La funcionalidad de Rol privado te permitirá gestionar, procesar y obtener reportería sobre información de un grupo de personas con total confidencialidad dentro de una misma base de datos, y segmentando para aquellos usuarios que corresponda.
Esta funcionalidad se activa mediante una configuración empresa que debes solicitar en etapa de implementación, o contactándonos por medio del chat de soporte o soporte@talana.com, en el caso de ya estar en productivo.
Una vez activada la configuración, se habilita un nuevo campo en la ficha de cada trabajador, el cual podrás visualizar al editarla con el nombre ¿Manejar en el rol privado? Esto permite identificar aquellas personas que deseas tratar con confidencialidad de cara al resto de los usuarios.
Para realizar esta acción dirígete a la ficha del trabajador y edita. Luego, posiciónate en la pestaña Contrato y busca el campo ¿Manejar en el rol privado?
Importante: además de marcar cada uno de los trabajadores que pertenecen al Rol privado (ya sea individual o masivamente), debes asignar una restricción de acceso a cada usuario que no debe visualizar dichos trabajadores marcados antes como Rol privado.
Para completar el campo de aquellas personas que pertenecen al rol privado de forma masiva, realiza la siguiente ruta: Carga de datos → Carga empleados (simple).
La opción a utilizar depende desde cuándo estas personas pertenecen al rol privado, si pertenecen desde el inicio de su contrato, utiliza la opción Actualizar todas las versiones de contrato. Por otro lado, si es desde una fecha en particular, selecciona la opción Crear condiciones contractuales para empleados existentes.
Luego, descarga la planilla de ejemplo y selecciona unicamente el campo rolPrivado:
Completa el Excel con la información requerida.
Y luego seleccionando la misma opción, sube el archivo y haz clic en Cargar para finalizar la carga.
¿Cómo restringir el acceso a rol privado?
Para que una persona con perfil de administrador de cualquier tipo no tenga acceso a rol privado, debe realizarse una restricción de acceso.
Si al usuario al que le deseas crear la restricción de acceso maneja varias bases, se debe crear una restricción de acceso por cada base.
La restricción se realiza desde Herramientas avanzadas > Restricciones de acceso, dejando desmarcado el ítem ¿puede ver rol privado?