La integración de Talana con Imed tiene la finalidad de permitir consultar, recuperar, consolidar y tramitar licencias médicas que sean subidas al sistema de Imed. Este proceso de tramitación recupera toda la información que requiere una licencia otorgada y que Talana tiene en sus bases de datos, la consolida para la visualización del usuario y su posterior tramitación.
Las licencias se pueden categorizar en diversos tipos, según su naturaleza. Actualmente existen 7 tipos de licencia que se encuentran en Talana con la integración de Imed, las cuales se clasifican de la siguiente forma:
- Enfermedad o accidente común
- Prórroga medicina preventiva
- Licencia maternal pre y postnatal
- Enfermedad grave del hijo menor de un año
- Accidente del trabajo o del trayecto
- Enfermedad profesional
- Patología del embarazo
Las pertenecientes a la clasificación 1, 2, 4 y 7, se consideran Licencias Médicas. Las licencias de la clasificación 3 son Licencias Maternales. Las 5 y 6 se consideran Accidente de Trabajo.
Debes tener contratado el módulo de remuneraciones de Talana para poder adquirir la integración con Imed.
Antes de hacer cualquier gestión para el trámite de una licencia Imed en Talana, la organización debe estar inscrita en el Portal de Tramitación de Licencias “LMempleador”. Si necesitas inscribir a tu organización, al final del artículo encontrarás un documento PDF con el paso a paso.
¿Cómo habilitar IMED en Talana?
El primer paso para hacer uso de Imed en Talana, es habilitar la integración con la empresa que lo requiere, para lo que es necesario hacer diferentes configuraciones en el sistema, para esto tendrás que contactar al área de Soporte.
Una vez que se obtienen las credenciales de acceso, el sistema está programado para recuperar las licencias médicas que hayan sido emitidas hasta 2 días antes de la fecha de creación de esta configuración, por lo que las licencias que hayan sido emitidas anteriormente, no serán recuperadas por Talana. El servicio de IMED, actualizará la información de las licencias médicas cada 3 horas.
¿Cómo se reciben las notificaciones de nuevas licencias?
La notificación de nuevas licencias se genera teniendo el perfil de administrador Analista de pago, a quienes se les envía un correo electrónico, como grupo o miembro de este perfil, con el detalle de la licencia a tramitar. Se podrán añadir otros correos para recibir notificaciones, solicitándolo al momento de la contratación o por medio de nuestro canal de soporte.
Las notificaciones se reciben por medio de un correo electrónico mencionando las licencias médicas recibidas desde Imed, que deben ser gestionadas. La información que contiene el correo:
- Nombre del Colaborador.
- Rut del Colaborador.
- Días totales de licencia.
- Fechas desde y hasta de la licencia.
¿Qué perfiles de acceso pueden gestionar licencias IMED?
Dentro de los perfiles de acceso que puedes asignar desde la plataforma a tus administradores para hacer gestión de las licencias Imed en Talana, son:
- Analista de Pago
- Analista con Restricciones
- Ingreso Personas Completo
En caso de que necesites algún otro perfil de administrador, te recomendamos acceder al artículo que tenemos creado con los perfiles, o escribir a nuestro chat de soporte.
Tramitación de licencias eletrónicas
La tramitación de licencias la podrás realizar desde el Administrador de ausentismos, encontrado en el menú lateral izquierdo del módulo de remuneraciones, desde donde se podrá identificar que se encuentra activa la integración de Imed, pues al lado izquierdo del botón Calendario aparecerá la confirmación: "El sistema está integrado con IMED".
En la pestaña de Licencias podrás visualizar toda la información referente a las licencias médicas dentro de la plataforma, la información general de la licencia, el estado en el que se encuentra y algunos botones que generan un accionable.
Dentro de la pantalla de Licencias, además de encontrar toda la información de las mismas, en la última columna del listado de solicitudes de las licencias, encontrarás un botón para descargar la licencia en un documento PDF y otro botón a un lado para Gestionar la licencia.
Gestión de licencia electrónica
Al hacer clic en el botón Gestionar, se abrirá una ventana emergente donde se pueden confirmar todos los datos de la licencia, la información del trabajador que se carga desde el sistema e indica la cantidad de liquidaciones que se deben enviar dependiendo de la licencia.
En la parte superior de cada licencia, se encuentran los datos que se extraen desde la ficha del trabajador y de la Razón Social de la empresa:
- Datos de identificación del trabajador
- Rut Empresa
- Dirección donde cumple funciones
- Sucursal (este dato debe estar actualizado en la ficha del empleado, para que la licencia pueda ser tramitada)
- Ocupación
- Fecha de contrato de trabajo
- Calidad: Trabajador Dependiente Sector Privado (este dato es fijo para todas las empresas)
- Tipo de contrato
- Régimen Previsional (AFP)
- Institución Previsional (Salud)
- Fecha afiliación previsional
- Pensionado
En la parte inferior de los datos mencionados que vienen cargados en la licencia, se encuentran dos casillas accionables: “Actividad Laboral de la Empresa" y "Se tramitará pago vía" que son campos obligatorios que deben ser completados por quién gestiona la licencia para la tramitación.
Al hacer clic en "Se tramitará pago vía", se desplegarán las opciones según sea el caso: Fonasa si la empresa está vinculada a alguna caja de compensación, se reflejará la caja correspondiente, en caso contrario, la opción disponible será por medio del COMPIN, o por ISAPRE si el trabajador se encuentra afiliado a un sistema privado de salud.
Además, podrás adjuntar desde tu computador documentos adicionales haciendo clic en la casilla "Documentos adicionales", el formato permitido es en un PDF de máximo 9,5MB.
En la licencia se cargarán de forma automática las últimas liquidaciones del trabajador, según se requiera para el trámite, y, adicionalmente, se mostrarán las anteriores licencias médicas que haya tenido el trabajador.
Una vez revisados todos los datos que provienen de Talana, se procede a dar respuesta al final de esta pantalla. Encontrarás un botón verde para aprobar y enviar tramitación, y un botón rojo para rechazar la licencia.
En caso de rechazar la licencia, aparecerá una advertencia donde se te solicitará confirmar la acción y seleccionar un motivo de rechazo, como se muestra a continuación:
Edición de licencias IMED
En caso de que existan cambios en las condiciones principales de la licencia y se desee editar los campos permitidos, se debe considerar que la edición deberá ser realizadas desde la Ficha 1 de Talana, es decir, la que viene por defecto cuando abres la plataforma.
Al editar alguno de los campos de la licencia Imed, como el de la fecha de inicio o los campos de check de licencia de medio día o de licencia aprobada, automáticamente la licencia se desvinculará a Imed y pasará a ser una licencia manual.
*Asegúrate de tener desactivada la ficha Beta, en el botón de Mi Perfil, ubicado en la parte superior de la pantalla
Ingresa a la ficha del trabajador desde el menú de Empleados en el menú lateral izquierdo. Dentro de la ficha, podrás editar los datos de la licencia recibida desde la pestaña Ausentismo, haciendo clic en el botón editar.
Dentro de la edición de la licencia, podrán editarse los campos: Fecha desde, el check de medio día y el check de aprobación; que harán que la licencia médica, maternal o de accidente quede desvinculada de Imed.
Cuando se editan alguno de los datos mencionados, el sistema arroja de forma automática una alerta de confirmación, indicando que se realizó un cambio que genera que la licencia se desvincule con la integración Imed
Para culminar el proceso, haz clic en “OK” en la notificación.
Luego de haber editado una licencia, tal y como se explica anteriormente, la licencia se desvincula de Imed, y pasa a licencia manual.
Si deseas confirmar el estado de la licencia editada, en la pestaña Administrador de ausencias del menú lateral izquierdo de la pantalla, encontrarás la información, el estado y origen de la misma.
En caso de que desees "Vincular" nuevamente la licencia a Imed después de haberla desvinculado (sólo para licencias médicas maternales o de accidente), podrás hacerlo desde la edición de la ficha de la licencia, donde al ingresar el número de la licencia médica, podrás seleccionar el botón “Vincular”.
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