las competencias del ciclo a duplicar?
Sí: al indicar sí, utilizarás todas las competencias del ciclo anterior a duplicar.
No: en caso contrario, de ser no, tendrás que crear y cargar las competencias nuevamente.
Una vez configurada la duplicidad de ciclos, asegúrate de “Crear ciclo” y guardar.
¡Importante!
Considerar que, al duplicar un ciclo, se utilizarán todas las configuraciones, excepto las asociaciones a evaluadores, como también las fechas configuradas para dicho periodo.
Paso 1 > Configuración Principal
La configuración de un ciclo de desempeño implica definir varios parámetros y opciones que estructuran y gestionan el proceso de evaluación del desempeño de los trabajadores.
1.1. Duración de ciclo y evaluaciones
Una vez configurado el periodo del ciclo y feedback, deberás configurar y activar los tipos de evaluaciones relacionados con los roles que participarán dentro de esta evaluación de desempeño.
¡Importante! Al activar estos tipos de evaluaciones, estas estarán disponibles para los trabajadores durante la duración del ciclo configurado.
Desde el tipo de evaluación descendente > jefatura evalúa a trabajador, podrás aplicar distintas configuraciones.
Configuraciones
Duración personalizada: permite a los administradores establecer plazos específicos para cada etapa del ciclo de evaluación, ajustándolos al calendario y necesidades de la organización.
Etapas adicionales/Ranking de evaluación: desde aquí deberás indicar si es que el ranking de evaluación será completado antes de iniciar las evaluaciones individuales de manera obligatoria.
Visualización de reportes: desde aquí puedes seleccionar si es que la justificación general, en este caso algún comentario y explicación adicional sobre la calificación otorgada a un trabajador, sea visible desde la ficha de resultados.
¡Importante! La evaluación descendente está activa por defecto, ya que es la más común en la gestión de desempeño. Mientras que otros tipos (ascendente, pares o autoevaluación) se activan según las necesidades de cada organización.
Desde la activación del tipo de evaluación ascendente, en la cual los trabajadores evalúan el desempeño de su jefatura, podrás aplicar configuraciones específicas para este tipo de evaluación, tales como:
Evaluación obligatoria: Al activar “Evaluación obligatoria”, la evaluación se habilitará automáticamente de forma obligatoria para dicho rol.
Justificación general obligatoria: define si es obligatorio que el evaluador complete la justificación general.
Evaluaciones mínimas: Podrás, por tipo de evaluación, indicar el mínimo de evaluaciones que debe recibir una persona para que se visualicen sus resultados.
Autoevaluación > trabajadores evalúan su propio desempeño.
Configuraciones
Evaluación obligatoria: al activar “Evaluación obligatoria”, la evaluación se habilitará automáticamente de forma obligatoria para dicho rol.
Justificación general obligatoria: define si es obligatorio que el evaluador complete la justificación general.
Evaluación de pares > trabajadores evalúan a sus compañeros.
Justificación general obligatoria: define si es obligatorio que el evaluador complete la justificación general.
Evaluaciones mínimas: podrás, por tipo de evaluación, indicar el mínimo de evaluaciones que debe recibir una persona para que se visualicen sus resultados.
¡Importante! Estas variantes no vienen activas por defecto, como ocurre con el tipo de evaluación descendente; por tanto, deben ser habilitadas tanto en ascendente, pares y autoevaluación por el administrador. Por otro lado, la configuración de duración personalizada podrá ser realizada para cada uno de los tipos de evaluación.
1.2. Ponderación de evaluaciones
Ponderación de evaluaciones: Permite asignar un valor o porcentaje a cada tipo de evaluación (descendente, ascendente, autoevaluación o pares) para calcular la calificación final del trabajador. Esto asegura que la nota refleje de manera justa y equilibrada la importancia de cada evaluación dentro del ciclo de desempeño.
Para acceder a ponderaciones, deberás tomar la siguiente ruta: Ciclo de desempeño > Configuración principal > Ponderación de evaluaciones.
Desde Ponderación de evaluaciones podrás visualizar el primer caso de ponderación y según la activación de tipo de evaluación que definiste en el paso 1.1 "Duración de ciclo y evaluación".
Al acceder, podrás seleccionar el caso y desde aquí asignar una ponderación para cada uno de los roles o tipos de evaluación que definiste. Asegúrate de que la suma de todos los porcentajes sea igual al 100%.
Casos de ponderación: permiten configurar cómo se distribuyen los pesos entre los distintos tipos de evaluación dentro de un ciclo de desempeño. Esto brinda flexibilidad para que cada evaluación (descendente, ascendente, autoevaluación o entre pares) aporte de manera proporcional a la calificación final, adaptándose a las necesidades y objetivos de la organización.
Para crear nuevos casos, deberás acceder por medio de Configuración principal > Ponderación de evaluaciones > Configurar > Nuevo caso.
Desde aquí visualizarás una lista de los tipos de evaluación activados (Descendente, Ascendente, Autoevaluación, Pares, etc.). Asegúrate de que la suma de todos los porcentajes sea igual al 100%; luego guarda y confirma la configuración.
¡Consideraciones!
Prorrateo automático: si se configuran varios tipos de evaluación, pero no todos los trabajadores participan en todos (por ejemplo, un trabajador sin equipo a cargo no recibe evaluación ascendente), el sistema prorratea automáticamente los ponderadores para que la suma siempre sea 100%.
Recomendaciones: aunque la plataforma permite asignar diferentes ponderaciones, se recomienda mantener los ponderadores iguales para simplificar el modelo y hacerlo más transparente para los trabajadores.
1.3. Escala de evaluación
Escala de medición: es una herramienta que permite evaluar el desempeño de los trabajadores según sus competencias, mediante niveles o rangos que incluyen una descripción y un valor numérico. Esto facilita una evaluación más clara, objetiva y consistente.
La escala es clave en el proceso de evaluación, ya que permite cuantificar y categorizar el rendimiento de manera estructurada y uniforme.
Para acceder a configurar la escala de medición, deberás tomar la siguiente ruta: Configuración principal > Escala de evaluación > Configurar.
Una vez en la configuración de la escala, podrás visualizar y definir los rangos y niveles como:
Valor máximo general: es el puntaje más alto que puede asignarse a un nivel dentro de la escala de evaluación. Junto al valor mínimo, define el rango de cada nivel y permite categorizar el desempeño de los trabajadores de manera clara.
Cantidad de decimales: esta opción permite agregar mayor precisión a las evaluaciones, especialmente útil en escalas cortas donde cada diferencia cuenta. Desde este apartado puedes elegir entre 0 y 4 decimales.
Cantidad de niveles: aquí puedes definir cuántos niveles tendrá la escala de desempeño, cada uno representando un grado distinto de rendimiento. Puedes elegir entre 3 y 10 niveles.
Desde configuración de escala de evaluación podrás asignar un nombre a cada uno de los niveles definidos, como también configurar un color personalizado para cada rango de nivel.
Una vez indicado cada uno de los niveles definidos, guarda y confirma la configuración.
Paso 2 > Competencias y asignación
Competencias y asignación: esta configuración permite definir los factores que se evaluarán durante el ciclo de desempeño y asignarlos a los trabajadores y evaluadores. Su propósito es asegurar que la evaluación sea relevante, coherente y alineada con los objetivos de la organización, permitiendo medir el desempeño de manera clara y objetiva en las competencias clave.
Para acceder y configurar competencias, deberás tomar la siguiente ruta: Competencias y asignación > Carga y creación de competencias > Configurar.
2.1 Carga y creación de competencias
Para la creación y carga de competencias, deberás tomar la siguiente ruta: Competencias y asignación > Carga y creación de competencias > Configurar; podrás definir, gestionar y asignar los factores de evaluación que se medirán durante el proceso de desempeño.
Desde aquí podrás crear nuevas competencias o bien importar masivamente competencias desde una plantilla de descarga.
Nueva competencia: al seleccionar esta opción, podrás crear y definir nuevas competencias que serán utilizadas para evaluar a los trabajadores durante el ciclo de desempeño.
Una vez que ingreses a la creación de la competencia como tal, tendrás que configurar los distintos campos solicitados.
Nombre de la competencia: ingresa el nombre de la competencia (ej. "Trabajo en equipo").
Tipo de competencia: seleccionar desde la lista desplegable según tipo de clasificación.
Dependencias: este campo permite establecer una relación jerárquica entre competencias, definiendo si una competencia es principal (Padre) o específica y dependiente de otra (Hijo).
Evaluaciones asociadas: aquí puedes elegir en qué tipos de evaluación se medirá cada competencia, brindando flexibilidad para definir quién la evaluará y en qué contexto (descendente, autoevaluación, ascendente o entre pares).
Descripción (opcional): desde aquí podrás añadir una descripción detallada de lo que implica cada competencia y de esta manera se le entregará claridad y contexto tanto para los evaluadores como para los evaluados.
Una vez que hayas configurado cada uno de los campos en la creación de la competencia, recuerda seleccionar "Crear competencia".
Importar competencia: desde este botón tendrás la posibilidad de importar competencias por medio de una plantilla que te otorgará Talana en formato XLSX.
Una vez descargada esta plantilla, deberás seguir las siguientes consideraciones:
Verificar que el archivo cuente con cabecera.
Verificar que el archivo no contenga espacios blancos al final.
Verificar que las columnas que desea dejar vacías estén totalmente vacías en el archivo que cargará.
Luego de realizar la carga de competencias y bajo los formatos permitidos, podrás realizar la importación de estas por medio de "Carga de plantilla".
2.2 Asignación de evaluadores y evaluados
La asignación de evaluadores y evaluados es parte crucial dentro del proceso de configuración de un ciclo de evaluación de desempeño; desde aquí podrás definir quiénes participarán de esta evaluación, como también quién evaluará a quién y qué tipo de evaluación se realizará (descendente, ascendente, autoevaluación, pares, etc.).
Para acceder a la asignación de evaluadores y evaluados, deberás tomar la siguiente ruta: Competencias y asignación > Asignación de evaluadores y evaluados > Configurar.
Una vez que hayas ingresado a asignación, tendrás dos opciones: agregar de forma automática o bien desde importación de asignaciones, ambas para la carga de evaluados como evaluadores que participarán dentro de una evaluación de desempeño.
Asignación automática: desde asignación automática podrás segmentar e indicar a los trabajadores que participarán de dicha evaluación; por medio de la activación del flag "Toda la empresa", podrás indicar si quieres que participe toda la empresa como tal.
En caso contrario, que necesites segmentar por gerencia o persona en específico, también lo podrás realizar una vez que inactives el flag; de esta manera figurarán disponibles las opciones de segmentación.
Una vez configurada la selección y asignación de participantes en la evaluación, deberás confirmar desde el accionable "Crear asignación".
¡Importante! Ambas opciones son sumativas; esto quiere decir que puedo seleccionar una gerencia y persona en específico.
Importación de asignación
Desde esta opción podrás importar a los participantes de esta evaluación, tanto evaluadores como evaluados, por medio de una plantilla de manera masiva.
Consideraciones:
Verificar que el archivo cuente con cabecera.
Verificar que el archivo no contenga espacios en blanco al final.
Verificar que las columnas que desea dejar vacías estén totalmente vacías en el archivo que cargará.
Una vez verificado el archivo, podrás importar esta información en formato XLSX desde "Seleccionar archivo".
De esta forma, las personas cargadas en plantilla o bien desde la asignación automática las podrás visualizar desde el registro de asignación de evaluadores y evaluados; como administrador, podrás editar o bien eliminar la asignación configurada.
Por otro lado, también podrás importar tuplas; esto quiere decir cargar de manera masiva las relaciones de evaluación (quién evalúa a quién). Este proceso es fundamental para configurar los ciclos de evaluación de desempeño, ya que define las relaciones entre evaluadores y evaluados.
Desde la importación de tuplas podrás descargar una plantilla de descarga en la cual asignar la relación entre participantes, en esta instancia, quién evalúa a quién, de manera masiva; esta plantilla la podrás visualizar en formato XLSX.
2.3 Asignación de competencias por cargo
La asignación de competencias por cargo implica identificar las competencias necesarias para cada puesto de trabajo y configurarlas en la plataforma para que sean evaluadas durante el ciclo de desempeño. Esto puede incluir competencias técnicas, de liderazgo, core, entre otras.
Para acceder a la asignación de competencias por cargo, deberás tomar la siguiente ruta: Competencias y asignación > Asignación de competencias por cargo> Configurar.
Una vez selecciones configurar, podrás visualizar las opciones de crear una asignación de competencias por cargo de manera automática o bien desde una plantilla de descarga, la cual después podrás importar en el sistema.
Nueva asignación: desde la lista despegable podrás seleccionar aquellas competencias creadas en el paso 2.1 desde carga y creación de competencias.
Una vez seleccionada la competencia, podrás asignar según corresponda por cargo.
Una vez creada la asignación de competencia por cargo como administrador, podrás editar o crear nuevas asignaciones.
¡Importante! Siempre al crear y cerrar una asignación, debes seleccionar el botón "avanzar" para poder pasar a la siguiente configuración.
Importar asignaciones: desde aquí también tendrás la opción de poder importar competencias por medio de una plantilla descargable en formato XLSX.
Paso 3 > Correo de bienvenida
El último paso en la configuración de la evaluación de desempeño será editar y administrar la plantilla del correo de bienvenida a la evaluación que recibirán todos los evaluadores y evaluados una vez que inicie el proceso.
3.1 Evaluadores
Desde aquí podrás redactar el correo que recibirán los evaluadores al momento de comenzar la evaluación de desempeño.
Para acceder a la configuración de correo de bienvenida desde la vista de evaluadores, deberás tomar la siguiente ruta: Correo de bienvenida > Evaluadores > Configurar.
¡Importante! Este correo se enviará solo una única vez en la fecha y hora definida al inicio del ciclo.
Además, contarás con distintas variables para automatizar los mensajes que se envíen durante el ciclo de desempeño.
Variables: estas te permiten agregar automáticamente información específica de cada evaluador en el correo. Por ejemplo, puedes usar una variable para que el sistema inserte el nombre del evaluador sin tener que escribirlo manualmente.
Automatización: estas te facilitan la creación de correos masivos sin perder ese toque personal. Esto es especialmente útil cuando se envían mensajes a muchos trabajadores.
Copia desde acciones la variable y pega en el asunto y cuerpo del correo; recuerda que, una vez redactado el correo, deberás confirmar desde el botón "Guarda y confirmar".
3.2 Evaluados
Desde aquí podrás redactar el correo que recibirán los evaluados al momento de comenzar la evaluación de desempeño.
Para acceder a la configuración de correo de bienvenida desde la vista de evaluados, deberás tomar la siguiente ruta: Correo de bienvenida > Evaluados > Configurar.
¡Importante! El correo de evaluados también se enviará por única vez en la fecha y hora definida al inicio del ciclo.
Desde correo notificación evaluados, también contarás con distintas variables para personalizar y automatizar los mensajes que se envíen durante el ciclo de desempeño.
Copia desde acciones la variable y pega en el asunto y cuerpo del correo; recuerda que, una vez redactado el correo, deberás confirmar desde el botón "Guarda y confirmar".
¡Importante! Ambos correos a enviar, tanto para el evaluado como para el evaluador, son customizables; esto quiere decir que podrás redactar según la información que quieras transmitir, apoyándote en las variables disponibles para ello.
Paso 4 > Configuración opcional
La configuración opcional en un ciclo de desempeño te permitirá personalizar y ajustar el proceso de evaluación según las necesidades específicas de tu organización.
4.1 Opciones adicionales
Para acceder a opciones adicionales, deberás realizarlo por medio de la siguiente ruta: Configuración opcional > Opciones adicionales > Mapa talento/trabajador > Configurar.
Mapa de talento: esta es una herramienta visual que se utiliza para evaluar y categorizar a los trabajadores en función de su desempeño y potencial. Esta herramienta es muy útil para la planificación de sucesiones, el desarrollo de talento y la toma de decisiones estratégicas sobre el personal.
Mapa de talento trabajador: desde la perspectiva del trabajador, podrás evaluar competencias core y de cargo.
Configuración mapa de talento trabajador.
Nombre de mapa: asignar un nombre en relación al mapa y comparativa.
Visible para líderes: indicar por medio de la activación del switch si los líderes podrán ver la información del nine box en relación al equipo que tengan a cargo.
Configuración eje x/desempeño: para el caso del trabajador, se evalúan competencias de core y cargo.
Configuración eje y/ Talento: para ambos casos (trabajador y líder), se evalúan competencias de potencial.
¿Qué significa incluir resultados KPI en el eje desde la configuración del mapa de talento?
Incluir resultados de KPI: permite usar los indicadores de desempeño como una dimensión en el Mapa de Talento, integrando el rendimiento cuantitativo de los KPI con otras competencias cualitativas para una evaluación más completa y objetiva.
Mapa talento jefatura: desde aquí se podrá evaluar y gestionar el talento de los líderes y jefes dentro de la organización. Este mapa se enfoca en competencias de liderazgo y otros factores clave que son esenciales para roles de jefatura.
Visible para líderes: los líderes pueden ver el mapa de talento de su segmento y de las personas que tienen a cargo de forma directa.
Eje: X: desde aquí selecciona las competencias que se evaluarán en este, por ejemplo. Para jefaturas, puedes incluir competencias de liderazgo, core y cargo.
Eje Y: selecciona las competencias de potencial que se evaluarán en este eje.
¡Consideraciones! El mapa de talento del trabajador como de la jefatura se configuran de la misma manera; solo cambian algunas competencias como el liderazgo.
Asociar ciclos
Esta funcionalidad es útil para consolidar y ponderar los resultados de múltiples ciclos de evaluación a lo largo del tiempo. Esto permite obtener una visión más completa y precisa del desempeño de los trabajadores.
Para acceder a la configuración de asociación de ciclos, deberás tomar la siguiente ruta: Configuración opcional > Asociar ciclos > Configurar.
Desde aquí podrás acceder a la asociación de ciclos, en la cual visualizarás el ciclo y su ponderación actual.
Para asociar un ciclo anterior al actual, deberás seleccionar el botón "Nueva asociación" y de esta manera seleccionar el ciclo que deseas asociar.
Ejemplo de asociación de ciclos:
Supongamos que quieres asociar tres ciclos trimestrales para obtener una nota final anual:
Seleccionar ciclos:
Ciclo 1: Trimestre 1 (Ponderador: 30%)
Ciclo 2: Trimestre 2 (Ponderador: 30%)
Ciclo 3: Trimestre 3 (Ponderador: 40%)
Asignar ponderadores:
Ciclo 1: 30%
Ciclo 2: 30%
Ciclo 3: 40%
Asegúrate de que todos los ciclos y ponderadores estén correctamente configurados; luego haz clic en "Guardar" para finalizar la configuración.
Beneficios de asociar ciclos
Visión completa: proporciona una visión más completa y precisa del desempeño de los colaboradores a lo largo del tiempo.
Evaluación continua: facilita la evaluación continua y acumulativa del desempeño, considerando múltiples períodos de evaluación.
Flexibilidad: permite ajustar los ponderadores de cada ciclo asociado para reflejar su importancia relativa en la nota final.
Consideraciones al asociar un ciclo:
La suma de todos los ponderados debe ser igual al 100%.
Considerar que solo es posible asociar ciclos con el mismo rango de notas.