Flujos

El segundo paso es crear un flujo para el requerimiento, donde se define las personas responsables de tomar cada uno de los requerimientos que se crean. Aquí podrás agregar varios aprobadores por cada nivel definido.

Para crear un nuevo flujo, debes ir a la sección Configuraciones -> Flujos -> Crear flujo:

Selecciona el formulario que se debe asociar a este flujo e indica cuáles son las preguntas que serán visibles al colaborador al momento de crear un requerimiento y la respuesta que verá una vez sea resuelto.

A continuación, crearemos un flujo con 2 aprobadores y te mostraremos el paso a paso:

 

Identificación del flujo

Lo primero que debes hacer es nombrar el flujo que se está creando y seleccionar el formulario a utilizar.

 

Trabajador

Selecciona qué campos del formulario creado anteriormente son los que debe completar el trabajador y cuáles debe visualizar.

En este flujo indicamos que el colaborador debe completar los campos "Tipo de gastos" seleccionando el check box de la columna "Creación". Además podrá visualizar la respuesta de los campos "¿Aprueba rendición de gastos?" y, "¿En qué estado se encuentra la solicitud" seleccionando la columna "Respuesta".

 

Niveles de aprobación

Selecciona "agregar etapa" para crear el primer nivel de aprobación:

* Recuerda que debes crear primero todas las etapas que tendrá el flujo, para que puedas seleccionarlas en las acciones de cada responsable.

Al crear la nueva etapa, podrás editar el nombre y agregare el responsable:

Etapa 1:

Luego selecciona qué campos podrá ver este aprobador y cuáles editar. En este caso solo podrá editar el campo "¿Aprueba rendición de gastos?", que es el campo que debe ingresar para pasar al siguiente nivel:

Finalmente agrega las acciones que tendrá este responsable. En "tipo de acción" selecciona las opciones:

 

Dado que este es el primer aprobador del flujo, las opciones que debes incorporar son:

- Siguente: permite derivar el requerimiento al siguiente aprobador.

- Cancelar: permite cancelar el requerimiento. Por ejemplo: el requerimiento está duplicado, por lo tanto este no debe seguir avanzando.

- Rechazar: permite rechazar el flujo completo porque no cumple las condiciones para ser reembolsado.

* El primer nivel no debe llevar la acción "aprobar" ya que es quien da el pase para avanzar a la siguiente etapa.

 

Ahora repite la acción para crear el nivel 2, que en este caso es "Gestión contabilidad". Los campos que podrá visualizar son todos los anteriores y el que podrá editar es "¿En qué estado se encuentra la solicitud?":

Por último agrega las acciones que podrá realizar. Dado que es el último responsable del flujo, a diferencia del anterior este solo tendrá las opciones de "Aprobar" o "Rechazar" el requerimiento:

¿Por qué en los niveles intermedios no corresponde agregar la opción "Aprobar"?

Solo el último responsable del flujo es quien puede aprobar o rechazar el requerimiento completo, es por este motivo que en los responsables anteriores se utiliza la acción "Siguiente" para continuar con la siguiente etapa.

Cuando tengas todos los campos del flujo listos selecciona "Guardar".

 

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