La ley 21.561 que modifica el Código del Trabajo incluye la posibilidad de que el empleador y trabajador acuerden que todo o parte de las horas extraordinarias trabajadas sean compensadas por días adicionales de feriado.
¿Desde cuándo se pueden comenzar a compensar horas extraordinarias por días de feriado?
A partir del 26 de abril del 2024, se podrá acordar entre empleador y trabajador la compensación de horas extraordinarias por días feriados adicionales, al igual que comienzan a regir las bandas horarias y la posibilidad de distribuir la jornada en ciclos de hasta 4 semanas.
¿Con esta ley se dejarán de pagar las horas extraordinarias?
No, esta ley no elimina el pago de horas extraordinarias, sino que introduce una modalidad diferente donde éstas pueden ser compensadas con días adicionales de vacaciones. Por lo tanto, ahora existirán ambas posibilidades: remunerar las horas extraordinarias trabajadas o compensarlas con días adicionales de descanso, de acuerdo a lo legalmente establecido.
¿Cómo funcionará la compensación de horas extraordinarias en días adicionales de descanso incorporada por la ley de 40 hrs semanales?
- Se deben acordar por escrito entre empleador y trabajador.
- Podrán pactarse un máximo de 5 días hábiles adicionales de feriado por año contractual, en compensación por horas extraordinarias trabajadas.
- Los eventuales 5 días hábiles adicionales de feriado, solo podrán ser solicitados como días completos, sin que sea posible hacer uso de éstos en unidades de medios días u horas.
- Deben regirse por el mismo recargo que les corresponde a su pago, es decir, por cada hora extraordinaria trabajada, se debe otorgar una hora y media para computar los días adicionales de descanso en compensación.
- Los días adicionales de feriado en compensación por horas extraordinarias trabajadas deben ser utilizados dentro de los 6 meses posteriores al ciclo en que se originaron.
- Si estos días no se toman en los 6 meses posteriores al ciclo en que se originaron, deberán compensarse en dinero, pagándose como horas extraordinarias conjuntamente a la liquidación de sueldo del mes de vencimiento de las mismas.
- Para poder hacer uso de estos días, el trabajador deberá dar aviso al empleador con, a lo menos, 48 horas de anticipación al uso de los mismos.
- En caso de que existan días pendientes de uso al término de la relación laboral, éstos se pagarán de conformidad a lo establecido en el artículo 73 del Código del Trabajo. Es decir, se sumarán a los días de feriado legal y/o proporcional pendientes de pago, para el cálculo de la indemnización de feriado.
En este artículo te enseñamos nuestro cargador de días compensatorios para compensar las horas extras trabajadas de tus trabajadores, por días adicionales de feriado.
Este cargador lo encuentras en Carga de datos > Otros cargadores > Carga masiva de Días Compensatorios Horas Extras.
A través de esta herramienta puedes cargar la información necesaria para transformar las horas extras que se acuerden con el trabajador por días adicionales de vacaciones.
Al ingresar, lo primero que debes hacer es descargar la planilla de ejemplo. Dicha planilla contiene las siguientes columnas:
Ingreso de información en el archivo de carga
- RUT: ingresa el RUT del trabajador sin puntos y con guion.
- Mes de Carga: indica el mes en que se hicieron las horas extras que se van a compensar. Dicho mes no puede ser anterior a abril 2024 y tampoco puede ser un mes futuro respecto del mes de proceso en el que se encuentra la base de datos en Talana.
- Año de Carga: el año de carga, al igual que el mes, debe corresponder al año en que se realizaron las horas extras. Estas no puede ser anterior al 2024 y tampoco un año futuro con respecto al mes de proceso en la base de datos en Talana.
- Cantidad de horas extras: ingresa la cantidad de horas extras que se van a compensar sin el factor al que corresponden, vale decir, que si el trabajador realizó 10 horas extras, esa es la cantidad que debes ingresar y no 15 (en el caso de que sean horas extras que se paguen al 50%).
- Factor Horas Extras: ingresa el factor de las horas que se van a compensar. Tal como mencionamos en el punto anterior, si se van a cargar 10 horas extras, carga en esta columna el factor o recargo de esas horas. Por defecto, no puedes ingresar horas con un recargo menor al 50% y mayor a un 400%.
- Código de Contrato: en el caso de que dentro de Talana trabajes con códigos de contratos, también debes especificar dicho código para realizar la carga de horas extras a compensar.
Siendo así la forma en que la planilla debe contener la información.
¿Cómo se realiza la carga de minutos?
Un punto importante referente al ingreso de las horas extras a compensar, tiene relación con los minutos realizados, esto quiere decir que los minutos se deben ingresar haciendo la conversión a horas. Por ejemplo, si vas a compensar 6 horas y 30 minutos de horas extras, la cantidad de horas será 6,5 (30 min /60 min). Otro ejemplo sería que 5 horas y 20 minutos equivalen a 5,33 horas.
¿Puedo cargar horas extras varias veces al mismo trabajador?
Depende, en el mismo archivo puedes cargar varias filas con el rut del mismo trabajador, siempre que el factor de las horas que se van a compensar sean distintos, dado que según el porcentaje de pago, puedes compensar horas desde el 50% al 400%.
Carga del archivo y validaciones
¿Qué ocurre al momento de cargar el archivo?
Por cada carga de información que realices, se va a generar un código o ID de proceso, el que te permite revisar el estado de la carga y salir de la pantalla para seguir trabajando en alguna otra funcionalidad de la plataforma. Esto, dado que la carga de información se realiza en segundo plano.
¿Qué ocurre si se produce un error en la carga del archivo?
Al momento de cargar el archivo o de verificar la carga con el ID que se genera, Talana te indicará la cantidad de filas con errores y un archivo para que compruebes a qué se debe este.
El reporte indica el motivo del error en la fila correspondiente. Para este ejemplo el mensaje es el siguiente:
El primer error tiene relación con el RUT, el que se da debido a que el RUT no está registrado dentro de la base de datos de Talana o se encuentra mal ingresado dentro de la planilla. El segundo error se debe a que la persona no cuenta con la información de días de la jornada dentro de su ficha.
¿Cómo reviso un proceso con el ID?
Dentro de la misma pantalla de carga revisa con el ID el estado de esta, junto con la fecha y hora en que lo hayas realizado.
El estado del proceso puede ser Terminado, Terminado con errores o Pendiente.
Reportes de carga
Para comprobar las cargas que se han realizado de compensación de horas extras a días compensatorios, descarga el Reporte de Carga de Días Compensatorios de Horas Extras, al que puedes acceder desde Reportes > Ausentismos.
En dicho reporte encuentras toda la información respecto a los distintos procesos de carga que has realizado por mes. Obtienes la cantidad de horas, el factor de dichas horas, los días compensatorios calculados, el ID del proceso en caso de que no lo hayas guardado, y lo necesario para hacer una revisión.
¿Qué ocurre si la carga del archivo contiene errores o necesito eliminar toda la carga realizada?
En los casos que el archivo contenga errores, o al revisar el proceso con el ID de carga indica que hubo errores, existen dos opciones:
- Revisar las filas con errores, corregirlos y separar dichas filas para cargarlas en un nuevo archivo.
- Eliminar la carga completa con el ID del proceso. Para eliminar esta carga debes:
- Primero necesitas tener el ID del proceso que necesitas eliminar. Si no lo copiaste al momento de realizar la carga, debes ir Reportes > Ausentismos > Reporte de Carga de Días Compensatorios de Horas Extras, en donde encuentras el ID del o los proceso realizados durante el mes.
- Luego de tener el ID del proceso a eliminar, debes ir al Cargador de días compensatorios de HHEE > pegar el ID del proceso > y eliminar.
Visualización individual de Días Compensatorios
Revisa los días compensatorios cargados desde la Ficha del trabajador > pestaña Vacaciones > Días Compensatorios de horas extras.
Solicitud de días compensatorios
Luego de realizar la carga de días compensatorios, realiza la solicitud de estos desde la ficha del trabajador > pestaña Vacaciones > Días Compensatorios de horas extras, haciendo clic en la opción
Agregar día compensatorio.
Para completar la solicitud, rellena los siguientes campos:
Fecha de inicio: corresponde a la fecha de inicio de los días compensatorios.
Cantidad de días: corresponde a la cantidad de días compensatorios a solicitar.
Estado de la solicitud: corresponde al estado aprobado o pendiente de la solicitud. De momento el flujo de aprobación es de cargo del administrador, por tanto, ingresa la solicitud en estado Aprobado.
Cuando los campos se encuentren completos, haz clic en el botón verde para guardar.
Finalmente, puedes visualizar el registro de la solicitud en la ficha del trabajador de la siguiente forma:
Recuerda que por el momento esta solicitud no genera comprobante de vacaciones.
¡Importante!
Esta nueva herramienta está sujeta a cambios de imagen y de funciones, por lo que irá cambiando durante las próximas semanas con el objetivo de mejorar la experiencia de carga.
¿Qué ocurre si el trabajador no hace uso de los días de feriado adicional por compensación de horas extras?
En este apartado te contamos lo que puede ocurrir en el caso de que los días de feriado adicionales por compensación de horas extras venzan, o el trabajador sea desvinculado de la empresa.
1. Vencimiento de los días
Cuando el trabajador ha solicitado la compensación de días de feriado adicional por concepto de horas extras y estos días no fueron ni solicitados ni utilizados por parte del trabajador durante los 6 meses posteriores a la solicitud, estos no se pierden, sino que vuelven a transformarse en horas extras para el pago dentro de la liquidación.
Este proceso se realiza de la siguiente manera:
- Se toma el saldo del día compensatorio y se transforma a horas ordinarias.
- Se calcula el valor hora del trabajador.
- Se multiplica la cantidad de horas que se compensaron por el valor hora del trabajador.
Este valor se verá reflejado en la liquidación de sueldo del trabajador como Días compensatorios vencidos [cantidad de horas].
El comportamiento de los concepto en el Libro de Remuneraciones será el siguiente:
- Horas a pago por días compensatorios vencidos: se mostrará como una columna fija dentro del libro de remuneraciones.
- Dias compensatorios vencidos: es el concepto que tendrá el monto a pago, y solo figurará cuando alguno de los trabajadores tenga días compensatorios vencidos.
Adicionalmente si cuentas con la función de prorratear el costo del trabajador, al momento de descargar el informa prorrateado tendrás el concepto "Dias compensatorios vencidos", dentro del mismo.
2. Desvinculación del trabajador
En el caso de que el trabajador sea desvinculado y haya tenido días compensatorios acumulados sin vencer, el saldo de los días adicionales de feriado por compensación de horas extras se suman al saldo de los días de vacaciones adeudados en el finiquito. Por lo tanto, se utilizan para la contabilización de días corridos.
Considerando lo anterior, dichos días deben ser incluidos dentro de la provisión de vacaciones.