A continuación podrás revisar cómo realizar la cuadratura de la centralización contable y qué factores debes tener en cuenta para ello.
Independiente de la estructura y formato de la centralización contable que se utilice, esta debe estar cuadrada al peso (CLP) sin diferencias numéricas para dicho proceso.
Al momento de revisar una centralización para cuadratura, lo primero que debes realizar es la suma de las columnas Debe y Haber. El total por cada columna debe entregar el mismo valor.
Ejemplo:
También debes descargar el Libro de Remuneraciones, este reporte te permitirá obtener los conceptos que debes sumar en los siguientes pasos de la cuadratura. Lo podrás obtener desde el menú lateral izquierdo, ingresando a Reportes > Legales > Libro de Remuneraciones.
Para realizar la cuadratura de la columna Debe tienes que sumar todos los conceptos de haberes afectos, exentos y los aportes patronales.
Para realizar la cuadratura de la columna Haber tienes que sumar todos los conceptos de descuentos del trabajador, descuentos legales, aportes patronales y sueldo líquido.
Ejemplo: Al realizar la cuadratura el Debe da como resultado $100.000 y el Haber $150.000, por tanto, existe un descuadre de $50.000, ya que tanto el Debe como el Haber siempre deben dar el mismo valor.
Al identificar esta diferencia, tienes que revisar el Libro de Remuneraciones realizando las correspondientes sumas de los conceptos. Este resultado te indicará la diferencia que presenta la cuadratura y podrás identificar al colaborador que cuenta con esa diferencia. Al identificar al colaborador, podrás revisar en su liquidación de sueldo e identificar el concepto que genera el descuadre en la centralización.
¿Por qué se deben sumar los aportes patronales?
Estos conceptos se deben sumar, ya que son los únicos que tienen cuenta contable y contra cuenta.
Consideraciones importantes al momento de la revisión: Existen ítems de pago que muestran un valor negativo dentro de la liquidación como por ejemplo: "Descuento por Atraso", el cual es un ítem de descuento con tratamiento de haber afecto, pues rebaja la base imponible y tributable, pero dentro de la centralización se debe considerar en la columna de Haber y no el la columna de Debe.
¿Qué debes revisar cuando se presenta un descuadre dentro de la centralización?
Al momento de realizar la cuadratura de la centralización es posible que se presenten descuadres. Para revisar estos descuadres debes realizar una serie de validaciones.
Estas validaciones las podrás realizar desde el menú lateral seleccionando Herramientas Avanzadas > Configuración ítems de pago.
A continuación podrás revisar el detalle de las validaciones que se deben realizar:
1. Revisar que los ítems correspondientes a Aportes Patronales tengan su correspondiente cuenta contable y contra cuenta. Para esto debes hacer clic en "Acciones", y así revisar y editar si corresponde.
Ítem de pago con cuenta y contra cuenta (correcto):
Ítem de pago solo con cuenta contable y sin contra cuenta (incorrecto):
2. Revisar que los ítems de pago que no corresponden a Aportes Patronales cuenten con sus respectivas cuentas contables y que no tengan asignada contra cuenta. Adicionalmente, hay que validar que no tenga solo asignada contra cuenta en vez de cuenta contable.
Ítem de pago solamente con cuenta contable (correcto):
Ítem de pago con sin cuenta contable y con contra cuenta (incorrecto):
3. Si utilizas la Administración de Plan Multicuentas (Matriz CCCC) debes revisar que los ítems tengan asignadas sus cuentas contables correspondientes. Adicionalmente, debes validar que los colaboradores tengan asignada la información correspondiente a centros de costo, sucursales y campos personalizados correctamente en sus fichas.
Esta información debe estar ingresada antes de procesar sueldos, ya que al no estar ingresada antes de procesar, podría generar descuadres en la información visualizada en la centralización debido a las reglas de negocio que podría presentar la centralización.
Importante: En caso que el descuadre se produzca por datos del colaborador (centros de costos, sucursales, etc), es posible actualizar esta información. Para ello puedes solicitar "resfrescar contratos" por medio de nuestro chat de soporte o al correo soporte@talana.com.