El segundo paso es crear un flujo para el requerimiento, donde se definen las personas responsables de tomar cada uno de los requerimientos que se crean. Aquí podrás agregar varios aprobadores por cada nivel definido.
Rol del responsable: Corresponde a los usuarios encargados de gestionar y dar respuesta a los requerimientos en las etapas en las que han sido asignados como responsables.
Para crear un nuevo flujo, debes ir a la sección Configuraciones de requerimientos -> Flujos -> Crear flujo:
Seleccione el formulario que debe asociarse a este flujo e indique cuáles serán las preguntas o campos visibles para el trabajador al momento de crear un requerimiento, así como la respuesta o información que podrá visualizar una vez que dicho requerimiento haya sido resuelto.
Recuerde que el formulario corresponde a un conjunto de preguntas o campos que deben completarse al momento de ingresar un nuevo requerimiento.
A continuación, crearemos un flujo con 2 aprobadores y te mostraremos el paso a paso:
Identificación del flujo
Lo primero que debes hacer es nombrar el flujo que se está creando y seleccionar el formulario a utilizar.
Creación del flujo
Selecciona qué campos del formulario creado anteriormente son los que debe completar el trabajador y cuáles debe visualizar.
En este flujo indicamos que el trabajador debe completar los campos "Tipos de gastos, factura o boleta de gasto" seleccionando el checkbox de la columna "Creación". Además, podrá visualizar la respuesta de los campos "¿Aprueba rendición de gastos?" y "¿En qué estado se encuentra la solicitud?" seleccionando la columna "Respuesta".
Creación: el trabajador deberá completar estos campos al momento de crear requerimiento.
Respuesta: el trabajador visualizará estos campos al momento de recibir respuesta del requerimiento.
Niveles de aprobación
Selecciona "agregar etapa" para crear el primer nivel de aprobación:
* Recuerda que debes crear primero todas las etapas que tendrá el flujo, para que puedas seleccionarlas en las acciones de cada responsable.
Al crear la nueva etapa, podrás editar el nombre y agregar el responsable:
Etapa 1:
Luego selecciona qué campos podrá ver este responsable y cuáles crear. En este caso solo podrá crear el campo "Aprueba rendición de gastos", que es el campo que debe ingresar para pasar a la siguiente etapa:
Visualizar: el responsable visualizará estos campos al momento de gestionar estos requerimientos.
Editar: el responsable podrá crear estos campos al momento de gestionar un requerimiento.
Finalmente agrega las acciones que tendrá este responsable. En "tipo de acción" selecciona las opciones:
"Al crear una acción, podrás editar el nombre del botón. Por ejemplo, puedes cambiar ‘Derivar’ por ‘Siguiente’, o reemplazar ‘Cancelar’ por ‘Anular’."
Dado que este es el primer responsable del flujo, las opciones que debes incorporar son:
Derivar: permite derivar el requerimiento al siguiente responsable.
Cancelar: permite cancelar el requerimiento. Por ejemplo: el requerimiento está duplicado, por lo tanto, este no debe seguir avanzando.
Rechazar: permite rechazar el flujo completo porque no cumple las condiciones o bien se adjuntó alguna informacion errónea.
*Cuando exista una etapa siguiente siempre deberás indicar el nombre de esta para dar continuidad al flujo.
* El primer nivel no debe llevar la acción "aprobar" ya que es quien da el pase para avanzar a la siguiente etapa.
Ahora repite la acción para crear el nivel 2, que en este caso es "Estado de solicitud". Los campos que podrá visualizar son todos los anteriores y solo crear y entregar estado de la solicitud.
Por último, agrega las acciones que podrá realizar. Dado que es el último responsable del flujo, a diferencia del anterior este solo tendrá las opciones de "Aprobar" o "Rechazar" el requerimiento:
¿Por qué en los niveles intermedios no corresponde agregar la opción "Aprobar"?
Solo el último responsable del flujo es quien puede aprobar o rechazar el requerimiento completo, es por este motivo que en los responsables anteriores se utiliza la acción "Derivar" para continuar con la siguiente etapa.
Cuando tengas todos los campos del flujo listos selecciona "Guardar".