¿Qué son las Restricciones de acceso y cómo puedo restringir que un usuario tenga acceso a un solo grupo de personas?
Las restricciones de acceso permiten clasificar el acceso que tendrán los administradores con relación a la administración de su personal.
Ejemplo: un administrador solo debe visualizar una razón social de una base que cuenta con 5 razones sociales, en este caso una restricción de acceso te servirá.
El único permiso de administrador que permite la creación y edición de las restricciones de acceso es el Analista de Pago Superpoderoso.
Puedes crear las restricciones de acceso basándonos en la siguiente clasificación:
- Bases de datos de la empresa (cuando posee más de una base de datos en Talana)
- Centro de Costos
- Gerencias
- Sucursales
- Jefaturas
- Grupos
- Rol Privado
¿Dónde registro las restricciones de acceso?
1. De forma individual desde Herramientas avanzadas > Restricciones de acceso.
2. De forma masiva desde Carga de Datos > Otros Cargadores > Restricciones de acceso.
De esta forma puedes descargar un archivo para poder realizar las restricciones de forma masiva. Esta planilla debes completarla de la siguiente forma:
Empleado: debes escribir el RUT del trabajador sin puntos y con guion.
restringAEsteCentroCosto: debes escribir el código exacto del Centro de Costo.
restringAEstaSucursal: debes escribir el nombre exacto de la sucursal.
restringAEstaRazonSocial: debes escribir el RUT de la razón social.
restringAEstaUnidadOrganizacional: debes escribir el nombre exacto de la unidad organizacional (gerencia).
restringAEsteJefe: debes escribir el RUT sin puntos y con guion del jefe.
¿puede ver rol privado?: S = Si N = No
¿Cómo crear una restricción de acceso?
Para crear una restricción debes dirigirte a las opciones indicadas anteriormente, tanto por las herramientas Talana o desde Herramientas Avanzadas > Restricciones de Acceso tienen el mismo tratamiento.
Ten presente que la restricción de acceso funciona como un embudo: si hay más de una condición, todas deben cumplirse para que la restricción se active para el colaborador.
Selecciona el menú Restricciones de Acceso. Se abrirá la siguiente ventana:
Presiona el botón "+" color celeste para crear la restricción de la siguiente forma:
- En el campo Empresa se debe incluir la empresa a la cual la persona tendrá acceso.
- En Empleado se debe indicar el nombre del trabajador.
- En Centro de Costo se debe indicar el centro de costo al cual la persona tendrá acceso a ver la información. Lo mismo con Sucursal, Razón Social y Gerencia.
- En Jefe se debe indicar el nombre de la jefatura. Es importante saber que esta restricción permite acceder a todos quienes tengan ingresada en su ficha la jefatura por la cual estás restringiendo.
- En caso de que la persona tenga acceso a más de un Centro de Costo, Sucursal, etc. se debe crear una restricción por cuantos accesos tenga.
- Por defecto, las personas tendrán acceso al rol privado en la base.
Otras opciones:
Aplicar recursivamente: esta función permite visualizar en cascada la información dependiente de otra, es decir, va a tomar todos los nodos hijos de cada una de las estructuras seleccionadas.
Por ejemplo: Sergio Acevedo debe visualizar el Centro de Costo de Adquisiciones y todos los nodos, hijos o sub centros de costo de adquisiciones que es el principal.
Excluir: esta función permite excluir las opciones añadidas presionando el check de Excluir, es decir, al seleccionar un centro de costo la persona podrá ver todos los centros de costos creados, exceptuando el seleccionado. Esta función es útil cuando existe una amplia cantidad de condiciones que debe visualizar el trabajador y solo algunas exclusiones.
Dato importante: En caso de que la persona no tenga acceso al rol privado, se deben llenar los campos Empresa y Empleado y guardar sin hacer clic en otro campo.
Ejemplos para realizar restricciones por rol privado
Rol privado: si lo que se necesita es que un Analista pueda ver al rol privado, se debe crear una restricción tal como en la imagen:
En el caso contrario (que uno o más analistas no puedan ver el rol privado), se deberá crear una restricción de acceso igual de la siguiente manera:
Vale decir, se debe generar una restricción de acceso sin el check de ¿puede ver el rol privado?, de tal manera que no los pueda ver.
¿Cómo registro las restricciones de acceso si administro más de una base de datos?
Si administras más de una base de datos, puedes crear restricciones de acceso para los usuarios de las distintas bases que administres. Para eso debes considerar lo siguiente:
- La base de datos: al seleccionar el campo Empresa esta debe ser la misma base de datos en donde esté creado el trabajador al cual le crearás la restricción.
- Nombre y base de datos del trabajador: al seleccionar al colaborador en el campo Empleado debes verificar que el nombre y la base de datos corresponda al que seleccionaste en el campo Empresa.