La creación de plantillas dentro de la plataforma permite generar documentos desde la ficha del trabajador, ya sea de forma individual o masiva; esta última opción, en el caso de contar con el módulo de Firma Digital.
En este artículo te mostraremos cómo crear una plantilla con la opción HTML.
¿Qué es una plantilla?
Las plantillas son una estructura para los distintos documentos que se pueden crear dentro de Talana. A través de ellas podrás generar contratos, anexos, liquidaciones, finiquitos, vacaciones, entre otros.
A continuación podrás ver un video con el paso a paso para crear tus plantillas:
¿Dónde las encuentro?
Para crear plantillas dirígete al módulo de Gestión de Personas o Remuneraciones > Empresa > Plantillas.
Al ingresar, podrás visualizar las plantillas que vienen por defecto. Estas las puedes eliminar, editar o trabajar sobre ellas.
Importante: solo puedes eliminar una plantilla si no ha sido utilizada. Si ya generaste plantillas para tus trabajadores y no las usarás, te recomendamos renombrarlas o seleccionar No usar para evitar confusiones.
Pasos previos
Antes de crear una plantilla, como parte importante del diseño de éstas, lo primero que debes hacer es cargar el logo en la ficha de cada razón social. Para esto, dirígete nuevamente al menú lateral > Empresa > Ficha
Al ingresar a la ficha, podrás seleccionar a cuál razón social quieres cargar el logo.
En la parte inferior derecha, encontrarás la opción Editar ficha.
Al editar se habilitará el campo Logo para poder hacer la carga de imagen.
Haz clic en Seleccionar archivo y carga la imagen del logo de tu empresa. Te recomendamos que la imagen esté en formato PNG tenga un tamaño de 600x600 a 800x800 pixeles.
Consideraciones para Firma Digital
No todas las plantillas pueden ser utilizadas para enviar a firmar digitalmente. Entre estas se encuentran las siguientes:
- Finiquitos: los Finiquitos no se pueden firmar digitalmente porque las notarias no están adheridas a dicho proceso. Por lo tanto, podrían rechazar o no reconocer la firma digital que generes.
- Certificado de renta: el certificado de renta que viene creado por defecto y se encuentra disponible para descargar desde el portal del trabajador, no se recomienda firmar de forma digital. Esto, ya que generalmente los trabajadores hacen entrega de dichos certificados a otras instituciones (bancos, cajas de compensación, instituciones públicas, entre otros), quienes podrían no reconocer la firma.
- Certificado de permanencia: ocurre lo mismo que el certificado de renta.
- Contratos u anexos para trabajadores extranjeros que no cuenten con cédula definitiva o se encuentren en proceso de residencia: en este caso, te recomendamos no enviar a firmar de forma digital, ya que, si el trabajador está en un proceso en el que debe presentar los documentos en instituciones públicas, estos generalmente son notariados y podrían ser rechazados.
Creación de plantilla
Una vez cargada la o las imágenes de logo estarás listo para crear plantillas.
PASO 1: selecciona el botón (+), ubicado en la parte superior derecha.
PASO 2: completa la siguiente información:
- Nombre: nombre del documento que estás creando.
- Descripción: agrega opcionalmente una descripción.
- TipoDocumento: define el tipo de documento. A partir de esta información, éste se clasificará.
- Tipo plantilla: define el tipo de planilla que vas a cargar. En este caso, Editable (HTML).
PASO 3: abre el archivo Word del documento que quieres crear y copia y pega la información en el cuadro de texto.
Recomendación: en el caso de que el archivo que quieras trabajar se encuentre alojado en una nube, descarga el archivo y luego copia y pega la información.
PASO 4: dirígete a la parte final de la configuración de la plantilla y define si el documento será horizontal o vertical y su tamaño (Carta/A4 u oficio).
PASO 5: haz clic en el ícono verde para guardar.
Edición de plantilla
Dirígete a la sección de plantillas y selecciona el signo de lápiz de la que deseas editar.
Al entrar a editar una plantilla, podrás visualizar los comodines al costado izquierdo de la pantalla. Éstos te ayudarán a completar los campos de tu plantilla.
Al final de este artículo encontrarás un archivo adjunto que contiene los comodines más utilizados clasificados en distintas categorías.
Por otro lado, contarás con herramientas similares a las que encuentras en Word, con las que podrás modificar formatos de textos, orientación del párrafo, insertar tablas, entre otros.
Comenzaremos con el diseño de la plantilla en cuanto a la edición de márgenes y logo:
PASO 1: cambia la vista de la plantilla ingresando a la fuente HTML.
Aquí tendrás la plantilla en fuente HTML.
PASO 2: agrega los comodines para editar las medidas de los márgenes.
- Presiona Enter en las primeras líneas del código de forma de dejar espacio para pegar los comodines.
- Dirígete al archivo Excel y busca el comodín Márgenes para plantillas completo. Copia el código desde el cuadro de fórmulas para evitar copiarlo como celda.
- Pega el comodín desde la fuente HTML al inicio del texto. De esta forma las medidas de los márgenes aplicarán para el documento completo.
Importante: la definición de márgenes está en milímetros. Por defecto, el valor es de 20 milímetros, pero puede ajustarse editando el comodín.
PASO 3: inserta el logo de la empresa.
- Pega el comodín Logo empresa cargado en ficha empresa bajo el comodín de márgenes.
- Selecciona Fuente HTML para regresar a la vista anterior y te encontrarás con lo siguiente:
Solo se mostrará un resumen del comodín del logo. Para poder visualizar cómo será generado el documento, haz clic en Previsualizar.
Al previsualizar la plantilla podrás ver el logo de la empresa y notarás el cambio realizado en los márgenes.
Si deseas centrar o mover a la derecha el logo, selecciona el comodín y posiciónalo según corresponda.
Comodines
Los comodines son la herramienta que nos ayudará a llevar la información desde la ficha del trabajador a los documentos que vayamos a generar. La información utilizada siempre será la más vigente de acuerdo a la versión de contrato del trabajador y el mes de proceso en el que se encuentre la base de datos.
¿Cómo se agregan los comodines a las plantillas?
Para agregar comodines debes:
- Buscar el comodín en el listado o planilla Excel de comodines
- Copiar el comodín a utilizar
- Reemplazar el campo que contiene la información variable agregando el comodín.
Quedando de la siguiente manera:
Te recomendamos que a medida que vayas agregando comodines, hagas una revisión mediante la previsualización del documento.
Una vez que completes el documento con los comodines correspondientes, la plantilla estará lista para ser utilizada.
Te recomendamos previsualizar los documentos, tanto individualmente como de forma masiva, para verificar que la información sea correcta. Si no lo es, es probable que la ficha del trabajador esté incompleta, que hayas ingresado un comodín incorrecto o que no hayas seleccionado la versión de contrato adecuada, entre otros posibles errores.
Si deseas añadir imágenes adicionales al logo de la empresa en tu plantilla, contacta a nuestro equipo de Soporte. Deberás enviar la imagen en formato JPG o PNG para que te proporcionen un comodín que te permita insertarla.