Días Administrativos

¿Qué son los días administrativos?

Los días administrativos son uno de los beneficios más usados por los trabajadores. Corresponden a días libres con goce de remuneración, los que son otorgados durante un periodo de tiempo determinado y con renovación para el trabajador. 

En Talana puedes renovar este beneficio de forma automática, ya sea anual, semestral, trimestral o cuatrimestralmente.

Además, puedes definir si el beneficio es el mismo en cantidad de días para todos los trabajadores, o es un beneficio que solo recibe un grupo específico y con distintos días por cada periodo de renovación.

Características de los días administrativos

• Son renovables de forma automática según el periodo configurado y por año calendario (anual, semestral, trimestral o cuatrimestral).
• No son acumulables: esto quiere decir que si el periodo de vigencia del beneficio vence, el saldo de días no utilizados por el trabajador se pierde.
• No son pagados al momento de una desvinculación, ya que son un beneficio adicional a las vacaciones.
• No están sujetos a condicionantes tales como: tipo de contrato, solicitudes, saldos de vacaciones, entre otros. El beneficio queda activo una vez que se asigna a la persona y durante todo el periodo de renovación definido.

Para la carga de los beneficios de días administrativos, solo para la primera vez que ingresas el beneficio, debes realizar dos pasos:

Paso 1

Cargar el beneficio en la ficha de los trabajadores:  si el beneficio es la misma cantidad de días para toda la empresa sin distinción, lo podrás realizar desde Talana de forma automática. Si es diferenciado, es recomendable hacerlo persona por persona.

Paso 2

Carga una línea base de días: esta línea base es para activar el saldo de días administrativo la primera vez, dado que por lo general se carga fuera de los tiempos de renovación automática (anual año calendario, es decir,  debes considerar que la carga automática de los días anuales comienza en enero de todos los años). Revisa cómo cargar la línea base desde el artículo Línea base días administrativos.

Carga de días administrativos individual

Antes de la carga del beneficio debes configurar el periodo de renovación del beneficio: anual, semestral, trimestral o cuatrimestral.

Este paso solo puede ser configurado por los equipos de Implementación y Soporte de Talana, a través de una configuración empresa donde ingresamos el dato anterior. Puedes definir distintos tipos de días a tomar, por ejemplo: anual, cumpleaños, día libre, entre otros, donde podrás cargar por cada uno la cantidad de días definidos por la empresa como beneficio.

Una vez definida la renovación, cargaremos el beneficio.

Desde la Ficha del trabajador > Editar ficha > pestaña Contrato > Beneficios > campo cantidad de días administrativos al año.

En el recuadro disponible ingresa la cantidad de días anuales:

En el caso de tener días semestrales puedes solicitar configurarlo de esa forma y podrás ingresar la cantidad en la ficha.

¿Cómo usar los días administrativos?

De forma individual: Desde la ficha del trabajador > Pestaña Ausentismo > Agregar días administrativos.

En los recuadros disponibles ingresa la información correspondientes del día administrativo:

En caso de que ingreses, medio día administrativo para efectos del modulo de Asistencia y Turnos. Ten en cuenta lo siguiente:

• Fórmula para el cálculo de medio día:  (Horas del turno − colación) ÷ 2

  Por ejemplo, para un turno de 08:00 a 16:30 (8 h 30 min) con 30 minutos de colación, un medio día (AM o PM) justificará 4 horas de ausencia.

• El campo AM/PM solo es informativo, ejemplo: Si una persona solicita un medio día AM, pero finalmente se ausenta durante la tarde, el sistema igualmente justificará las horas correspondientes según el cálculo definido. Es decir, el campo AM/PM no bloqueará ni invalidará la justificación, quedará únicamente como un dato de referencia.

  
  De forma Masiva: debes dirigirte al menú lateral > Carga de datos > Otros cargadores > Cargador masivo de Días Administrativos.
   

  

  Descarga la planilla de ejemplo y complétala según las siguientes indicaciones:
   

  

  Empleado: completa el campo con el RUT del trabajador sin puntos y con guion.
  Desde: Fecha de inicio de días administrativos tomados por el trabajador, según el formato definido en la planilla.
  Número días: Cantidad total de días solicitados.
  Medios Días: Indica si los días tomados corresponden a medios días (Sí/No).
  Aprobada: Estado de la solicitud (aprobada, pendiente o rechazada). Si se carga como pendiente, se enviará un correo de notificación a la jefatura del trabajador.
  Tipo de día: selecciona si los días tomados corresponden a tipo (anual, semestral, trimestral o cuatrimestral).
  Comentarios: Campo opcional para agregar cualquier comentario relevante sobre la solicitud.
  Jornada: En caso de haber tomado medio día (según columna "Medios Días"), específica si corresponde a jornada AM o PM.
   

Una vez lista la planilla para la carga, puedes utilizar las siguientes opciones:

• Actualiza los que están, y cargar los que no están: combinación de las opciones cargar nuevos y actualizar.
• Actualizar: Actualiza las solicitudes que ya se encuentran cargadas.
• Subir nuevos: Registra las solicitudes que no han sido cargados antes en la plataforma.
• Solo validar los datos: Válida los datos de forma previa a la carga.