Creación de Plantillas Word

Las plantillas son una herramienta muy útil para optimizar tiempo en la gestión documental, es por eso que hemos disponibilizado una nueva herramienta que permitirá crear tus plantillas desde Word, incluyendo las imágenes.

Para poder hacer uso de esta herramienta es necesario solicitar activar la configuración.

Cuando la configuración ya está activa, puedes empezar a generar documentos con esta nueva opción, para ello debes ir el menú Gestión de Personas o Remuneraciones > Empresa > Plantillas.

Al ingresar al menú de plantillas debes presionar el (+) celeste para crear la nueva plantilla.

Para crear esta nueva plantilla debes completar la siguiente información:

Nombre: Aquí debes escribir el nombre que tendrá tu plantilla

Descripción: Puedes agregar una breve descripción del documento la cual es opcional

Tipo de Documento: Debes seleccionar el tipo de documento a crear 

Tipo Plantilla: Debes seleccionar la opción "Word (.docx)"

Archivo Plantilla: Aquí debes cargar el archivo con el cual deseas crear la plantilla

Posterior a completar los datos, debes guardar en el icono verde.

Cuando ya tenemos creada la plantilla, debemos buscarla y editarla, al crearla como contrato de trabajo, la podremos encontrar en la pestaña de "Contratos"

Luego debes editarla en el icono de lápiz, al editarla podrás visualizar un botón verde "Descargar Comodines" el cual debes presionar para obtener el listado de comodines que podrás usar en tu plantilla.

Cuando ya tengas descargados los comodines a usar, debes volver a tu archivo en Word y seleccionar la opción que indica "Correspondencia" 

En la opción que indica seleccionar destinatarios debes seleccionar "Usar una lista existente"

Al seleccionar esa opción, en tu computador se abrirá una nueva ventana en donde debes seleccionar el archivo de comodines que ya habíamos descargado, debes presionar el botón de "abrir"

Al presionar abrir, se abrirá una nueva pestaña en donde se vera el archivo seleccionado, allí debes presionar aceptar.

Cuando ya agregamos nuestro archivo, es momento de empezar a reemplazar el texto por los comodines que usaremos, en este caso seleccionaremos la fecha que indica "En Santiago 06 de Julio de 2022" y presionaremos el botón que indica "Insertar Campo Combinado", al presionar esta opción se desplegará una lista con todos los comodines disponibles para agregar a la plantilla, en este caso usaremos "fecha_generacion_contratos" para reemplazar la fecha de generación del documento.

Posteriormente debemos seguir reemplazando todos los campos que sean necesarios con los comodines del listado.

Creación de Firma:

Para crear una firma al final del documento, debes crear una tabla en el documento Word con medidas 2X1 ( dos columnas y una fila), debes presionar el apartado Insertar > Tabla 

Al crear la tabla, debes completarla con los comodines correspondientes, desde Correspondencia > Insertar Campo Combinado, en este caso agregaremos la razón social del empleador, el rut, nombre completo del colaborador y su rut, puedes ajustar el tamaño de la tabla según la información que le agregues, también puedes añadir imágenes como por ejemplo el logo empresa o para algunos instructivos imágenes de referencia.

Para eliminar los bordes de la tabla, debes seleccionar toda la tabla en el icono de cuadrado con flechas, luego presiona el icono de "bordes" y selecciona la opción "sin bordes"

Finalmente, debes guardar el archivo y dirigirte a Plantillas > Seleccionar la plantilla en la cual estábamos trabajando > editar ( en el icono de lápiz) y podrás observar el archivo Word que habíamos cargado inicialmente, al lado hay un botón que dice "Limpiar" el cual debes presionar y guardar.

Ahora debes ingresar nueva a la plantilla presionando el botón de editar y cargar el documento que habíamos guardado en Word y guardar.

Listo! ya hemos finalizado el proceso, ahora solo debes ingresar a la plantilla para que puedas visualizar como queda el documento final, esto lo puedes hacer presionando el botón "Previsualizar" seleccionando al colaborador en la barra superior.