En este artículo descubrirás cómo utilizar la función de Reproceso en Talana, diseñada para ajustar liquidaciones ya cerradas.
Te explicamos de forma clara cuándo aplicar este recurso, cómo habilitarlo, qué datos puedes modificar (como remuneraciones, deducciones o ausentismos) y cómo generar una nueva liquidación con los cálculos correctos, reemplazando la versión anterior sin afectar el cierre contable.
¿Qué es el reproceso?
El Reproceso es aquel proceso donde aplico cambios asociados a los trabajadores y genero una nueva liquidación de sueldo posterior al pago de remuneraciones del mes en curso.
¿Cuándo utilizar el reproceso?
El reproceso se utiliza cuando deseas efectuar cambios en las liquidaciones de los trabajadores del mes actual, posterior al pago de remuneraciones oficial y siempre antes del pago de cotizaciones.
Para el reproceso podrás aplicar los siguientes cambios:
- Cargar, editar o eliminar asignaciones de ítems de pago (carga de haberes y descuentos).
- Cargar, editar o eliminar ausentismos y vacaciones del trabajador (las vacaciones pueden estar ligadas a pagos de bonos o descuento de asignaciones).
- Realizar modificaciones por cambios contractuales en las fichas de los trabajadores, tales como: ajustes de sueldo, colación y movilización, cambios de AFP o isapre, movimientos por cambio de gerencia, centro de costo o sucursal, entre otros. Esto, siempre y cuando estén asociados mediante fórmula a algún monto que se refleje en la liquidación.
- Ingreso de ahorros en la ficha del trabajador (cuenta dos, APV, entre otros)
- Modificaciones en formulaciones en ítems de pago.
El motor del reproceso reconoce de forma automática, al momento de agregar a las personas, los siguientes cambios ingresados:
- Cambios de condiciones y/o previsión: incluye cambios de sueldo base, colación y movilización, cambios en la AFP, isapre o plan pactado.
- Cambios en la carga de haberes y/o descuentos: cargar, editar o eliminar asignaciones de ítems de pago.
- Cambios en ausentismos y/o vacaciones: cargar, editar o eliminar ausentismos y vacaciones del trabajador.
Pero, ¿qué pasa si realicé cambios que el reproceso no considera de forma automática?
Podrás reprocesar de igual forma. En este artículo te enseñaremos cómo hacerlo.
Pasos para realizar el reproceso
1. Identifica a los trabajadores que tendrán ajustes en su liquidación del mes.
2. Ingresa los movimientos y/o cambios posteriores al pago de remuneraciones para dichos trabajadores.
- Para el ingreso de ausentismos, dirígete a la sección de Ausentismos.
- Para el ingreso de haberes o descuentos, visita la sección de Carga de Haberes y Descuentos.
- Para cambios en la ficha del trabajador, visita el artículo de Versiones de contratos.
- Para cambios en valores o condiciones en ítems de pago formulados, solicita los cambios por medio del chat de soporte.
3. Valida que la liquidación de sueldo del mes esté asociada a la última versión de contrato vigente antes de realizar el reproceso: si los cambios aplicados a los trabajadores fueron modificaciones en campos de la ficha y se crearon nuevas versiones de contrato, debes revisar, desde la carpeta del trabajador, que la liquidación del mes con la cual se le pagó la remuneración esté asociada a la última versión de contrato vigente en ese mes. En caso de que no esté asociada, solicita ayuda por medio del chat de Soporte para una actualización. Para más información visita el artículo Cómo revisar las versiones en una liquidación.
4. Genera el reproceso.
5. Descarga el transfer bancario con las diferencias.
¿Cómo funciona el reproceso?
Una vez que ya ingresamos todos los cambios que queremos reflejar en la nueva liquidación, llevaremos a cabo el reproceso.
Para realizarlo, ingresa al módulo de Remuneraciones > menú lateral > Asistente de pago > Reproceso:
Aquí encontrarás la misma modal que figura al procesar las liquidaciones de sueldo, diferenciándose en la forma de agregar a las personas.
Como se indica en la primera pestaña, el reproceso ya reconoce por defecto ciertos cambios aplicados a los trabajadores. Por lo tanto, si los cambios que se efectuaron ya son reconocidos, basta con seleccionar la opción Agregar todos para que el sistema identifique y agregue a la selección únicamente a aquellos trabajadores que tienen cambios.
En la parte superior refleja la cantidad de personas que se agregaron a la selección. Es decir, aquellos que tenían cambios y se identificaron automáticamente.
Para continuar, debes hacer clic en el ícono verde con una flecha.
Luego de avanzar a las siguientes etapas y finalizar el proceso, al igual que al procesar anticipos o sueldos, podrás nombrar el proceso. Esto te ayudará a identificarlo de manera más fácil al momento de descargar el transfer.
¿Qué cambios no considera el reproceso y cómo reproceso a aquellas personas cuyos cambios no se consideran de forma automática?
Los cambios que el reproceso no considera de forma automática pueden ser campos personalizados y datos personales del trabajador, tales como dirección, estado cívil y cambios en valores o condiciones de ítems de pago formulados.
Para reprocesar a quienes tengan alguno de estos cambios, seguiremos los mismos pasos mencionados anteriormente: módulo de Remuneraciones > menú lateral > Asistente de pago > Reproceso.
En este caso, antes de agregar a las personas, debes hacer clic en la opción Mostrar opciones avanzadas.
Al activar dicha opción, encontraremos seleccionados los tres tipos de cambios que el reproceso reconoce, los cuales debes desmarcar para luego agregar a las personas que deseas reprocesar:
Agrega solo a los trabajadores que deseas reprocesar, lo cual podrás hacer uno a uno, por grupos, seleccionando a partir de los filtros disponibles o agregarlos a todos aun cuando no tienen cambios, ya que, al finalizar el proceso, Talana nos preguntará qué hacer con aquellas liquidaciones sin modificaciones.
Una vez que agregas a las personas, finaliza el reproceso tal como se describe más arriba, avanzando siempre con el ícono verde:
Al finalizar el paso cuatro del reproceso, se activará una modal que te preguntará qué hacer con las personas que no tienen cambios en su líquido a pagar o en el sobregiro, para lo cual tendrás las siguientes opciones:
-
Eliminar: las liquidaciones reprocesadas: esta opción elimina la nueva liquidación que se acaba de generar con el reproceso, ya que no tiene cambios que le afecten, dejando la liquidación original.
- Ten en consideración que si, por ejemplo, reprocesaste la persona porque se le editó el centro de costo de su ficha, al eliminar la liquidación de reproceso, la liquidación que mantendrá mostrará el centro de costo actual.
- Cerrar: esta opción mantiene las liquidaciones de reproceso recién generadas. Para aquellas personas que no tienen cambios, dejará dos liquidaciones idénticas en su ficha.
Luego de seleccionar qué hacer con los casos informados, se reflejará el resumen del proceso, donde podrás agregar un nombre que te permitirá identificarlo al momento de descargar el transfer:
Finalmente, podrás descargar el transfer con las diferencias a favor del trabajador para subirlo al banco y hacer efectivo el pago de dichas diferencias. Esta nómina la podrás obtener desde el menú lateral > Reportes > Transferencias.
Aquí debes hacer clic en el banco que utilizas, seleccionar la o las nóminas de reproceso generadas y descargar el transfer:
Comparación liquidación sueldo / reproceso
Cuando se realiza el reproceso, en las fichas de los trabajadores quedan dos o más liquidaciones, en caso de que se realice más de un reproceso por persona. Estas son de tipo reproceso o tipo sueldo:
¿Qué significa cada tipo de liquidación?
- Liquidación de tipo sueldo reprocesada: corresponde a la liquidación con la que se realizó el pago original de la remuneración de la persona. Esta liquidación originalmente es de tipo sueldo pero, al realizar el reproceso, se cambia el tipo dejando la original como Sueldo reprocesada.
-
Liquidación de tipo sueldo: corresponde a la nueva liquidación que se genera producto del reproceso y que contiene todos los cambios aplicados posteriores al pago de remuneración original. De esta liquidación es a partir de la cual se alimentan todos los reportes de la plataforma, lo que significa que independientemente si el trabajador tiene reprocesos, siempre debe tener en su carpeta una liquidación de tipo Sueldo por cada mes procesado.
- A partir de esta liquidación podremos obtener la nómina que cargaremos al banco, con la diferencia a pagar por persona cuando corresponde.
Ahora, revisaremos dos casos de reproceso, uno con monto a favor del trabajador y otro donde se genera un sobregiro.
1) Ejemplo de reproceso con saldo a favor para el trabajador.
Liquidación del mes de agosto con el pago original de su remuneración y 30 días trabajados:
Para el reproceso, le cargaremos un bono noche por un monto de $150.000, que no se informó en el pago original.
Luego, debes dirigirte al Asistente de pago > Reproceso y agregar a la persona:
Al finalizar el reproceso, revisamos la carpeta del trabajador que ahora figura con dos liquidaciones. La de tipo sueldo contiene los cambios aplicados por reproceso:
La liquidación de sueldo refleja el bono noche cargado previamente y, antes del alcance líquido, se genera una nueva fila en la liquidación con el nombre Monto a pago. Éste refleja el monto líquido que se le paga al trabajador por el reproceso, solo en caso de tener montos a favor del trabajador:
Finalmente, al descargar el transfer desde Reportes > Transferencias, al seleccionar la o las nóminas en la columna Monto no pagado, se reflejarán los montos que faltan por pagar a los trabajadores reprocesados, montos que figurarán en la nómina a descargar:
2) Ejemplo reproceso con saldo en contra para el trabajador
Liquidación del mes de agosto con el pago original de su remuneración y 30 días trabajados:
Para el reproceso, en el ejemplo le cargaremos una licencia médica que fue presentada después del pago de remuneraciones del mes, la cual ingresaremos directo en su ficha, en la pestaña Ausentismos:
Luego, nos dirigimos al Asistente de pago > Reproceso y agregamos a la persona:
Al finalizar el reproceso, revisamos la carpeta del trabajador que ahora figura con dos liquidaciones y visualizamos la de tipo sueldo. Ésta contiene los cambios aplicados por reproceso:
La liquidación de sueldo ahora refleja 28 días trabajados, producto del descuento de los días por la licencia ingresada.
Además, se visualiza dentro de sus haberes un nuevo concepto llamado Sobregiro, por el equivalente al descuento de los 3 días que fueron pagados en exceso inicialmente.
Este monto se traspasará de forma automática al mes siguiente como Descuento sobregiro mes anterior. Y dado que en este caso no existe monto a favor del trabajador, la fila Monto a pagar queda en $0.
¿Puedo generar más de un reproceso por persona?
Sí, se puede generar más de un reproceso por persona. La forma de hacerlo depende de si el reproceso anterior ya fue pagado al trabajador. A continuación, revisaremos ambos casos:
1. Ya realicé un reproceso a un grupo de trabajadores cuyas diferencias aún no se han cargado al banco (transfer): en este caso, donde ya existe un reproceso por persona, puedes aplicar todos los cambios necesarios de la misma forma que en el proceso de sueldos. Cambios como ausentismos cargados en la ficha, haberes y descuentos u otras modificaciones.
Una vez que ya se ingresaron todos los movimientos, desde el Asistente de pago > Sueldo, podrás procesar la liquidación con los cambios aplicados.
Este proceso actualizará la última liquidación generada (producto del reproceso anterior) y acumulará las diferencias a favor del trabajador en el ítem monto transfer, valor que se reflejará en el transfer para subir al banco.
2. Ya realicé un reproceso que fue pagado a los trabajadores (se cargó la nómina al banco con las diferencias): en este caso, donde ya existe un reproceso por persona, puedes aplicar todos los cambios necesarios de la misma forma que en el proceso de sueldos. Cambios como ausentismos cargados en la ficha, haberes y descuentos u otras modificaciones.
Una vez que ya se ingresaron todos los movimientos, desde el Asistente de pago > Reproceso, podrás generar el segundo reproceso que reflejará las diferencias con el primero, el cual ya fue pagado.
3. Realicé un reproceso y necesito eliminarlo (no reprocesaré a esta persona)
La eliminación del reproceso la podrás realizar desde la ficha de cada trabajador y solo de manera individual siguiendo los siguientes pasos:
- Elimina la liquidación de tipo sueldo que se generó producto del reproceso desde la ficha del trabajador con el ícono de basurero de color rojo:
- Al eliminar la liquidación de tipo sueldo, solo quedará en la carpeta del trabajador la liquidación de tipo sueldo reprocesada, con la que se efectuó el pago original.
- Se debe cambiar el tipo de la liquidación que quedó de tipo reproceso con la opción de color naranja. Debes considerar que esta opción solo esta disponible para aquellos usuarios con el perfil de Analista de Pago Superpoderoso.
Con el paso anterior quedará la liquidación de tipo sueldo con la que se pagó sueldos en primera instancia: