En Talana, tienes la posibilidad de generar documentos laborales de forma ágil y centralizada, ya sea para un trabajador en particular o de manera masiva para varios trabajadores a la vez.
Esto te permite optimizar tiempo y mantener toda la documentación ordenada, actualizada y disponible directamente en la plataforma y también en la APP del trabajador.
¿Cómo acceder?
- Generación individual: ingresa a la ficha del trabajador, pestaña Documentos. Desde ahí podrás crear y gestionar documentos.
- Generación masiva: ve a Herramientas avanzadas > Generación masiva de documentos para crear múltiples documentos de forma simultánea, ideal para procesos colectivos como actualizaciones contractuales, certificados, anexos u otros documentos.
Generar documentos de forma individual
Si necesitas generar un documento para un trabajador específico, sigue estos pasos:
- Escoge al trabajador correspondiente.
- Dirígete a la pestaña documentos o utiliza los botones principales para generar anexos o contratos.
- Selecciona Carga documento desde plantilla.
- Selecciona el tipo de documento que deseas generar (por ejemplo: contrato, anexo, certificado, entre otros). Y luego ingresa la fecha de vigencia.
Si decides completar el campo Detalles adicionales, asegúrate de que el comodín correspondiente esté incluido en la plantilla del documento para que la información se refleje correctamente.
Además, puedes previsualizar el documento antes de generarlo, en caso de que desees revisarlo previamente.
- Finalmente, haz clic en el botón Generar documento. Este té permitirá seleccionar los formatos PDF y Word. Y si tienes habilitado el módulo de firma digital, también podrás enviarlo directamente para su firma.
Una vez creado, el archivo se almacenará automáticamente en la ficha del trabajador.
Ten presente que, una vez que el documento esté almacenado, podrás realizar las siguientes acciones:
- Descargar el archivo.
- Mostrar u ocultar el documento para el trabajador.
- Enviar a firma digital, en caso de tener habilitado el módulo correspondiente.
- Eliminar el documento si no corresponde o fue generado por error.
Generar documentos de forma masiva
Para generar documentos de manera masiva, sigue estos pasos:
- Dirígete al apartado “Herramientas avanzadas”.
- Dirígete a la herramienta “Generación masiva de documentos”
Paso 1: agrega a los trabajadores
Puedes seleccionar a los trabajadores para generar documentos de distintas formas, según lo que necesites:
- Contratadas entre: selecciona a las personas según su fecha de contratación o según las fechas desde y hasta de sus versiones de contrato.
- Grupo: selecciona a los grupos de trabajadores por grupos. Requiere previa creación de los grupos.
- Buscar una persona: selecciona a las personas individualmente.
- Agregar a todos: agrega a todos los trabajadores vigentes.
- Opciones avanzadas: se desplegará un listado con más opciones, entre las que destacan las siguientes:
- Incluir finiquitados: agrega a las personas o las versiones de contratos no vigentes de un trabajador. Por ejemplo, si la base de datos está posicionada en el mes de julio y tienes trabajadores con fecha de vigencia de contrato a partir de agosto, al seleccionar esta opción podrás traer a las personas con contratos vigentes para fechas futuras.
- Incluir solo el contrato más reciente: en caso de que el trabajador cuente con más de un contrato para el mismo mes, solo se agregará el más vigente.
- Reglas cascada: permite agregar reglas a los filtros. Primero, debes definir si la condición es Y u O, y luego añadir la regla. Esta puede ser por sucursal, centro de costo, forma de pago, gerencia o sindicato. A diferencia de los filtros predeterminados, este tipo de filtro genera un efecto embudo sobre los trabajadores, en lugar de ser aditivo como los demás filtros.
Al seleccionar a los trabajadores, podrás notar que algunos aparecen destacados con distintos colores. A continuación, te explicamos el significado de cada uno:
- Amarillo claro (Advertencia): Indica que el trabajador ya tiene un contrato generado. Si no estás generando un nuevo contrato, puedes ignorar esta advertencia. Talana simplemente te alerta de que existe un documento previo, lo que podría ayudarte a evitar duplicidades.
- Amarillo oscuro (Bloqueante): Señala que falta información clave en la ficha del trabajador, lo que impide generar el documento. Por ejemplo, puede faltar el tipo de contrato u otro dato obligatorio para completar la plantilla.
- Blanco: El trabajador no cuenta con ninguna advertencia o impedimento para generar su documento.
Encabezados
Los encabezados de este apartado también te entregarán información útil para tener en cuenta al momento de generar los documentos. A continuación, te explicamos su significado:
- RUT: Identificador único del trabajador.
- Persona: Nombre completo del trabajador.
- Enrolado: Indica si el trabajador está habilitado para firmar a través del módulo de firma digital.
- Contrato: Muestra la versión actual del contrato. Si el trabajador tiene versiones futuras o contratos paralelos, estos también se visualizarán en esta sección.
Paso 2: Selecciona la plantilla
Una vez aplicados los filtros, en el segundo recuadro podrás completar los siguientes campos para generar los documentos:
- Selecciona la plantilla que deseas utilizar
Nota: Al seleccionar una plantilla de tipo anexo de contrato o contrato, la opción “Trabajador puede ver este documento” quedará bloqueada automáticamente.
Paso 3: Selecciona la fecha de vigencia
- Ingresa la fecha de inicio de vigencia del documento.
La fecha de generación del documento se reflejará en el archivo siempre que se utilice el comodín correspondiente en la plantilla:
- {{fechaGeneroContrato}} para plantillas en formato HTML.
- fecha_generacion_contratos para plantillas en formato Word.
Ten en cuenta que la fecha que se mostrará en el documento dependerá del tipo de plantilla utilizada y del objetivo del documento. En algunos casos, podría ser más apropiado utilizar la fecha de contratación o la fecha de inicio de la nueva versión del contrato ("fecha desde"), según corresponda.
Luego, haz clic en el botón “Generar”. Esto creará los documentos para todos los trabajadores seleccionados y, al finalizar el proceso, se descargará automáticamente un archivo Excel con el detalle de los resultados.
Paso 4: Previsualizar
Este paso es opcional, pero recomendable: te permite previsualizar el documento individual de cada trabajador para asegurarte de que la información, el formato y la estructura sean correctos antes de generarlo definitivamente.
Paso 5: Generar documento
Al hacer clic en el botón Generar, se disponibilizará el documento en la ficha de cada uno de los trabajadores y se descargará un archivo Excel con el detalle de los documentos generados.
Una vez finalizado el proceso, se descargará automáticamente un archivo Excel que incluye el detalle de los documentos generados, junto con la información de la persona que realizó la acción.
En el caso de que necesites descargar los documentos de forma masiva, puedes hacerlo a través del gestor de documentos, donde también podrás verificar la carpeta que contiene los documentos generados y moverlos a otra carpeta de ser necesario.
Consideraciones:
Al momento de generar documentos, si hay trabajadores bajo la condición mencionada en el paso 1, o se encuentran destacados en amarillo, se desplegará una ventana indicando que hay personas con contratos ya generados. Recuerda que esto está asociado a la versión de contrato desde la cual se extrae la información.
Las opciones que tendrás frente esto son:
- Remover a las personas de la lista: esta acción eliminará del proceso a las personas que se encuentren con la advertencia.
- Obtener contratos ya generados: descargará un archivo zip con los documentos que se hayan generado anteriormente para la misma versión de contrato que se señala en la columna “Contrato”.
- Generar nuevo contrato en la carpeta del trabajador: se ejecutará el proceso de generar el documento con la plantilla seleccionada. Este será un documento nuevo y no se eliminará ningún documento generado de manera previa. Por lo tanto, podrías tener documentos con el mismo nombre, pero con diferente información dentro de cada uno. Un ejemplo de esto es un anexo por cambio de sueldo, donde tendrás uno por cada modificación de sueldo que realices a los trabajadores.
Paso 6: firma de documentos.
Si cuentas con el módulo de Firma Digital, podrás solicitar la firma de los documentos generados de forma masiva directamente desde esta herramienta. Para ello, haz clic en el botón “Acciones” y selecciona la opción “Solicitar firma”.
Conoce más detalles sobre este proceso en el artículo Solicitud masiva de firma digital.