Al ingresar al módulo, deberás dirigirte al menú lateral izquierdo y seleccionar el accionable Chatbots.
Al ingresar, visualizarás que se despliegan dos funcionalidades correspondientes a esta herramienta:
El menú de Recursos es el espacio donde se almacenará toda la información de los cursos realizados por los trabajadores. Este material quedará disponible para futuras consultas y para reforzar conocimientos. Los documentos deberán cargarse en formato PDF, ya que esto permite que la IA pueda obtener el conocimiento conceptual del curso.
En el menú Lista de Chatbots podrás crear el chat de la IA y configurar su funcionamiento en cuatro pasos.
En primer lugar, deberás asociar la base de conocimientos, la cual actuará como la memoria del chatbots. Aquí se debe indicar qué documento utilizará para responder las consultas futuras.
Luego, podrás configurar al agente del chatbots, definiendo aspectos como el idioma en el que responderá, su propósito y el contexto necesario para que entregue mejores respuestas, entre otros campos que detallaremos más adelante.
Finalmente, deberás indicar las reglas que permitirán que el chatbots responda, basándose en distintas bases de conocimiento, según las reglas de negocio que se definan
Paso a paso para la carga de "Base de conocimientos":
Paso 1:
Dirígete al menú lateral izquierdo Chatbots y luego ingresa al accionable Recursos.
Una vez allí, selecciona el ícono Nuevo recurso, donde encontrarás tres opciones disponibles: Nueva carpeta, Subir archivo y Subir carpeta.
La administración de carpetas te permite asignar a un chatbots múltiples recursos de forma agrupada. Todo lo que esté dentro de una carpeta será considerado como material de consulta para el chatbots.
Esto facilita considerablemente la gestión, ya que evita tener que asignar cada recurso de manera individual. Además, si agregas o actualizas un archivo, no es necesario volver a asociarlo manualmente al chatbots: basta con administrarlo directamente dentro de la carpeta, añadiendo o retirando los documentos que correspondan.
Paso 2:
Una vez cargado el archivo, deberás dirigirte al menú Lista de Chatbots para comenzar a configurar la herramienta.
Al ingresar, encontrarás un botón denominado Crear chatbot. Haz clic en él para iniciar la configuración.
Dentro de este proceso, se presentan cuatro pasos fundamentales para asegurar el correcto funcionamiento del chatbots.
Paso a paso creación de Chatbot:
Paso 1: Diseño
Aquí encontrarás diversos campos que te permitirán configurar la apariencia del chatbot:
Comienza asignando una imagen. La recomendación es utilizar una relacionada con el curso o bien con la organización.
Luego deberás asignar un nombre al chatbots. Este será visible para los trabajadores. Además, añade un subtítulo, por ejemplo, indicando que se trata de un asistente con IA.
Posteriormente, selecciona los colores del chatbots. Lo ideal es utilizar tonos asociados a la identidad visual de la organización.
Más abajo encontrarás el campo Posición de la burbuja, donde podrás definir en qué lugar deseas que aparezca el ícono del chat. La idea es que sea visible para los trabajadores, pero sin resultar intrusivo.
Finalmente, configura el mensaje de bienvenida, que será el texto que el trabajador visualizará automáticamente al iniciar la conversación con el chatbots.
Paso 2: Base de conocimiento
Aquí deberás asociar la base de conocimientos del curso correspondiente, la cual cargaste previamente en Recursos.
Haz clic en el botón Cargar documento.
Se abrirá un modal con la vista de tus recursos. Solo debes seleccionar el archivo PDF que desees asociar al chatbots.
Una vez elegido, haz clic en Seleccionar, y el documento quedará vinculado correctamente.
Después, presiona el botón Continuar para avanzar al tercer paso.
Paso 3: Agente
En este paso configurarás los parámetros relacionados con el lenguaje y el estilo de respuesta del chatbots.
El primer campo es Idioma predeterminado, donde deberás indicar en qué idioma deseas que responda el asistente. Dispones de un menú desplegable con distintas opciones.
Luego encontrarás el campo Propósito, donde deberás entregar un contexto a la IA para mejorar la calidad de sus respuestas. Por ejemplo: “Responder consultas teóricas y de aplicación práctica relacionadas con el curso asociado.”
Mientras más información entregues sobre el rol y uso del chatbots, mejores serán sus respuestas.
A continuación, completa el campo Límites y reglas, donde podrás definir qué contenido puede o no puede responder. Por ejemplo:
Qué tipo de información está permitido que entregue.
Qué temas debe evitar si no están dentro de su base de conocimiento.
Luego, configura el campo Personalidad, donde defines el tono y estilo de comunicación. Por ejemplo:
Formal
Cercano
Con o sin uso de emojis
En el campo Tiempo máximo de inactividad, selecciona cuánto tiempo puede permanecer sin actividad el chatbots antes de finalizar la conversación.
Adicionalmente, puedes configurar el Nivel de creatividad, que determina cuánta libertad tendrá la IA para responder preguntas sin información directa en su base de conocimiento.
Por ejemplo:
Si preguntas “¿Qué es la ONU?”, y la información no está en sus recursos:
Creatividad alta: podrá responder usando conocimiento general.
Creatividad baja: responderá indicando que no posee esa información en su base de conocimiento
Finalmente, encontrarás la opción Deshabilitar evaluación de término de conversación, que permite activar o desactivar la opción de que los trabajadores puedan calificar las respuestas del chatbots mediante un pulgar hacia arriba o hacia abajo.
Con todas estas configuraciones listas, podrás avanzar al cuarto y último paso.
En este mismo paso también puedes previsualizar cómo respondería el chatbots, lo que te permitirá realizar los ajustes necesarios.
Importante: En la vista de administrador, durante la previsualización aparecerán etiquetas como “Fuente 1” o “Fuente 2”. Esto no será visible para los trabajadores; solo sirve para mostrar desde qué documento proviene la información utilizada en la respuesta.
Paso 4: Reglas
Este último paso permite que el chatbots responda basándose en distintas bases de conocimientos, según las reglas de negocio que se definan.
Por defecto, tendrás asignado el perfil Predeterminado, que permite que cualquier trabajador realice consultas sobre la base de conocimiento principal.
Si deseas que trabajadores de áreas específicas puedan acceder a cursos adicionales (por ejemplo, un curso transversal + uno propio de su área), puedes crear un perfil adicional.
Para ello, dirígete al botón Agregar perfil, lo cual duplicará toda la configuración realizada previamente (Pasos 1, 2 y 3). Aquí podrás sumar una nueva base de conocimiento correspondiente a un curso particular de un área específica.
Ejemplo:
Si todos los trabajadores deben consultar el curso “Conoce Talana” (historia, líderes, misión y visión), pero el área de Ventas además realizó el curso “Seguimiento y registro de clientes”, puedes crear un perfil especial.
Así, los colaboradores de Ventas podrán consultar ambos cursos, mientras que el resto solo tendrá acceso al curso general.
Configuración de perfiles
Ingresa al botón Agregar perfil desde el menú lateral.
Luego haz clic en Agregar regla.
Aquí deberás definir si la regla se aplicará por:
Cargo
Equipo
Unidad de negocio
Departamento
División
También deberás indicar un condicionante, como “contiene”, “es igual a”, etc.
Por ejemplo:
Cargo > contiene > ventas
Además, deberás volver al Paso 2: Base de conocimiento para añadir la información del curso adicional correspondiente.
Cuando cargues el documento, presiona Guardar y continuar, lo que te llevará nuevamente al Paso 3: Agente.
Verás que toda la configuración previa se replica y podrás modificar lo que estimes necesario.
Presiona otra vez Guardar y continuar para volver al Paso 4: Reglas, donde deberás confirmar que la condición de tu nuevo perfil esté configurada correctamente.
Finalmente, haz clic en Guardar y salir para completar la creación del chatbots y dejarlo disponible para tus trabajadores.