Centralización Personalizada

La centralización es el proceso de contabilización mensual de remuneraciones. Como resultado de este proceso se genera un comprobante contable, el que detalla los movimientos de una liquidación de sueldo o movimiento de un pago de finiquito que fueron centralizados o contabilizados.

La principal característica de la Centralización Personalizada es que se puede armar su estructura de acuerdo a las necesidades de cada organización, y además es posible agregar multicuentas a los ítems de pago para separarlos por centros de costos, razón social o algún campo personalizado.

¿Cómo realizar la Centralización Personalizada?

Para realizar la configuración de la Centralización Personalizada, es necesario completar un archivo de relevamiento , el cual podrás descargar al final de este artículo.

A continuación podrás encontrar en detalle el paso a paso para completar el archivo de relevamiento, el que será configurado por un consultor BackOffice de Talana cuando se encuentre completo.

1.- Descarga el archivo de relevamiento

En este archivo encontrarás múltiples pestañas, las que debes completar con la información requerida.

A continuación encontrarás el video con el paso a paso para completar el archivo de relevamiento:

2.- Completa la estructura en TXT o Excel/CSV de acuerdo a tus necesidades

Estructura TXT

Para completar el archivo de relevamiento con estructura TXT debes seguir los siguientes pasos detallados  a continuación:

A.- Completa el archivo respondiendo las siguientes preguntas:

Con respecto a la pregunta acerca de la cabecera y el pie, esta hace referencia a que una estructura de centralización se puede separar. En el ejemplo puedes ver que está la cabecera y el detalle en un mismo archivo; esto se puede separar y aparecer la cabecera en un archivo y el detalle en otro distinto.

B.- Luego debes definir la estructura de centralización en TXT. Para ello debes indicar las columnas que llevará el reporte y la extensión de dicha columna, acompañado de un ejemplo que debe indicar el comportamiento.

A modo de ejemplo, si esta estructura se lleva a la configuración se puede definir lo siguiente:

La columna “aux” la cual tiene un largo de 5 y se rellena con ceros a la derecha.

La columna 2 una fecha con largo de 8 y con formato aaaammdd.

Y así sucesivamente con las columnas restantes, finalmente obtendrás esta estructura:

Estructura Excel/CSV

Para completar el archivo de relevamiento con estructura Excel/CSV debes seguir los siguientes pasos detallados  a continuación:

A.- Completa el archivo respondiendo las siguientes preguntas:

B.- Luego debes completar la estructura de centralización, indicando el nombre de cada columna, una breve descripción, un ejemplo y alguna observación adicional si lo tuviese.

En esta estructura de ejemplo se definen las columnas, cuentas, detalle de cuenta, RUT, etc. Además, debes agregar una descripción la que indica con mayor claridad los datos a extraer.

También debes agregar un ejemplo, el que es fundamental para las columnas como RUT, en donde podremos ver si se requiere un RUT con puntos y dígito verificador, al igual que la columna de Glosa, en donde podremos observar en el ejemplo el texto a mostrar en la centralización contable.

Por último debes agregar la columna observaciones adicionales, donde podrás incluir comportamientos adicionales o especiales de las columnas. Por ejemplo: en el campo de RUT se nos indica si el trabajador con el RUT indicado pertenece al centro de costo, el cual condicionará a que este campo salga vacío.

De esta forma se completa la estructura de centralización contable en EXCEL o CSV tanto para el detalle, como para la cabecera o el pie.

3.- Asigna las cuentas contables en el archivo, ya sea por la asignación de cuenta normal o a través de la Matriz CCCC (multicuentas) de acuerdo a tus necesidades.

Asignación de cuentas (Normal)

A.- Para comenzar debes identificar los ítems de pago a los cuales necesitas asignarle una cuenta contable. En el costado izquierdo podrás visualizar todos los ítems que se encuentran actualmente en el sistema y que son nativos de Talana.

Los ítems de pago que aparecen en color rojo son de tipo "Aporte Patronal". Este tipo de ítem obligatoriamente debe llevar una cuenta contable y una contracuenta contable.

En caso de que algún ítem de pago en particular de tu empresa no exista en el listado, es posible agregarlo al final del archivo en "Ítems propios de su empresa", asignando la cuenta contable.

Finalmente, tendrás la opción de completar el campo "Tipo de Apertura", en donde podrás abrir un ítem por RUT, trabajador, RUT institución o por centro de costo.

El campo "Tipo de Apertura" permitirá que el ítem que cuente con esta apertura dentro de la centralización salga tantas veces como colaboradores lo tengan asignado, indicándole a la centralización cuanto es el monto a descontar y a qué colaborador. En resumen, el tipo de apertura permite desglosar el ítem detallando su pago o descuento.

Ejemplo:

En el campo "Tipo de Apertura" se indica aperturar por RUT del trabajador el ítem "Atraso"

En la centralización contable se puede observar de la siguiente forma:

Asignación de cuentas Matriz CCCC

A.- Para comenzar, debes tener claridad de la distribución que deseas tener: ya sea por centro de costo, razón social o algún campo personalizado. En este caso y a modo de ejemplo será por centro de costo.

B.- Ahora debes identificar los ítems de pago a los que necesitas asignarle una cuenta contable. En el costado izquierdo podrás visualizar todos los ítems que se encuentran actualmente en el sistema y que son nativos de Talana.

Ejemplo: al ítem "Descuento" se le puede asignar distintas cuentas contables dependiendo del centro de costo.

En este caso al CC 1 se le asignó la cuenta contable 1111, al CC 2 se le asignó la cuenta contable 55555, al CC 3 se le asignó la cuenta contable 2222 y al CC 4 se le asignó la cuenta contable 4444. En este caso podrás observar que a un mismo ítem de pago (Descuento) se le asignaron distintas cuentas contables dependiendo de la distribución (en este caso por centro de costo).

Los ítems de pago que se encuentran en color rojo son de tipo "Aporte Patronal". Este tipo de ítem obligatoriamente debe llevar una cuenta contable y una contracuenta contable.

Ejemplo:

Finalmente, en caso de que algún ítem de pago en particular de tu empresa no exista en el listado, es posible agregarlo al final del archivo en "Ítems propios de su empresa", asignando la cuenta contable respectiva dependiendo de cada uno de los centros de costo.

 

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