La creación de plantillas dentro de la plataforma te servirá para poder generar tus documentos desde la ficha del colaborador como también de manera masiva. Si cuentas con firma Digital, la creación de las plantillas será fundamental para gestionar los documentos de los colaboradores
En este articulo te mostraremos como crear una plantilla con la opción de HTML. Y para un mejor entendimiento dividimos este articulo en varias pestañas para que lo puedas hacer de forma clara y fácil.
¿Qué es una plantilla?
Las plantillas son la forma de crear la estructura de los distintos documentos que se pueden crear dentro de Talana y que podrás ir generando de acuerdo a los distintos procesos que realices, como los contratos, anexos, liquidaciones, finiquitos, vacaciones, etc.
¿Dónde las encuentro?
Dichas plantillas se puede crear desde: Gestion de Personas o Remuneraciones > Empresa > Plantillas.
Al ingresar tendrás un set de plantillas que vienen por defecto y que se agrupan de acuerdo a la clasificación que uno le de al momento de crearlas. Las plantillas que vienen por defecto, las puedes eliminar, editar o trabajar sobre ellas. De todas formas en este articulo te enseñaremos a crear una plantilla desde cero.
Pasos Previos
Antes de crear una plantilla y como parte importante en el diseño de estas, lo primero es que debes hacer es cargar el logo de la empresa o de las razones sociales que tengas creadas dentro de la base de datos, para eso, debes ir nuevamente al menú lateral > empresa > ficha
Al ingresar a la ficha, tendrás un selector para definir cual de las razones sociales vas a editar y cargar el logo. Importante tener presente que si cada social tiene un logo distinto, debes cargar dicho logo en cada una.
Al ingresar a la ficha, en la parte inferior derecha encontraras la opción de editar ficha
Ingresando ahí podrás ver toda la información relacionada a esa razón social, y muy especialmente la opción para cargar el logo de la razón social correspondientes.
Con la opción de seleccionar archivo podrás cargar la imagen del logo de tu empresa. Dicha imagen te recomendamos que sea cargada en formato "png", y que el tamaño de dicha imagen no sea ni tan grande ni muy pequeña, un tamaño adecuado es de 600x600 a 800x800 pixeles. Cargada la imagen estarás listo para poder crear tus plantillas.
Consideraciones para Firma Digital
Si cuentas con firma digital, te queremos comentar que no todas las plantillas pueden ser usadas para enviar a firma digital. Entre estas plantillas se encuentran:
- Finiquitos: Lo Finiquitos no se pueden firmar digitalmente porque las notarias no están adheridas a dicho proceso, por tanto, podrían rechazar o no reconocer la firma digital que generes.
- Certificado de renta: El certificado de renta que viene creado por defecto, y también listo para descargar desde la app talana next o el portal mi talana, no se puede firmar digitalmente. Esta plantilla queda fuera de la firma mas que nada por el uso que se da. En general los colaboradores hacen entrega de dichos certificados a otras instituciones (bancos, cajas de compensación, instituciones publicas, etc.), por tanto, son esas instituciones las que podrían no reconocer dicho documento, por lo cual preferimos dejarlos fuera de aquello.
- Certificado de permanencia: Ocurre lo mismo que el certificado de renta.
- Contratos u anexos: para colaboradores extranjeros que no cuenten con cedula definitiva o en proceso de residencia. Respecto de este punto, es importante aclarar de que el contrato u otros documentos los podrás generar desde la plataforma, pero te recomendamos no enviarlo a firmar digitalmente, dado que si el colaborador esta en un proceso en el que debe presentar los documentos en instituciones publicas, dichos documentos en general son siempre notariados, por tanto, al igual que en los finiquitos, dichos documentos podrían ser rechazados en notaria.
CREACION DE PLANTILLAS
Realizado el proceso de la carga de la imagen para el logo de la empresa, entonces estas listo para empezar a crear tus plantillas.
PASO 1
Lo primero que debes hacer es seleccionar el botón (+), ubicado en la parte superior derecha
PASO 2
Ingresando a la creación de la plantilla tendrás que hacer es lo siguiente:
- Dar nombre al documento que estas creado.
- En el cuadro de descripción puedes agregar una pequeña reseña que permita distinguir ciertos aspectos de la plantilla, pero no es un campo obligatorio, así que puedes dejarlo en blanco.
- Definir el tipo de documento, esto es muy importante, para que el sistema clasifique el archivo y mas aun, si cuentas con Firma Digital, dicho documento se pueda o no firmar digitalmente.
- Define el tipo de planilla que vas a cargar.
PASO 3
Ahora, viene el paso importante, que es abrir el archivo word donde tienes el documento que vas a crear en la plataforma. Recomendamos que si los contratos o documentos en general, los guardas en una plataforma en nube, descargues el archivo. Y luego de eso copies y pegues todo el texto del word en la pantalla que tendrás mas abajo.
Al ingresar todo el texto del documento a crear, no tendrás los comodines disponibles y tampoco podrás previsualizar, por lo que solo tendrás que ingresar al final parte de la configuración del formato de la plantilla y definir si el documento será horizontal/vertical y el tamaño Carta/A4 u oficio.
PASO 4
Definido esto último debes da guardar lo realizado.
Realizado este proceso, Talana sabrá el tipo de documento que esta creando, lo clasificará en la pestaña correspondiente y con eso podrás buscarlo para ir a la segunda parte de la creación, que corresponde a la edición de la plantilla.
EDICIÓN DE LA PLANTILLA
Al entrar a editar una plantilla, lo primero que te vamos a comentar es que ahora podrás visualizar los comodines al costado izquierdo, dichos comodines te ayudaran a completar los campos de tu plantilla. Pero también podrás ocupar los comodines que están adjuntos al final de este articulo, en donde los tendrás de manera ordenada. Por lo que en esta parte, descargues el archivo y lo abras para hacer uso de estos.
Además un set de herramientas similares a las que encuentras en word para poder hacer modificaciones de texto, orientación del párrafo, formatos de letras etc.
Al volver a ingresar a la plantilla para poder comenzar a editarla, partiremos por el diseño de esta, especialmente por los márgenes y el logo de la empresa, que será la parte principal de esta pestaña, dado que el uso de los comodines será el siguiente.
PASO 1
Lo primero que debes hacer es cambiar la vista de la plantilla ingresando a la fuente html
Aquí tendrás toda tu plantilla en código o fuente html
PASO 2
Para agregar los comodines de margen y de logo tendrás que hacer lo siguiente:
a la primera línea del código o frase que vea, le darás un par de espacios, que te permitan pegar los comodines
Luego iras a la planilla de comodines del archivo excel, y buscaras el comodín de "márgenes completos para plantilla", y copiaras desde el cuadro de formulas todo el código, esto para evitar que no se copie la celda junto con el comodín, dado que de ocurrir saldrá todo en la plantilla.
El siguiente paso será pegar el comodín desde la fuente html y al principio de todo, esto con el fin de que los márgenes apliquen para el documento completo.
Un dato importante sobre este comodín es que la definición de márgenes viene en milímetros, por lo que al momento de pegar el comodín podrás ajustar dichos márgenes, aumentando o disminuyendo aquellos. Con relación a esto, el comodín vienen por defecto con 20 mm para cada uno de los márgenes (superior/inferior izquierda/derecha), por lo que al momento de pegar el comodín o posterior a eso, podrás modificar dicha medida.
PASO 3
Luego de pegar el comodín del logo de la empresa, deberás repetir el ejercicio anterior, pero esta vez el comodín del logo deberás pegarlo bajo el comodín de los márgenes. Dicho comodín lo encontraras en la planilla excel adjunta al final de este articulo.
Realizada dicha operación solo debes volver a seleccionar "Fuente html" para regresar a la vista normal y te encontraras con lo siguiente:
El logo no se vera, solo un resumen del comodín, y con los márgenes sucederá lo mismo, no veras mayor cambio. Por tanto, para que eso ocurra tendrás que previsualizar el archivo y veras como saldría al momento de generarlo
Previsualizando la plantilla podrás ver el logo de la empresa y notaras los nuevos márgenes de tu archivo.
Si deseas que el logo este en otro lugar (derecho o centro), simplemente debes seleccionar el comodín que tienes en la vista normal de la plantilla y cambiar la orientación del texto a la derecha o centro de acuerdo a lo que necesites.
COMODINES
Anteriormente hemos hablado de los comodines y de seguro ya tienes tu planilla excel con los comodines descargados.
Los comodines son la herramienta que nos ayudara a llevar la información desde la ficha del colaborador a los documentos que vayamos a generar. Dicha información que viaja de ficha a plantilla, siempre será la mas vigente de acuerdo a la versión de contrato del colaborador y el mes de proceso en el que se encuentra la base de datos.
¿Cómo se agregan los comodines a la plantillas?
Al igual que como vimos anteriormente en en la edición de la plantilla para agregar tanto los márgenes como el logo, los comodines se usan de manera similar, vale decir, debes:
- Buscar el comodín, en el listado o planilla excel de comodines
- Copiar el comodín a utilizar
- reemplazar el campo con el que viene tu archivo y agregar el comodín. Esto quiere decir, pegar el comodín sobre los "..............", "__________" o sobre los datos del ultimo colaborador a quien le generaste un documento.
Quedando de la siguiente manera dentro de la plantilla
Luego de eso podrás darle el formato al comodín para destacarlo si quieres, con negrita o en cursiva, etc. para que vaya tomando la forma que necesitas
importante es que vayas agregando los comodines y cada cierto momento ir revisando mediante la previsualización del mismo
En cuanto ya completes todos tus campos, la plantilla estará lista para poder usar. De todas formas, te recomendamos que cuando generes documentos de manera individual desde la ficha del colaborador o de manera masiva, siempre previsualiza los documentos antes de generar, para que puedas ver previamente que la información en la plantilla es la correcta, dado que de no ser así, es probable que no tengas todos los campos en la ficha o que no hayas seleccionado la versión de contrato correcta para generar el documento.
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