El primer paso que debes realizar para habilitar la creación de tickets por parte de los trabajadores es crear un formulario.
El formulario es un listado de preguntas o campos que se deben completar al momento de crear un nuevo requerimiento.
Tipos de solicitudes en las cuales utilizar estos formularios:
A continuación, indicaremos algunos de los usos más comunes del módulo de Centro de Requerimientos, que facilitan la gestión de flujos tales como:
- Rendición de gastos
- Solicitud de materiales de oficina
- Mantenimiento técnico (cambio o reparación de PC u otro elemento).
- Solicitud de beneficios internos. Por ejemplo, postulación a beneficios de becas y/o bonos, descuentos por gas, entre otros.
- Canales de denuncias
- Solicitud de personal para contratación
Creación de un formulario
Para crear un nuevo formulario, debes ir a la sección Configuración de requerimientos > Formularios > Crear formulario:
Al ingresar a crear un formulario, hay campos por completar, como asignarle un nombre, descripción opcional y luego detallar todas las preguntas y/o secciones que deberán ser completadas por cada una de las partes en el proceso:
Por ejemplo, crearemos un formulario para rendición de gastos:
Luego tendremos la opción de crear secciones para este formulario.
Podrás agregar nuevos campos en cada sección y/o agregar nuevas secciones.
¡Importante! Siempre la primera sección estará disponible para que sea realizada por el solicitante (trabajador).
En esta segunda sección podrás agregar aprobadores y responsables, quienes podrán gestionar y ejecutar etapas en las cuales esté asignado como responsable.
En caso de adjuntar algún respaldo para la rendición de gastos, debes seleccionar "Adjuntar archivo".
Formatos permitidos para los archivos adjuntos:
- JPG
- PNG
- Excel (solo formato macro)
- Word (Este es el formato menos recomendable por la fácil edición del mismo).
- Mientras que el peso del documento recomendado es de máximo 20 MB.
Luego de ingresar toda la información en el formulario, solo debemos guardarlo y quedará creado en el sistema.
Gestión del administrador
El administrador, una vez creado el formulario, podrá realizar distintas ediciones, como cambiar nombre, agregar nuevas preguntas y crear secciones adicionales. Esta modificación se sincronizará automáticamente con el flujo y el canal asociado.
Por otro lado, tendrás la opción de poder eliminar formulario en caso de no requerirlo; para este, debes tener en cuenta que al realizar dicha acción se borrará de forma permanente; por lo tanto, tampoco estarán disponibles los flujos y canales que estaban asociados a dicho formulario.
Formulario canal de denuncias
En caso de que necesites crear un formulario para un canal de denuncias, es importante indicar que el usuario que cuente con el perfil de "Administrador de denuncias" es quien tiene la facultad de gestionar este tipo de formularios.
Para comenzar deberás de ingresar a la pestaña Formularios. Desde aquí indicar por medio de este check box ¿Es denuncia? El que restringirá la vista de este canal al perfil Operador de CDR tradicional o a otros responsables y supervisores en caso de tener más de un canal de denuncia creado.
Luego de indicar que será un formulario para un canal de denuncia, ya podrás comenzar a confeccionar las secciones, como también asignar a los respondedores y responsables de cada sección dentro de este formulario.
Plantillas de formularios
Desde Talana disponemos de un grupo de plantillas de formularios que te ayudarán a crear centros de requerimientos para diversas solicitudes como:
- Rendición de gastos.
- Solicitud al área de TI.
- Solicitud de bono escolar.
- Solicitud de personal al área de RRHH.
Descarga de Plantillas de Formularios CDR
Además, te compartimos una plantilla que te ayudará en la creación de un canal de denuncias interno, seguro y confidencial dentro de nuestro módulo de Centro de Requerimientos.
Descargar plantilla de formulario para el canal de denuncias
Buenas prácticas
Para la creación de formularios debes tener en consideración lo siguiente:
- Podrás editar un formulario en caso de que necesites cambiar el nombre de este, agregar nuevas preguntas, como también crear secciones adicionales. Esta modificación se sincronizará automáticamente con el flujo y canal asociado.
- Si no seleccionas las casillas "obligatorio", el solicitante puede entregar respuestas en blanco.
- Si estás creando un formulario para el canal de denuncias, debes seleccionar la casilla ¿Es denuncia?
- Puedes agregar todas las secciones y preguntas que necesites en tu formulario.