Integración IMED-licencias médicas

En este artículo te explicaremos cómo realizar el proceso de integración de Talana con IMED, sus requisitos, procesos y casos de uso.

La integración de Talana con IMED permite consultar, recuperar, consolidar y tramitar licencias médicas que sean cargadas al sistema de IMED. Mediante este proceso se extrae toda la información necesaria desde Talana, la cual se consolida para la visualización del usuario y posterior tramitación de la licencia.

Las licencias médicas se categorizan en diferentes tipos según su naturaleza. Mediante la integración con IMED podras encontrar 7 tipos de ellas en Talana:

1. Enfermedad o accidente común.
2. Prórroga medicina preventiva.
3. Licencia maternal pre y post-natal.
4. Enfermedad grave del hijo menor de un año.
5. Accidente del trabajo o del trayecto.
6. Enfermedad profesional.
7. Patología del embarazo.

Las pertenecientes a la clasificación 1, 2, 4 y 7 se consideran licencias médicas; la clasificación 3 corresponde a licencias maternales, y las clasificaciones 5 y 6 se consideran accidentes de trabajo.

Integración Talana e IMED

Entre los requisitos que se deben cumplir para poder realizar la integración entre Talana e IMED son:

• La organización debe estar adscrita al Portal de tramitación de Licencias LMempleador. Si necesitas inscribir a tu organización, al final del artículo encontrarás un documento PDF con el paso a paso.

• Tener contratado el módulo de Remuneraciones en Talana. Este requisito se debe a la información que debe viajar entre ambas plataformas, especialmente los datos relacionados con liquidaciones de sueldo.

¿Cómo habilitar IMED en Talana?

El primer paso para hacer uso de IMED en Talana, es verificar los dos requisitos mencionados anteriormente para luego contactarte con nuestra área comercial, ya sea a través de nuestro equipo de soporte o de implementación (si te encuentras durante este proceso).

Teniendo el acuerdo comercial, necesitaremos los datos de las razones sociales para solicitar las credenciales correspondientes con IMED. 

Información en Talana 

La activación se realiza de forma automática una vez firmado el acuerdo y completada la integración con tus credenciales. Posteriormente, asegúrate de verificar que la siguiente información esté ingresada correctamente Talana:

• Dirección y teléfono ficha empresa o razón social: asegúrate de tener ingresada de manera correcta la dirección y el teléfono en la ficha empresa o razón social.

• Sucursal: las sucursales deben tener ingresada toda la información de su dirección: calle, número, departamento, comuna, ciudad y teléfono.

• Trabajadores: la ficha de los trabajadores debe contener todos los datos asociados a la previsión AFP, Institución de salud, tipo de contrato y ocupación (cargo).

  Para evitar errores, los cuales veremos en este artículo, es muy importante completar estos datos para el proceso de tramitación antes de dar inicio a la sincronización.

¿Quiénes podrán gestionar las licencias médicas? 

Ten en cuenta hacer una revisión de los permisos con los que cuentan los administradores. Los perfiles de administrador que pueden tramitar licencias médicas son:

• Analista de Pago

• Analista con Restricciones

• Ingreso Personas Completo

¿Quiénes serán notificados de las licencias médicas que lleguen a Talana para ser administradas?

Además de los perfiles mencionados anteriormente que podrán gestionar las licencias médicas, podrás incluir hasta 10 correos para que sean notificados de las licencias que lleguen a Talana.

Trámite de licencias médicas 

Una vez que te hayamos avisado mediante correo que la integración está funcionando, ocurrirá lo siguiente:

1. Al momento de conectar ambas plataformas desde el administrador de ausentismos, encontrado en el menú lateral izquierdo del módulo de remuneraciones, podrás identificar que se encuentra activa la integración de IMED, pues al lado izquierdo del botón Calendario aparecerá la confirmación que dice El sistema está integrado con IMED.
2. Llegará la información almacenada en IMED según las fechas estipuladas en la sincronización. Esto podría producir duplicidad en la información de meses anteriores, para lo cual contamos con una herramienta que permite eliminar todos aquellos registros duplicados. Las licencias que se deben eliminar son todas aquellas que se hayan registrado de manera manual, dando prioridad a aquellas que sean informadas por IMED.
3. Comenzarán a llegar notificaciones de los correos que hayan sido informados con anterioridad sobre las licencias médicas que se hayan registrado en las últimas 48 horas, de tal manera que comiences a tramitar dichas licencias directamente desde Talana.

¿Cómo se reciben las notificaciones de nuevas licencias? 

Las notificaciones de nuevas licencias las recibe el administrador de la plataforma con el perfil de administrador Analista de Pago, a quien se le envía un correo electrónico, como grupo o miembro de este perfil, con el detalle de la licencia a tramitar.

Las notificaciones se reciben por medio de un correo electrónico mencionando las licencias médicas recibidas desde IMED que deben ser gestionadas. La información que contiene el correo es:

• Nombre del trabajador.
• RUT del trabajador.
• Días totales de licencia.
• Fechas desde y hasta de la licencia.

Visualización de razones sociales conectadas a IMED: 

En esta sección podrás ver todas las razones sociales registradas, permitiendo identificar el estado de conexión con IMED, ya sea que se encuentren activas o aún no habilitadas.

Además, podrás visualizar las fechas de última y próxima sincronización de las empresas conectadas, lo que te permitirá mantener un seguimiento actualizado del estado de cada conexión.

Dentro de la columna IMED, podrás encontrar tres posibles estados:

• Inactivo: la razón social no tiene contratado el servicio de IMED.

• Pendiente: la razón social tiene contratado IMED, pero aún no ha realizado la sincronización inicial.

• Activo: la razón social ya se encuentra integrada correctamente con IMED.

Sincronización de licencias médicas desde Razón Social 

Permite integrar automáticamente al sistema las licencias registradas en IMED, asegurando que toda la información se encuentre actualizada y disponible para su gestión, según rangos de fechas específicos.

Para acceder a la configuración de sincronización, sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú “Acción Requerida”.

2. Haz clic en el icono de "Tuerca" ubicado en el costado derecho de la pantalla para acceder a las opciones de sincronización.

3. Selecciona el ajuste correspondiente para la sincronización de la Razón Social con IMED:

   Cargar todas las licencias desde que inicia el mes hasta hoy (por ejemplo, del 01/04/2026 al 20/04/2026).

   Desde el inicio del mes anterior hasta el día de hoy (por ejemplo, del 01/03/2026 al 23/04/2026).

Esta funcionalidad garantiza un control preciso y confiable de las licencias médicas de toda la organización, evitando omisiones y manteniendo la trazabilidad completa de los registros sincronizados con IMED.

Una vez completada la sincronización, deberá cambiar al estado "Activo" 

Visualización de traslapes de licencias

En esta sección podrás identificar los traslapes entre licencias médicas, esta herramienta resulta fundamental para mantener un control preciso de los períodos de ausencia y garantizar la consistencia y trazabilidad de la información registrada en el sistema.

En el caso que necesites eliminar los traslapes, lo que debes hacer es lo siguiente:

Seleccionar el cuadro al costado izquierdo de la fecha, para así marcar todos los traslapes que tengas en pantalla. 

Esta acción mostrará un cuadro que indicará la selección de los traslapes de licencia y te permitirá eliminar los traslapes de manera masiva. 

Tramitación de licencias electrónicas 

La tramitación de licencias la podrás realizar desde el Administrador de ausentismos, encontrado en el menú lateral izquierdo del módulo de Remuneraciones.

En la pestaña de Licencias podrás visualizar toda la información referente a las licencias médicas dentro de la plataforma: la información general, el estado en el que se encuentra, junto con un botón a un lado para gestionarla.

Gestión de Licencias electrónicas

Al hacer clic en el botón Gestionar, se abrirá una ventana emergente donde se pueden confirmar todos los datos de la licencia y la información del trabajador. Esta se carga desde Talana y se indica la cantidad de liquidaciones que se deben enviar dependiendo de la licencia.

En la parte superior de cada licencia se encuentran los datos que se extraen desde la ficha del trabajador y de la razón social de la empresa, campos que son obligatorios para la tramitación:

• RUT empresa
• Dirección razón social
• Teléfono razón social
• Datos de identificación del trabajador
• Sucursal: debe estar asignado en la ficha del trabajador y el campo Sucursal-Empresa debe contener la dirección completa (calle, número, departamento, comuna y ciudad)
• Ocupación: Si la ocupación no está definida en la ficha del trabajador, el campo mostrará “Otro”. En este caso, será obligatorio ingresar una ocupación para documentar la información de ocupación. 
• Fecha de contrato de trabajo
• Calidad: trabajador dependiente sector privado (este dato es fijo para todas las empresas)
• Tipo de contrato
• Régimen previsional (AFP)
• Institución previsional (Salud)
• Fecha afiliación previsional
• Pensionado

En la parte inferior de los datos mencionados que vienen cargados en la licencia, se encuentran dos casillas:

Actividad Laboral de la Empresa: El usuario debe completar este campo con la actividad laboral de la empresa, el cual es obligatorio, de no completarse no se activa la opción para enviar la tramitación. 

Se tramitará pago vía: Este campo viene por defecto con la información previsional que posee la ficha del trabajador:  

• Fonasa (con caja registrada): Se reflejará la caja correspondiente, si la empresa está vinculada a alguna caja de compensación.

• Fonasa (sin caja registrada): Se reflejará Compin. 

• Isapre:  Se visualizará la Isapre a la cual el trabajador está afiliado en el sistema privado de salud.

Remuneraciones rentas y/o subsidios: 

En esta sección se presenta el detalle de las liquidaciones de sueldo del trabajador. Aquí podrás consultar:

• El período, la cantidad de días (corresponde a los días efectivamente trabajados según la liquidación de sueldo) y el monto de la remuneración imponible.

• Si existen múltiples liquidaciones para un mismo período, el sistema considerará automáticamente solo la primera.

• Cuando se tramitan licencias maternales: el sistema traerá las últimas 6 liquidaciones de sueldos. Estas corresponden a las últimas 3 liquidaciones anteriores al inicio de la licencia y las últimas 3 liquidaciones anteriores al 7º mes calendario que precede la licencia.

• En caso de licencias por accidente de hijo menor, se mostrará el RUT del hijo.

Carga de documentos: 

Podrás adjuntar desde tu computador documentos adicionales, para complementar la tramitación de la licencia, haciendo clic en la casilla "Carga de documentos", donde podrás cargar hasta 10 archivos en formato PDF y de 2MB máximo de peso cada uno. 

Los documentos adicionales son opcionales, el usuario podrá cargar más de un documento, de la misma manera podrá descartar documentos de forma directa. 

Para cargar documentos, debe posicionarse en la opción seleccionar, donde se apertura el selector permitiendo seleccionar el tipo de documento, de acuerdo al formato, contrato, cotización, liquidación de sueldo, otros. 

Considerando:

• En los casos donde el trabajador cuente con menos de 3 liquidaciones de sueldo, se sugiere adjuntar el certificado de las ultimas 12 cotizaciones previsionales. 

• Si el trabajador no cuenta con liquidaciones de sueldo, se sugiere adjuntar el contrato de trabajo. 

• Para tramitar licencias por accidentes de trabajo, se debe adjuntar la DIEP (Denuncia individual de enfermedad profesional) o DIAT (Denuncia individual por accidente del trabajo). 

En los casos de licencias Pre y Post-natal: 

• Cuando la trabajadora se le hayan generado más de 3 liquidaciones en los últimos 3 meses, se debe adjuntar el resto de las liquidaciones de sueldo.

• Para tramitar la licencia, se deben adjuntar el resto de las liquidaciones generada en los últimos 6 meses. 

• Si la trabajadora cuenta con menos de 6 liquidaciones de sueldo, se debe adjuntar el certificado de sus últimas 12 cotizaciones previsionales. 

• En caso de no contar con liquidaciones de sueldo, se debe adjuntar el contrato de trabajo. 

Importante: Se debe cumplir con el peso mencionado 2 MB, en los casos donde el documento no cumpla con el peso solicitado, el archivo bloqueara la tramitación de la licencia. 

Un poco más abajo se detallarán las licencias médicas que ha tenido el trabajador durante los últimos 6 meses, independiente del tipo de licencia.

Una vez revisados todos los datos correspondientes a la tramitación, se procede a dar clic en la opción "Enviar Tramitación"

Las Licencias Tramitadas, quedaran alojadas en la pestaña "Gestionadas", las cuales se van a ver ordenadas desde la más reciente, hasta la más antigua.

Desde esta vista podrás, ver el detalle de la licencia médica, con su debido estado y subestado.  

En caso de rechazar la licencia, debes presionar la opción "Rechazar", posterior a ello se apertura una ventana donde se te solicitará seleccionar el motivo de rechazo y seleccionar la opción "rechazar licencia", como se muestra a continuación:

Finalmente, la licencia, queda alojada en la pestaña gestionadas en estado "rechazada" 

Estado de las licencias 

Dentro de IMED existen varios estados en los cuales se puede encontrar el trámite de una licencia. En Talana hemos agrupado dichos estados para que tengas más claridad respecto de estos. Los estados son los siguientes:

Edición de licencias

¿Qué son los traslapes de licencias médicas?

Los traslapes ocurren cuando se recepciona una licencia médica de IMED y el trabajador ya cuenta con otro ausentismo ingresado en su ficha por el mismo periodo de tiempo o por una parte de las fechas informadas.

¿Cómo solucionarlos?

Dado que la licencia médica es un documento que acredita la incapacidad temporal para desempeñar sus labores, este registro prima por sobre cualquier otro tipo de ausentismo que pueda tener el colaborador (vacaciones, permisos, faltas), para lo cual se debe eliminar o editar (según corresponda) el otro registro que coincide con la fecha de inicio o duración de la licencia recibida. Esto se realiza directamente desde la ficha del colaborador en la pestaña de vacaciones o ausentismos, según el tipo de registro con el que se traslape.

En caso que sea una licencia maternal, y esta se traslape con la licencia anterior, se debe editar el registro de la licencia anterior y recalcular los días de licencia, de tal forma que la fecha de término sea el día anterior al inicio de la nueva licencia maternal.

Edición de licencias IMED

Desvinculación de licencias IMED

Ingresa a la ficha del trabajador desde Empleados en el menú lateral izquierdo. Dentro de la ficha podrás editar los datos de la licencia recibida desde la pestaña Ausentismo haciendo clic en el botón editar.

Dentro de la edición de la licencia, podrán editarse los campos: Fecha Desde, casilla de medio día y casilla de aprobación; lo que hará que la licencia médica, maternal o de accidente quede desvinculada de IMED.

Cuando se editan alguno de los datos mencionados, el sistema arroja de forma automática una alerta de confirmación, indicando que se realizó un cambio que genera que la licencia se desvincule con la integración IMED.

Para culminar el proceso, haz clic en OK en la notificación.

Luego de haber editado una licencia, tal como se explica anteriormente, la licencia se desvincula de IMED y pasa a ser una licencia manual.

Si deseas confirmar el estado de la licencia editada, en la pestaña Administrador de ausencias del menú lateral izquierdo de la pantalla, encontrarás la información sobre el estado y origen de la misma.

Vinculación de licencias IMED

Para poder volver a vincular, lo cual traerá todos los datos originales de la licencia médica emitida por IMED, debes hacerlo desde la edición de la ficha de la licencia, ingresando el número de la licencia médica y haciendo clic en el botón Vincular.

Por último, aparecerá una alerta en la pantalla indicando que se modificarán los datos de la licencia desde IMED.

Reportes

Reporte pendiente de licencias médicas:  este reporte presenta el detalle de todas las licencias ingresadas en el sistema que aún no han sido gestionadas o validadas completamente. Su propósito es facilitar el seguimiento y control de los casos en trámite, permitiendo identificar aquellas licencias que requieren revisión, aprobación (Tramitar). 

Para generar el reporte, sigue los pasos a continuación:

1. Accede al Administrador de Ausentismos y dirígete a “Licencias Médicas”.

2. Verifica que la información mostrada corresponda al período o filtro que deseas consultar.

3. Selecciona la opción “Descargar”.

4. El sistema generará automáticamente un archivo en formato Excel (.xlsx) con el detalle completo de las licencias médicas registradas.

Composición del reporte: 

RUT: Rut del trabajador. 

Nombre: Nombre del trabajador. 

Apellido Paterno: Primer apellido del trabajador. 

Apellido Materno: Segundo apellido del trabajador. 

Sucursal: Sucursal asignada en la ficha a la cual pertenece el trabajador

Tipo de contrato: Modalidad del contrato laboral. 

Término de contrato: Fecha de finalización del contrato (si aplica).

Cargo: función del trabajador. 

N° licencia IMED: Número asignado a la licencia médica en el sistema IMED.

Fecha desde: Fecha de inicio de la licencia.

Fecha hasta: Fecha de término de la licencia.

Número de días: Total de días de la licencia.

Tipo de ausencia: Clasificación de la ausencia: "Licencia médica" 

Estado: Este campo refleja la situación actual de la licencia médica en el sistema y se interpreta de acuerdo con su origen:

• Licencias manuales (creadas en Talana): Indica el estado asignado a la licencia dentro del sistema, según la gestión realizada por el usuario.

• Licencias IMED (sincronizadas automáticamente): Refleja el estado que proviene directamente de IMED, pudiendo corresponder a valores como: Otorgada, Liquidada, u otros estados definidos por el sistema IMED.

Este indicador permite un seguimiento preciso del estado de cada licencia y facilita la gestión y validación de las ausencias registradas.

Es medio día: Indica si la licencia corresponde a medio día.

Tipo de licencia: indica la naturaleza de la licencia, interpretada de acuerdo con su origen (manual o IMED).

• Licencias manuales (creadas en Talana): Refleja la opción seleccionada por el cliente en el campo "Motivo" al momento de registrar la licencia.

• Licencias IMED (sincronizadas automáticamente): Indica el tipo de licencia que proviene de IMED, pudiendo corresponder a categorías como: Licencia maternal pre/postnatal, Enfermedad común, Accidente común, entre otros tipos definidos por el sistema.

Este campo permite clasificar y diferenciar las licencias de manera precisa, facilitando su seguimiento y análisis dentro del sistema.

Tipo indica el origen de la licencia y se interpreta de la siguiente manera:

• Licencias manuales (creadas en Talana): Se registran como Manual.

• Licencias sincronizadas desde IMED: Se registran como IMED, reflejando que el origen de la información proviene del sistema IMED.

Gestionado por:  Indica el responsable de la creación o gestión de la licencia, según su origen:

• Licencias manuales (creadas en Talana): Se muestra el nombre del usuario que registró la licencia en el sistema.

• Licencias IMED (sincronizadas automáticamente): Se muestra quien envía tramitación o rechaza tramitación. 

Reporte histórico de licencias médicas:  es un informe que consolida todas las licencias médicas registradas en el sistema durante un período determinado, incluyendo tanto licencias manuales como sincronizadas desde IMED. Este reporte permite realizar un seguimiento detallado y analítico de las ausencias por motivos de salud, proporcionando información sobre el tipo de licencia, su duración, estado, origen, y el responsable de su gestión.

Para generar el reporte, sigue los pasos a continuación:

1. Accede al Administrador de Ausentismo y selecciona la opción “Licencias Médicas”.

2. Verifica que la información mostrada corresponda al período o filtros que deseas consultar.

3. Haz clic en la opción “Historial”, ubicada en el lateral derecho de la pantalla.

4. Selecciona la opción “Descargar Listado”.

5. El sistema generará automáticamente un archivo en formato Excel (.xlsx) con el detalle completo de las licencias médicas registradas.

Composición del reporte: 

RUT: Rut del trabajador. 

Nombre: Nombre del trabajador. 

Apellido Paterno: Primer apellido del trabajador. 

Apellido Materno: Segundo apellido del trabajador. 

Sucursal: Sucursal asignada en la ficha a la cual pertenece el trabajador

Tipo de contrato: Modalidad del contrato laboral. 

Término de contrato: Fecha de finalización del contrato (si aplica).

Cargo: función del trabajador. 

N° licencia IMED: Número asignado a la licencia médica en el sistema IMED.

Fecha desde: Fecha de inicio de la licencia.

Fecha hasta: Fecha de término de la licencia.

Número de días: Total de días de la licencia.

Tipo de ausencia: Clasificación de la ausencia: "Licencia médica" 

Estado: Este campo refleja la situación actual de la licencia médica en el sistema y se interpreta de acuerdo con su origen:

• Licencias manuales (creadas en Talana): Indica el estado asignado a la licencia dentro del sistema, según la gestión realizada por el usuario.

• Licencias IMED (sincronizadas automáticamente): Refleja el estado que proviene directamente de IMED, pudiendo corresponder a valores como: Otorgada, Liquidada, u otros estados definidos por el sistema IMED.

Este indicador permite un seguimiento preciso del estado de cada licencia y facilita la gestión y validación de las ausencias registradas.

Es medio día: Indica si la licencia corresponde a medio día.

Tipo de licencia: indica la naturaleza de la licencia, interpretada de acuerdo con su origen (manual o IMED).

• Licencias manuales (creadas en Talana): Refleja la opción seleccionada por el cliente en el campo "Motivo" al momento de registrar la licencia.

• Licencias IMED (sincronizadas automáticamente): Indica el tipo de licencia que proviene de IMED, pudiendo corresponder a categorías como: Licencia maternal pre/postnatal, Enfermedad común, Accidente común, entre otros tipos definidos por el sistema.

Este campo permite clasificar y diferenciar las licencias de manera precisa, facilitando su seguimiento y análisis dentro del sistema.

Tipo indica el origen de la licencia y se interpreta de la siguiente manera:

• Licencias manuales (creadas en Talana): Se registran como Manual.

• Licencias sincronizadas desde IMED: Se registran como IMED, reflejando que el origen de la información proviene del sistema IMED.

Gestionado por:  Indica el responsable de la creación o gestión de la licencia, según su origen:

• Licencias manuales (creadas en Talana): Se muestra el nombre del usuario que registró la licencia en el sistema.

• Licencias IMED (sincronizadas automáticamente): Se muestra quien envía tramitación o rechaza tramitación. 

Cierre de mes

¿Qué pasa si al cerrar el mes no tramité todas las licencias médicas electrónicas recibidas del periodo anterior?

El perfil Analista de Pago no podrá realizar el cierre de mes hasta que la licencia sea tramitada. Sin embargo, el perfil Analista de Pago Superpoderoso podrá realizar el cierre de mes de igual forma.

Debes considerar que la recomendación previa al cierre, es revisar las solicitudes y licencias recibidas del periodo y gestionarlas dentro del mes que corresponde para así evitar diferencias en pagos.