El registro de ausentismos es una herramienta clave para llevar el control de la asistencia de los trabajadores. Mantener esta información actualizada no solo permite gestionar correctamente la ficha del trabajador, sino que también impacta directamente en la planificación operativa, el registro de asistencia y el cálculo de remuneraciones.
Los ausentismos que podrás registrar en la plataforma son:
Licencias médicas: permiten justificar la ausencia por motivos de salud con su documentación correspondiente.
Permisos con goce de sueldo: ausencias aprobadas en las que el trabajador mantiene su remuneración.
Permisos sin goce de sueldo: periodos de ausencia en los que el trabajador no recibe remuneración.
Faltas injustificadas: inasistencias sin una razón válida, las cuales pueden impactar en la remuneración o generar sanciones.
En este artículo, te explicaremos paso a paso cómo registrar los ausentismos de forma individual y masiva, en conjunto con el flujo que realiza el trabajador mediante su aplicación Talana Next.
Ingreso de solicitud
Para ingresar una solicitud de ausentismo, dirígete a la Ficha del trabajador > Ausentismo > Agregar ausencias.
Luego, selecciona la información y el ausentismo que corresponda.
Los campos que deberás completar dependerán del tipo de ausencia que ingreses. Dichos campos son:
- Tipo de ausencia: selecciona el tipo de ausentismo (permiso con o sin goce de sueldo, licencia médica, licencia maternal, accidente, falta injustificada). (Obligatorio).
- Fecha desde: indica la fecha desde cuando parte el ausentismo. (Obligatorio).
- Número de días: señala la cantidad de días de duración del ausentismo. Esto, junto al campo anterior, permite calcular la fecha de retorno en virtud del tipo de ausencia. (Obligatorio).
- Solo medio día?: indica si el ausentismo es por medio día o día completo. En el caso de ser medio día, se desplegará la opción para definir si es jornada de mañana o tarde.
- Es continuación?: define si es una continuación de la última licencia médica ingresada o si es una nueva. Este campo aplica solo para licencias médicas.
- Motivo: selecciona el motivo del ausentismo dentro del listado predefinido. En el caso de querer modificar o agregar otros motivos, contáctanos a través de nuestro chat de soporte para hacer la solicitud. (Obligatorio).
- Número de licencia: en el caso de ser una licencia, ingresa el número de licencia que le corresponde.
- Nombre del médico: en el caso de ser una licencia, ingresa el nombre del médico que la emitió.
-
Hora desde: hora de inicio del permiso.
-
Número horas: cantidad de horas del permiso.
-
Número minutos: cantidad de minutos del permiso o minutos adicionales.
- Observaciones: ingresa cualquier dato adicional que necesites con respecto al ausentismo.
Finalmente, pulsa el botón verde para guardar.
Para poder descargar el comprobante del ausentismo, selecciona el botón de descarga, para editar la solicitud selecciona el lápiz y, para eliminarla, selecciona la X.
El cargador masivo de ausencias permite cargar licencias médicas, accidentes de trabajo, faltas injustificadas y permisos con y sin goce de sueldo de manera masiva.
Para poder realizar esta acción, dirígete a Carga de datos > Otros cargadores > Cargador masivo de ausencias.
Al ingresar deberás descargar la planilla de ejemplo:
Completa la planilla descargada de la siguiente manera:
Empleado: ingresa el RUT del trabajador sin puntos y con guion. (Obligatorio).
Fecha desde: indica la fecha de inicio del ausentismo. Talana calculará la fecha de retorno de manera automática. (Obligatorio).
Número de Días: señala la cantidad de días de duración del ausentismo. (Obligatorio).
Tipo de Ausencia: selecciona, desde el campo desplegable, el tipo de ausencia . (Obligatorio).
¿Solo medio día?: indica si el ausentismo es de media jornada o jornada completa. (Obligatorio).
¿Es Continuación?: indica si es una continuación de la última licencia médica ingresada o si es una nueva. Este campo aplica solo para licencias médicas. (Obligatorio).
Motivo: selecciona el motivo del ausentismo dentro del listado predefinido. En el caso de querer modificar o agregar otros motivos, contáctate a través de nuestro chat de soporte para hacer la solicitud.
Número de licencia médica: en el caso de ser una licencia, ingresa el número de licencia que le corresponde.
Nombre del Médico: en el caso de ser una licencia, ingresa el nombre del médico que la emitió.
Jornada: depende de la columna ¿solo medio día?. Selecciona M o T (mañana o tarde) según corresponda. (Obligatorio).
Observaciones: ingresa cualquier dato adicional que necesites con respecto al ausentismo.
Si además cuentas con permisos por hora, cárgalo de la siguiente forma:
Hora desde: hora de inicio del permiso.
Número horas: cantidad de horas del permiso.
Número minutos: cantidad de minutos del permiso o minutos adicionales.
Hora hasta: hora de término del permiso.
Importante: ten presente que los permisos por hora sin goce de sueldo no se descuentan de manera automática, estos se deben formular al momento de querer habilitar esta opción.
Flujo de solicitud
Las solicitudes de ausentismos tienen un flujo automático entre el trabajador (quien realiza la solicitud) y la jefatura (quien aprueba la solicitud).
El trabajador puede gestionar la solicitud desde:
- Talana Next > Solicitudes > Permisos
- Portal web Mi Talaba https://mi.talana.com/
La jefatura que aprueba o rechaza la solicitud, es aquella que ha sido asignada en la ficha del trabajador, en el campo Jefe. Esta persona recibe un correo con la notificación de la solicitud, además de una notificación push en su app Talana Next, en caso de tenerlas activas:
De esta forma, la jefatura podrá aprobar o rechazar la solicitud directamente desde:
- Talana Next > Mi Mundo > Solicitudes de mi equipo.
- Portal web Mi Talana https://mi.talana.com/.
Adicionalmente, los usuarios con perfiles de administrador de la plataforma también pueden aprobar o rechazar las solicitudes, mediante el administrador de ausencias:
Una vez aprobada la solicitud, se generará la notificación y el comprobante con el detalle de la solicitud, del cual el trabajador recibirá una copia en su correo personal (definido en su ficha), quedando el certificado en su portal del trabajador (app o versión web).
En el caso de que sea rechazada la solicitud, se enviará una notificación de rechazo al correo del trabajador, la cual incluirá la información necesaria para que el trabajador pueda apelar al rechazo (día y lugar de apelación). Esta información debe ser ingresada en los campos correspondiente de la ficha de razón social. Para conocer más visita el artículo aquí.