En el siguiente artículo podrás revisar cómo realizar el proceso de Evaluación de Objetivos como administrador. te enseñaremos el paso a paso de cada proceso de evaluación y en la pestaña evaluadores podrás revisar el paso a paso por parte de los evaluadores.
Al final de este artículo podrás encontrar una estructura de objetivos y ejemplos o puedes revisar el video explicativo que hemos preparado para ti.
Paso 1: Crear el proceso de evaluación de objetivos
Para iniciar la configuración y parametrización de un proceso de evaluación de objetivos, deberás posicionarte en el menú principal e ingresar al apartado: Desempeño -> Evaluación de objetivos -> Crear Evaluación.
Una vez dentro de la creación del proceso de evaluación de objetivos se visualizarán los campos que deberás completar:
- Nombre a la evaluación: corresponde al nombre del proceso que visualizarán los participantes del proceso al momento de realizar la evaluación.
- Número de objetivos: define el máximo de objetivos que se podrá asignar a un colaborador/a.
- Periodo de carga de objetivos: define el tiempo en el que la etapa de carga de objetivos estará disponible.
- Las jefaturas cargarán los objetivos: debes seleccionar esta opción solo en el caso de que los mismos evaluadores cargarán los objetivos de sus equipos de trabajo, en caso contrario, debes dejar el check en blanco para que los objetivos los cargue directamente el administrador del proceso.
- Periodo de evaluación: delimita el tiempo en que la evaluación se mantendrá activa. La evaluación contempla el cumplimiento obtenido que se le asignará a cada objetivo del colaborador.
- Fecha de inicio y término del Feedback: delimita el tiempo en que la etapa de Feedback se mantendrá activa. El Feedback contempla un box de comentarios donde se registrarán los principales hallazgos de la evaluación de un colaborador y también se podrán crear planes de acción dirigidos a mejorar las estrategias de consecución de objetivos que aplican a un colaborador.
- Recordatorios: puedes programar recordatorios habilitando la casilla "Enviar recordatorios" y hacer clic en el botón "Crear" para enviar el proceso.
Importante: La fecha de inicio de la etapa de evaluación siempre debe ser posterior al día de hoy, para que así el proceso no esté activo y puedas realizar exitosamente la carga masiva de personas y objetivos al proceso.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la creación de la evaluación:
Paso 2: Asignar roles y participantes al proceso
Una vez hayas completado la parametrización del proceso, deberás cargar a las personas que participarán de éste como evaluados y evaluadores, y posteriormente asignar los objetivos a quienes corresponda.
Para esto, seguir el flujo de asignación que se abre desde la creación de la evaluación:
O debes posicionarte en el menú principal Desempeño > Evaluación de competencias -> columna “Acciones” -> tres puntos verticales y luego haz clic en “Asignación”.
Paso 2.1: Asignar roles al proceso
Al ingresar a asignación, visualizarás un botón donde podrás asignar roles de los evaluadores y los participantes del proceso, como se muestra en la imagen superior.
Luego, deberás definir quiénes participarán del proceso, el máximo de evaluadores por rol y cuál es la ponderación de cada uno:
- Jefatura: es quién está cargada en la ficha del trabajador (módulo de gestión de personas o remuneraciones) como el jefe de la persona. Siempre debe existir una evaluación de jefatura.
- Autoevaluación: es opcional y su ponderación puede ser de 0%, es decir, que no tenga peso en el resultado final del trabajador.
-
Par: para este rol la ponderación asignada se distribuye de manera equitativa entre todos los miembros que conforman este grupo. Para que la evaluación de este grupo sea válida, se requiere un mínimo de 3 participantes que hayan completado la evaluación del evaluado. De lo contrario, la ponderación del rol se prorrateará entre los demás roles participantes, con el objetivo de preservar la confidencialidad de los resultados y garantizar un ambiente laboral positivo en la organización.
Los pares, son todas aquellas personas que comparten un mismo nivel dentro de la estructura organizacional y que en Talana se pueden configurar a través de la opción de criterios de asignación de pares. Al seleccionar esta opción se habilitará un apartado donde deberás seleccionar el criterio de asignación para este rol que determinará las personas que opinarán sobre un evaluado. Estos criterios son:
-
Jefatura del trabajador: serán opinantes pares de un evaluado todos aquellos, que junto con el evaluado, dependan de una misma jefatura.
- Familia de cargo: serán opinantes pares de un evaluado todos aquellos que compartan la misma familia de cargo. Para configurar la familia de cargo, debes hacerlo previo a esta configuración, ingresando al módulo de Gestión de Personas o Remuneraciones, creando un campo personalizado con el código "familiadecargo" y luego deberás asignarlos a través de cargadores masivos o de manera individual desde la ficha del empleado.
- Cargo del trabajador: serán opinantes pares de un evaluado todos aquellos que compartan el mismo cargo.
-
- Subalterno: son todos aquellos opinantes que evaluarán de manera ascendente a su jefatura. En el caso de este rol, la ponderación asignada al rol se distribuye de manera equitativa entre todos los miembros que conforman este grupo. Para que la evaluación de este grupo sea válida, se requiere un mínimo de 3 participantes que hayan completado la evaluación del evaluado. De lo contrario, la ponderación del rol se prorrateará entre los demás roles participantes, con el objetivo de preservar la confidencialidad de los resultados y garantizar un ambiente laboral positivo en la organización.
- Indirecto: rol que se utiliza para jefaturas matriciales, personas de otras áreas u otro fin y que hayan tenido que trabajar indirectamente con el evaluado. Este rol se carga directamente en la grilla de asignación desde el botón Mas acciones, opción crear nuevo evaluado o en el Excel descargable completando las columnas de rut del evaluado, rut del evaluador, rol y asignando las competencias para luego guardar e importar el Excel nuevamente en el sistema.
Importante: El único rol que tiene la facultad de ver el informe final de un evaluado con los resultados de todos los opinantes y posteriormente entregar feedback y crear planes de acción, es la jefatura directa del colaborador que participó del proceso de evaluación.
- Columna de ponderación: La sumatoria de todos los roles siempre debe ser 100% y puedes asignarla manualmente, o bien, utilizar la opción de “ponderación sugerida”. Nota: Cuando hay más de un evaluador en un rol, el porcentaje de ponderación se repartirá equitativamente entre ellos.
Paso 2.2: Asignar participantes al proceso
Luego de guardar los roles, deberás:
- Definir quiénes participarán en el proceso de evaluación: Puedes definir que toda la empresa participe, o bien, algunos grupos, tal como se muestra en la imagen. La última opción es para agregar a personas individualmente, buscando sus nombres uno a uno.
- Definir cuánto tiempo mínimo debe tener la persona para participar en el proceso de evaluación de desempeño. Se recomienda que no sea menor a 3 meses, pero eso lo define cada organización. Si dejas la opción sin marcar, entonces la evaluación le llegará a todas las personas, independiente de su antigüedad laboral.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la asignación de roles y participantes:
Paso 3: Revisar la grilla
Una vez hayas cargado a los evaluados en la grilla, podrás:
- Buscar evaluados por nombre
- Filtrar por rol, cargo, familia de cargo, gerencia, sucursal, centro de costos o razón social.
- Mostrar u ocultar columnas
- Utilizar el botón “más opciones” que revisaremos a continuación.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la revisión de la grilla:
Paso 3.1: Administrador asigna objetivos
Para cargar objetivos, deberás ingresar al botón “Más opciones” y luego:
Seleccionar la opción “exportar” para que se descargue un archivo Excel con toda la información que ya existe en la grilla. Desde ahí, deberás completar:
- Nombre de objetivo: puedes ingresar una descripción del objetivo que se está fijando. Se recomienda definir objetivos en base al método SMART, en este apartado podrás aplicar este método para una correcta creación de estos.
- Tipo objetivo (directo o inverso): un objetivo directo es aquel que, a mayor valor, nota o porcentaje alcanzado, mayor será el porcentaje de cumplimiento obtenido. Mientras que el inverso es aquel que, a mayor valor, nota o porcentaje alcanzado menor será el porcentaje de cumplimiento obtenido.
En las siguientes columnas del Excel deberás agregar:
- Unidad de medición: se puede medir en porcentaje, nota o valor.
- Valor esperado: se refiere al cumplimiento mínimo exigido de ese objetivo para considerarse dentro del estándar esperado por la organización.
- Ponderación: nivel de relevancia que se asigna a cada objetivo según el impacto que tenga en el equipo, Gerencia, área, organización, etc. Importante: la sumatoria de todas las ponderaciones de los objetivos que tenga asignada una persona deberá ser 100, independiente de su distribución.
- Una vez completado el Excel, debes guardar los cambios, volver a la plataforma de Talana y seleccionar la opción “Importar” dentro del botón “Más opciones”, arrastrando el archivo al pop-up que verás o buscándolo en tu ordenador y luego haciendo click en el botón “cargar”. Así, verás la información de la grilla incluyendo los objetivos que cargaste y su ponderación.
Una vez que revises y no haya nada que editar, puedes utilizar la flecha “volver” en la parte superior izquierda para hacer seguimiento a la evaluación de competencias.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para cargar los objetivos como administrador:
Desde el botón “Más opciones” vas a ser capaz de:
- Editar los objetivos una vez éstos sean cargados y eliminar filas completas si así lo deseas. Cuando termines de editar, debes volver al botón “más opciones” y seleccionar “bloquear edición”.
- Cambiar el evaluador en la columna “Nombre evaluador” de la grilla. Cuando termines de editar, debes volver al botón “más opciones” y seleccionar “bloquear evaluador”.
- Validar la asignación para verificar que todas las personas existan en la base y además las ponderaciones sumen 100%.
Agregar a un nuevo evaluado, en caso de que el proceso esté activo y la opción de “importar” esté deshabilitada. Ya no podrás hacer cargas masivas, pero sí agregar nuevas filas completando el nombre del evaluado, evaluador y el rol que corresponde. Luego, rellenar la información de las competencias manualmente.
Paso 4: Ingreso al dashboard de resultados
Una vez haya comenzado el proceso de evaluación de desempeño, podrás revisar el progreso de participación, gráficos con resultados, liberar resultados a evaluadores y evaluados, descargar reportes y más. Para eso debes ir al menú principal > apartado Desempeño > Evaluación de objetivos y hacer clic en el ícono (>) a la derecha de la evaluación:
Paso 4.1: Liberación de resultados desde el dashboard
- Una vez que finaliza la etapa de carga de objetivos, debes liberar estos a los evaluados, de manera que todos los colaboradores de la organización se les informe cuáles serán sus objetivos.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para disponibilizar los objetivos:
- Una vez que finaliza la etapa de evaluación, debes liberar resultados a los evaluadores y que así ellos puedan preparar la reunión de feedback que iniciará a posteriormente.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para hacer una segunda liberación para jefaturas:
- Una vez finalizada la etapa de feedback, debes liberar resultados a los evaluados para que así ellos tengan acceso a un PDF con sus resultados generales y específicos por cada objetivo evaluado. Al final también podrá visualizar los comentarios de feedback y planes de acción.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para liberar los resultados a los evaluados:
Paso 4.2: Acciones dentro del Dashboard de resultados
- Podrás visualizar avances del proceso de evaluación del desempeño y resultados, teniendo una pestaña con la vista global y otras con los resultados agrupados por evaluadores y evaluados.
- Verás un gráfico de distribución donde se agruparán por nivel de cumplimiento según el resultado obtenido por el colaborador, proporcionándote información respecto a cantidad de trabajadores en cada nivel más su porcentaje.
- Podrás ver el promedio general de la organización obtenido hasta ese momento. Recuerda que se actualiza a medida que los evaluadores vayan cumpliendo con las etapas del proceso.
- Podrás filtrar y visualizar resultados en sistema según sucursal, centro de costo o gerencia del participante.
- Podrás descargar un reporte de resultados en formato Excel con el detalle de la evaluación de cada evaluado, entregando información con respecto a los resultados por evaluador, por rol y un consolidado global del evaluado. Aquí también podrás revisar los planes de acción que las jefaturas hayan cargado en la etapa de feedback
- Enviar recordatorios de manera manual para todos aquellos que tengan pendiente la evaluación.
- Volver a la grilla con la información de evaluados, evaluadores y sus objetivos, desde la opción "Asignación".
Paso 1: Ingresar a la Carga de Objetivos
Al posicionarte en la pestaña Objetivos verás activa la etapa de Carga de objetivos:
A) Si eres evaluador, podrás cargar los objetivos de tus colaboradores haciendo click sobre la etapa activa.
B) Si los administradores de la plataforma realizan la carga masiva, simplemente no verás esta etapa y los objetivos ya estarán asignados a tu equipo.
C) Al ingresar, el sistema te mostrará la lista de los colaboradores que tengas asignados como evaluador y su estado (pendiente o finalizado). Para ingresar, haz click sobre el nombre del colaborador.
Paso 2: Carga de objetivos
Al ingresar a un colaborador, podrás comenzar a completar los campos requeridos para la carga de objetivos.
Nombre objetivo: es el distintivo por el cual se reconocerá el objetivo. Recuerda utilizar la metodología SMART, estableciendo objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado.
Tipo objetivo:
- Objetivo directo: es aquel que, a mayor valor, nota o porcentaje alcanzado, mayor será el porcentaje de cumplimiento obtenido por el evaluado (por ejemplo, si vendo más productos, mi porcentaje alcanzado será mayor).
- Objetivo inverso: es aquel que, a mayor valor, nota o porcentaje alcanzado menor será el porcentaje de cumplimiento obtenido (por ejemplo, si gasto más del presupuesto definido, mi porcentaje de cumplimiento será menor). xx
Debes seguir completando la información hasta llegar al final:
- Unidad de medición: El objetivo puede estar expresado en números, nota o porcentaje.
- Valor esperado: se refiere al cumplimiento mínimo exigido de ese objetivo, para considerarse dentro del estándar esperado por la organización.
- Valor obtenido: este campo no se puede modificar en esta etapa, porque corresponde a la etapa de evaluación.
- Ponderación: nivel de relevancia que se asigna a cada objetivo según el impacto que tenga en el equipo, gerencia, área, organización, etc. En conjunto, deben sumar 100%.
- Comentarios: este campo no se puede modificar en esta etapa, porque corresponde a la etapa de evaluación.
Finalmente, puedes agregar más objetivos o bien terminar la etapa desde el botón “Finalizar”.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la creación de los objetivos desde Talana Next:
Paso 3: Ingreso a Evaluación de Objetivos
Al posicionarte en la pestaña “Objetivos”, verás activa la etapa de “Evaluación de objetivos”.
Al hacer clic sobre la etapa activa, el sistema te redirigirá a la lista de los colaboradores que tengas asignados, dependiendo de tu rol. Para evaluar a quienes estén en estado “pendiente” haz clic sobre el nombre del colaborador.
Al posicionarte en la pestaña “Objetivos”, verás activa la etapa de “Evaluación de objetivos”.
Al hacer clic sobre la etapa activa, el sistema te redirigirá a la lista de los colaboradores que tengas asignados, dependiendo de tu rol. Para evaluar a quienes estén en estado “pendiente” haz clic sobre el nombre del colaborador.
Paso 4: Evaluación de objetivos
Una vez ingreses a la evaluación, se desplegará una pantalla para que la jefatura u otros roles (definidos por los administradores de la organización) completen los campos pendientes que exige la plataforma.
- Valor obtenido, que es el valor, nota o porcentaje con el que el evaluado cumplió el objetivo en cuestión.
- Comentario específico de cada objetivo.
A continuación verás los demás objetivos, donde deberás completar los mismos campos.
- Al hacer clic en “Siguiente” el sistema te permitirá ingresar un comentario general de la evaluación, para luego finalizar el proceso de evaluación.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para realizar la evaluación:
Paso 5: Ingreso al feedback de objetivos
Al posicionarte en la pestaña “Objetivos” verás activa la etapa de “Feedback”.
- Si eres jefatura, podrás registrar el feedback y crear planes de acción, desde que se encuentre activa la etapa.
- Para preparar el feedback, previo a la reunión con los miembros de tu equipo, tendrás acceso a un pdf con los resultados de cada persona, que podrás descargar desde el botón “ver evaluación”.
- Al hacer clic sobre la etapa activa, el sistema te redirigirá a la lista de los colaboradores que tengas asignados como jefatura. Para ingresar haz clic en la pestaña “Mi equipo” y luego sobre el nombre del colaborador.
Paso 6: Feedback de objetivos
Al ingresar a la etapa activa y hacer clic sobre el nombre de un colaborador asignado, se desplegará una pantalla donde tendrás la facultad de completar los campos del feedback de objetivos:
Ahí, podrás registrar los acuerdos de feedback y crear planes de acción con tu colaborador desde el botón “Nuevo plan”, los que quedarán registrados en el informe individual que los administradores de la plataforma liberarán, para que posteriormente tengan acceso a esa información.
Podrás crear todos los planes que desees, con su nombre y una fecha de cumplimiento para hacer posteriormente seguimiento de los mismos.
A continuación te dejamos uno video complementario con el paso a paso para el proceso de Feedback:
Como jefatura ¿Dónde puedo ver el informe de mis colaboradores?
(1) Mientras se encuentre activa la etapa de feedback y el administrador haya liberado los informes individuales, podrás descargar el informe en PDF de tus colaboradores haciendo clic sobre el botón “Ver evaluación” que se encuentra junto al nombre del colaborador, antes y después de registrar el feedback.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para revisar el informe de los colaboradores desde Mi Talana:
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para revisar el informe de los colaboradores desde Talana Next:
(2) Finalizada la etapa de Feedback, los administradores de la plataforma realizarán otra liberación.
Este informe quedará guardado para cada jefatura en el menú lateral izquierdo > opción Documentos > pestaña Mis documentos > carpeta Desempeño|Objetivos|Equipo, desde donde podrás descargar el PDF.
Los colaboradores podrán descargar sus respectivos informes desde el mismo lugar, pero la carpeta disponible tendrá por nombre: Desempeño|Objetivos.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para descargar el informe de los colaboradores desde Talana Next:
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para descargar el informe de los colaboradores desde Mi Talana: