A través de este artículo podrás aprender cómo cargar documentos en la ficha del trabajador, de forma que puedas tener una mejor gestión documental dentro de la plataforma. De manera complementaria, te presentaremos la mejor manera de cargar documentos para enviarlos a firmar digitalmente de forma masiva (en el caso de tener el módulo de Firma Digital).
La opción para cargar documentos te permitirá ingresar archivos en formato PDF, Word y Excel. En el caso de contar con firma digital y necesitar a enviar a firmar los documentos, estos deben ser cargados en formato PDF, el cual debe ser de una versión 1.2 o superior.
Para poder cargar documentos directamente en la ficha del trabajador dirígete a la ficha del trabajador > pestaña Carpeta > Subir Documentos.
- Selecciona la categoría o carpeta donde se almacenan los documentos. Si no tienes creada una categoría, puedes crear una luego de seleccionar Subir Documentos.
- Define si el documento será visible o no para el trabajador desde la App Talana Next o desde el Portal Mi Talana.
- Selecciona los archivos a cargar desde tu computador.
- Guarda.
Mediante el cargador masivo de documentos, podrás cargar cualquier documento en formato PDF, Excel o Word. Si los documentos se enviarán a firmar digitalmente, estos solo pueden estar en formato PDF y ser de una versión 1.2 o superior.
Para la carga dirígete a el menú lateral > Carga de datos > Otros cargadores > Cargador masivo de Documentos.
1. El archivo que cargues debe tener el siguiente formato: RUT del trabajador sin puntos, con guión y dígito verificador, junto con el nombre del documento. Por ejemplo:
La definición del nombre del archivo es importante por los siguientes motivos:
- De acuerdo al RUT, Talana redirigirá el documento a la carpeta del trabajador correspondiente.
- En el caso de querer enviar los documentos a firmar digitalmente, Talana realizará una búsqueda por nombre del archivo, agrupando a todas las personas que tengan el archivo con el mismo nombre para poder enviarlos a firmar de manera masiva. Por ejemplo:
De acuerdo a este ejemplo, para enviar a firmar las liquidaciones de sueldo cargadas (que no fueron procesadas desde Talana), estas llevan el mismo nombre para cada trabajador, el cual consta del RUT para identificar a quién pertenece el documento y luego el nombre del documentos Liq_Julio2023.
Al momento de querer enviar a firmar el documento Liq_Julio2023, Talana agrupará todos los documentos que estén nombrados de esa forma para poder ser enviados a firmar de forma masiva.
2. Selecciona la carpeta o categoría donde quedarán guardados los archivos. Si no tienes una carpeta o categoría previa, podrás crear una. Es importante que esta acción siempre la realices antes de cargar los documentos, de no ser así, los archivos quedarán en una carpeta por defecto llamada Otros documentos.
3. Indica si los trabajadores tendrán acceso a ver el documento desde la App Talana Next o desde el portal Mi Talana.
4. Realiza la carga de los archivos seleccionando los documentos o arrastrando estos al cargador.
La siguiente imagen refleja que los documentos han sido cargados de forma correcta:
En los casos en que la carga masiva de los documentos corresponda a un archivo en formato Word o Excel, recibirás el siguiente mensaje, que indicará una carga exitosa con una advertencia, dado que dicho documento no podrá ser firmado.