En este artículo te explicaremos cómo realizar el proceso de integración de Talana con IMED, sus requisitos, procesos y casos de uso.
La integración de Talana con IMED permite consultar, recuperar, consolidar y tramitar licencias médicas que sean cargadas al sistema de IMED. Mediante este proceso se extrae toda la información necesaria desde Talana, la cual se consolida para la visualización del usuario y posterior tramitación de la licencia.
Las licencias médicas se categorizan en diferentes tipos según su naturaleza. Mediante la integración con IMED podras encontrar 7 tipos de ellas en Talana:
- Enfermedad o accidente común
- Prórroga medicina preventiva
- Licencia maternal pre y post-natal
- Enfermedad grave del hijo menor de un año
- Accidente del trabajo o del trayecto
- Enfermedad profesional
- Patología del embarazo
Las pertenecientes a la clasificación 1, 2, 4 y 7 se consideran licencias médicas; la clasificación 3 corresponde a licencias maternales, y las clasificaciones 5 y 6 se consideran accidentes de trabajo.
Entre los requisitos que se deben cumplir para poder realizar la integración entre Talana e IMED son:
- La organización debe estar adscrita al Portal de tramitación de Licencias LMempleador. Si necesitas inscribir a tu organización, al final del artículo encontrarás un documento PDF con el paso a paso.
- Tener contratado el módulo de Remuneraciones en Talana. Este requisito se debe a la información que debe viajar entre ambas plataformas, especialmente los datos relacionados con liquidaciones de sueldo.
¿Cómo habilitar IMED en Talana?
El primer paso para hacer uso de IMED en Talana, es verificar los dos requisitos mencionados anteriormente para luego contactarte con nuestra área comercial, ya sea a través de nuestro equipo de soporte o de implementación (si te encuentras durante este proceso).
Teniendo el acuerdo comercial, necesitaremos los datos de las razones sociales para solicitar las credenciales correspondientes con IMED.
- Dirección y teléfono ficha empresa o razón social: asegúrate de tener ingresada de manera correcta la dirección y el teléfono en la ficha empresa o razón social.
- Sucursal: las sucursales deben tener ingresada toda la información de su dirección: calle, número, departamento, comuna, ciudad y teléfono.
-
Trabajadores: la ficha de los trabajadores debe contener todos los datos asociados a la previsión AFP, Institución de salud, tipo de contrato y ocupación (cargo).
Para evitar errores, los cuales veremos en este artículo, es muy importante completar estos datos para el proceso de tramitación antes de dar inicio a la sincronización.
- Analista de Pago
- Analista con Restricciones
- Ingreso Personas Completo
¿Quiénes serán notificados de las licencias médicas que lleguen a Talana para ser administradas?
Además de los perfiles mencionados anteriormente que podrán gestionar las licencias médicas, podrás incluir hasta 5 correos para que sean notificados de las licencias que lleguen a Talana.
- Al momento de conectar ambas plataformas desde el administrador de ausentismos, encontrado en el menú lateral izquierdo del módulo de remuneraciones, podrás identificar que se encuentra activa la integración de IMED, pues al lado izquierdo del botón Calendario aparecerá la confirmación que dice El sistema está integrado con IMED.
- Llegará la información almacenada en IMED de entre 3 a 6 meses anteriores a la fecha en que se realizó la integración. Esto producirá duplicidad en la información de meses anteriores, para lo cual contamos con una herramienta que permite eliminar todos aquellos registros duplicados. Las licencias que se deben eliminar son todas aquellas que se hayan registrado de manera manual, dando prioridad a aquellas que sean informadas por IMED.
- Comenzarán a llegar notificaciones de los correos que hayan sido informados con anterioridad sobre las licencias médicas que se hayan registrado en las últimas 48 horas, de tal manera que comiences a tramitar dichas licencias directamente desde Talana.
A continuación te dejamos el siguiente video para que puedas ver cómo se tramita una licencia en Talana:
¿Cómo se reciben las notificaciones de nuevas licencias?
Las notificaciones de nuevas licencias las recibe el administrador de la plataforma con el perfil de administrador Analista de Pago, a quien se le envía un correo electrónico, como grupo o miembro de este perfil, con el detalle de la licencia a tramitar.
Las notificaciones se reciben por medio de un correo electrónico mencionando las licencias médicas recibidas desde IMED que deben ser gestionadas. La información que contiene el correo es:
- Nombre del trabajador.
- RUT del trabajador.
- Días totales de licencia.
- Fechas desde y hasta de la licencia.
Tramitación de licencias electrónicas
La tramitación de licencias la podrás realizar desde el Administrador de ausentismos, encontrado en el menú lateral izquierdo del módulo de Remuneraciones.
En la pestaña de Licencias podrás visualizar toda la información referente a las licencias médicas dentro de la plataforma: la información general, el estado en el que se encuentra y botones que generan accionables.
Dentro de la pantalla de licencias, además de encontrar toda la información de las mismas, encontrarás un botón en la última columna del listado de solicitudes de las licencias, donde podrás descargar la licencia en un documento PDF, junto con un botón a un lado para gestionarla.
Gestión de licencias electrónicas
Al hacer clic en el botón Gestionar, se abrirá una ventana emergente donde se pueden confirmar todos los datos de la licencia y la información del trabajador. Esta se carga desde Talana y se indica la cantidad de liquidaciones que se deben enviar dependiendo de la licencia.
En la parte superior de cada licencia se encuentran los datos que se extraen desde la ficha del trabajador y de la razón social de la empresa, campos que son obligatorios para la tramitación:
- RUT empresa
- Dirección razón social
- Teléfono razón social
- Datos de identificación del trabajador
- Sucursal: debe estar asignado en la ficha del trabajador y el campo Sucursal-Empresa debe contener la dirección completa (calle, número, departamento, comuna y ciudad)
- Ocupación
- Fecha de contrato de trabajo
- Calidad: trabajador dependiente sector privado (este dato es fijo para todas las empresas)
- Tipo de contrato
- Régimen previsional (AFP)
- Institución previsional (Salud)
- Fecha afiliación previsional
- Pensionado
En la parte inferior de los datos mencionados que vienen cargados en la licencia, se encuentran dos casillas accionables: Actividad Laboral de la Empresa y Se tramitará pago vía. Estos son campos obligatorios que deben ser completados por quien gestiona la licencia para la tramitación.
Al hacer clic en Se tramitará pago vía, se desplegarán las opciones según sea el caso: Fonasa, donde se reflejará la caja correspondiente si la empresa está vinculada a alguna caja de compensación, COMPIN en caso contrario, o por ISAPRE si el trabajador se encuentra afiliado a un sistema privado de salud.
Además, podrás adjuntar desde tu computador documentos adicionales haciendo clic en la casilla Documentos adicionales. El formato permitido es PDF de máximo 9,5 MB.
En la licencia se cargarán de forma automática las últimas liquidaciones del trabajador según el tipo de licencia médica:
- Licencia Médica y Accidente Trabajo: se cargarán las últimas 3 liquidaciones de sueldo con 30 días trabajados.
- Licencia Maternal: se cargarán 6 liquidaciones de sueldos. Estas corresponden a las últimas 3 liquidaciones anteriores al inicio de la licencia y las últimas 3 liquidaciones anteriores al 7º mes calendario que precede la licencia.
Un poco más abajo se detallarán las licencias médicas que ha tenido el trabajador durante los últimos 6 meses, independiente del tipo de licencia.
Una vez revisados todos los datos que provienen de Talana, se procede a dar respuesta al final de esta pantalla. Encontrarás un botón verde para aprobar y enviar tramitación, y un botón rojo para rechazar la licencia.
En caso de rechazar la licencia, aparecerá una advertencia donde se te solicitará confirmar la acción y seleccionar un motivo de rechazo como se muestra a continuación:
¿Qué son los traslapes de licencias médicas?
Los traslapes ocurren cuando se recepciona una licencia médica de IMED y el trabajador ya cuenta con otro ausentismo ingresado en su ficha por el mismo periodo de tiempo o por una parte de las fechas informadas.
¿Cómo solucionarlos?
Dado que la licencia médica es un documento que acredita la incapacidad temporal para desempeñar sus labores, este registro prima por sobre cualquier otro tipo de ausentismo que pueda tener el colaborador (vacaciones, permisos, faltas), para lo cual se debe eliminar o editar (según corresponda) el otro registro que coincide con la fecha de inicio o duración de la licencia recibida. Esto se realiza directamente desde la ficha del colaborador en la pestaña de vacaciones o ausentismos, según el tipo de registro con el que se traslape.
En caso que sea una licencia maternal, y esta se traslape con la licencia anterior, se debe editar el registro de la licencia anterior y recalcular los días de licencia, de tal forma que la fecha de término sea el día anterior al inicio de la nueva licencia maternal.
Edición de licencias IMED
¿Qué implican las ediciones?
Si se desea realizar un cambio en alguno de los campos permitidos para edición, se debe debe realizar directamente desde la ficha del trabajador. Al editar los campos de la licencia IMED, como fecha de inicio, casilla de medio día o de aprobada, automáticamente la licencia se desvinculará de IMED y pasará a ser una licencia manual.
Desvinculación de licencias IMED
Ingresa a la ficha del trabajador desde Empleados en el menú lateral izquierdo. Dentro de la ficha podrás editar los datos de la licencia recibida desde la pestaña Ausentismo haciendo clic en el botón editar.
Dentro de la edición de la licencia, podrán editarse los campos: Fecha Desde, casilla de medio día y casilla de aprobación; lo que hará que la licencia médica, maternal o de accidente quede desvinculada de IMED.
Cuando se editan alguno de los datos mencionados, el sistema arroja de forma automática una alerta de confirmación, indicando que se realizó un cambio que genera que la licencia se desvincule con la integración IMED.
Para culminar el proceso, haz clic en OK en la notificación.
Luego de haber editado una licencia, tal como se explica anteriormente, la licencia se desvincula de IMED y pasa a ser una licencia manual.
Si deseas confirmar el estado de la licencia editada, en la pestaña Administrador de ausencias del menú lateral izquierdo de la pantalla, encontrarás la información sobre el estado y origen de la misma.
Vinculación de licencias IMED
Para poder volver a vincular, lo cual traerá todos los datos originales de la licencia médica emitida por IMED, debes hacerlo desde la edición de la ficha de la licencia, ingresando el número de la licencia médica y haciendo clic en el botón Vincular.
Por último, aparecerá una alerta en la pantalla indicando que se modificarán los datos de la licencia desde IMED.
Esta herramienta te permite eliminar las licencias médicas duplicadas que se generan dentro de la plataforma. Esto significa que, si ingresaste manualmente una licencia médica directamente en Talana y no se completó el campo Número de licencia, cuando se recepcione la licencia correcta a través de IMED, podrás eliminar el registro manual para evitar duplicidades de información.
Para llevar a cabo esta acción, dirígete a la ruta: Administrador de ausencias > Licencias.
Ahí encontrarás un botón llamado Licencias Traslapadas.
Haz clic en el botón y tendrás la opción de seleccionar la licencia manual que se encuentra duplicada:
Al seleccionar dicha licencia aparecerá el modal de eliminación.
¿Qué pasa si al cerrar el mes no tramité todas las licencias médicas electrónicas recibidas del periodo anterior?
El perfil Analista de Pago no podrá realizar el cierre de mes hasta que la licencia sea tramitada. Sin embargo, el perfil Analista de Pago Superpoderoso podrá realizar el cierre de mes de igual forma.
Debes considerar que la recomendación previa al cierre, es revisar las solicitudes y licencias recibidas del periodo y gestionarlas dentro del mes que corresponde para así evitar diferencias en pagos.